Lập bảng kế hoạch tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và có hệ thống. Một bảng kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết sẽ giúp bạn đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và thành công. Hãy cùng tìm hiểu 12 bước quan trọng trong việc lập bảng kế hoạch tổ chức sự kiện dưới đây.
12 bước trong việc lập bảng kế hoạch tổ chức sự kiện:
Bước 1: Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện
- Trước tiên, cần xác định rõ mục đích của sự kiện là gì. Có thể là để quảng bá thương hiệu, ra mắt sản phẩm mới, gây quỹ từ thiện, tạo cơ hội kết nối, v.v. Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được, phù hợp và có thời hạn.
- Căn cứ vào mục tiêu đã đặt ra để chọn loại hình sự kiện thích hợp như hội thảo, triển lãm, tiệc mừng, khóa đào tạo, lễ kỷ niệm… Loại hình này sẽ quyết định quy mô, hình thức, thời lượng và kinh phí tổ chức.
Bước 2: Xác định khách mời mục tiêu
- Khách mời là trung tâm của mọi sự kiện. Hãy xác định nhóm khách hàng mục tiêu phù hợp với mục đích của sự kiện. Họ có thể là khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà tài trợ, cộng đồng…
- Ước lượng số lượng và phạm vi khách mời. Lập danh sách với các thông tin cần thiết như tên, chức vụ, thông tin liên lạc… Chọn lọc kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả truyền thông, tránh lãng phí.
Bước 3: Lên ý tưởng và chủ đề chính
- Nghĩ ra một chủ đề thống nhất cho sự kiện, xuyên suốt từ đầu đến cuối. Chủ đề cần súc tích, ấn tượng, dễ hiểu và phù hợp với mục tiêu, khách mời.
- Xây dựng thông điệp mà BTC muốn gửi gắm đến khán giả. Thông điệp phải rõ ràng, mạnh mẽ, có tính thuyết phục cao.
Bước 4: Chọn thời gian và địa điểm
- Thời gian và địa điểm ảnh hưởng rất lớn đến thành công của sự kiện. Khi chọn thời gian, cần cân nhắc mục đích, đối tượng tham dự, tính chất, độ phức tạp cũng như tránh trùng với các sự kiện lớn khác.
- Về địa điểm, phải đảm bảo đủ không gian, trang thiết bị đáp ứng nhu cầu, vị trí thuận tiện, dễ di chuyển cho đại biểu.
Bước 5: Lập dự toán chi phí
- Liệt kê toàn bộ các hạng mục cần chi như thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, thiết bị, trang trí, ăn uống, quà tặng, quảng cáo, nhân sự, vận chuyển…
- Tìm hiểu và so sánh giá của các nhà cung cấp dịch vụ. Ước tính chi phí cho từng khoản mục. Đưa vào bảng dự toán ngân sách.
- Xác định nguồn tài chính (ngân sách công ty, tài trợ, bán vé, các nguồn thu khác…)
- Đặt khoản dự phòng 5-10% cho những phát sinh bất ngờ.
Bước 6: Tìm nhà tài trợ và đối tác
- Xác định và nghiên cứu về các đối tác, nhà tài trợ tiềm năng có liên quan đến sự kiện. Họ có thể hỗ trợ về mặt tài chính, vật chất, kỹ thuật…
- Soạn thảo bản đề xuất hợp tác với những lợi ích và yêu cầu cụ thể, thiết thực cho cả hai bên.
- Tiến hành đàm phán để đạt được thỏa thuận tốt nhất.
Bước 7: Xây dựng kịch bản và timeline
- Lập timeline với các mốc thời gian quan trọng, liệt kê công việc cần làm, thời hạn hoàn thành và người phụ trách. Việc này giúp kiểm soát tổng thể và phân bổ nguồn lực hợp lý.
