Bản kế hoạch tổ chức event, hay còn gọi là kế hoạch tổ chức event, là bước đầu tiên và quan trọng nhất để tạo nên một chương trình sự kiện thành công. Bản kế hoạch được xây dựng chi tiết và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn chủ động trong mọi công tác chuẩn bị, điều phối hiệu quả các nguồn lực, kiểm soát sự cố, đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Dưới đây là 12 bước cơ bản để xây dựng một bản kế hoạch tổ chức event hoàn chỉnh mà bạn nên biết:
-
Xác định mục tiêu bản kế hoạch tổ chức event
Điều quan trọng nhất khi lên kế hoạch tổ chức event là phải xác định rõ mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Mục tiêu này có thể là giới thiệu một sản phẩm mới, tăng độ nhận diện thương hiệu, mở rộng mạng lưới networking, hay kêu gọi quyên góp từ thiện… Hãy đảm bảo các mục tiêu đều cụ thể, có thể đo lường được, đồng hành với mục đích chính của event và có thời hạn rõ ràng.
Căn cứ vào mục tiêu, bạn sẽ xác định được loại hình sự kiện phù hợp nhất như: hội thảo, triển lãm, tiệc chiêu đãi, khóa đào tạo hay lễ kỷ niệm… Loại hình event này sẽ quyết định quy mô, định dạng, ngân sách và thời lượng của chương trình.
-
Xác định đối tượng tham dự mục tiêu
Mỗi sự kiện đều có những đối tượng tham dự chủ chốt. Họ có thể là khách hàng hiện tại và tiềm năng của doanh nghiệp, đối tác, nhà tài trợ, cộng đồng địa phương hay các nhóm đối tượng cụ thể khác. Việc xác định chính xác các đối tượng này dựa trên mục tiêu event sẽ giúp bạn tiếp cận họ hiệu quả, thiết kế chương trình hợp ý và tránh lãng phí nguồn lực truyền thông cho những nhóm không phù hợp.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên mô tả rõ hồ sơ của từng đối tượng như tên, thông tin liên lạc, vai trò tham gia sự kiện của họ… Điều này sẽ tạo tiền đề để bạn xây dựng chiến lược mời tham dự và quản lý thông tin khách mời một cách hệ thống.
-
Lựa chọn chủ đề và định hình thông điệp
Một chủ đề hay và ấn tượng là linh hồn của mỗi sự kiện. Chủ đề phải phản ánh được nội dung cốt lõi mà sự kiện muốn truyền tải, đủ súc tích để gây sự chú ý của khách mời. Tốt nhất là chủ đề chỉ gói gọn trong một câu ngắn nhưng thể hiện được “highlight” của event.
Sau khi chọn được chủ đề chính, bạn cần thể hiện chủ đề ấy qua một thông điệp ngắn gọn, rõ ràng và có tính thuyết phục cao. Thông điệp này sẽ được nhắc đi nhắc lại xuyên suốt chương trình để khắc sâu trong tâm trí khán giả.
-
Chốt thời gian và địa điểm tổ chức
Một event hoàn hảo phải được diễn ra đúng thời điểm tại một không gian phù hợp. Để chọn được thời gian tổ chức, cần xem xét các yếu tố như:
- Mục tiêu event: Sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu thì nên tổ chức vào cuối tuần/dịp lễ khi mọi người rảnh rỗi, còn event training nên diễn ra trong giờ hành chính.
- Đối tượng tham dự: Quan tâm đến lịch làm việc, học tập của khách mời và chọn thời gian thuận tiện nhất.
- Tính chất event: Sự kiện quy mô lớn cần nhiều thời gian chuẩn bị và không nên trùng lịch với các event lớn khác.
Về địa điểm tổ chức, không gian cho sự kiện phải đảm bảo:
- Sức chứa đủ số lượng khách mời và thoải mái cho các hoạt động diễn ra.
- Có đầy đủ trang thiết bị cần thiết như âm thanh, ánh sáng, màn chiếu…
- Vị trí thuận lợi để di chuyển và tiếp cận.
-
Lập ngân sách chi tiết
Để đảm bảo nguồn lực tài chính đủ để tổ chức sự kiện, bạn cần xây dựng một bản dự toán ngân sách thật chi tiết. Hãy liệt kê tất cả các hạng mục chi phí liên quan như:
- Thuê địa điểm, trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng…)
- Trang trí, sản xuất
- Dịch vụ ẩm thực
- Truyền thông, quảng cáo
- Chi phí cho các hoạt động trong chương trình
- Thù lao cho nhân sự, diễn giả…
Tiếp theo, tham khảo và so sánh giá cả, dịch vụ của các nhà cung cấp để có cái nhìn tổng quát về mức chi phí tương ứng với từng hạng mục. Dựa vào đó để ước tính chi phí và lên một bản tài chính sơ bộ cho event.
