Quy trình chuỗi cung ứng đóng vai trò then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Một quy trình chuỗi cung ứng tốt sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và điều phối hiệu quả dòng chảy của nguyên vật liệu, sản phẩm cũng như thông tin từ khâu cung ứng đầu vào cho tới khi đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về quy trình chuỗi cung ứng, bao gồm các thành phần chính, vai trò quan trọng và cách thức vận hành một quy trình chuỗi cung ứng hiệu quả.
1. Quy trình chuỗi cung ứng là gì?
Quy trình chuỗi cung ứng (Supply Chain Process) là toàn bộ các hoạt động và quy trình liên quan đến việc chuyển đổi nguyên vật liệu thành thành phẩm và đưa sản phẩm đến tay khách hàng cuối cùng. Quy trình này bao gồm tất cả các bước từ thu mua nguyên liệu đầu vào, sản xuất, lưu kho, vận chuyển, phân phối cho đến khi giao hàng cho người tiêu dùng.
Một quy trình chuỗi cung ứng điển hình sẽ có sự tham gia của nhiều bên như nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối, đại lý bán lẻ và khách hàng. Tất cả các bên này cần phối hợp nhịp nhàng và chia sẻ thông tin với nhau để đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru, hàng hóa và dịch vụ được cung ứng đúng chỗ, đúng lúc với chất lượng như mong muốn.
2. Các thành phần chính trong quy trình chuỗi cung ứng
Một quy trình chuỗi cung ứng thường bao gồm 5 thành phần chính sau:
2.1. Nhà cung cấp
Nhà cung cấp là những đơn vị cung cấp nguyên vật liệu đầu vào, linh phụ kiện cho quá trình sản xuất. Họ có thể là các nhà máy, công ty cung ứng nguyên liệu thô, nông trại, mỏ khoáng sản, hoặc các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần, tài chính.
2.2. Nhà sản xuất
Nhà sản xuất đảm nhận vai trò chuyển đổi nguyên vật liệu thô thành thành phẩm thông qua các quy trình sản xuất, gia công, lắp ráp. Nhà sản xuất có quan hệ mật thiết với nhà cung cấp đầu vào.
2.3. Nhà phân phối
Sau khi sản phẩm được sản xuất, nhà phân phối sẽ đảm nhiệm việc đưa hàng hoá đến gần hơn với người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối khác nhau như bán buôn, bán lẻ, đại lý phân phối, thương mại điện tử…
2.4. Người bán lẻ
Người bán lẻ có nhiệm vụ bán hàng trực tiếp đến tay người tiêu dùng thông qua các cửa hàng hay kênh online. Họ là cầu nối cuối cùng trong chuỗi cung ứng trước khi sản phẩm đến người dùng.
2.5. Khách hàng
Khách hàng hay người tiêu dùng là đích đến cuối cùng của quy trình chuỗi cung ứng. Họ quyết định sự thành bại của sản phẩm trên thị trường.
3. Vai trò quan trọng của quy trình chuỗi cung ứng
Xây dựng một quy trình chuỗi cung ứng tốt mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
3.1. Tạo ra lợi thế cạnh tranh
Quy trình chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp điều phối và tối ưu hoá các hoạt động từ đầu vào đến đầu ra, qua đó cung cấp sản phẩm đến khách hàng với chi phí thấp và thời gian nhanh hơn so với đối thủ. Điều này tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể.
3.2. Giảm chi phí hoạt động
Thông qua việc tối ưu các khâu trong chuỗi như: tìm kiếm nhà cung ứng giá tốt, tối ưu vận chuyển và tồn kho, số hoá và tự động hoá quy trình… doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể các chi phí hoạt động.
3.3. Tăng trưởng doanh số
Một chuỗi cung ứng vận hành trơn tru sẽ giúp doanh nghiệp giao hàng đúng hẹn cho khách, nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng. Từ đó thúc đẩy tăng trưởng doanh số bán hàng.
3.4. Giảm rủi ro gián đoạn
Với nhiều nhà cung cấp backup dự phòng ở các khu vực địa lý khác nhau, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro đứt gãy nguồn cung khi có biến động. Khi một nhà cung cấp gặp sự cố, có thể nhanh chóng chuyển sang nhà cung cấp khác.
4. Các loại quy trình chuỗi cung ứng phổ biến
Tùy từng đặc thù và chiến lược kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô hình quy trình chuỗi cung ứng khác nh
4.1. Chuỗi cung ứng tinh gọn (Lean Supply Chain)
Đây là mô hình tập trung vào giảm chi phí và lãng phí trong toàn bộ quy trình chuỗi cung ứng thông qua việc loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị, tối ưu hóa quy trình và giảm tồn kho. Phương pháp tinh gọn phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu ổn định và dễ dự báo.
