ChatGPT dành cho nhân sự

ChatGPT đã trở thành công cụ AI được nhắc đến nhiều nhất trong nhiều tháng nay. Và đúng như vậy, nó tạo cơ hội cho hầu hết mọi nhân viên văn phòng, kể cả các chuyên gia nhân sự, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.  ChatGPT đã có 100 triệu người dùng hoạt động hàng tháng một tháng sau khi ra mắt, thiết lập cơ sở người dùng tăng trưởng nhanh nhất từng được ghi nhận. Theo ước tính của Sunweb , ChatGPT đã đạt được con số đáng kinh ngạc là 1,76 tỷ lượt truy cập vào cuối tháng 4. Thị trường đã nhìn thấy tiềm năng chưa được khai thác của các công cụ AI trong việc hợp lý hóa cách chúng ta tìm kiếm thông tin và làm việc. Công cụ này vẫn đang trong giai đoạn xem trước nghiên cứu và hiện được cung cấp miễn phí vì công ty ngoài ChatGPT, OpenAI, thu thập phản hồi của người dùng để tìm hiểu về điểm mạnh và điểm yếu của công cụ. Trong khi đó, phiên bản trả phí ChatGPT-4 đã được ra mắt vào tháng 3 năm 2023. Chúng tôi sẽ đi sâu hơn vào ChatGPT, thảo luận về những lợi ích và rủi ro cần xem xét cũng như chia sẻ cách sử dụng ChatGPT một cách có đạo đức. Bạn tò mò làm thế nào các chuyên gia nhân sự có thể áp dụng ChatGPT trong công việc hàng ngày của họ? Hãy xem lời nhắc ChatGPT của chúng tôi về danh sách nhân sự để giúp bạn bắt đầu!

ChatGPT là gì?

ChatGPT là một chatbot hỗ trợ AI được phát triển bởi OpenAI. ChatGPT bao gồm hai phần: trò chuyện – đề cập đến chức năng chatbot của nó và GPT – viết tắt của biến áp được đào tạo trước tổng quát. Nói một cách đơn giản, Generative Pre-train Transformation là một thuật toán tạo ra các cuộc hội thoại giống con người của chatbot bằng cách dự đoán từ nào có nhiều khả năng xuất hiện tiếp theo nhất. Các công ty (lớn) khác cũng đã tạo GPT của riêng họ. Có Bing AI của Microfsoft và Bard của Google; chẳng hạn như trong lĩnh vực nhân sự, có TalentGPT của Beamery.

ChatGPT dành cho nhân sự: ChatGPT có thể làm gì?

Không có gì bí mật khi AI sẽ trở thành một phần của chức năng quản lý nguồn nhân lực. Trong xu hướng nhân sự năm 2023 , chúng tôi đã dự đoán sự gia tăng và triển khai liên tục của nhân sự thuật toán để tuyển dụng, sa thải và đào tạo nhân viên. Báo cáo xu hướng nhân sự cũng nhấn mạnh rằng 40% bộ phận nhân sự trong các công ty quốc tế đã triển khai ứng dụng AI.

Xem thêm: 21 câu lệnh khai tác Chatgpt trong lĩnh vực nhân sự

Khi được sử dụng chính xác trong chức năng nhân sự, AI có thể là một công cụ vô giá để các chuyên gia nhân sự:

1. Loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại: Các chuyên gia nhân sự thường giải quyết các công việc hành chính lặp đi lặp lại như trả lời các thắc mắc thông thường của nhân viên, lên lịch phỏng vấn hoặc cập nhật hồ sơ nhân viên. ChatGPT có thể xử lý các yêu cầu thông thường bằng cách cung cấp thông tin cho các chuyên gia nhân sự và nhân viên để bộ phận nhân sự có thể tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn.

2. Đẩy nhanh quá trình tìm kiếm nhân tài: ChatGPT có thể hỗ trợ thu hút nhân tài bằng cách sàng lọc và đưa vào danh sách rút gọn hồ sơ hoặc đơn đăng ký của ứng viên. Nó có thể phân tích mô tả công việc và kết hợp chúng với các ứng viên phù hợp, tiết kiệm thời gian và công sức cho các chuyên gia nhân sự. Nó cũng có thể giúp xây dựng các câu hỏi sàng lọc và phỏng vấn.