- Viết kịch bản chi tiết cho từng phần của sự kiện như khai mạc, nội dung chính, nghỉ giải lao, tiệc chiêu đãi, kết thúc… Trong đó nêu rõ ai làm gì, sử dụng trang thiết bị nào, bố trí không gian ra sao…
Bước 8: Lên kế hoạch truyền thông
- Mục tiêu truyền thông là quảng bá rộng rãi cho sự kiện, thu hút càng nhiều đối tượng tham dự càng tốt.
- Chọn kênh truyền thông phù hợp với tính chất sự kiện và nhóm khách hàng mục tiêu như email, mạng xã hội, báo chí, tài trợ, quảng cáo…
- Tạo nội dung hấp dẫn, đăng tải thường xuyên để tạo hiệu ứng lan tỏa. Đo lường và điều chỉnh chiến lược nếu cần.
Bước 9: Phân công nhân sự
- Thành lập ban tổ chức với người đứng đầu và các thành viên phụ trách các mảng khác nhau như hậu cần, kỹ thuật, nội dung, truyền thông, tài chính…
- Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng người, đặt ra thời hạn hoàn thành.
- Tổ chức họp định kỳ để cập nhật tiến độ, giải quyết vấn đề phát sinh.
Bước 10: Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm
- Xây dựng concept thống nhất về mặt hình ảnh cho sự kiện, từ logo, backdrop, standee, tờ rơi, thẻ đeo, slide trình chiếu, quà tặng…
- Thiết kế sao cho phù hợp với chủ đề, mục tiêu và tạo ấn tượng mạnh với khách mời.
- Lựa chọn chất liệu in ấn chất lượng, số lượng vừa đủ để tránh lãng phí.
Bước 11: Lập phương án dự phòng và quản lý rủi ro
- Lường trước các tình huống bất ngờ, rủi ro có thể xảy ra như thời tiết xấu, thiết bị hỏng hóc, diễn giả huỷ show, đại biểu không đến, tai nạn…
- Chuẩn bị sẵn phương án giải quyết, nhân sự thay thế hoặc hoạt động thay thế.
- Mua bảo hiểm cho sự kiện nếu cần thiết.
Bước 12: Đánh giá kết quả và thu thập phản hồi
- Sau khi sự kiện kết thúc, tổ chức cuộc họp tổng kết với những người liên quan, rút ra bài học kinh nghiệm.
- Khảo sát, lấy ý kiến phản hồi của khách mời để biết được mức độ hài lòng và góp ý của họ.
- Phân tích dữ liệu như số lượng người tham dự, tương tác trên MXH, doanh thu, số hợp đồng ký kết… So sánh với các chỉ tiêu đặt ra.
- Cảm ơn khách mời, nhà tài trợ, đối tác, nhân viên đã đóng góp cho sự kiện.
Tổng kết:
Tổ chức sự kiện không hề đơn giản và dễ dàng. Nó đòi hỏi một quy trình lập kế hoạch bài bản, cẩn thận từ khâu chuẩn bị cho đến khi thực hiện và đánh giá sau sự kiện. Một kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tận dụng tối đa nguồn lực, hạn chế rủi ro và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
12 bước trong việc lập bảng kế hoạch tổ chức sự kiện:
- Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện
- Xác định khách mời mục tiêu
- Lên ý tưởng và chủ đề chính
- Chọn thời gian và địa điểm
- Lập dự toán chi phí
- Tìm nhà tài trợ và đối tác
- Xây dựng kịch bản và timeline
- Lên kế hoạch truyền thông
- Phân công nhân sự
- Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm
- Lập phương án dự phòng và quản lý rủi ro
- Đánh giá kết quả và thu thập phản hồi
Nếu tuân thủ đầy đủ các bước trên, chắc chắn sự kiện của bạn sẽ diễn ra thành công và đạt được những mục tiêu đã đề ra.
-
Ms. Nguyễn Thị Hồng Vân – Chuyên gia nhân sự tinh gọn Greenstarct – Khóa học quản trị nhân sự chuyên nghiệp tại Hà Nội – Tăng năng suất, giảm lãng phí
