Quản lý nhân sự là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào có đội ngũ nhân viên. Bằng cách sử dụng các ứng dụng để quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể dự báo mức độ nhân sự, tối đa hóa kết quả kinh doanh và quản lý hiệu suất của nhân viên. Đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, phần mềm phù hợp là cần thiết để hỗ trợ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi cho các chiến thuật quản lý lực lượng lao động phù hợp. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích quản lý lực lượng lao động là gì, thảo luận về cách doanh nghiệp có thể triển khai phần mềm quản lý lực lượng lao động và khám phá những lợi ích mà nó có thể mang lại cho tổ chức.
Bằng cách sử dụng các ứng dụng phần mềm để quản lý, doanh nghiệp có thể cải thiện một số chức năng chính bất kể quy mô, quy mô hay ngành nghề. Lợi ích của phần mềm này là:
Quản lý lực lượng lao động là gì?
Quản lý lực lượng lao động, đôi khi được gọi là WFM, là một phương pháp kinh doanh tập trung vào việc tăng năng suất của nhân viên và cải thiện sản lượng của doanh nghiệp về mặt tạo doanh thu và đạt được các mục tiêu dài hạn. Về mặt thực tế, WFM bao gồm việc thực hiện lịch trình của nhân viên, dự báo nhân viên và tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên, nơi nhân viên có quyền tự chủ, phát triển cá nhân và môi trường làm việc vui vẻ. Quản lý lực lượng lao động là một khái niệm cốt lõi dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và áp dụng cho bất kỳ ngành nào, với các khái niệm cơ bản cho phép công ty phát triển vượt trội đồng thời tạo ra một nền văn hóa thu hút nhân tài mới.Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự là thuật ngữ chỉ bất kỳ ứng dụng nào được thiết kế để giúp doanh nghiệp tổ chức nhân viên và quy trình làm việc tổng thể. Điều này có thể bao gồm việc triển khai lập lịch trình cho nhân viên, đạt được khả năng hiển thị các số liệu chính, chẳng hạn như sự tham dự và cung cấp dữ liệu để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Phần mềm quản lý nhân sự bao gồm các chương trình máy tính để bàn hoặc thiết bị di động mà doanh nghiệp sử dụng, bao gồm cả phần mềm tổ chức và quản lý dự án. Một doanh nghiệp có thể xác định các chức năng khác nhau bị ảnh hưởng bởi việc quản lý lực lượng lao động và đảm bảo họ thực hiện các chiến thuật phù hợp một cách hiệu quả thông qua việc sử dụng phần mềm phù hợp.Xem thêm:Khóa học quản trị nhân sự Khóa học hành chính nhân sự
3 chức năng cốt lõi được cải thiện với phần mềm này là gì?
Khi xem xét phần mềm quản lý lực lượng lao động ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp, có ba chức năng cốt lõi mà phần mềm này có thể cải thiện:1. Báo cáo lao động
Lý do chính để triển khai phần mềm quản lý lực lượng lao động là giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên của mình hiệu quả hơn. Phần mềm có thể giúp tổ chức hiểu rõ hơn về kỹ năng của lực lượng lao động và mọi sự tuân thủ liên quan liên quan đến hoạt động kinh doanh. Phần mềm quản lý lực lượng lao động đảm bảo doanh nghiệp có thể tìm nguồn và phân tích thông tin chuyên sâu về xu hướng làm việc hoặc quản lý lao động. Bằng cách sử dụng thông tin này, doanh nghiệp có thể cải thiện hoạt động hàng ngày của mình và đảm bảo rằng ít lao động tập trung vào các công việc không hiệu quả hơn.2. Quy trình tuyển dụng
