Nhà quản trị là những người chịu trách nhiệm quan trọng trong việc lập kế hoạch, định hướng chiến lược, quản lý nhân sự, tài chính, vật chất, thông tin và các hoạt động của tổ chức. Họ có thẩm quyền ra quyết định và chính sách một cách hiệu quả để đảm bảo tổ chức hoạt động đúng hướng, theo lộ trình và đạt được mục tiêu đề ra.
Có thể bạn quan tâm:
Nhà quản trị là gì?
Nhà quản trị (administrator) là những người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành các hoạt động của một tổ chức bao gồm xây dựng kế hoạch, chiến lược, chính sách, quản trị nguồn lực (nhân sự, tài chính, vật chất, thông tin) nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Với quyền hạn được giao, nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến việc xây dựng và triển khai lộ trình phát triển chung của tổ chức. Trên thực tế, vị trí của nhà quản trị rất đa dạng tùy thuộc vào phạm vi trách nhiệm và cấp bậc quản trị. Họ có thể là chủ tịch/thành viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc điều hành, giám đốc các bộ phận, trưởng phòng, quản đốc, trưởng nhóm... Ở những cương vị khác nhau, nhà quản trị có những nhiệm vụ và thẩm quyền tương ứng để hoàn thành tốt chức trách được giao.3 cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức
Nhà quản trị cấp cao
Nhà quản trị cấp cao (top-level managers) là những người đứng đầu của một tổ chức, chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng và định hướng phát triển tổng thể. Các vị trí quản trị cấp cao tiêu biểu bao gồm:- Chủ tịch/thành viên Hội đồng quản trị
- Tổng giám đốc/Phó tổng giám đốc
- Giám đốc các bộ phận chức năng (C-Level) như CEO, CFO, COO, CMO...
- Hoạch định chiến lược dài hạn
- Xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chungĐiều phối, giám sát hoạt động toàn tổ chức
- Phân bổ nguồn lực và ngân sách
- Đưa ra các quyết định quan trọng (mở rộng kinh doanh, M&A, đầu tư tài chính...)
Nhà quản trị cấp trung gian
Nhà quản trị cấp trung gian (middle-level managers) là cầu nối giữa nhà quản trị cấp cao và cấp cơ sở. Họ chịu trách nhiệm biến các chiến lược, kế hoạch tổng thể thành các bản kế hoạch cụ thể và triển khai thực hiện trong phạm vi bộ phận mình phụ trách. Các vị trí nhà quản trị cấp trung tiêu biểu như:- Trưởng/Phó phòng
- Quản lý bộ phận/chi nhánh
- Trưởng nhóm/giám sát
- Xây dựng các kế hoạch trung hạn
- Xây dựng chính sách, quy trình nội bộ
- Lãnh đạo, phân công, giám sát nhân viên
- Đánh giá thành tích và đào tạo nhân viên
- Báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện lên cấp trên
Nhà quản trị cấp cơ sở
Nhà quản trị cấp cơ sở (first-line managers) là những người quản lý trực tiếp các hoạt động hàng ngày của tổ chức và giám sát nhân viên. Họ là cấp quản lý thấp nhất nhưng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc duy trì hoạt động của bộ máy. Các vị trí quản trị cấp cơ sở có thể kể đến như:- Tổ trưởng/trưởng ca
- Trưởng nhóm bán hàng
- Quản đốc phân xưởng
- Trưởng bộ phận tuyển dụng
- Admin/Quản trị hệ thống
- Xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết
- Hướng dẫn, giám sát công việc hàng ngày
- Kiểm soát chất lượng và tiến độ công việc
- Tạo động lực và nâng cao năng suất lao động
- Khen thưởng, kỷ luật và đánh giá nhân viên
Vai trò của nhà quản trị trong tổ chức
Vai trò quan hệ với con người
- Vai trò đại diện (figurehead): Nhà quản trị là đại diện cho tổ chức trong các hoạt động đối nội và đối ngoại. Họ là hình ảnh đại diện, thay mặt tổ chức giao tiếp với khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng, truyền thông và công chúng. Từ việc ký kết hợp đồng, tham dự các sự kiện, cho đến những lúc phải đứng ra xin lỗi và chịu trách nhiệm, nhà quản trị luôn thể hiện hình ảnh và phong thái chuyên nghiệp của tổ chức.
- Vai trò lãnh đạo (leader): Nhà quản trị là người dẫn dắt tổ chức và truyền cảm hứng cho nhân viên để họ nỗ lực hết mình vì mục tiêu chung. Với cương vị là người đứng đầu, nhà quản trị phải định hướng phát triển, phân công nhiệm vụ, tạo động lực và khích lệ tinh thần cho nhân viên. Khi xảy ra xung đột, nhà quản trị cũng phải đứng ra hòa giải và tạo sự đoàn kết. Tùy cấp bậc mà mỗi nhà quản trị sẽ thực hiện vai trò lãnh đạo khác nhau để đảm bảo tổ chức vận hành trơn tru và đạt hiệu quả cao nhất.
