QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG: 7 BƯỚC VÀ NHỮNG THỰC TIỄN TỐT NHẤT ĐỂ THU HÚT NHÂN TÀI

Quy trình tuyển dụng có hệ thống là chìa khóa để tìm kiếm nhân tài và tạo nên nền tảng cho việc quản lý nhân sự hiệu quả. Tuy nhiên, tuyển dụng nhân viên cũng có những thách thức riêng. Ví dụ, 69% doanh nghiệp gặp khó khăn khi tuyển các vị trí đóng góp cá nhân. Quy trình tuyển dụng và lựa chọn của bạn cần phải toàn diện nhất có thể để thu hút và phát hiện ra ứng viên tốt nhất.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về quy trình tuyển dụng và chia sẻ một số thực tiễn tốt nhất để thiết kế quy trình giúp bạn tìm được nhân viên chất lượng cao đồng thời mang lại trải nghiệm tuyển dụng tốt cho ứng viên.

Nội dung chính:

1. Quy trình tuyển dụng là gì?
2. Tầm quan trọng của quy trình tuyển dụng chiến lược
3. 7 bước trong quy trình tuyển dụng
4. Các chỉ số đo lường trong quy trình tuyển dụng
5. Làm thế nào để cải thiện quy trình tuyển dụng: Những thực tiễn tốt nhất
6. Câu hỏi thường gặp
7. Quy trình tuyển dụng là gì?

Quy trình tuyển dụng bao gồm việc đánh giá kỹ năng, năng lực và kinh nghiệm của ứng viên để xác định những người phù hợp nhất cho vị trí công việc và tổ chức.

Quy trình tuyển dụng bắt đầu khi một vị trí được đăng tuyển và các ứng viên ứng tuyển vào. Quy trình này theo cấu trúc hình phễu, bắt đầu với nhiều ứng viên và dần thu hẹp nhóm ứng viên thông qua các vòng phỏng vấn và đánh giá cho đến khi tìm được người phù hợp nhất cho vị trí.

Quy trình tuyển dụng thường bao gồm 7 giai đoạn chính sau:

1. Ứng tuyển
2. Sàng lọc & tiền tuyển
3. Phỏng vấn
4. Đánh giá
5. Xác minh thông tin và kiểm tra lý lịch
6. Quyết định
7. Đưa ra offer & ký hợp đồng

Chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết hơn về từng bước này ở phần sau.

Tầm quan trọng của quy trình tuyển dụng chiến lược

Hầu hết các tổ chức đều có quy trình tuyển dụng nào đó, dù họ có tuân thủ một cách nhất quán hay không. Tuy nhiên, việc có một chiến lược kỹ lưỡng cho quy trình này không chỉ giúp bạn lấp đầy từng vị trí trống mà còn góp phần vào sự thành công lâu dài của doanh nghiệp.

Một quy trình tuyển dụng chiến lược mang lại những lợi ích sau:

• Hỗ trợ các mục tiêu dài hạn của tổ chức: Kết hợp các mục tiêu chiến lược vào hệ thống tuyển dụng giúp tập trung vào việc tìm kiếm những người có kỹ năng, kinh nghiệm và tư duy phù hợp để thực hiện những gì tổ chức đang hướng tới hiện tại và tương lai.
• Tạo ra trải nghiệm tuyển dụng tích cực: Một quy trình tuyển dụng có cấu trúc, nhất quán giúp ứng viên biết điều gì sẽ xảy ra. Bạn có thể thông báo cho họ về các bước sắp tới để họ cảm thấy được cập nhật và dự đoán được điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Duy trì sự quan tâm của ứng viên và mang lại trải nghiệm tích cực có thể tạo nên sự khác biệt trong việc thuyết phục nhân tài làm việc cho bạn.
• Đảm bảo phù hợp với công việc và văn hóa: Đánh giá ứng viên không chỉ về kiến thức và kỹ năng chuyên môn mà còn giúp xác định ai sẽ phát triển mạnh trong vị trí và môi trường làm việc.
• Tăng hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc: Quá trình tuyển dụng và lựa chọn ứng viên hiệu quả tạo ra khả năng cao hơn rằng nhân viên mới sẽ phù hợp, làm việc tốt và hài lòng với vị trí của họ. Họ không chỉ năng suất và đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp, mà họ cũng có xu hướng gắn bó với công ty lâu hơn.
• Tạo lợi thế cạnh tranh: Một quy trình tuyển dụng kỹ lưỡng và chiến lược có thể hỗ trợ lợi thế cạnh tranh của tổ chức bằng cách mang lại những nhân viên có trình độ và năng suất cao nhất để cải thiện kết quả kinh doanh. Nó cũng tạo ra trải nghiệm ứng viên tốt hơn, từ đó nâng cao thương hiệu tuyển dụng của bạn. Điều này giúp bạn có được nguồn ứng viên rộng rãi và chất lượng hơn cho mọi vị trí tuyển dụng.

