PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ – GIẢI PHÁP TỐI ƯU TRONG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC DOANH NGHIỆP 2024

Phần mềm quản lý nhân sự đã trở thành công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong việc quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Với sự phong phú của các giải pháp trên thị trường, việc lựa chọn phần mềm phù hợp có thể gây ra không ít phân vân cho các doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của GreenstarCT, một trung tâm đào tạo doanh nhân hàng đầu, sẽ giới thiệu cho bạn danh sách những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hàng đầu, giúp bạn so sánh và tìm ra lựa chọn tối ưu nhất cho tổ chức của mình.

Phần mềm quản lý nhân sự là gì? Tại sao cần sử dụng phần mềm HRM?

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM – Human Resource Management) là giải pháp công nghệ giúp số hóa và tự động hóa các nghiệp vụ quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Phần mềm HRM cho phép lưu trữ thông tin nhân viên, hỗ trợ quá trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, chấm công, tính lương và các hoạt động liên quan đến quản trị nguồn nhân lực.

Việc sử dụng phần mềm HRM trong quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ tự động hóa quy trình quản lý nhân sự
• Giảm thiểu sai sót trong tính lương, chấm công, đánh giá…
• Quản lý nhân sự từ xa, mọi lúc mọi nơi qua internet
• Tạo môi trường làm việc hiện đại, tăng hiệu quả công việc
• Ra quyết định dễ dàng hơn nhờ hệ thống dữ liệu, báo cáo tổng hợp
• Bảo mật thông tin nhân sự, đảm bảo tính riêng tư.

Với các lợi ích trên, phần mềm quản lý nhân sự đang là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp muốn cải tiến và hiện đại hóa công tác quản trị nguồn nhân lực của mình.

Có thể bạn quan tâm:

Khóa học quản trị nhân sự tại Hà Nội

Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

Top phần mềm quản lý nhân sự được tin dùng nhất hiện nay

Phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM

MISA AMIS HRM được hàng nghìn doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn nhờ các ưu điểm vượt trội:

• Bao quát toàn bộ nghiệp vụ nhân sự từ quản lý hồ sơ nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, chấm công, tính lương đến khai báo bảo hiểm xã hội, thuế TNCN.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Chỉ với 1 click, người dùng có thể truy cập mọi tính năng và lập các báo cáo thống kê trực quan.
• Tùy biến linh hoạt theo quy trình làm việc và cơ chế, chính sách riêng của từng doanh nghiệp.
• Kết nối và tích hợp đồng bộ với các phần mềm khác như CRM, kế toán, quản lý công việc…
• Bảo mật cao, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế ISO 27001, ISO 27017…
• Chi phí hợp lý, dùng thử miễn phí không giới hạn.

Phần mềm quản lý nhân sự Base HRM

Base HRM tập trung phát triển các tính năng cốt lõi trong quản trị nhân lực như:

• Quản lý thông tin nhân viên, hợp đồng lao động
• Tự động hóa quy trình chấm công và tính lương
• Quản lý bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
• Hỗ trợ đánh giá KPI, OKR
• Cung cấp báo cáo phân tích về nhân sự

Base HRM kết nối liền mạch với các ứng dụng khác trên nền tảng Base Platform, tạo ra một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện và hiệu quả.

Phần mềm nhân sự Talenta

Talenta cung cấp giải pháp nhân sự toàn diện từ quản lý hồ sơ nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương đến khai báo bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân. Talenta còn hỗ trợ các tính năng nâng cao như quản lý tài sản, quản lý phúc lợi, khảo sát nhân viên…

Talenta HRM được thiết kế tối ưu cho điện thoại, máy tính bảng, giúp người dùng làm việc mọi lúc, mọi nơi. Phần mềm hỗ trợ tốt cho các doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn trên mọi lĩnh vực.

Phần mềm Fast HRM

Fast HRM là phần mềm nhân sự online đáp ứng tốt các yêu cầu quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Những tính năng nổi bật gồm:

• Lưu trữ thông tin nhân viên qua profle điện tử, giảm thiểu sử dụng hồ sơ giấy.
• Tự động chấm công, tính lương, phép, tăng ca. Cảnh báo khi có bất thường.
• Đánh giá hiệu quả làm việc theo KPI, OKR…
• Quản lý tuyển dụng, đào tạo, bảo hiểm, thuế TNCN trực tuyến.
• Cung cấp báo cáo, phân tích các chỉ số nhân sự đa chiều.

