Mô hình OKR đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng nhằm hướng mọi nỗ lực của tổ chức tới các mục tiêu trọng yếu để phát triển đột phá. Mặc dù cần bỏ ra thời gian để tìm hiểu và tập làm quen, nhưng OKR chắc chắn mang lại các lợi ích thiết thực nếu doanh nghiệp triển khai bài bản, đúng cách và kiên trì duy trì.
OKR là gì?
OKR là viết tắt của cụm từ Objectives and Key Results, tạm dịch là Mục tiêu và Kết quả then chốt. Đây là một phương pháp quản trị giúp tổ chức, đội nhóm và cá nhân thiết lập và theo dõi các mục tiêu có thể đo lường được. OKR gồm 2 yếu tố chính:
- Objective (Mục tiêu): Là đích đến mà tổ chức, đội nhóm hoặc cá nhân muốn đạt được. Mục tiêu cần rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường, đạt được và thách thức.
- Key Result (Kết quả then chốt): Là những chỉ số đo lường tiến độ trong việc đạt được mục tiêu. Kết quả then chốt phải cụ thể, đo lường được, khả thi và có thời hạn.
OKR có lịch sử từ năm 1954 do Peter Drucker phát minh ra mô hình MBO (Management by Objectives). Năm 1968, Andrew Grove gia nhập Intel và phát triển MBO thành khuôn khổ OKR như ngày nay. John Doerr học hỏi được OKR tại Intel và sau đó giới thiệu cho Google vào những năm đầu Google thành lập. Google đã áp dụng OKR rất thành công và lan tỏa mô hình này ra toàn cầu.
Có thể bạn quan tâm:
Phân loại OKR
OKR được chia làm 2 loại chính:
- OKR cam kết
- Là OKR mà tổ chức, nhóm, cá nhân có khả năng hoàn thành 100%. Được dùng để đo lường các mục tiêu cốt lõi, chính yếu.
- Cần đặt các câu hỏi: Mục tiêu có thực sự quan trọng? Có thể đạt được trong thời gian quy định? Có thể đo lường, theo dõi?
- OKR mở rộng (khát vọng)
- Là OKR tham vọng nhưng khó hoàn thành 100%. Được dùng để thúc đẩy sự đổi mới, sáng tạo.
- Cần đặt các câu hỏi: Mục tiêu có thực sự đột phá? Có đạt được nếu nỗ lực hết mình? Có giúp đạt được mục tiêu chính?
- OKR mở rộng linh hoạt hơn, không đòi hỏi biết rõ các nguồn lực cần thiết và lộ trình chi tiết để đạt mục tiêu.
- Mức độ kỳ vọng hoàn thành của OKR mở rộng chỉ khoảng 70%, thấp hơn nhiều so với 100% của OKR cam kết.
5 lợi ích khi áp dụng mô hình OKR (FACTS)
Focus – Tập trung
- OKR giúp tổ chức tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, tránh bị phân tán. Số lượng mục tiêu nên từ 2-5, không nên quá 7. Mỗi mục tiêu không nên có quá 5 kết quả then chốt.
- Áp dụng OKR giúp toàn bộ nhân viên hiểu rõ mục tiêu ưu tiên của tổ chức để điều chỉnh mục tiêu cá nhân cho phù hợp.
Alignment – Liên kết
- OKR liên kết mục tiêu của các cá nhân, nhóm và bộ phận với nhau. Giống như trên một con thuyền, OKR giúp mọi thành viên chèo cùng một hướng, nếu một người chèo sai hướng sẽ làm lệch lộ trình chung.
- Sự liên kết này giúp: Xác định rõ việc cần làm để đạt mục tiêu chung, tránh làm việc chồng chéo, hiểu rõ vai trò của nhau để phối hợp, tăng sự gắn kết của nhân viên khi thấy công việc có ý nghĩa với tổ chức.
Commitment – Cam kết
- OKR tạo sự cam kết cao của nhân viên với mục tiêu chung khi họ được tham gia xây dựng và theo dõi OKR.
- OKR liên quan chặt chẽ giữa các cá nhân trong tổ chức nên khó có thể đi chệch hướng. Khi gặp khó khăn đều được thông báo, hỗ trợ điều chỉnh kịp thời để cùng hoàn thành mục tiêu.
Tracking – Theo dõi
- OKR giúp theo dõi và kiểm soát được các rủi ro trong quá trình thực hiện mục tiêu:
• Rủi ro cuối chu kỳ: Không kiểm tra tiến độ thường xuyên, khi có vấn đề không kịp khắc phục. Cần đảm bảo kiểm tra tiến độ đều đặn.
• Rủi ro bất chợt: Xảy ra đột ngột dù số liệu vẫn tốt. Cần chuẩn bị kế hoạch đối phó cho những tình huống bất ngờ.