7 bước trong quy trình tuyển dụng

Mặc dù chi tiết có thể khác nhau tùy theo từng tổ chức và vị trí, nhưng quy trình tuyển dụng luôn diễn ra qua một loạt các bước mà ứng viên phải trải qua. Hãy xem xét kỹ hơn từng bước:

Bước 1: Ứng tuyển

Khi bạn đăng tin tuyển dụng, các ứng viên bắt đầu nộp đơn. Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng. Tuy nhiên, số lượng, chất lượng và sự đa dạng của đơn ứng tuyển sẽ khác nhau.

Bước 2: Sàng lọc & tiền tuyển dụng

Mục đích của bước sàng lọc ban đầu là thu hẹp nguồn ứng viên từ một số lượng lớn xuống còn một nhóm có thể quản lý được từ 3-10 người đủ điều kiện để phỏng vấn. Điều này có thể được thực hiện bằng nhiều cách như sàng lọc CV, phỏng vấn qua điện thoại/chatbot, các bài đánh giá tiền tuyển…

Bước 3: Phỏng vấn

Đây là bước rõ ràng nhất trong quy trình tuyển dụng. Mục đích của nó là đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí và có cái nhìn sâu sắc về khả năng giao tiếp và kỹ năng xã hội của họ. Phỏng vấn có thể diễn ra trực tuyến hoặc trực tiếp.

Có hai loại phỏng vấn chính: có cấu trúc và không có cấu trúc. Phỏng vấn có cấu trúc đã được chứng minh là đáng tin cậy gần gấp đôi so với phỏng vấn không có cấu trúc. Phương pháp STAR (Situation – Task – Action – Result) là một kỹ thuật phỏng vấn phổ biến giúp thu thập thông tin một cách có hệ thống.

Bước 4: Đánh giá

Trong khi sàng lọc và đánh giá trước khi tuyển dụng có thể loại bỏ sơ bộ những ứng viên ít phù hợp nhất, thì đánh giá đầy đủ thường chính xác hơn. Các đánh giá thường được sử dụng là bài kiểm tra năng lực chung (GMA), bài kiểm tra tính cách Mô hình Năm Yếu tố, bài kiểm tra mẫu công việc…

Bài kiểm tra mẫu công việc là một trong những dự báo tốt nhất về hiệu suất công việc. Ví dụ: bạn có thể cho ứng viên vị trí lập trình viên một bài tập lập trình hoặc yêu cầu họ gỡ lỗi một đoạn mã để thể hiện kỹ năng lập trình và giải quyết vấn đề của họ.

Bước 5: Xác minh thông tin và kiểm tra lý lịch

Đến thời điểm này, bạn đã thu hẹp danh sách dài các ứng viên xuống còn một đến ba người. Việc xác minh tham chiếu là bước tiếp theo thiết yếu. Hãy yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin tham chiếu. Việc xác minh tham chiếu sẽ xác nhận tính chính xác của những gì ứng viên đã nói với bạn và ấn tượng của bạn về họ.

Kiểm tra lý lịch thường được sử dụng cho các vị trí trong chính phủ và những công việc liên quan đến quyền truy cập thông tin mật như các vị trí chăm sóc sức khỏe. Yêu cầu và thực tiễn kiểm tra lý lịch khác nhau tùy theo quốc gia.

Bước 6: Quyết định

Bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng là quyết định chọn ứng viên có tiềm năng lớn nhất cho tổ chức. Các tiêu chí được xác định trước mà mỗi ứng viên được đánh giá trong quá trình tuyển dụng sẽ cho thấy ứng viên phù hợp nhất. Thông thường, người quản lý trực tiếp là người ra quyết định cuối cùng.

Bước 7: Đưa ra offer & ký hợp đồng

Khi quyết định đã được đưa ra, quy trình tuyển dụng chỉ còn một giai đoạn cuối cùng. Ứng viên được chọn vẫn cần chấp nhận offer. Tại thời điểm này, bạn đã thu thập đủ thông tin từ các vòng sàng lọc và phỏng vấn để tự tin rằng ứng viên có khả năng chấp nhận công việc.

Sau đó, offer sẽ được đưa ra cho ứng viên. Bạn có thể gửi thư offer nêu chi tiết công việc chính và điều kiện làm việc. Nếu họ chấp nhận, bạn có thể tiến hành ký hợp đồng lao động chính thức. Một khi hợp đồng được tất cả các bên ký kết thì các bước trong quy trình tuyển dụng mới hoàn tất.