Song song với việc dự trù chi phí, bạn cần xác định các nguồn tài chính hỗ trợ như: vốn tự có, tiền tài trợ, doanh thu từ bán vé tham dự… Cân đối giữa nhu cầu chi tiêu và các nguồn thu để hoàn thi
ện ngân sách một cách hợp lý.
-
Tìm kiếm quan hệ đối tác và nhà tài trợ
Việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đối tác và nhà tài trợ sẽ giúp chia sẻ gánh nặng tài chính và nguồn lực, đồng thời nâng cao giá trị thương hiệu cho sự kiện. Để có được điều này, bạn cần:
- Lên danh sách các đối tác và nhà tài trợ tiềm năng phù hợp với mục tiêu, chủ đề và đối tượng tham dự của event.
- Soạn thảo bộ hồ sơ xin tài trợ chuyên nghiệp, thể hiện rõ các quyền lợi mà nhà tài trợ nhận được khi tham gia.
- Gửi lời đề nghị và liên hệ trực tiếp với các đối tác tiềm năng, thuyết phục họ cùng chung tay tổ chức sự kiện.
- Đàm phán và ký kết hợp đồng tài trợ, xác định rõ phạm vi và điều khoản hợp tác.
-
Xây dựng kịch bản chương trình chi tiết
Sau khi “chốt” được các yếu tố chính của sự kiện như mục tiêu, chủ đề, thời gian, không gian… bạn cần xây dựng một bản kịch bản chi tiết cho toàn bộ sự kiện. Bản kịch bản này sẽ liệt kê từng hoạt động diễn ra theo trình tự thời gian, với timeline và thời lượng cụ thể cho mỗi phần.
Để bản kịch bản thuyết phục và cuốn hút, hãy phân bổ thời lượng hợp lý cho các hoạt động, tránh tình trạng một số phần quá dài gây nhàm chán. Ngoài ra, bạn phải đảm bảo nội dung và cách thức thực hiện từng hoạt động đều phù hợp, gắn kết với chủ đề chính của sự kiện.
-
Lên chiến lược truyền thông cho sự kiện
Một chiến lược truyền thông và quảng bá hiệu quả sẽ giúp thông tin về sự kiện đến được với nhiều người, tăng lượng khách mời tham dự và lan tỏa hình ảnh event rộng rãi. Bạn nên tận dụng cả các kênh truyền thông trực tiếp và trực tuyến, bao gồm:
- Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại chúng như báo chí, radio, TV, outdoor…
- Phát hành thư mời/ thiệp mời trực tiếp đến các đối tượng quan trọng.
- Tổ chức họp báo giới thiệu về sự kiện.
- Đăng tải thông tin sự kiện trên website, mạng xã hội và gửi email marketing.
- Tạo ra các hashtag và nội dung truyền thông đặc trưng trên mạng xã hội liên quan đến sự kiện.
Hãy nhớ lên lịch đăng tải và gửi thông điệp theo kế hoạch để tối đa hoá hiệu quả của chiến dịch truyền thông sự kiện nhé!
-
Phân công nhân sự tổ chức
Một sự kiện thành công phụ thuộc rất lớn vào sự phối hợp ăn ý của cả một ê-kíp tổ chức. Bạn cần bố trí nhân sự phụ trách cho từng khâu của event như:
- Quản lý tổng thể, điều phối chương trình: 1-2 người
- Hậu cần, kỹ thuật (trang trí, âm thanh, ánh sáng…): 2-3 người
- Đón tiếp khách mời, chăm sóc khách VIP: 2-3 người
- Host/MC chương trình: 1-2 người
- Nhiếp ảnh, quay phim ghi hình: 1-2 người
- Chăm sóc khách hàng, thu thập phản hồi: 2 người
Tuỳ theo quy mô và yêu cầu cụ thể của sự kiện mà bạn có thể tăng giảm số lượng nhân sự cho phù hợp. Điều quan trọng là phải xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng vị trí và kế hoạch tác nghiệp, đảm bảo sự phối hợp suôn sẻ giữa các thành viên.