• Rủi ro chệch hướng: Vấn đề tồn tại lâu nhưng không được phát hiện kịp thời để điều chỉnh.
- Cần kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc một cách thường xuyên, thậm chí hàng tuần để kịp phát hiện vấn đề. Việc theo dõi này giúp nhận biết rủi ro, thay đổi chiến thuật nếu cần một cách linh hoạt.
Stretching – Kéo giãn
- OKR thách thức mọi người vươn tới mục tiêu tham vọng hơn khả năng hiện tại. Đặt mục tiêu cao và nỗ lực để đạt được sẽ giúp nhân viên phát triển vượt bậc.
- OKR khuyến khích tư duy phá vỡ giới hạn: Nghĩ lớn, nghĩ táo bạo, đổi mới sáng tạo để đạt kết quả đột phá. Thay vì nghĩ “làm sao tốt hơn 5-10%”, hãy đặt câu hỏi “làm sao để tăng trưởng gấp 10 lần”.
- OKR giúp tạo môi trường làm việc an toàn để thử nghiệm ý tưởng mới. Khi chấp nhận mục tiêu lớn, tổ chức cần khuyến khích con người dám thử, dám sai, biến thất bại thành bài học kinh nghiệm.
Ví dụ minh họa về mô hình OKR
Ví dụ một doanh nghiệp Thương mại điện tử áp dụng OKR như sau:
Mục tiêu: Tăng trưởng 50% doanh thu trong năm nay
Kết quả then chốt:
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng lên 5%
- Tăng tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng lên 40%
- Ra mắt 5 sản phẩm mới trong năm
- Tăng số khách hàng mới lên 1 triệu
Ví dụ OKR của nhóm Marketing để đóng góp vào mục tiêu chung:
Mục tiêu: Tăng nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng mới
Kết quả then chốt:
- Tăng lượt truy cập website lên 2 triệu mỗi tháng
- Tăng lượng follower trên MXH lên 500k
- Thực hiện 10 chiến dịch marketing trong năm
- Giảm chi phí marketing trên mỗi khách hàng mới xuống 100k
Các nguyên tắc của mô hình OKR cần ghi nhớ
- Tập trung vào những gì quan trọng nhất
- Liên kết và cân bằng mục tiêu giữa các cá nhân, nhóm và tổ chức
- Đề cao trách nhiệm của các cá nhân trong việc đạt mục tiêu chung
- Theo dõi, đánh giá tiến độ thường xuyên để điều chỉnh kịp thời
- Đơn giản, ngắn gọn, súc tích, tránh rườm rà
- Khuyến khích tư duy đột phá, dám thử sai và học hỏi
- Thay đổi khi cần thiết cho phù hợp với tình hình thực tế
Xây dựng và triển khai OKR trong thực tiễn
Các bước xây dựng và triển khai OKR:
- Xác định mục tiêu của tổ chức
- Chia nhỏ mục tiêu tổ chức thành mục tiêu của từng bộ phận, nhóm
- Xác định các kết quả then chốt để đo lường mức độ đạt được mục tiêu
- Triển khai, truyền thông OKR đến từng cá nhân
- Theo dõi, đánh giá tiến độ thường xuyên
- Rút kinh nghiệm, điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp
Khi xây dựng bộ OKR, cần chú ý:
- Mục tiêu phải rõ ràng, tham vọng nhưng khả thi
- Kết quả then chốt phải đo lường được và có thời hạn cụ thể
- Liên kết chặt chẽ với nhau giữa các cá nhân, nhóm
- Truyền thông rõ ràng, minh bạch về tiến độ, vấn đề gặp phải
- Thúc đẩy giải pháp sáng tạo, cải tiến liên tục
- Khen thưởng công bằng dựa trên mức độ hoàn thành OKR
Lưu ý khi áp dụng OKR
Khi xây dựng và vận hành mô hình OKR cần lưu ý:
- Cần sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao: Quyết tâm thực hiện từ lãnh đạo cấp cao để lan tỏa xuống cấp dưới. Lãnh đạo cần chủ động, gương mẫu và kiên định áp dụng OKR, tạo niềm tin cho nhân viên.
- Làm từ từ, không nên áp đặt: Bắt đầu với quy mô nhỏ trước khi mở rộng. Chấp nhận mắc lỗi và liên tục cải tiến để hoàn thiện dần. Cần truyền thông, đào tạo bài bản để nhân viên hiểu và hào hứng tham gia.
- Tích hợp OKR vào các quy trình nội bộ: Lồng ghép OKR vào các hoạt động và quy trình quan trọng của tổ chức như lập kế hoạch, theo dõi công việc, đánh giá hiệu quả…
- Liên tục rút kinh nghiệm và cải tiến: Sau mỗi chu kỳ OKR, cần họp lại đánh giá những điểm làm tốt, cần cải thiện. Đón nhận ý kiến góp ý của các cấp để điều chỉnh cách thức triển khai cho phù hợp hơn.