Các chỉ số đo lường trong quy trình tuyển dụng

Theo dõi một số chỉ số tuyển dụng giúp bạn đánh giá kết quả của quy trình tuyển dụng. Các thước đo phổ biến thường được sử dụng như chỉ báo cho một quy trình tuyển dụng hiệu quả bao gồm:

• Tỷ lệ hoàn thành đơn ứng tuyển: Chỉ số này cho biết tỷ lệ phần trăm ứng viên hoàn thành và nộp đơn ứng tuyển sau khi truy cập vào đơn. Tỷ lệ hoàn thành thấp có thể có nghĩa là mẫu đơn rườm rà hoặc có lỗi kỹ thuật.
• Thời gian để lấp đầy vị trí: Đo lường thời gian cần để tuyển một ứng viên từ khi phê duyệt yêu cầu tuyển dụng cho đến khi ứng viên chấp nhận offer của bạn. Thời gian lấp đầy vị trí kéo dài cho thấy quy trình tuyển dụng bị kéo dài và kém hiệu quả.
• Tỷ lệ nghỉ việc sau 90 ngày và 1 năm: Tỷ lệ nghỉ việc trong ba tháng đầu là dấu hiệu của sự yếu kém trong các bước tuyển dụng. Ước tính chi phí của một quyết định tuyển dụng tồi dao động từ 50% đến 200% mức lương hàng năm của nhân viên. Bạn nên xem mọi trường hợp nghỉ việc sau 90 ngày là một sự cố quan trọng của HR và phân tích kỹ xem điều gì đã sai. Sau đó, bạn có thể ngăn chặn nó xảy ra lần nữa thông qua giao tiếp, tuyển dụng, hội nhập và quản lý tốt hơn. Tỷ lệ nghỉ việc cao trong năm đầu tiên cũng có thể được quy cho quy trình tuyển dụng không đầy đủ.

• Trải nghiệm ứng viên: Ứng viên đánh giá trải nghiệm của họ trong quy trình tuyển dụng này như thế nào? Nếu đó là một trải nghiệm đồng ý, quy trình của bạn đang đi đúng hướng. Ngoài ra, họ sẽ có cái nhìn tích cực về tổ chức dù được tuyển hay không. Ứng viên hài lòng sẽ không nản lòng khi ứng tuyển lại trong tương lai và sẽ ủng hộ doanh nghiệp và thương hiệu tuyển dụng của bạn.
• Hiệu quả phễu tuyển dụng: Vì quy trình tuyển dụng trải qua một phễu với nhiều bước, việc biết hiệu quả của phễu rất hữu ích. Tỷ lệ lọt vào là chỉ số tuyển dụng cho biết tỷ lệ phần trăm ứng viên chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng.
• Tỷ lệ chấp nhận offer: Tỷ lệ chấp nhận offer là tỷ lệ phần trăm offer mà ứng viên chấp nhận trên tổng số offer mà tổ chức của bạn đưa ra. Nó cho biết mức độ hấp dẫn của các offer việc làm và hiệu quả tổng thể của quy trình tuyển dụng trong việc đáp ứng mong đợi và nhu cầu của ứng viên.
• Chất lượng tuyển dụng: Chỉ số này đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên mới sau một năm ở vị trí của họ. Điều này thường được người quản lý của họ đánh giá trong đánh giá hiệu suất hàng năm. Nếu chất lượng tuyển dụng liên tục tốt, điều đó cho thấy quy trình tuyển dụng đang hoạt động.

Làm thế nào để cải thiện quy trình tuyển dụng: Những thực tiễn tốt nhất

Chúng ta đã giải thích các giai đoạn khác nhau của quy trình tuyển dụng, nhưng luôn có những động lực khác đang diễn ra đằng sau hậu trường. Dưới đây là một số thực tiễn tốt nhất cần xem xét khi bạn cố gắng tạo ra các phương pháp tuyển dụng hiệu quả hơn:

