Theo một nghiên cứu gần đây, việc viết câu lệnh ChatGPT hiệu quả cho phép các chuyên gia nhân sự thực hiện công việc viết của họ nhanh hơn tới 37% và mang lại chất lượng công việc cao hơn 20%.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đi sâu vào nội dung thực tế của kỹ thuật viết câu lệnh và chia sẻ 23 lời nhắc ChatGPT dành cho nhân sự mà bạn có thể sử dụng để hỗ trợ mình thực hiện nhiều nhiệm vụ nhân sự khác nhau. Bắt đầu nào!
Trước khi bạn bắt đầu với câu lệnh cho ChatGPT dành cho nhân sự
Trước tiên, hãy lùi lại một bước để hiểu điều gì tạo nên một lời nhắc hiệu quả. ChatGPT cần ba yếu tố đầu vào để tạo ra kết quả chất lượng tốt:
- Yếu tố Khách quan
- Mục tiêu
- Bối cảnh
- Định dạng
Hãy xem một ví dụ đơn giản để giải thích rõ hơn.
- Mục tiêu – Lập danh sách mua sắm…
- Bối cảnh – … để nuôi một gia đình 4 người sống ở Thành phố Salt Lake ở Utah trong hai ngày với ngân sách 20 USD…
- Định dạng – … sử dụng các dấu đầu dòng với giá cho mỗi mặt hàng.
Lưu ý quan trọng: Mặc dù chatbot có quyền truy cập vào rất nhiều dữ liệu nhưng kết quả sẽ không chính xác và hữu ích nếu không có ngữ cảnh.
Mẹo câu lệnh hỏi ChatGPT
Ngoài ba yếu tố này, còn có một số mẹo và thủ thuật cần lưu ý khi sử dụng ChatGPT:
- Luôn sử dụng phiên bản ChatGPT trả phí mới nhất (hiện tại là ChatGPT-4 ). Có những cải tiến đáng kể về chất lượng đầu ra giữa các phiên bản, vì vậy việc sử dụng phiên bản mới nhất sẽ mang lại lợi ích.
- Không sử dụng ChatGPT làm Tìm kiếm của Google. Đảm bảo cung cấp cho nó một nhiệm vụ rõ ràng để hoàn thành.
- Hãy đưa ra lời nhắc càng cụ thể càng tốt để tùy chỉnh phản hồi theo nhu cầu của bạn nhằm tránh việc ChatGPT cung cấp cho bạn những câu trả lời chung chung.
- Xây dựng dựa trên truy vấn của bạn để nhận được kết quả tốt hơn với các hướng dẫn bổ sung và câu hỏi tiếp theo. Điều này được gọi là chuỗi nhắc nhở.
Điều gì tạo nên câu lệnh ChatGPT lĩnh vực nhân sự HR tốt hay xấu
Hãy xem ví dụ nhanh chóng sau đây. Hãy nhớ ba yếu tố quan trọng để ChatGPT tạo ra kết quả tốt: mục tiêu, bối cảnh và định dạng.
Sau đây là câu lệnh mẫu: “Dự thảo 10 câu hỏi phỏng vấn cho ứng viên cho vị trí [chức danh] tại [tên công ty]. “
Trước khi đọc tiếp, hãy dành chút thời gian để phân tích lời nhắc này.
Có điều gì bạn muốn thay đổi không? Không có câu trả lời đúng hay sai. Ý tưởng chỉ đơn giản là giúp bạn làm quen với cách bạn có thể nhắc nhở chatbot.
Một số điều bạn có thể đã nghĩ tới:
- Loại câu hỏi phỏng vấn có thể đã được chỉ định. Ví dụ: ’10 câu hỏi phỏng vấn sàng lọc’.
- Người thực hiện cuộc phỏng vấn có thể đã được chỉ định. Đó là nhà tuyển dụng, đồng nghiệp hay người quản lý tuyển dụng? Ví dụ: “Dự thảo 10 câu hỏi nhà tuyển dụng nên hỏi trong buổi phỏng vấn”.
- Mô tả công việc có thể đã được thêm vào thay vì chỉ chức danh. Điều này sẽ hướng dẫn AI đưa ra kết quả đầu ra chính xác hơn.
