Hotline: 0914331391 – Email: vannth@greenstarct.vn – Tầng 6, tòa nhà SAN NAM 78 Duy Tân, Cầu giấy, Hà Nội

Phương pháp Kanban
Phương pháp Kanban là một hệ thống quản lý công việc được phát triển bởi Toyota trong quá trình sản xuất ô tô. Tuy nhiên, hiện nay Kanban đã được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và giúp tối ưu hóa quá trình làm việc, tăng năng suất và kiểm soát công việc một cách hiệu quả.

Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý công việc và quy trình sản xuất được phát triển bởi công ty ô tô Toyota của Nhật Bản từ những năm 1940. Thuật ngữ Kanban có nghĩa là "thẻ tín hiệu" trong tiếng Nhật. Phương pháp này sử dụng các thẻ hoặc tín hiệu trực quan để theo dõi tiến độ công việc, hạn chế công việc dở dang (WIP - Work in Progress) và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Hệ thống Kanban giúp các nhà quản lý và nhóm dự án:

  • Trực quan hóa quy trình làm việc
  • Hạn chế công việc đang thực hiện trong một thời điểm
  • Tập trung vào việc hoàn thành công việc hơn là bắt đầu công việc mới
  • Liên tục cải tiến quy trình

Các nguyên tắc cốt lõi của Kanban bao gồm:

  • Trực quan hóa quy trình công việc
  • Hạn chế công việc đang thực hiện (WIP)
  • Quản lý dòng công việc
  • Làm rõ quy tắc quy trình
  • Nhận phản hồi
  • Cải tiến hợp tác, tiến hóa thử nghiệm

Lịch sử phát triển của phương pháp Kanban

Kanban được phát minh bởi kỹ sư Taiichi Ohno tại Toyota vào cuối những năm 1940. Ohno nhận thấy phương pháp sản xuất hiện tại tạo ra nhiều hàng tồn kho, lãng phí và chậm trễ trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Ông đã phát triển một hệ thống các thẻ tín hiệu để kiểm soát và cân bằng sản xuất giữa các công đoạn. Các thẻ Kanban chỉ ra cần sản xuất bao nhiêu, khi nào và chuyển đến công đoạn nào. Điều này giúp tránh sản xuất thừa, giảm lượng hàng tồn kho và điều chỉnh sản xuất theo nhu cầu thực tế. Kanban trở thành trái tim của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) và đóng vai trò quan trọng trong triết lý quản trị tinh gọn (lean manufacturing) của Toyota. Trong những thập kỷ sau, Kanban được áp dụng rộng rãi không chỉ trong sản xuất mà còn trong nhiều lĩnh vực khác như phát triển phần mềm, quản lý dự án, marketing, nhân sự...

Cách triển khai Kanban trong quản lý công việc

Trực quan hóa quy trình công việc với Kanban Board

Kanban Board (bảng Kanban) là công cụ chính để trực quan hóa quy trình làm việc trong phương pháp Kanban. Bảng Kanban thường bao gồm các cột tương ứng với các giai đoạn của quy trình công việc như "Việc cần làm", "Đang thực hiện", "Đang xem xét", "Hoàn thành". Mỗi công việc được thể hiện bằng một thẻ Kanban, trên đó ghi rõ tên công việc, người thực hiện, thời hạn... Khi công việc chuyển qua các giai đoạn, thẻ Kanban sẽ được di chuyển qua các cột tương ứng. Bảng Kanban giúp mọi người dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, xác định điểm nghẽn và cải tiến quy trình. Bảng Kanban có thể là bảng vật lý treo tường hoặc ứng dụng phần mềm trực tuyến.

Hạn chế công việc đang thực hiện

Một nguyên tắc quan trọng của Kanban là hạn chế công việc đang thực hiện (WIP limit) trong mỗi giai đoạn để tránh quá tải và đảm bảo dòng chảy suôn sẻ. WIP limit được ghi rõ trong mỗi cột của bảng Kanban. Khi một cột đạt đến WIP limit, nhóm sẽ tập trung vào việc hoàn thành các công việc trong cột đó trước khi nhận thêm việc mới. Điều này giúp cân bằng khối lượng công việc và tránh tình trạng một số người quá tải trong khi người khác lại rảnh rỗi.

Cải tiến liên tục quy trình với các chỉ số đo lường

Kanban chú trọng vào việc cải tiến quy trình thông qua việc đo lường và phân tích các thông số như thời gian hoàn thành trung bình, năng suất và chất lượng công việc. Nhóm thường xuyên gặp mặt để thảo luận và phân tích dữ liệu, tìm ra các điểm tắc nghẽn và cơ hội cải tiến. Khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ, nhóm sẽ đề xuất và thử nghiệm các thay đổi nhỏ để cải thiện quy trình. Việc cải tiến quy trình trong Kanban là một quá trình lặp đi lặp lại dựa trên nguyên tắc PDCA (Plan - Lập kế hoạch, Do - Thực hiện, Check - Kiểm tra, Act - Điều chỉnh).
Liên quan: Chu trình PDCA

Lợi ích của áp dụng Kanban trong quản lý công việc

Tăng tính minh bạch và trách nhiệm

Kanban Board tạo ra sự minh bạch về tiến độ và trạng thái của từng công việc. Mọi thành viên trong nhóm và các bên liên quan đều có cái nhìn tổng quan về dự án, biết ai đang làm gì và công việc đang ở giai đoạn nào. Điều này giúp tăng cường sự cộng tác và trách nhiệm của từng cá nhân.