3. Giúp giảm tỷ lệ thôi việc của nhân viên: ChatGPT có thể giúp xác định các lý do tiềm ẩn khiến nhân viên nghỉ việc bằng cách phân tích dữ liệu nhân sự định tính như phỏng vấn nghỉ việc , khảo sát nhân viên hoặc phản hồi. Nó có thể xác định các mẫu, phát hiện các chủ đề chung và nêu bật các lĩnh vực tiềm năng cần cải thiện. Phân tích này có thể giúp các chuyên gia nhân sự thực hiện các biện pháp chủ động để giải quyết vấn đề, cải thiện sự hài lòng của nhân viên và giảm doanh thu.

4. Cải thiện sự gắn kết của nhân viên: ChatGPT có thể cung cấp câu trả lời được cá nhân hóa cho các câu hỏi của nhân viên, đưa ra hướng dẫn về chính sách và lợi ích của công ty, đồng thời tạo điều kiện giao tiếp giữa bộ phận nhân sự và nhân viên. ChatGPT cũng có thể hỗ trợ phát triển các sáng kiến ​​gắn kết nhân viên , chẳng hạn như khảo sát hoặc chương trình công nhận.

5. Phân tích dữ liệu nhân sự định tính để xác định xu hướng và cơ hội: Bộ phận nhân sự thường thu thập dữ liệu định tính thông qua phản hồi của nhân viên, đánh giá hiệu suất hoặc đánh giá văn hóa. ChatGPT có thể phân tích dữ liệu này để xác định xu hướng, mô hình và cơ hội cải tiến tiềm năng. ChatGPT có thể cung cấp cho các chuyên gia nhân sự những hiểu biết có giá trị và cho phép đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu bằng cách xử lý và tóm tắt lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng.

ChatGPT cũng cung cấp nhiều cơ hội ứng dụng (và có khả năng chưa được khai thác) cho nhân sự trong các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, đào tạo, chatbot nhân sự, quản lý hiệu suất và tuân thủ.

Việc làm nhân sự ChatGPT sẽ không thể thay thế được

Mặc dù ChatGPT và các ứng dụng AI khác dành cho nhân sự có thể giúp cuộc sống của các chuyên gia nhân sự trở nên dễ dàng hơn nhưng có một số điều nhất định mà nó sẽ không thể đảm nhận được. Dưới đây là một vài ví dụ:

• Hỗ trợ tinh thần cho nhân viên. ChatGPT rất phù hợp để đảm nhận vai trò hỗ trợ vận hành. Tuy nhiên, nó sẽ không bao giờ có thể thay thế được sự tiếp xúc của con người hoặc mang lại lòng trắc ẩn. Nó cũng sẽ không thể hỗ trợ về mặt tinh thần hoặc có được sự đồng cảm. Đặc biệt khi nhân viên có vấn đề với đồng nghiệp hoặc người quản lý cần giải quyết hoặc khi hỗ trợ nhân viên duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.
• Phát triển chiến lược và thúc đẩy sự thay đổi. Mặc dù công cụ do AI điều khiển có thể giúp viết (các phần) chiến lược nhưng nó sẽ không thể tạo và triển khai chiến lược. Điều này cũng đúng khi thúc đẩy sự thay đổi; ChatGPT có thể đóng vai trò hỗ trợ trong việc tạo ra sự thay đổi về tổ chức, nhưng thay đổi đó vẫn cần được Nhóm Nhân sự thực hiện.
• Định hình văn hóa tổ chức. Nhân sự cũng rất quan trọng trong việc hình thành văn hóa công ty và ảnh hưởng đến khả năng lãnh đạo. Do đó, họ chịu trách nhiệm điều chỉnh các nhà quản lý và nhân viên phù hợp với văn hóa, nuôi dưỡng ý thức làm chủ và duy trì trách nhiệm giải trình ở tất cả các cấp trong công ty.