- Ngoài ra, bạn có thể thêm các kỹ năng cụ thể để kiểm tra. Bạn đang đánh giá khả năng quản lý mọi người từ xa của ai đó hay bạn đang đánh giá mức độ phù hợp với văn hóa? Bạn càng cụ thể thì kết quả đầu ra sẽ càng hữu ích.
- Nếu công ty tương đối nhỏ và/hoặc chưa được biết đến thì loại hình công ty và ngành nghề có thể được thêm vào. Điều này sẽ cho phép ChatGPT điều chỉnh đầu ra phù hợp hơn với câu hỏi.
Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về điều gì tạo nên lời nhắc ChatGPT hiệu quả, hãy bắt đầu nhận lời nhắc!
21 lời nhắc ChatGPT có tác động cao dành cho nhân sự
Các chuyên gia nhân sự có thể sử dụng ChatGPT để đạt hiệu quả cao hơn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau ở các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của nhân viên :
Hãy cùng xem 23 lời khuyên mẫu dành cho nhân sự sẽ giúp bạn thành công hơn trong vai trò của mình.
1. Mô tả công việc
| Đề tài | Ví dụ về câu lệnh ChatGPT | Những gì bạn cần biết |
| Viết mô tả công việc | “Tạo bản mô tả công việc cho [chèn tên vị trí ]. Bao gồm các trách nhiệm [A, B & C].” | Với lời nhắc này, bạn có thể tạo mẫu để sử dụng làm cơ sở cho mô tả công việc cụ thể của mình. Tùy chỉnh lời nhắc của bạn bằng cách bao gồm tên của vị trí và trách nhiệm cụ thể đối với vai trò đó.
Để có câu trả lời cụ thể hơn, bạn cũng có thể bao gồm, chẳng hạn như ngành hoặc mô tả ngắn gọn về công ty của bạn. |
| Phát triển trang tuyển dụng | “Liệt kê 10 yếu tố quan trọng của trang tuyển dụng công ty.” | Lời nhắc này cung cấp cho các chuyên gia nhân sự cái nhìn tổng quan về 10 yếu tố quan trọng nhất cần đưa vào trang tuyển dụng của tổ chức họ.
Bạn có thể sử dụng điều này làm điểm khởi đầu khi phát triển hoặc tối ưu hóa trang tuyển dụng của mình. |
| Tin nhắn xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng trên mạng xã hội | “Liệt kê 7 phương pháp hay nhất để đăng bài xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng trên mạng xã hội của công ty.” | Có được cái nhìn tổng quan về các yếu tố xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng quan trọng nhất trên mạng xã hội sẽ giúp bạn bắt đầu tạo thông điệp hiệu quả cho khán giả của mình.
Một lần nữa, bạn có thể chỉ định ngành hoặc loại công ty để nhận được phản hồi tốt hơn. |
ChatGPT có thể là một công cụ mạnh mẽ để động não. Thật dễ dàng để tạo ra một số lượng lớn các ý tưởng một cách nhanh chóng, sau đó bạn có thể lọc và tinh chỉnh.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng nó để suy nghĩ các câu hỏi cho cuộc khảo sát nhân viên, ý tưởng cho hoạt động xây dựng nhóm hoặc cách cải thiện quy trình tuyển dụng.
2. Tuyển dụng
| Đề tài | Ví dụ về câu lệnh ChatGPT | Những gì bạn cần biết |
| Sàng lọc các câu hỏi phỏng vấn | “Cung cấp 10 câu hỏi phỏng vấn sàng lọc cho [thêm chức danh công việc].” | Lời nhắc này cung cấp cho bạn 10 câu hỏi mẫu để bạn lựa chọn, sử dụng làm nguồn cảm hứng hoặc thêm vào các câu hỏi phỏng vấn sàng lọc hiện có của bạn. |
| Câu hỏi phỏng vấn cụ thể | “Liệt kê 5 câu hỏi phỏng vấn kiểm tra kỹ năng quản lý của ai đó. Đối với mỗi câu hỏi, hãy chỉ ra câu trả lời mà ứng viên có kỹ năng cao sẽ đưa ra và câu trả lời của ứng viên có kỹ năng thấp.” | Bạn có thể sửa đổi điều này để bao gồm các kỹ năng khác nhau hoặc nhiều câu hỏi phỏng vấn kỹ thuật hoặc hành vi hơn dựa trên loại ứng viên hoặc cuộc phỏng vấn mà bạn đang chuẩn bị. |
| Viết email mời làm việc | “Viết email mời làm việc cho [thêm chức danh công việc] với ngày bắt đầu là [chèn ngày bắt đầu], bao gồm mức lương khởi điểm là [chèn mức lương khởi điểm].” | Bạn có thể sử dụng mẫu được tạo bằng lời nhắc này làm cơ sở cho email thư mời làm việc của mình .