Liên quan

Mẫu đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc và 4 lưu ý khi làm bảng đánh giá

Phương pháp lập kế hoạch đào tạo nhân viên mới hiệu quả nhất 

Fast HRM nổi bật với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có nhiều gói sản phẩm linh hoạt phù hợp mọi quy mô.

Phần mềm Viettel HRM

Viettel HRM là giải pháp quản trị nhân sự tích hợp trên nền tảng số do tập đoàn Viettel phát triển. Các module chính của Viettel HRM gồm:

• Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động
• Quản lý tuyển dụng, onboarding
• Quản lý đào tạo, đánh giá, thăng tiến
• Chấm công tự động, linh hoạt qua app di động

• Tính lương, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN
• Lập và quản lý ngân sách nhân sự
• Khảo sát, đo lường mức độ gắn kết và hài lòng của nhân viên

Viettel HRM đáp ứng được hầu hết các yêu cầu quản trị nhân sự của doanh nghiệp và có khả năng tích hợp đồng bộ với các phần mềm quản lý khác trên nền tảng Viettel.

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp

Để chọn được phần mềm HRM phù hợp, doanh nghiệp nên cân nhắc các tiêu chí sau:

3.1. Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự

Phần mềm HRM cần bao quát đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự: quản lý hồ sơ, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, chấm công, tính lương, bảo hiểm, các chế độ phúc lợi… Phần mềm nên có khả năng mở rộng, bổ sung tính năng khi doanh nghiệp có nhu cầu.

3.2. Tùy biến linh hoạt theo nhu cầu riêng

Mỗi doanh nghiệp có quy trình làm việc, cơ chế và chính sách riêng. Vì vậy phần mềm HRM cần có khả năng tùy biến linh hoạt theo nhu cầu thực tế của từng tổ chức.

3.3. Thân thiện, dễ sử dụng

Phần mềm quản lý nhân sự cần có giao diện trực quan, thân thiện và dễ sử dụng. Các chức năng phải đơn giản, không đòi hỏi người dùng phải có kiến thức chuyên sâu về công nghệ. Bên cạnh đó, nhà cung cấp nên hướng dẫn và hỗ trợ người dùng nhiệt tình, chu đáo.

3.4. Kết nối và tích hợp đồng bộ

Phần mềm HRM nên có khả năng kết nối và tích hợp đồng bộ với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như CRM, kế toán, quản lý dự án, đào tạo trực tuyến… Nhờ đó, dữ liệu được cập nhật và xử lý thống nhất, tránh trùng lặp và sai lệch thông tin.

3.5. Bảo mật thông tin và đáp ứng các quy định pháp luật

Phần mềm quản lý nhân sự liên quan trực tiếp đến thông tin cá nhân, lương thưởng nên cần đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu. Hệ thống phải đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt như ISO 27001, BSOHSAS 18001:2007… Ngoài ra, phần mềm cần tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm, thuế…

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ IT doanh nghiệp

3.6. Chi phí hợp lý, hỗ trợ triển khai chu đáo

Chi phí sử dụng phần mềm HRM là một trong những tiêu chí quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn. Các gói sản phẩm nên linh hoạt với chi phí hợp lý phù hợp với quy mô và ngân sách của doanh nghiệp. Song song với đó, nhà cung cấp cần có chính sách hỗ trợ và tư vấn tận tình trong quá trình triển khai sử dụng.

Lợi ích khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự

Sử dụng phần mềm HRM giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực nhờ các lợi ích sau:

• Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí quản lý nhân sự
• Tự động hóa các nghiệp vụ, quy trình, giảm thiểu sai sót và khắc phục bất cập trong quản lý thủ công
• Chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên
• Ra quyết định chính xác và kịp thời nhờ hệ thống dữ liệu, báo cáo phân tích từ phần mềm
• Nâng cao mức độ hài lòng và gắn kết của nhân viên nhờ môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch.
• Quản lý nhân sự mọi lúc, mọi nơi qua các thiết bị di động.