• Xây dựng quy trình tiếp nhận công việc vững chắc: Hiểu rõ về một vị trí là chìa khóa để tìm đúng ứng viên cho vị trí đó. Điều này bắt đầu với bản mô tả công việc dựa trên mô tả công việc, tức là loại kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn và kỹ năng chuyên môn nào là cần thiết. Giao tiếp cởi mở giữa người quản lý tuyển dụng và nhà tuyển dụng sẽ cung cấp thông tin cần thiết để bắt đầu hiệu quả quy trình tuyển dụng.
• Tăng cường mối quan hệ giữa người quản lý tuyển dụng và nhà tuyển dụng: Mối quan hệ đối tác mạnh mẽ giữa người quản lý tuyển dụng và nhà tuyển dụng giúp quy trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ hơn và cải thiện trải nghiệm của ứng viên. Hãy nhấn mạnh rằng nhà tuyển dụng nên xây dựng mối quan hệ tốt với người quản lý tuyển dụng, luôn cập nhật thông tin và xin ý kiến đóng góp của họ. Điều này sẽ cho phép những ứng viên phù hợp nhất đến được vòng cuối cùng.
• Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng: Mỗi tổ chức sẽ có cách tiếp cận riêng đối với quy trình tuyển dụng, nhưng nó luôn cần được chuẩn hóa. Bằng cách tuân theo cùng một cấu trúc cho mỗi vị trí tuyển dụng, quy trình sẽ nhất quán. Điều này dẫn đến kết quả đáng tin cậy hơn và trải nghiệm tuyển dụng thỏa mãn cho ứng viên. Một quy trình tuyển dụng chuẩn hóa sẽ bao gồm các phương pháp sàng lọc đáng tin cậy hoặc tự động, định dạng phỏng vấn có cấu trúc, sử dụng hướng dẫn phỏng vấn, các đánh giá được áp dụng nhất quán, tiêu chí và thẻ điểm đánh giá ứng viên đã xác định, tài liệu và danh mục kiểm tra đầy đủ.
• Đào tạo người quản lý tuyển dụng/người ra quyết định: Đảm bảo rằng bất kỳ ai thực hiện tuyển dụng đều được trang bị để thực hiện vai trò của họ trong quy trình tuyển dụng. Điều này bao gồm giải thích các bước trong quy trình và chuẩn bị cho họ danh sách kiểm tra phỏng vấn. Cũng có thể cần đào tạo người ra quyết định về cách tiến hành phỏng vấn có cấu trúc, cũng như nhận thức về định kiến vô thức và diễn giải ngôn ngữ cơ thể.
• Sử dụng phương pháp dựa trên dữ liệu: Sử dụng dữ liệu trong suốt quy trình tuyển dụng giúp bạn chống lại định kiến và suy đoán. Thông tin thu thập từ hồ sơ, đánh giá và thẻ điểm phỏng vấn có thể là cơ sở để chuyển ứng viên qua phễu tuyển dụng. Mặc dù quyết định tuyển dụng không nên chỉ dựa trên dữ liệu, nhưng nó có thể giúp đưa những ứng viên đủ điều kiện nhất đến vòng phỏng vấn. Hơn nữa, phân tích dữ liệu này có thể giúp phát hiện các nút thắt cổ chai và sự thiếu hiệu quả trong quy trình tuyển dụng, cho phép cải tiến liên tục.
• Liên tục đánh giá và cải thiện quy trình: Quy trình tuyển dụng của bạn sẽ phát triển theo nhu cầu và hoàn cảnh thay đổi của tổ chức. Bạn cũng nên cập nhật nó thường xuyên để phù hợp với tiêu chuẩn tuyển dụng và mục tiêu kinh doanh của mình. Như đã đề cập, sử dụng dữ liệu giúp bạn xác định phần nào của quy trình cần được chú ý. Thu thập phản hồi từ ứng viên và người quản lý tuyển dụng để đảm bảo quy trình vẫn hiệu quả. Việc thực hiện những cải tiến này không chỉ tối ưu hóa quy trình tuyển dụng mà còn nâng cao trải nghiệm ứng viên và tăng cường kết quả tuyển dụng tổng thể.

Câu hỏi thường gặp

7 bước trong quy trình tuyển dụng là gì?

7 bước trong quy trình tuyển dụng thường được gọi là ứng tuyển, sàng lọc và tiền tuyển, phỏng vấn, đánh giá, xác minh thông tin và kiểm tra lý lịch, quyết định, và đưa ra offer và hợp đồng.

Bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng thường là gì?

Bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng là ứng tuyển. Điều này bắt đầu khi một công việc được quảng cáo và liên quan đến việc thu thập đơn ứng tuyển từ những ứng viên quan tâm.

Bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng là gì?

Bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng là giai đoạn đưa ra offer và ký hợp đồng. Đây là khi một ứng viên được xác nhận là người sẽ đảm nhận vị trí đó.

Tóm lại, nhân viên là nền tảng cho sự tồn tại lâu dài của bất kỳ tổ chức nào. Điều này khiến việc tuyển dụng nhân tài chất lượng cao trở thành một trong những chức năng quan trọng nhất của HR, vì quyết định tuyển dụng tồi khiến các công ty tốn thời gian và tiền bạc. Một quy trình tuyển dụng chiến lược và toàn diện đảm bảo việc bố trí những nhân viên xuất sắc nhất, những người có thể đóng góp vào thành công nhanh chóng của tổ chức và lợi thế cạnh tranh.