Thêm giọng điệu trang trọng, lạc quan hoặc thân thiện sẽ giúp bạn điều chỉnh cách viết email. |
| Áp dụng các phương pháp tuyển dụng toàn diện | “Liệt kê 8 phương pháp tuyển dụng toàn diện. Dựa trên những phương pháp tuyển dụng toàn diện này, bộ phận nhân sự nên lường trước những thách thức gì?” | Tách lời nhắc này thành hai truy vấn. Phần đầu tiên sẽ cung cấp cho bạn 8 ý tưởng về tuyển dụng toàn diện mà bạn có thể thực hiện tại tổ chức của mình.
Câu hỏi thứ hai giúp bạn xem xét những thách thức bạn có thể gặp phải khi thực hiện các phương pháp tuyển dụng toàn diện. |
Sử dụng phương pháp tiếp cận hai bước cho các nhiệm vụ phức tạp hơn. Nếu bạn đang cố gắng tạo nội dung phức tạp hoặc có tính chuyên môn cao, hãy cân nhắc sử dụng phương pháp tiếp cận hai bước.
Đầu tiên, hãy yêu cầu AI động não hoặc liệt kê các ý tưởng về chủ đề này. Sau đó, trong một lời nhắc riêng, hãy yêu cầu chatbot giải thích chi tiết những ý tưởng đó hoặc cấu trúc chúng thành định dạng cuối cùng mà bạn cần.
3. Giới thiệu doanh nghiệp
| Đề tài | Ví dụ về câu lệnh ChatGPT | Những gì bạn cần biết |
| Email chào mừng | “Tạo một email chào mừng tuyển dụng mới cho [chèn loại vị trí] bằng cách sử dụng giọng điệu [chèn tên công ty của bạn].” | ChatGPT sẽ phù hợp với nhiều phong cách viết và giọng điệu khác nhau, bao gồm cả tổ chức của bạn. Tất nhiên, bạn sẽ cần phải kiểm tra kỹ điều này để đảm bảo rằng phản hồi truyền tải được tiếng nói thương hiệu của bạn.
Như chúng tôi đã đề cập, bạn cũng có thể mô tả giọng điệu và chọn giọng điệu đàm thoại, trang trọng hoặc chuyên nghiệp. |
| Các câu hỏi thường gặp | “Liệt kê 5 câu hỏi thường gặp của nhân viên mới.” | Lời nhắc này cung cấp cho các chuyên gia nhân sự ý tưởng hay về những câu hỏi phổ biến nhất của nhân viên mới.
Bạn cũng có thể tùy chỉnh lời nhắc bằng cách bao gồm một loại vai trò cụ thể, ví dụ: người điều hành tài khoản hoặc đại diện dịch vụ khách hàng hoặc ngành như bán lẻ hoặc chăm sóc sức khỏe. |
| Quá trình giới thiệu | “Liệt kê 5 phương pháp hay nhất để giới thiệu nhân viên mới.” | 5 yếu tố chung cần ghi nhớ khi tạo quy trình giới thiệu cho nhân viên mới sẽ giúp bạn đi đúng hướng khi thiết kế quy trình giới thiệu của mình .
