Kỹ năng đặt câu hỏi – Nghệ thuật giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng quan trọng nhất giúp chúng ta giao tiếp hiệu quả. Bằng việc đặt những câu hỏi phù hợp, chúng ta có thể thu thập thông tin, tìm hiểu sâu hơn về một vấn đề, thể hiện sự quan tâm đến người khác và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về kỹ năng đặt câu hỏi, từ định nghĩa, ý nghĩa, nguyên tắc đến các kỹ thuật cụ thể để trau dồi khả năng này.

Các khóa học tại Greenstarct:

• Khóa học CEO
• Khóa học quản trị nhân sự
• Khóa học hành chính nhân sự

1. Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?

Kỹ năng đặt câu hỏi được định nghĩa là khả năng tạo ra và trình bày các câu hỏi một cách rõ ràng, súc tích và phù hợp với hoàn cảnh nhằm đạt được mục đích giao tiếp cụ thể. Đó có thể là tìm kiếm thông tin, thể hiện sự quan tâm, khơi gợi suy nghĩ hoặc thúc đẩy hành động. Một người có kỹ năng đặt câu hỏi tốt sẽ biết cách lựa chọn nội dung, cấu trúc và thời điểm thích hợp để đặt câu hỏi sao cho người nghe cảm thấy thoải mái và sẵn sàng chia sẻ. Kỹ năng đặt câu hỏi không chỉ là một nghệ thuật mà còn cần sự luyện tập. Trong cuộc sống hàng ngày, trong công việc hay học tập, chúng ta thường xuyên phải đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi. Nếu chúng ta biết cách đặt câu hỏi một cách khéo léo, chúng ta sẽ có thể thu thập được nhiều thông tin hữu ích, tránh những hiểu lầm không đáng có và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người xung quanh.

2. Ý nghĩa của kỹ năng đặt câu hỏi

Kỹ năng đặt câu hỏi có vai trò vô cùng quan trọng trong giao tiếp. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng câu hỏi hiệu quả: - Thu thập thông tin: Đặt câu hỏi là cách trực tiếp và nhanh chóng nhất để tìm hiểu về một vấn đề hay chủ đề mới. Bằng cách hỏi đúng người, đúng lúc với nội dung phù hợp, chúng ta có thể thu thập được những dữ liệu cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn. - Thể hiện sự quan tâm: Khi bạn chủ động đặt câu hỏi cho một ai đó, bạn đang cho họ thấy rằng bạn thực sự lắng nghe và quan tâm đến những gì họ nói. Điều này rất có ý nghĩa trong việc xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp, dù là trong công việc hay cuộc sống. - Làm rõ vấn đề: Đôi khi một vấn đề tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều khía cạnh phức tạp. Việc đặt câu hỏi sẽ giúp chúng ta khám phá nhiều góc nhìn khác nhau, tránh những ngộ nhận không đáng có và đi đến thấu hiểu vấn đề một cách sâu sắc hơn. - Khuyến khích tư duy: Những câu hỏi hay, đặc biệt là các câu hỏi mở, có thể khơi gợi trí tò mò và thúc đẩy mọi người suy nghĩ một cách sáng tạo. Trong môi trường làm việc, điều này rất có lợi cho việc tìm ra các giải pháp đột phá cho những thách thức mới. - Tạo không khí giao tiếp cởi mở: Khi cả hai bên cùng tích cực đặt câu hỏi và trả lời một cách chân thành, cuộc trò chuyện sẽ trở nên cởi mở và thoải mái hơn. Mỗi người đều cảm thấy được tôn trọng và sẵn sàng chia sẻ quan điểm của mình, từ đó dẫn đến sự hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau.

