Hotline: 0914331391 – Email: vannth@greenstarct.vn – Tầng 6, tòa nhà SAN NAM 78 Duy Tân, Cầu giấy, Hà Nội

Quản lý quy trình làm việc
Quản lý quy trình làm việc hiệu quả trong tổ chức là một cách tuyệt vời để tăng năng suất, giảm chi phí và thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả hơn giữa các nhóm của bạn. Do đó, hiện nay có rất nhiều giải pháp phần mềm có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Hiểu cách quản lý quy trình làm việc có thể giúp bạn tăng cường tự động hóa và giúp quản lý công việc dễ dàng hơn. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích quản lý quy trình làm việc là gì, các loại quy trình làm việc khác nhau, tính năng của hệ thống quy trình làm việc và lợi ích của chúng.

Quản lý quy trình làm việc là gì?

Quản lý quy trình làm việc là thuật ngữ dùng để mô tả một hệ thống mà doanh nghiệp đưa ra để tổ chức và điều phối một nhóm nhiệm vụ cụ thể. Khi các nhiệm vụ này hoàn thành, chúng thường tạo ra một kết quả cụ thể giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản lý quy trình làm việc giúp tối ưu hóa việc hoàn thành nhiệm vụ và tự động hóa hệ thống nếu có thể để tăng năng suất và giảm lỗi.Mặc dù các thuật ngữ quy trình làm việc và quy trình thường được sử dụng thay thế cho nhau nhưng điều quan trọng là phải hiểu rằng có một sự khác biệt chính. Thuật ngữ quy trình mô tả một nhóm hoạt động toàn diện thường được tạo thành từ nhiều quy trình làm việc. Trong khi đó, quy trình làm việc là một tập hợp hành động nhỏ hơn mà bạn có thể lặp lại để tạo ra một kết quả duy nhất. Loại quản lý mà bạn sử dụng phụ thuộc vào phạm vi nhiệm vụ, với các quy trình được sử dụng để quản lý các mục tiêu rộng hơn nhiều. Quy trình làm việc là gì

Các loại quy trình công việc khác nhau

Thông thường có hai loại quy trình làm việc mà bạn có thể chọn thực hiện tùy thuộc vào nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành, bao gồm:

Quy trình công việc tuần tự

Những loại quy trình công việc này hoạt động như một chuỗi các sự kiện, trong đó mỗi bước mới phụ thuộc vào việc hoàn thành bước trước đó. Những quy trình công việc thường dựa trên quy tắc này thường đi theo một lộ trình hợp lý để đạt được kết quả cuối cùng, với mỗi nhiệm vụ tiếp nối từ nhiệm vụ tiếp theo giống như một sơ đồ. Ví dụ: khi mua thiết bị mới, bước đầu tiên là lấy báo giá, sau đó phê duyệt, lập đơn đặt hàng và nhận hàng để bộ phận tài chính thanh toán hóa đơn.

Quy trình làm việc song song

Không giống như quy trình làm việc tuần tự, quy trình làm việc song song, còn được gọi là quy trình làm việc trạng thái, cho phép nhóm của bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng nhau. Ví dụ: người quản lý văn phòng có thể gửi thông báo cho nhóm nhân sự rằng một thành viên trong nhóm đã gửi thông báo từ chức đồng thời yêu cầu mua một máy in mới từ nhóm tài chính. Mặc dù bạn có thể thực hiện đồng thời các quy trình làm việc song song nhưng đôi khi chúng có thể phụ thuộc lẫn nhau để đạt được mục tiêu tổng thể.
Liên quan:

Quá trình chuyển đổi

Khi giới thiệu trình tự quy trình công việc, mục tiêu thường là làm cho trình tự đó tự động hóa nhất có thể. Để giúp bạn hiểu cách tự động hóa hoạt động, việc hiểu cấu trúc của quy trình làm việc có thể hữu ích. Bạn có thể nhập từng giai đoạn của nhiệm vụ vào hệ thống quy trình làm việc và lưu trữ dữ liệu để giúp người dùng thực hiện công việc của họ. Hãy coi từng giai đoạn của quy trình làm việc như một phần của quá trình chuyển đổi:
  • Đầu vào: Lấy nhóm mua hàng làm ví dụ, đầu vào có thể bao gồm báo giá cho hàng hóa mới cần phê duyệt để bạn có thể tăng đơn đặt hàng.
  • Chuyển đổi: Đây là hành động mà sau khi được thực hiện sẽ đưa đầu vào sang trạng thái tiếp theo. Điều này có thể bao gồm việc xin cấp phép cho hàng hóa mới và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.
  • Đầu ra: Đây là kết quả của quá trình chuyển đổi và có thể bao gồm một đầu vào khác ở trạng thái tiếp theo, chẳng hạn như hóa đơn chiếu lệ để nhóm tài chính thanh toán để hàng hóa được xuất xưởng. Nó có thể là kết quả cuối cùng của quy trình làm việc, chẳng hạn như việc nhận được lô hàng.
Khi quản lý quy trình công việc, bạn có thể phân bổ các quy tắc với hướng dẫn rõ ràng cho từng giai đoạn để sau đó được tự động hóa trong hệ thống quản lý. Mỗi giai đoạn của quy trình làm việc có thể được thiết lập dưới dạng một nhiệm vụ và được giao cho một nhóm hoặc người dùng để họ hành động. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể theo dõi quy trình làm việc cho đến khi hoàn thành, biến ý tưởng thành công việc có thể thực hiện được với kết quả cuối cùng rõ ràng.

Hệ thống quản lý quy trình làm việc

Có nhiều giải pháp phần mềm sẵn có được thiết kế để giúp quản lý quy trình công việc và giúp chúng dễ dàng tự động hóa và thực thi hơn. Có thể nhầm lẫn các hệ thống có sẵn để quản lý quy trình làm việc với nền tảng quản lý quy trình kinh doanh (BPM), vì vậy, điều quan trọng là phải nhớ sự khác biệt giữa quy trình làm việc và quy trình khi chọn giải pháp phù hợp cho nhu cầu của bạn. Mặc dù mỗi hệ thống quy trình công việc đều có những tính năng riêng để hỗ trợ quản lý, dưới đây là một số tính năng phổ biến có trong hầu hết các giải pháp phần mềm:
  • Khả năng tạo quy trình công việc được xác định rõ ràng
  • Thông báo nhiệm vụ có thể tùy chỉnh và tự động
  • Công cụ tạo biểu mẫu
  • Khả năng quản lý tài liệu
  • Ghi dữ liệu quy trình công việc
  • Thông tin chi tiết về hiệu suất và các tính năng báo cáo khác
  • Khả năng tích hợp với các giải pháp phần mềm khác
  • Khả năng gán quyền truy cập cho các bên liên quan kinh doanh bên ngoài
Nhiều giải pháp quy trình công việc thường được cung cấp dưới dạng sản phẩm phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), giúp chúng dễ dàng tích hợp và vận hành với giá cả phải chăng. Các dịch vụ này cung cấp giải pháp đơn giản để tự động hóa các hoạt động quy trình công việc lặp đi lặp lại cần thiết để thực hiện các quy trình kinh doanh quy mô lớn hơn. Vì nhiều giải pháp phần mềm quy trình làm việc cũng dựa trên đám mây nên chúng cho phép cộng tác dễ dàng với các bên liên quan bên trong và bên ngoài trên toàn thế giới.

Lợi ích của hệ thống quản lý quy trình làm việc

Nhiều công ty đầu tư vào hệ thống quy trình làm việc tự động để giúp quản lý hoạt động trong tổ chức của họ vì hệ thống này mang lại nhiều lợi ích cho cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài. Bằng cách chuyển đổi các quy trình thủ công thành quy trình làm việc tự động và hợp lý, doanh nghiệp thường có thể hoạt động hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn nhiều. Dưới đây là một số lợi ích của việc giới thiệu một hệ thống tự động để quản lý quy trình công việc trong tổ chức:

Hợp tác nhóm lớn hơn

Nhiều công ty sử dụng các giải pháp quản lý để cải thiện sự hợp tác trong nhóm và với các bên liên quan bên ngoài. Bằng cách tạo các biểu mẫu có thể tùy chỉnh trong hệ thống, các bên liên quan bên ngoài như nhà cung cấp và khách hàng có thể dễ dàng đưa ra yêu cầu và gửi dữ liệu đến đồng nghiệp nội bộ của bạn một cách hiệu quả và an toàn. Với khả năng thiết lập cảnh báo tự động khi có yêu cầu mới hoặc khi trạng thái của nhiệm vụ thay đổi, các nhóm có thể cộng tác nhanh hơn và hoạt động hiệu quả hơn thông qua các giai đoạn của quy trình làm việc.