Nhiều hoạt động khác sẽ tiếp tục thuộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự, chẳng hạn như quản lý hệ sinh thái lực lượng lao động, xác định lại chiến lược làm việc từ xa và kết hợp, tạo ra các tổ chức hoạt động theo mục đích và định hình lại hoạt động học tập tại nơi làm việc.

Kiến thức, bối cảnh và định dạng

Ba yếu tố đóng vai trò quyết định những gì ChatGPT có thể và không thể làm. Đó là: kiến ​​thức, bối cảnh và định dạng. Mặc dù AI có sẵn lượng kiến ​​thức khổng lồ nhưng nó lại thiếu bối cảnh. Như vậy, bất cứ điều gì đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về bối cảnh (tức là chiến lược và văn hóa) đều nằm ngoài khả năng của AI.

Hạn chế và rủi ro của ChatGPT đối với nhân sự

Mặc dù ChatGPT là một phần công nghệ ấn tượng nhưng công cụ này cũng có những hạn chế. Một số hạn chế thường được trích dẫn bao gồm:

Hạn chế của ChatGPT:

• Dữ liệu hạn chế. Hiện tại, dữ liệu đào tạo của ChatGPT không vượt quá tháng 9 năm 2021. Điều này có nghĩa là nó không “biết” chuyện gì đã xảy ra sau đó; do đó, một số lời nhắc sẽ không cung cấp kết quả cập nhật (hoặc bất kỳ kết quả nào).
• Câu trả lời sai có vẻ đúng. Điều này còn được gọi là vấn đề 'ảo giác' hoặc thành kiến ​​quá tự tin. Điều đó có nghĩa là ChatGPT sẽ trả lời các câu hỏi mà nó không biết câu trả lời bằng cách đưa ra thông tin thực tế không chính xác ngụ ý rằng thông tin đó đúng.
• Những câu trả lời thiên vị. ChatGPT chỉ hoạt động tốt khi có dữ liệu được đào tạo, giống như bất kỳ công cụ điều khiển AI nào khác. Nếu dữ liệu có thành kiến ​​hoặc thành kiến, chatbot cũng có thể tạo ra các câu trả lời tương tự. Ví dụ: dữ liệu hiện tại chủ yếu là tiếng Anh và chứa đựng thế giới quan chủ yếu là phương Tây. Điều này có thể dẫn tới sự thiếu nhạy cảm và/hoặc hiểu lầm về mặt văn hóa.
• Không có nguồn. Công cụ này không cung cấp tài liệu tham khảo, chú thích cuối trang hoặc liên kết cho câu trả lời của nó, khiến việc xác minh thông tin mà nó cung cấp trở nên khó khăn. Trong một số trường hợp, ChatGPT cũng đã cung cấp các nguồn giả mạo .

Rủi ro ChatGPT:

Với những hạn chế này, ChatGPT tiềm ẩn những rủi ro cho nhân sự:

• Thiên kiến. Nếu không được kiểm soát, các công cụ AI sẽ mở ra cơ hội cho sự thiên vị có khả năng xâm nhập vào các quy trình nhân sự khác nhau. Điều này trước đây đã xảy ra tại Amazon và gần đây hơn là Workday , nơi hệ thống trí tuệ nhân tạo và công cụ sàng lọc của họ bị cáo buộc đã loại những ứng viên là người Da đen, khuyết tật hoặc trên 40 tuổi với tỷ lệ không tương xứng. Tại Hoa Kỳ, Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng (cơ quan thực thi luật liên bang cấm phân biệt đối xử trong việc làm) cũng đã khám phá việc sử dụng AI trong các quyết định việc làm trong các phiên điều trần gần đây. Kết quả của những phiên điều trần này có thể ảnh hưởng đến chính sách tuyển dụng AI trong tương lai.
• Thông tin không chính xác. Dữ liệu đào tạo hiện tại tính đến tháng 9 năm 2021, điều này có thể dẫn đến thông tin cũ hoặc lỗi thời.  An ninh mạng. Nhân viên ngày càng sử dụng ChatGPT một cách bí mật , tiềm ẩn rủi ro đáng kể cho các công ty khi thông tin bí mật được chia sẻ.     