- Tạo văn hóa thử nghiệm, chấp nhận rủi ro: Để khuyến khích tư duy đột phá, tổ chức cần tạo không gian để thử nghiệm ý tưởng mới, chấp nhận rủi ro thất bại và coi đó là cơ hội học hỏi.
Các doanh nghiệp điển hình đã áp dụng OKR thành công
Nhiều tổ chức lớn trên thế giới đã và đang áp dụng OKR một cách hiệu quả như:
- Google: John Doerr là người giới thiệu OKR cho Google vào năm 1999. Kể từ đó, OKR trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa của Google. Họ áp dụng OKR ở tất cả các cấp, giúp liên kết nỗ lực của từng nhân viên với mục tiêu chung.
- Intel: Andy Grove là người tiên phong kết hợp MBO và KPI tại Intel, tạo nên mô hình OKR như ngày nay. Nhờ vậy, Intel đã trở thành nhà sản xuất chip hàng đầu thế giới với mức tăng trưởng doanh số và lợi nhuận ấn tượng.
- LinkedIn: LinkedIn bắt đầu dùng OKR từ năm 2010 khi còn là một startup. OKR giúp công ty tập trung vào những việc ưu tiên, cộng hưởng nỗ lực của nhân viên. LinkedIn liên tục đạt mức tăng trưởng cao và trở thành mạng xã hội việc làm lớn nhất thế giới.
- Amazon: Amazon áp dụng OKR với tên gọi “Metrics” để thúc đẩy sáng tạo. Nhân viên Amazon được khuyến khích đưa ra ý tưởng đột phá với mục tiêu lớn. Nhiều sản phẩm, dịch vụ mới của Amazon như AWS, Kindle, Prime… đã được ấp ủ từ những OKR tham vọng.
- Xiaomi: OKR còn được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp Trung Quốc. Xiaomi – nhà sản xuất smartphone hàng đầu thế giới – ứng dụng OKR để duy trì tốc độ tăng trưởng nhanh và đồng nhất mục tiêu giữa các bộ phận trong giai đoạn mở rộng quy mô nhanh chóng.
Các công cụ hỗ trợ áp dụng OKR hiệu quả
Để triển khai OKR đạt hiệu quả cao, bên cạnh xác lập mục tiêu và kết quả đúng đắn, cần có các công cụ để theo dõi, đánh giá tiến độ một cách thường xuyên. Một số công cụ phổ biến bao gồm:
- Google Sheets: Công cụ bảng tính trực tuyến này cung cấp các template OKR sẵn có, thuận tiện để nhập dữ liệu theo dõi KPI hàng ngày/tuần/tháng. Tuy nhiên với tổ chức lớn, sử dụng Google Sheets sẽ trở nên rườm rà.
- Trello: Ứng dụng quản lý công việc trực quan này phù hợp để theo dõi tiến độ và phân công công việc theo từng mục tiêu. Trello hỗ trợ làm việc nhóm, tích hợp với nhiều ứng dụng khác, nhưng chưa thật chuyên biệt cho OKR.
- BetterWorks: Là nền tảng chuyên biệt để thiết lập, theo dõi và đánh giá OKR. BetterWorks tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết như thiết lập OKR, giao việc, trao đổi nhận xét, báo cáo tiến độ… Tuy nhiên chi phí dịch vụ khá cao.
- Perdoo: Là giải pháp phần mềm toàn diện cho việc xây dựng và quản lý mục tiêu. Perdoo hỗ trợ xuyên suốt các khâu từ xác lập OKR cấp tổ chức đến triển khai xuống từng cá nhân, giúp gắn kết mục tiêu chung – cục bộ.
- Larksuite: Larksuite cung cấp bảng theo dõi OKR được cập nhật tiến độ hàng tuần. Các thành viên trong nhóm dễ dàng báo cáo và nắm bắt trạng thái công việc của nhau. Giao diện của Larksuite khá đơn giản, dễ sử dụng.
Kết luận
Để áp dụng mô hình OKR hiệu quả, điều quan trọng nhất là tư duy và sự quyết tâm của lãnh đạo cùng sự đồng lòng của toàn thể nhân viên. Phải thường xuyên trao đổi, lắng nghe góp ý và liên tục cải thiện cách thức thực hiện OKR trong tổ chức. Khi OKR trở thành văn hoá của doanh nghiệp, đó là lúc tổ chức phát huy được sức mạnh tổng hợp để bứt phá và tiến xa.
Hy vọng bài chia sẻ tổng quan về OKR trên đây sẽ mang lại những kiến thức bổ ích, giúp các doanh nghiệp Việt Nam nhận thức đúng và vận dụng hiệu quả mô hình quản trị tiên tiến này. Chúc các doanh nghiệp sẽ gặt hái được nhiều thành công trên hành trình chinh phục những đỉnh cao mới!