-
Thiết kế ấn phẩm và chương trình
Các ấn phẩm marketing và hình ảnh của sự kiện phải đẹp mắt, thu hút và chuyên nghiệp. Chúng trực tiếp ảnh hưởng đến cảm nhận và ấn tượng của khách mời về sự kiện. Một số yếu tố cần thiết kế gồm có:
- Poster, backdrop, standee
- Các ấn phẩm truyền thông như brochure, tờ rơi, banner, logo…
- Các vật phẩm và quà tặng mang tính đặc trưng của event như túi đựng, bút, sổ ghi chép, áo…
Tất cả đều phải được thiết kế theo một bộ nhận diện thống nhất, với màu sắc và hình ảnh tương thích với chủ đề của sự kiện. Bạn nên thuê các đơn vị thiết kế chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng tốt nhất.
Bên cạnh đó, cũng cần chuẩn bị slide bài thuyết trình, video clip phát trong event sao cho chỉn chu và chuyên nghiệp, đem lại trải nghiệm thị giác tốt nhất cho khách tham dự.
-
Xây dựng kế hoạch dự phòng và ứng phó rủi ro
Luôn luôn có những rủi ro, sự cố bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Bạn cần xây dựng các kế hoạch dự phòng cho từng tình huống, bao gồm:
- Kế hoạch thay thế khi địa điểm tổ chức gặp sự cố
- Phương án xử lý khi có sự cố về âm thanh, ánh sáng, hỏng thiết bị…
- Chuẩn bị nhân sự dự phòng thay thế khi có người đột ngột vắng mặt
- Kế hoạch sơ tán khẩn cấp trong trường hợp có thiên tai, hoả hoạn…
- Phương án ứng phó khi số lượng khách đến tham dự ít hơn dự kiến
- Xử lý khủng hoảng về truyền thông khi có thông tin tiêu cực xuất hiện
Hãy cùng team ngồi lại, liệt kê các rủi ro có thể xảy ra và đưa ra giải pháp cụ thể để xử lý từng trường hợp. Sự chuẩn bị chu đáo này sẽ giúp bạn bình tĩnh và kịp thời ứng phó hiệu quả, tránh ảnh hưởng đến chất lượng chương trình.
-
Tổng kết, đánh giá sau sự kiện
Công việc của người tổ chức không kết thúc khi sự kiện khép lại mà còn tiếp tục với khâu tổng kết và đánh giá sau event. Việc này rất quan trọng để rút ra các bài học kinh nghiệm, đo lường mức độ thành công và ghi nhận đóng góp của từng thành viên.
Một số hoạt động bạn cần làm gồm:
- Thu thập phản hồi của khách tham dự về mức độ hài lòng với từng hạng mục của sự kiện.
- Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu event dựa trên các chỉ số đã đề ra.
- Yêu cầu báo cáo công việc từ các bộ phận, cá nhân phụ trách trong sự kiện.
- Tổ chức họp tổng kết chung, ghi nhận thành quả, rút kinh nghiệm cho những lần sau.
- Gửi lời cảm ơn đến các đối tác, nhà tài trợ, khách VIP và toàn bộ khách tham dự.
- Làm clip, hình ảnh tổng kết chương trình để lưu lại kỷ niệm đẹp.
Kết luận:
Trên đây là 12 bước để giúp bạn xây dựng một bản kế hoạch tổ chức event đầy đủ và chi tiết. Việc lập kế hoạch kỹ càng ngay từ đầu là nền tảng giúp cho cả quá trình tổ chức được suôn sẻ, thuận lợi hơn rất nhiều.
Tuy nhiên, tùy theo đặc thù và yêu cầu của từng sự kiện mà bạn có thể điều chỉnh các bước và nội dung cho phù hợp. Quan trọng nhất vẫn là hiểu rõ mục tiêu của event, cẩn thận trong việc thực hiện từng khâu, phối hợp ăn ý với các bộ phận, cá nhân liên quan để mọi thứ được hoàn thành tốt nhất.
Chúc bạn và team sẽ xây dựng thành công một kế hoạch tổ chức event chỉn chu, trọn vẹn và mang lại sự kiện ấn tượng, đáng nhớ cho tất cả mọi người.
-
Ms. Nguyễn Thị Hồng Vân – Chuyên gia nhân sự tinh gọn Greenstarct – Khóa học quản trị nhân sự chuyên nghiệp tại Hà Nội – Tăng năng suất, giảm lãng phí