Cân bằng khối lượng công việc, giảm áp lực

Việc hạn chế WIP giúp điều tiết khối lượng công việc hợp lý cho từng người, tránh tình trạng quá tải. Các thành viên có thể tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn và dễ quản lý hơn, từ đó giảm căng thẳng và tăng năng suất làm việc.

Rút ngắn thời gian hoàn thành

Bằng cách tập trung vào việc hoàn thành công việc hơn là bắt đầu công việc mới, Kanban giúp rút ngắn thời gian hoàn thành (lead time) của từng nhiệm vụ. Nhóm có thể giao kết quả nhanh hơn cho khách hàng và đáp ứng kịp thời nhu cầu thay đổi.

Nâng cao chất lượng và giảm lãng phí

Giới hạn WIP đồng thời giúp giảm các lỗi do làm quá nhiều việc cùng lúc. Việc tập trung xử lý một lượng công việc vừa phải cho phép tinh chỉnh và hoàn thiện chất lượng từng phần trước khi chuyển sang giai đoạn kế. Kanban còn giúp phát hiện sớm các điểm lãng phí trong quy trình để kịp thời điều chỉnh.

Thúc đẩy cải tiến liên tục

Các chỉ số đo lường của Kanban như thời gian chu kỳ, thông lượng và WIP cung cấp dữ liệu để nhóm nhìn nhận và cải thiện một cách khoa học. Triết lý cải tiến liên tục của Kanban khuyến khích mọi người chủ động tìm kiếm cơ hội để cắt giảm lãng phí, hoàn thiện quy trình và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Kết hợp Kanban với các phương pháp Agile khác

Kanban và Scrum

Scrum là một framework Agile phổ biến để quản lý và phát triển sản phẩm phần mềm. Scrum có chu kỳ phát triển (sprint) rõ ràng và các vai trò như Product Owner, Scrum Master và Development Team. Kanban và Scrum có thể kết hợp để tận dụng ưu điểm của cả hai phương pháp:
  • Scrum xác định rõ nội dung công việc và cam kết cho từng sprint.
  • Kanban giúp quản lý quy trình làm việc tốt hơn trong sprint.
  • Scrum tạo ra nhịp điệu ổn định và khả năng dự đoán cao hơn.
  • Kanban cho phép thay đổi linh hoạt hơn trong sprint dựa vào giới hạn WIP.

Kanban trong đào tạo và giáo dục

Kanban không chỉ được áp dụng trong doanh nghiệp mà còn lan tỏa vào đào tạo và giáo dục. Nhiều trường học và giáo viên đang dùng Kanban Board để quản lý lớp học, theo dõi tiến độ học tập của học sinh. Kanban giúp học sinh trực quan hóa quá trình học và tham gia tích cực vào việc xây dựng kế hoạch học tập.

Kết luận

Kanban là một phương pháp quản lý hiệu quả, giúp tăng tính minh bạch, cân bằng khối lượng công việc, rút ngắn thời gian hoàn thành và thúc đẩy cải tiến liên tục. Kanban có thể linh hoạt kết hợp với các phương pháp Agile khác và ứng dụng không chỉ trong lĩnh vực phần mềm mà cả trong đào tạo và giáo dục. Tuy nhiên, để triển khai Kanban một cách hiệu quả cần có sự cam kết và đồng thuận từ lãnh đạo, sự tham gia của toàn nhóm và cả sự kiên trì để liên tục đo lường và cải tiến quy trình. Việc áp dụng thành công không chỉ đơn thuần là sao chép quy trình mà phải điều chỉnh cho phù hợp với bối cảnh và mục tiêu riêng của từng tổ chức. Hi vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan và đầy đủ về phương pháp Kanban trong quản lý công việc. Hãy bắt đầu thử nghiệm ứng dụng Kanban trong tổ chức của bạn ngay hôm nay để tối ưu quy trình làm việc và mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng.

Post Tags :

Chuyên gia nhân sự Nguyễn Thị Hồng Vân

Chị đã truyền cảm hứng tới rất nhiều chủ doanh nghiệp và các học viên viên về kiến thức nhân sự và xây dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp thông qua các chương trình tư vấn, đào tạo tại doanh nghiệp và hội thảo do chị tổ chức.

Bài viết mới nhất