Quy trình chuẩn hóa

Bằng cách thiết lập các quy tắc cho từng nhiệm vụ, lưu trữ tập trung các tài liệu cập nhật và tạo chuỗi sự kiện rõ ràng cho từng giai đoạn của quy trình làm việc, các quy trình có thể trở nên chuẩn hóa hơn nhiều. Mọi thành viên trong nhóm có thể hiểu rõ ràng trách nhiệm của họ ở bất kỳ giai đoạn nào của quy trình làm việc và các nhiệm vụ tầm thường lặp đi lặp lại sẽ được tự động hóa. Điều này cho phép nhân viên của bạn tập trung hiệu quả hơn vào các nhiệm vụ quan trọng, cải thiện năng suất tổng thể và cho phép ít sai sót hơn dẫn đến kết quả nhất quán hơn.

Theo dõi hiệu suất dễ dàng hơn

Hệ thống phần mềm cung cấp các quy trình kiểm tra dễ theo dõi, có thể giúp người quản lý giám sát hiệu quả các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc. Nhiều giải pháp cung cấp bảng điều khiển trực quan có thể theo dõi tiến trình trong thời gian thực. Họ cũng cung cấp cho bạn khả năng tạo báo cáo tùy chỉnh bằng cách sử dụng các số liệu chính có thể giúp thúc đẩy quá trình ra quyết định sáng suốt liên quan đến cả các nhiệm vụ đơn giản và quy trình của công ty.
Liên quan: Cách viết kế hoạch cải thiện hiệu suất hiệu quả

Cải thiện khả năng sinh lời

Khi nhân viên tuân theo quy trình làm việc hiệu quả hơn, họ có khả năng hoàn thành nhiều việc hơn và cung cấp mức độ dịch vụ cao hơn cho khách hàng của bạn, điều này có thể cải thiện danh tiếng và lòng trung thành với thương hiệu. Bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết, giảm tài nguyên và làm cho quy trình làm việc hiệu quả hơn về thời gian, bạn cũng có thể giảm chi phí kinh doanh tổng thể. Điều này có thể cải thiện đáng kể lợi nhuận của bạn và mang lại nhiều giá trị hơn cho các nhà đầu tư, cổ đông và các bên liên quan khác.

Trao quyền cho nhân viên

Với sự gia tăng lớn về số lượng nhân viên làm việc tại nhà , các hệ thống quản lý quy trình làm việc giúp nhân viên làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn. Vì các nhiệm vụ được vạch ra rõ ràng và dễ theo dõi, việc áp dụng hệ thống quy trình làm việc có thể giúp nhân viên tự tin làm việc tự chủ. Bằng cách sử dụng các quy trình tự động trong quá trình giới thiệu, bạn cũng có thể thường xuyên đảm bảo rằng những người mới bắt đầu có trải nghiệm tích cực khi đảm nhận vai trò mới của họ. Cho dù một nhân viên đã đảm nhiệm vai trò của họ được vài tuần hay nhiều năm thì một hệ thống rõ ràng sẽ đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình. Liên quan: Trao quyền tại nơi làm việc là gì? Ví dụ và lợi ích

Cung cấp khả năng hiển thị

Hệ thống quy trình làm việc cũng có thể cải thiện tính minh bạch giữa doanh nghiệp và các bên liên quan bằng cách làm cho các giai đoạn của quy trình làm việc trở nên rõ ràng hơn. Một quy trình làm việc rõ ràng có thể giúp giải thích cho các bên liên quan chính xác về cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Đây có thể là một công cụ hữu ích khi thu hút khách hàng mới vì bạn có thể đặt kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu dự án và chứng minh từng bước cách tổ chức có thể đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ.

Post Tags :

Chuyên gia nhân sự Nguyễn Thị Hồng Vân

Chị đã truyền cảm hứng tới rất nhiều chủ doanh nghiệp và các học viên viên về kiến thức nhân sự và xây dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp thông qua các chương trình tư vấn, đào tạo tại doanh nghiệp và hội thảo do chị tổ chức.

Bài viết mới nhất