4.2. Chuỗi cung ứng linh hoạt (Agile Supply Chain)
Ngược lại với mô hình tinh gọn, chuỗi cung ứng linh hoạt nhấn mạnh vào khả năng đáp ứng nhanh với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng. Mô hình này đòi hỏi sự linh động và khả năng thích nghi cao từ tất cả các bên trong chuỗi cung ứng.
4.3. Chuỗi cung ứng kết hợp (Hybrid Supply Chain)
Với sự phát triển của công nghệ và thương mại điện tử, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng mô hình chuỗi cung ứng kết hợp vừa tinh gọn vừa linh hoạt. Họ vận dụng phương pháp tinh gọn cho những mặt hàng có nhu cầu ổn định, đồng thời duy trì tính linh hoạt cho các sản phẩm có tính thời vụ cao.
5. Quy trình của một chuỗi cung ứng điển hình
Hầu hết các chuỗi cung ứng đều trải qua các công đoạn chính sau:
5.1. Lập kế hoạch
Lập kế hoạch nhu cầu về nguyên vật liệu dựa trên dự báo nhu cầu thị trường. Xác định nguồn cung, đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
5.2. Thu mua
Đặt hàng và theo dõi quá trình cung ứng nguyên vật liệu đầu vào từ nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung liên tục, đúng tiến độ cho sản xuất.
5.3. Sản xuất
Tiến hành sản xuất, gia công, lắp ráp thành phẩm dựa trên kế hoạch đã định và đơn đặt hàng của khách hàng.
5.4. Phân phối
Vận chuyển thành phẩm từ nhà máy đến các trung tâm phân phối, đại lý và cửa hàng bán lẻ gần với người tiêu dùng hơn.
5.5. Bán lẻ
Trưng bày và bán sản phẩm cho người tiêu dùng qua các cửa hàng truyền thống hoặc qua các nền tảng thương mại điện tử.
5.6. Dịch vụ khách hàng
Tiếp nhận phản hồi, xử lý khiếu nại, cung cấp dịch vụ hậu mãi và chăm sóc khách hàng. Đây cũng là khâu quan trọng ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.
6.1. Xác định các chỉ tiêu hoạt động (KPIs)
Thiết lập các KPIs để đánh giá hiệu quả hoạt động theo từng công đoạn trong quy trình chuỗi cung ứng như: thời gian chu kỳ cung ứng, độ tin cậy giao hàng, độ chính xác dự báo, chi phí vận hành…
6.2. Áp dụng các công cụ hỗ trợ quy trình
Tận dụng các công cụ hỗ trợ quy trình như hệ thống ERP, phần mềm quản lý vận chuyển TMS, hệ thống quản lý kho WMS, hệ thống quản lý đơn hàng OMS… để số hoá và tự động hoá các bước trong quy trình.
6.3. Tích hợp công nghệ và xu hướng mới
Không ngừng cải tiến và tích hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo AI, điện toán đám mây, robot, chuỗi khối blockchain, công nghệ RFID… vào quy trình chuỗi cung ứng để nâng cao năng lực vận hành, phân tích dữ liệu, dự báo nhu cầu.
6.4. Cộng tác chặt chẽ giữa các bên
Thúc đẩy mối quan hệ hợp tác lâu dài, tin cậy và minh bạch giữa các bên tham gia trong chuỗi cung ứng thông qua chia sẻ thông tin, lên kế hoạch dài hạn, phân chia rủi ro và lợi nhuận hợp lý.
6.5. Đa dạng hoá nguồn cung
Xây dựng mạng lưới đa dạng các nhà cung cấp ở các khu vực địa lý khác nhau để giảm thiểu rủi ro gián đoạn nguồn cung. Tuy nhiên cần có cơ chế đánh giá và giám sát năng lực của nhà cung cấp thường xuyên.
6.6. Linh hoạt trong sản xuất
Triển khai các biện pháp để nâng cao tính linh hoạt trong sản xuất như đào tạo công nhân đa kỹ năng, sử dụng thiết bị linh hoạt và dễ điều chỉnh, áp dụng sản xuất tinh gọn để nhanh chóng đáp ứng khi có nhu cầu đột biến.
7. Kết luận
Quy trình chuỗi cung ứng hiện đại đang ngày càng trở nên phức tạp do ảnh hưởng của toàn cầu hoá và bùng nổ công nghệ. Tuy nhiên dựa trên nền tảng các công đoạn cơ bản, việc nắm bắt được quy trình chuỗi cung ứng sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí, nâng cao sức cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
-
Ms. Nguyễn Thị Hồng Vân – Chuyên gia nhân sự tinh gọn Greenstarct – Khóa học quản trị nhân sự chuyên nghiệp tại Hà Nội – Tăng năng suất, giảm lãng phí