Quy trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự

5.1. Lập kế hoạch triển khai chi tiết

• Thiết lập mục tiêu và phạm vi sử dụng phần mềm HRM
• Khảo sát nhu cầu và đặc thù quản lý nhân sự của doanh nghiệp
• Xác định rõ các nghiệp vụ và tính năng cần có của phần mềm
• Đánh giá cơ sở hạ tầng công nghệ, nhân lực và ngân sách đầu tư
• Xây dựng lộ trình triển khai từng giai đoạn

5.2. Lựa chọn và ký hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm

• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm triển khai với qui mô tương tự
• Làm rõ phạm vi công việc, quyền lợi và trách nhiệm của hai bên
• Lập hợp đồng triển khai chi tiết, cụ thể và rõ ràng

5.3. Thiết lập hệ thống và cấu hình phần mềm

• Chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ và kết nối hệ thống
• Cài đặt và cấu hình phần mềm HRM theo yêu cầu thực tế
• Tích hợp phần mềm với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp

5.4. Chuyển đổi dữ liệu và đào tạo người dùng

• Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang phần mềm HRM mới
• Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết, dễ hiểu
• Đào tạo, hướng dẫn người dùng thành thạo các tính năng của phần mềm
• Hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng và xử lý các vấn đề phát sinh

5.5. Vận hành thử nghiệm và chính thức sử dụng

• Cho phép người dùng trải nghiệm và phản hồi về phần mềm trong giai đoạn vận hành thử nghiệm
• Tiếp thu ý kiến và tiến hành điều chỉnh phần mềm nếu cần
• Chính thức đưa phần mềm HRM vào vận hành sau khi đã hoàn thiện và đáp ứng yêu cầu
• Hỗ trợ, bảo trì và nâng cấp phần mềm trong quá trình sử dụng lâu dài

Một số lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự

6.1. Thay đổi tư duy và thói quen làm việc

Triển khai phần mềm HRM đòi hỏi thay đổi tư duy và thói quen làm việc của cán bộ nhân sự và toàn thể nhân viên. Mọi người cần mở và sẵn sàng tiếp nhận công nghệ mới để tối ưu hóa quy trình quản lý.

6.2. Sự ủng hộ và quyết tâm từ lãnh đạo

Để triển khai phần mềm quản lý nhân sự thành công, yếu tố quyết định là sự ủng hộ và quyết tâm từ lãnh đạo cao nhất. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, lợi ích và đầu tư nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án.

6.3. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, giàu kinh nghiệm

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm HRM uy tín và dày dạn kinh nghiệm sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra thuận lợi và mang lại hiệu quả cao nhất. Nên ưu tiên các nhà cung cấp có thương hiệu, sản phẩm chất lượng và dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt.

6.4. Đào tạo và truyền thông nội bộ

Để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm HRM, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo kỹ lưỡng cho người dùng, đặc biệt là cán bộ nhân sự. Song song với đó, cần có chiến lược truyền thông rõ ràng để tạo sự đồng thuận, hợp tác của toàn thể nhân viên.

6.5. Đánh giá và cải tiến liên tục

Sau khi triển khai phần mềm HRM, công việc tiếp theo là thường xuyên đánh giá hiệu quả sử dụng, lắng nghe góp ý của người dùng. Doanh nghiệp cần phối hợp với nhà cung cấp để liên tục cải tiến, nâng cấp phần mềm, đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý nhân sự.

Tổng kết:

Phần mềm quản lý nhân sự HRM là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp số hóa và nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực. Với việc ứng dụng phần mềm HRM, các quy trình từ quản lý hồ sơ, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá đến chấm công, tính lương, bảo hiểm đều được tự động hóa một cách đồng bộ và thống nhất.

Để triển khai thành công phần mềm HRM, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng, từ xây dựng kế hoạch, lựa chọn giải pháp phù hợp, thay đổi nhận thức của nhân viên đến đào tạo người dùng và vận hành hiệu quả. Chìa khóa thành công là sự quyết tâm của lãnh đạo, nỗ lực của đội ngũ triển khai và sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp.

Với những lợi ích thiết thực mà phần mềm HRM mang lại, đây là một bước đi cần thiết và một khoản đầu tư xứng đáng cho mọi tổ chức muốn xây dựng hệ thống quản trị nhân sự hiện đại, minh bạch và hiệu quả cao.