Quản lý lực lượng lao động cũng bao gồm việc tuyển dụng nhân viên mới, với các khái niệm cung cấp thông tin về chiến lược tuyển dụng và hội nhập cho một doanh nghiệp. Đối với một số doanh nghiệp, doanh thu là một thách thức đặc biệt đòi hỏi phải có sự quản lý tinh tế. Điều này phổ biến trong các lĩnh vực chịu ảnh hưởng nặng nề bởi tính thời vụ, chẳng hạn như bán lẻ và khách sạn. Chiến lược sử dụng phần mềm quản lý lực lượng lao động giúp doanh nghiệp lập kế hoạch cho chiến lược việc làm của mình dưới dạng tuyển dụng tạm thời hoặc ngắn hạn. Phần mềm hỗ trợ quản lý hoạt động và nhiệm vụ giúp doanh nghiệp hiểu được yêu cầu về khối lượng hoạt động của họ và điều chỉnh các giao thức dựa trên những phát hiện của họ.Có thể bạn quan tâm:Dịch vụ IT doanh nghiệp
3. Quản lý nhân viên
Quản lý nhân viên là giai đoạn cuối cùng của chiến lược quản lý lực lượng lao động và tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên nhằm mang lại sự hài lòng, tiến bộ và năng suất. Phát triển và đào tạo là những yếu tố chính để giữ chân nhân viên, bên cạnh việc cải thiện sản lượng của doanh nghiệp về mặt năng suất. Các chương trình quản lý lực lượng lao động giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên của mình tốt hơn thông qua các yếu tố, chẳng hạn như hệ thống quản lý nghỉ phép và vắng mặt được ủy quyền, thu thập dữ liệu công việc và các chương trình lập kế hoạch phù hợp. Người quản lý lực lượng lao động sử dụng phần mềm này để hiểu rõ hơn về nhu cầu của lực lượng lao động của họ và triển khai các phương pháp hay nhất nhằm cải thiện năng suất. Liên quan: Hướng dẫn quản lý con người: các bước và kỹ năng để thành côngTại sao quản lý lực lượng lao động lại quan trọng?
Quản lý lực lượng lao động rất quan trọng vì nó cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch cho nhu cầu nhân sự của riêng mình, điều này cung cấp thông tin cho chiến lược kinh doanh rộng hơn của doanh nghiệp. Chiến lược WFM cung cấp cái nhìn tổng quan dựa trên dữ liệu về các yêu cầu đối với nhân viên và khối lượng công việc mà doanh nghiệp có thể đảm nhận. Nó cũng hỗ trợ phân bổ nguồn lực thích hợp. Khi doanh nghiệp tính đến các yêu cầu về nhân viên, các khái niệm WFM tương tự có thể giúp doanh nghiệp thiết lập hiệu suất của nhân viên và đặt ra các tiêu chuẩn để cải thiện hiệu suất trong thời gian dài.Ví dụ: một doanh nghiệp bán lẻ có thể sử dụng các khái niệm quản lý lực lượng lao động để thiết lập số lượng giao dịch họ có thể mong đợi trong một khoảng thời gian nhất định và sử dụng dữ liệu đó để thông báo chiến lược tuyển dụng của họ. Nếu một nhà hàng biết rằng họ có một số lượng khách hàng nhất định trong một khoảng thời gian nhất định và số lượng này sẽ tăng lên trong những ngày nghỉ lễ, họ có thể lên lịch tuyển dụng để đảm bảo có sẵn nguồn lực để đáp ứng nhu cầu gia tăng này. Điều này cho phép họ tối ưu hóa việc lập kế hoạch và hoạt động hiệu quả hơn trong thời gian dài.Quản lý lực lượng lao động hoạt động như thế nào?