- Vai trò liên lạc (liaison): Để công việc diễn ra nhịp nhàng, nhà quản trị cần thiết lập và duy trì các mối liên lạc chặt chẽ cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Họ là cầu nối giữa các phòng ban, bộ phận trong nội bộ, đồng thời chủ động tương tác với các tổ chức, cá nhân bên ngoài để trao đổi thông tin, tìm kiếm sự hợp tác và hỗ trợ. Nhờ xây dựng các mối quan hệ rộng rãi, nhà quản trị có thêm nguồn lực quý giá để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Vai trò thông tin
- Vai trò theo dõi (monitor): Nhà quản trị là "radar" của tổ chức - luôn theo sát diễn biến từng hoạt động nội bộ cũng như xu hướng, biến động từ môi trường bên ngoài. Dựa vào hệ thống báo cáo, các kênh thông tin chính thống, cũng như qua tiếp xúc cá nhân, nhà quản trị sẽ nắm bắt kịp thời tình hình thực tế, cập nhật những thông tin hữu ích để kịp thời đưa ra các điều chỉnh cần thiết trong quản trị.
- Vai trò phổ biến thông tin (disseminator): Với thông tin thu thập được, nhà quản trị có nhiệm vụ phân tích, xử lý và phổ biến thông tin đến các thành viên trong tổ chức. Thông qua các cuộc họp, email nội bộ, bản tin,... nhà quản trị thông báo những chủ trương, định hướng, kế hoạch mới. Họ cũng chia sẻ những phản hồi từ khách hàng, xu hướng thị trường hay các thông tin hữu ích khác để giúp nhân viên nâng cao nhận thức và thực hiện tốt công việc.
- Vai trò phát ngôn (spokesperson): Nhà quản trị đại diện cho "tiếng nói" của tổ chức, thay mặt tổ chức trao đổi, cung cấp thông tin chính thống ra bên ngoài. Trong những sự kiện quan trọng như đại hội cổ đông, hội nghị khách hàng hay phỏng vấn báo chí, chính nhà quản trị sẽ là người thẳng thắn chia sẻ về tình hình hoạt động, những thành tựu, kế hoạch sắp tới cũng như trả lời các câu hỏi và giải đáp thắc mắc từ phía đối tác, khách hàng và công chúng.
Vai trò quyết định
- Vai trò doanh nhân (entrepreneur): Là người đứng mũi chịu sào, nhà quản trị cần có tầm nhìn và tư duy nhạy bén để đón đầu cơ hội, đề xuất những đột phá giúp tổ chức phát triển. Trong vai trò doanh nhân, nhà quản trị thường xuyên đánh giá tình hình, nhận diện cơ hội kinh doanh mới cũng như các dự án cải tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động. Từ đó, họ chủ động đề xuất với cấp trên (hoặc tự quyết nếu thuộc thẩm quyền) để triển khai thực hiện các ý tưởng đổi mới.
- Vai trò xử lý sự cố (disturbance handler): Nhà quản trị phải là người dám đương đầu và xử lý các tình huống khủng hoảng. Mỗi khi xảy ra sự cố nghiêm trọng (thiên tai, biến động thị trường, đình công, khiếu kiện...), nhà quản trị buộc phải tạm gác các công việc thường nhật để tập trung nguồn lực giải quyết vấn đề. Với bản lĩnh và kỹ năng ra quyết định, nhà quản trị phải tìm cách khắc phục hậu quả, hạn chế thiệt hại và sớm ổn định tình hình để tổ chức quay trở lại hoạt động bình thường.
- Vai trò phân bổ nguồn lực (resource allocator): Nhà quản trị nắm giữ "chìa khóa" trong việc phân bổ nguồn lực hữu hạn của tổ chức. Họ cân nhắc và đưa ra quyết định cuối cùng trong việc sử dụng ngân sách, nhân lực, cơ sở vật chất, thời gian... sao cho hiệu quả nhất. Nhà quản trị phải biết ưu tiên các hoạt động quan trọng, cấp thiết, đảm bảo tập trung nguồn lực cho các mục tiêu mang tính chiến lược và loại bỏ những việc kém hiệu quả.
- Vai trò đàm phán (negotiator): Nhà quản trị tham gia vào hầu hết các cuộc đàm phán quan trọng thay mặt cho tổ chức. Với uy tín và quyền hạn được trao, nhà quản trị trực tiếp thương lượng với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng để đạt được những thỏa thuận có lợi cho tổ chức. Họ cũng đóng vai trò hòa giải khi xảy ra mâu thuẫn nội bộ, đồng thời đại diện tổ chức giải quyết tranh chấp với các bên liên quan nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng cho tổ chức.