Để làm cho thông tin do ChatGPT cung cấp có thể áp dụng được, hãy đặt thêm câu hỏi. Giả sử một trong những phương pháp hay nhất do ChatGPT cung cấp là “Bắt đầu quá trình giới thiệu trước ngày bắt đầu của nhân viên”. Một câu hỏi tiếp theo có thể hỏi là: “Liệt kê các bước cần thực hiện để hòa nhập trước ngày bắt đầu của nhân viên”. |
| Khảo sát giới thiệu | “Tạo một bản khảo sát đánh giá ban đầu với 10 câu hỏi mà nhân viên sẽ nhận được sau 30 ngày làm việc đầu tiên.” | Việc thêm tiêu chí đưa vào, ví dụ: “Bao gồm ít nhất một câu hỏi về phản hồi của người quản lý” sẽ giúp tùy chỉnh thêm ví dụ khảo sát theo nhu cầu của bạn. |
Nếu bạn nhận thấy những nỗ lực ban đầu của AI để trả lời một câu hỏi phức tạp hoặc nhiều phần không thỏa đáng, bạn có thể chia nhỏ yêu cầu của mình thành những lời nhắc đơn giản hơn, nhỏ hơn. Việc cung cấp cho AI những mẩu thông tin dễ quản lý hơn tại một thời điểm đôi khi có thể mang lại kết quả tốt hơn.
4. Giữ chân nhân sự và gắn kết
| Đề tài | Ví dụ về câu lệnh ChatGPT | Những gì bạn cần biết |
| Sự tham gia của người lao động | “Tạo 5 câu hỏi khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên. Tập trung vào văn hóa công ty và loại trừ các câu hỏi về quản lý.” | Các chuyên gia nhân sự có thể dễ dàng tạo danh sách một số câu hỏi cơ bản, hay mà họ có thể đưa vào khảo sát mức độ gắn kết của mình.
Phản hồi có thể được tùy chỉnh thêm bằng cách tuân theo các tiêu chí loại trừ hoặc đưa vào khác. |
| Bồi thường và phúc lợi | “Liệt kê 7 bước nhân sự nên tuân theo khi tạo chiến lược lương thưởng.” | Sử dụng lời nhắc này sẽ giúp các chuyên gia nhân sự bắt đầu với chiến lược lương thưởng của công ty.
Để tinh chỉnh lời nhắc, bạn có thể thêm quy mô, địa điểm hoặc cấp độ thâm niên của công ty. |
| Ghi nhận nhân viên | “Liệt kê 10 ý tưởng phi tiền tệ để ghi nhận nhân viên.” | Lời nhắc này có thể truyền cảm hứng cho các chuyên gia nhân sự khi phát triển chương trình ghi nhận nhân viên hoặc bổ sung những cách mới để ghi nhận nhân viên. |
| Xây dựng các chính sách và thủ tục | “Soạn thảo chính sách làm việc tại nhà cho sổ tay nhân viên.” | Mẫu do ChatGPT tạo cho phép những người hành nghề nhân sự đảm bảo chính sách làm việc tại nhà của tổ chức của họ rõ ràng và toàn diện.
Việc lặp lại nhiều hơn sẽ giúp bạn điều chỉnh chính sách cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty bạn. |
| “Liệt kê 10 chính sách nhân sự quan trọng mà một tổ chức có [chèn số lượng] nhân viên trong [chèn ngành] nên có.” | Với lời nhắc này, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan về các chính sách nhân sự mà bạn nên áp dụng trong tổ chức của mình.
Điều đó giúp đảm bảo tuân thủ luật và quy định lao động, đồng thời cung cấp sự rõ ràng cho nhân viên của bạn về một số vấn đề liên quan đến nhân sự. |
Hãy nhớ những hạn chế của ChatGPT. Hãy hiểu rằng mặc dù GPT-4 là một mô hình ngôn ngữ mạnh mẽ nhưng nó không hoàn hảo.
Nó có thể tạo ra những phản hồi không chính xác hoặc vô nghĩa và nó không thực sự hiểu nội dung mà nó tạo ra. Nó không có quyền truy cập vào dữ liệu thời gian thực hoặc dữ liệu cá nhân trừ khi được cung cấp trong lời nhắc.
Luôn xem lại nội dung mà nó tạo ra trước khi sử dụng nó trong nỗ lực nhân sự của bạn.
5. Phát triển
| Đề tài | Ví dụ về lời nhắc ChatGPT | Những gì bạn cần biết |
| Nhưng chương trình Huấn luyện | Liệt kê 5 chương trình đào tạo nhân sự online và tóm tắt từng chương trình. | Lời nhắc này cung cấp cho bạn nhiều khóa học khác nhau dành riêng cho Phân tích nhân sự.