Có một số quy trình cốt lõi mà quản lý lực lượng lao động có thể ảnh hưởng, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Một tổ chức có thể hợp lý hóa các quy trình sau bằng cách sử dụng các ứng dụng quản lý lực lượng lao động:Dự báo dự đoán
Quản lý lực lượng lao động ngay lập tức ảnh hưởng đến khả năng dự báo và lập kế hoạch cho tương lai của doanh nghiệp. Dự báo là dự đoán số lượng nguồn lực mà một dự án hoặc doanh nghiệp cần để thành công. Bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử, doanh nghiệp có thể xác định các giao dịch hoặc doanh thu của mình trong một khoảng thời gian nhất định và sử dụng thông tin đó để đưa ra các chiến lược kinh doanh trong tương lai. Nếu một doanh nghiệp đang xây dựng chiến lược tăng trưởng, doanh nghiệp có thể dự báo các yêu cầu tiềm năng bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử và thực hiện các chiến lược quản lý lực lượng lao động để đảm bảo rằng những hành động này thành công.Liên quan: Dự báo là gì? (định nghĩa, các bước chính và phương pháp)
Lập ngân sách kinh doanh
Mặc dù quản lý lực lượng lao động rất hữu ích trong việc dự báo các yêu cầu về nguồn lực nhưng nó cũng có thể hỗ trợ lập ngân sách kinh doanh và tiết lộ số vốn mà tổ chức có thể cần để đáp ứng các mục tiêu dài hạn. Lập ngân sách là phân tích chi phí hiện tại của một doanh nghiệp và số tiền doanh nghiệp có thể chi tiêu. Quản lý lực lượng lao động có thể giúp tổ chức lập kế hoạch hiệu quả hơn và quyết định những gì họ có thể chi tiêu cho những nhân viên quan trọng để đạt được những mục tiêu này.Lập kế hoạch lực lượng lao động
Một khía cạnh quan trọng của quản lý lực lượng lao động là sắp xếp thời gian của nhân viên để tối đa hóa năng suất và sự hài lòng trong công việc. Trong yếu tố lập lịch trình của quản lý lực lượng lao động, doanh nghiệp có thể thiết kế lịch trình cụ thể xoay quanh thời gian làm việc linh hoạt, khối lượng công việc, nghỉ phép hàng năm và các yêu cầu pháp lý như nghỉ thai sản. Điều này cho phép họ xây dựng những hướng dẫn vững chắc về cách vận hành và điều đó có ý nghĩa gì đối với nhân viên. Doanh nghiệp có thể mời nhân viên tham gia các cuộc họp này để đánh giá phản hồi và đảm bảo bầu không khí làm việc tích cực.Hiệu suất của nhân viên
Quản lý lực lượng lao động có thể giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác hiệu suất của nhân viên và xây dựng các chiến lược mới dựa trên kết quả. Quản lý hiệu suất đảm bảo rằng mỗi nhóm đều đạt được mục tiêu của mình và đóng góp vào các mục tiêu kinh doanh rộng hơn. Yếu tố quản lý lực lượng lao động này theo dõi sự tiến bộ của nhân viên và khen thưởng họ khi họ đạt được các mục tiêu cụ thể hoặc các cột mốc quan trọng. Hiểu được điều gì thúc đẩy nhân viên và cách thực hành tốt nhất là rất quan trọng để đo lường và thực hiện quản lý hiệu suất phù hợp. Các chỉ số hiệu suất chính là một cách phổ biến để theo dõi hiệu suất của nhân viên và đặt ra các mục tiêu minh bạch, hữu ích.Liên quan: Cách tiến hành đánh giá hiệu suất của nhân viên (có các bước)
Sự tham gia của nhân viên
Sự tham dự của nhân viên là một khía cạnh chính của quản lý lực lượng lao động và các công cụ WFM có thể giúp doanh nghiệp khám phá những cách sáng tạo để theo dõi sự tham gia của nhân viên. Các tổ chức có thể sử dụng dữ liệu để đo lường các kiểu vắng mặt và thời gian thông báo hoặc các bộ phận cụ thể nơi thiếu phạm vi bảo hiểm. Điều này cho phép doanh nghiệp theo dõi mức độ nhân sự một cách chính xác và đảm bảo rằng có đủ nguồn lực để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng dữ liệu này để đưa ra các nguyên tắc về kỳ nghỉ và nghỉ phép hàng năm nhằm tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên trong doanh nghiệp.Tuân thủ quy định
Việc sử dụng hiệu quả các ứng dụng quản lý lực lượng lao động có thể giúp doanh nghiệp tuân thủ mọi yêu cầu pháp lý mà họ có thể gặp phải. Cách tiếp cận này có thể giúp doanh nghiệp tránh bị phạt tiền hoặc các vấn đề pháp lý có thể làm gián đoạn hoạt động. Sự tuân thủ thường được đề cập trong quản lý lực lượng lao động bao gồm các yêu cầu pháp lý về đào tạo, theo dõi các thỏa thuận của công đoàn, tiêu chuẩn lao động và tiến hành thẩm định pháp lý liên quan đến các yêu cầu vắng mặt hoặc nghỉ ốm.Liên quan: Văn hóa nơi làm việc là gì và đặc điểm của nó là gì?