Đạo đức ChatGPT: Cách sử dụng ChatGPT một cách có đạo đức trong nhân sự

Vì tầm quan trọng của nó, chủ đề này xứng đáng được đào sâu hơn nhiều. Hiện tại, hãy đề cập đến những kiến ​​thức cơ bản về cách sử dụng ChatGPT (và tất cả các công cụ do AI điều khiển) trong nhân sự một cách có đạo đức:

1. Lập kế hoạch. Quyết định xem bạn muốn sử dụng ChatGPT để làm gì và không nên làm gì . Xác định những nhiệm vụ hoặc hoạt động nào có thể là 'ChatGPT'd.' Chúng tôi sẽ chia sẻ một số ví dụ về toàn bộ vòng đời của nhân viên trong phần thứ hai của bài viết này. Vì công cụ này vẫn đang trong giai đoạn dùng thử nên có thể là khôn ngoan nếu chỉ sử dụng nó cho những việc 'không thể sai sót'. Nên áp dụng cách tiếp cận chờ xem đối với các nhiệm vụ và hoạt động còn lại cho đến khi có thêm thông tin (và cập nhật).
2. Hãy thử công cụ này. Trước khi tích hợp ChatGPT vào các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của nhân viên, hãy thử trước! Đánh giá xem ChatGPT có giữ giá trị cho nhóm nhân sự của bạn hay không và xác định các ứng dụng cũng như quy tắc sử dụng của nó.
3. Hãy thực hiện sự siêng năng. Như đã thiết lập, ChatGPT có thể không cung cấp cho bạn thông tin cập nhật hoặc chính xác nhất. Đừng lấy đầu ra theo mệnh giá. Kiểm tra thực tế và nghiên cứu sâu hơn về tính chính xác của kết quả trước khi đưa bất kỳ nội dung nào được cung cấp vào một quy trình hoặc nhiệm vụ.
4. Không chia sẻ thông tin nhạy cảm hoặc cá nhân. ChatGPT vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm và phát triển, điều này có thể có nghĩa là tính bảo mật trên công cụ này vẫn chưa hoàn thiện. ​​Ví dụ: một trục trặc ChatGPT gần đây đã cho phép người dùng xem tiêu đề cuộc trò chuyện của người dùng khác.
5. Tạo chính sách ChatGPT cho nhân viên. Như đã đề cập trước đó, nhân viên ngày càng sử dụng ChatGPT nhiều hơn. Bí mật. Để (thử và) tránh điều này, bạn nên xây dựng chính sách 'Cách sử dụng ChatGPT một cách an toàn' cho nhân viên. Một số công ty (lớn) cũng đã phát triển GPT của riêng họ. Những người khác giám sát thông tin được chia sẻ trên nền tảng AI hoặc đã giới thiệu GPT do công ty phê chuẩn tại nơi làm việc. Những người khác, như Deloitte và JPMorgan , chỉ đơn giản là cấm sử dụng nó. 
6. Hãy tham khảo ý kiến ​​của bộ phận CNTT và Pháp lý của bạn. Hoặc với một chuyên gia an ninh mạng bên ngoài. Đây là lĩnh vực chưa được khám phá, vì vậy hãy nhận lời khuyên từ những người hiểu rõ các rủi ro và giao thức bảo mật.

Trong phần 2 của bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào các lời nhắc của ChatGPT dành cho nhân sự và cách bạn có thể sử dụng ChatGPT để nhận được phản hồi tốt nhất.

• ChatGPT là một công cụ cho phép hầu hết mọi nhân viên văn phòng, bao gồm cả các chuyên gia nhân sự, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả của họ.
• ChatGPT vẫn còn những hạn chế và việc sử dụng nó không phải là không có rủi ro. Trước khi tích hợp nó vào công việc hàng ngày, bộ phận nhân sự cần xem xét các tác động về mặt đạo đức và lập kế hoạch cho bản thân và nhân viên trong tổ chức.

Câu hỏi thường gặp