3. Nguyên tắc khi đặt câu hỏi

Để phát huy tối đa tác dụng của kỹ năng đặt câu hỏi, bạn cần lưu ý một số nguyên tắc cơ bản sau: - Xác định rõ mục đích: Trước khi đặt bất kỳ câu hỏi nào, hãy tự hỏi bản thân "Mình muốn biết điều gì? Câu trả lời của đối phương sẽ giúp ích gì cho mình?". Có như vậy, bạn mới có thể đặt câu hỏi một cách cụ thể và hiệu quả, tránh tình trạng "nói mà không biết mình nói gì, hỏi mà chẳng hiểu mình hỏi ai". - Lựa chọn thời điểm thích hợp: Đặt câu hỏi đúng lúc cũng quan trọng không kém nội dung câu hỏi. Bạn cần quan sát và nắm bắt tâm trạng, mối quan tâm của người nghe để đưa ra những câu hỏi phù hợp nhất với ngữ cảnh. Tránh việc đặt câu hỏi khi đối phương đang bận rộn, căng thẳng hay đang trình bày một vấn đề khác. - Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu: Người nghe sẽ dễ dàng trả lời câu hỏi của bạn hơn nếu bạn diễn đạt một cách đơn giản, rõ ràng và súc tích. Hãy tránh dùng những từ ngữ quá khó, quá chuyên môn hay mang tính đa nghĩa. Thay vào đó, hãy dùng từ ngữ phổ thông, gần gũi và phù hợp với đối tượng mà bạn đang giao tiếp. - Lắng nghe và ghi nhớ: Kỹ năng đặt câu hỏi không thể tách rời kỹ năng lắng nghe. Khi đối phương trả lời, bạn cần tập trung cao độ, ghi nhớ những điểm chính và nắm bắt cảm xúc của họ. Điều này vừa thể hiện sự tôn trọng, vừa giúp bạn có thể đặt những câu hỏi tiếp theo một cách tự nhiên và phù hợp hơn. - Tôn trọng ý kiến của người khác: Đặt câu hỏi là để tìm hiểu quan điểm của người khác, chứ không phải để áp đặt ý kiến của mình. Vì vậy, hãy tránh những câu hỏi mang tính chất dẫn dắt, công kích hay thể hiện sự thiên vị. Thay vào đó, hãy thể hiện sự cởi mở, sẵn sàng lắng nghe những ý kiến trái chiều để mở rộng tầm nhìn của bản thân.

4. Các dạng câu hỏi phổ biến

Tùy vào mục đích và hoàn cảnh cụ thể, chúng ta có thể sử dụng các dạng câu hỏi khác nhau để khai thác thông tin: - Câu hỏi đóng: Là những câu hỏi chỉ yêu cầu câu trả lời ngắn gọn như "đúng/sai", "có/không" hay lựa chọn giữa hai phương án. Ví dụ: "Bạn có đồng ý với quan điểm này không?". Câu hỏi đóng thường được dùng để khẳng định một thông tin hoặc tìm kiếm sự đồng thuận nhanh chóng. - Câu hỏi mở: Ngược lại với câu hỏi đóng, câu hỏi mở cho phép người trả lời diễn giải, chia sẻ ý kiến một cách tự do và phong phú hơn. Ví dụ: "Theo bạn, chúng ta cần làm gì để cải thiện tình hình hiện tại?". Câu hỏi mở thường bắt đầu bằng các từ như "what, why, how" và kết thúc bằng dấu "?", nhằm khuyến khích đối phương suy nghĩ và đưa ra các ý kiến mang tính xây dựng. - Câu hỏi gợi mở: Đây là một dạng câu hỏi đặc biệt giúp người hỏi dẫn dắt cuộc trò chuyện theo hướng mình mong muốn. Thay vì đặt câu hỏi trực tiếp, người hỏi sẽ cung cấp một số thông tin liên quan và để cho người trả lời tự rút ra kết luận. Ví dụ: "Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng làm việc quá sức có thể gây ra các vấn đề về sức khỏe. Bạn nghĩ sao về chế độ làm việc hiện tại của chúng ta?". - Câu hỏi về trải nghiệm: Đặt câu hỏi về những kinh nghiệm và cảm nhận thực tế của đối phương là một cách hữu hiệu để tạo sự đồng cảm và khơi gợi những ý tưởng mang tính ứng dụng cao. Ví dụ: "Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống tương tự? Bạn đã xử lý nó như thế nào?" - Câu hỏi giả định: Trong một số trường hợp, chúng ta có thể sử dụng câu hỏi giả định để tạo ra một viễn cảnh và đặt đối phương vào đó. Từ đó, chúng ta có thể hiểu sâu hơn về cách suy nghĩ và hành xử của họ. Ví dụ: "Nếu bạn là người quản lý, bạn sẽ làm gì để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên?"