Tuy nhiên, có một nhược điểm với những loại lời nhắc này. Hãy nhớ rằng dữ liệu của ChatGPT chỉ mới cập nhật vào tháng 9 năm 2021, vì vậy một số khóa học hoặc chương trình đào tạo có thể không còn nữa – hoặc các khóa học gần đây hơn sẽ không được đưa vào kết quả của bạn. Điều này minh họa tầm quan trọng của việc tiến hành nghiên cứu của riêng bạn sau khi sử dụng ChatGPT. |
| Câu hỏi huấn luyện | “Liệt kê 10 câu hỏi huấn luyện nhân viên cho [chèn chức danh công việc].” | Bạn có thể sử dụng lời nhắc này để tạo danh sách các câu hỏi nhằm trợ giúp, chẳng hạn như người quản lý dẫn dắt các cuộc trò chuyện đánh giá hiệu suất hiệu quả với các thành viên trong nhóm của họ. |
Với kinh nghiệm, bạn có thể nhận thấy rằng một số cách diễn đạt lời nhắc nhân sự nhất định sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn.
Thử nghiệm các phong cách, tông màu hoặc cấu trúc khác nhau trong lời nhắc của bạn. Đây được gọi là kỹ thuật nhanh chóng và có thể cải thiện đáng kể phản hồi của ChatGPT.
6. Quản trị nhân sự
| Đề tài | Ví dụ về câu lệnh ChatGPT | Những gì bạn cần biết |
| Danh sách kiểm tra nghỉ việc của nhân viên | “Tạo danh sách kiểm tra việc cần làm khi nhân viên nghỉ việc cho bộ phận nhân sự.” | Lời nhắc này cung cấp cho các chuyên gia nhân sự một danh sách khá đầy đủ những việc cần làm – và các ô cần đánh dấu – khi nhân viên rời công ty.
Nếu bạn cần tài liệu Word hoặc Excel, bạn có thể tải xuống mẫu danh sách kiểm tra xuất cảnh miễn phí cho nhân viên . |
| Câu hỏi nghỉ việc của nhân viên | “Liệt kê 7 câu hỏi phỏng vấn nghỉ việc của nhân viên.” | Việc tạo danh sách các câu hỏi phỏng vấn thôi việc điển hình có thể tạo cơ sở cho các cuộc phỏng vấn thôi việc của bạn. |
| Thông báo qua email | “Tạo một email công ty thông báo về sự thôi việc của nhân viên.” | Bộ phận nhân sự và/hoặc người quản lý của nhân viên thôi việc có thể sử dụng lời nhắc này để tạo mẫu cho email thông báo nghỉ việc của nhân viên.
Bạn cũng có thể thêm các thông số kỹ thuật kịp thời bổ sung, chẳng hạn như giọng nói hoặc cá nhân hóa email, chẳng hạn như bao gồm vị trí hoặc bộ phận. |
Không nhập thông tin cá nhân hoặc bí mật trừ khi bạn hiểu điều gì sẽ xảy ra với dữ liệu của mình.
Hãy nhớ rằng tất cả dữ liệu bạn nhập có thể bị người khác nhìn thấy, vì vậy hãy đảm bảo giữ bí mật thông tin bí mật.
Lời nhắc ChatGPT về bảng tính nhân sự
Để giúp bạn sử dụng ChatGPT hiệu quả hơn nhằm tăng cường nỗ lực nhân sự của mình, chúng tôi đã tạo bảng tóm tắt lời nhắc ChatGPT hữu ích này dành cho bạn!
Kết luận
Sử dụng ChatGPT có vẻ đơn giản nhưng đòi hỏi phải có kỹ năng. Các câu trả lời mà thuật toán cung cấp chỉ tốt khi có những lời nhắc hướng dẫn được người dùng nhập vào.
Đó là lý do tại sao tại Greenstarct, chúng tôi đã phát triển một khóa học nhỏ về cách sử dụng ChatGPT cho Nhân sự . Nó hướng dẫn sinh viên cách sử dụng công cụ này trong bối cảnh nhân sự bằng cách xem qua các ví dụ từng bước về các trường hợp sử dụng nhân sự hiệu quả và giải thích cách tạo ‘lời nhắc hướng dẫn’ hấp dẫn mang lại cho bạn phản hồi tốt nhất.