5. Cách rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi

Kỹ năng đặt câu hỏi không phải là khả năng bẩm sinh mà cần được rèn luyện thường xuyên. Dưới đây là một số mẹo để bạn cải thiện kỹ năng này: - Chuẩn bị trước khi gặp gỡ: Hãy dành thời gian tìm hiểu trước về đối tượng và nội dung mà bạn sẽ trao đổi. Điều này giúp bạn hình dung được những câu hỏi cần thiết và tránh tình trạng "vào đề không đúng trọng tâm". - Thực hành với bạn bè và đồng nghiệp: Khi có điều kiện, bạn hãy chủ động bắt chuyện, hỏi han những người xung quanh về công việc và cuộc sống. Hãy chú ý quan sát cách họ phản ứng và điều chỉnh cách hỏi cho phù hợp. - Tham gia các khóa học và hội thảo: Ngày nay có rất nhiều khóa học kỹ năng mềm tập trung vào nghệ thuật giao tiếp và đặt câu hỏi. Việc tham gia các khóa học này sẽ giúp bạn học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tiễn từ các diễn giả và học viên khác. - Đọc sách và tài liệu liên quan: Có rất nhiều cuốn sách và bài viết hướng dẫn cách đặt câu hỏi hiệu quả trong các tình huống cụ thể. Chỉ cần tìm với từ khóa "kỹ năng đặt câu hỏi", bạn sẽ có trong tay một nguồn tư liệu đa dạng và bổ ích. ừng đặt câu hỏi cho chính mình: Sau mỗi cuộc trò chuyện quan trọng, bạn hãy dành thời gian nhìn lại xem mình đã đặt câu hỏi như thế nào, điều gì đã hiệu quả và điều gì cần cải thiện. Bạn cũng có thể tự đặt ra những câu hỏi về các vấn đề bạn quan tâm và suy ngẫm về cách trả lời của mình. Đây là cách tự rèn luyện rất hiệu quả.

6. Những lưu ý khi đặt câu hỏi

Để tránh những tình huống đáng tiếc và đạt được hiệu quả tối ưu, bạn cần lưu ý những điểm sau khi đặt câu hỏi: - Tránh những câu hỏi quá riêng tư, nhạy cảm: Trong giao tiếp, nhất là với người mới quen, bạn cần tôn trọng ranh giới cá nhân của đối phương. Tránh đặt câu hỏi về những chủ đề như tình trạng hôn nhân, thu nhập, tình hình sức khỏe... nếu chưa đủ thân thiết. - Không nên đặt quá nhiều câu hỏi một lúc: Việc dồn dập hỏi liên tục sẽ khiến người nghe có cảm giác như đang bị tra khảo và mất tự nhiên. Thay vào đó, hãy đan xen giữa câu hỏi và những chia sẻ từ phía bạn để tạo bầu không khí cởi mở hơn. - Đừng ngắt lời khi người khác đang trả lời: Dù có những thông tin thú vị mới nảy ra khi đang nghe câu trả lời, bạn cũng nên kiên nhẫn chờ đến khi đối phương nói hết ý mình. Việc chặn ngang lời người khác dễ gây nên hiểu lầm và khiến cuộc trò chuyện đi vào ngõ cụt. - Hạn chế đưa ra ý kiến sau câu trả lời: Mục đích chính của việc đặt câu hỏi là để lắng nghe và tìm hiểu quan điểm của người khác. Do đó, bạn không nên tranh luận hay phản bác lại câu trả lời một cách gay gắt. Thay vào đó, hãy đề xuất những câu hỏi mở để hiểu rõ hơn lập trường của đối phương. - Đừng đặt những câu hỏi mà bạn đã biết trước câu trả lời: Điều này sẽ tạo cho người nghe cảm giác không thoải mái, thậm chí có phần bị xúc phạm. Nếu bạn muốn chia sẻ hiểu biết của mình, hãy mở đầu bằng những câu như "Theo tôi được biết..." hoặc "Tôi có đọc ở đâu đó rằng...", sau đó mới yêu cầu họ cho ý kiến.

Kết luận:

Kỹ năng đặt câu hỏi đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp hàng ngày, giúp chúng ta thể hiện sự quan tâm, thu thập thông tin và khám phá những khía cạnh mới mẻ của cuộc sống. Để trau dồi kỹ năng này, chúng ta cần thực hành thường xuyên, chú ý đến phản hồi của người nghe và không ngừng điều chỉnh cách đặt câu hỏi cho phù hợp. Đồng thời cũng cần lưu ý những ranh giới và phép lịch sự để tránh những tình huống đáng tiếc. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về kỹ năng đặt câu hỏi, từ đó có thêm động lực và phương pháp để rèn luyện khả năng này. Chỉ cần kiên trì thực hành, bạn sẽ sớm trở thành một "bậc thầy giao tiếp", tự tin khai phá bất kỳ chủ đề nào và chinh phục trái tim của mọi người xung quanh. Chúc bạn thành công!