Khả năng quản lý thời gian hiệu quả có thể giúp bạn cải thiện năng suất của mình. Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc giúp bạn lập kế hoạch cho khối lượng công việc hàng ngày và chuẩn bị cho các cuộc họp. Những kỹ năng này cũng cho phép bạn hoàn thành công việc của mình đúng thời hạn. Trong bài viết này, chúng tôi xác định các kỹ năng quản lý thời gian, đưa ra ví dụ về kỹ năng quản lý thời gian, giải thích lý do tại sao chúng quan trọng và thảo luận cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng giúp bạn sắp xếp thời gian hiệu quả để làm việc hiệu quả hơn. Học cách quản lý thời gian một cách hiệu quả sẽ có lợi cho sự nghiệp của bạn vì kỹ năng quản lý thời gian là những kỹ năng hữu ích có thể áp dụng cho bất kỳ công việc nào. Kỹ năng quản lý thời gian bao gồm:
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một phần cơ bản của quản lý thời gian vì nó giúp bạn xác định và lập kế hoạch cho các công việc hàng ngày, chuẩn bị cho các cuộc họp và tuân thủ lịch trình của mình. Lập kế hoạch cũng bao gồm việc tạo ra các kế hoạch làm việc để đáp ứng thời hạn. Ví dụ: nếu bạn phải soạn thảo một bài nghiên cứu, bạn cần lên kế hoạch cho các bước cụ thể cần thiết để hoàn thành bài báo. Các bước này có thể bao gồm việc xác định chủ đề nghiên cứu, quyết định phương pháp thu thập và phân tích thông tin, soạn thảo tài liệu và chuyển cho đồng nghiệp của bạn để lấy ý kiến, trước khi gửi cho người quản lý của bạn để xem xét và phê duyệt.
Ưu tiên
Ưu tiên là một phần của quá trình lập kế hoạch. Nó liên quan đến việc đánh giá từng nhiệm vụ của bạn để xác định tầm quan trọng của chúng. Khi bạn đã xác định được những nhiệm vụ quan trọng này, bạn cần lập kế hoạch về cách bạn sẽ sử dụng thời gian làm việc của mình để đạt được tiến bộ với những nhiệm vụ này. Việc ưu tiên cũng có thể bao gồm việc từ chối các yêu cầu công việc bổ sung nếu bạn không có thời gian để sắp xếp chúng vào lịch trình của mình.
Duy trì ranh giới
Thời gian của bạn là nguồn tài nguyên quý giá nhất của bạn. Học cách nói không là một kỹ năng khó phát triển vì chúng ta luôn cố gắng duy trì mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp. Nói không là một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhằm bảo vệ thời gian của bạn. Bạn sẽ trở nên thoải mái hơn khi nói không nếu bạn thực hành nó trước. Tốt nhất là bạn nên bắt đầu từ chối những yêu cầu nhỏ để xây dựng sự tự tin của mình trước khi từ chối tham gia vào những yêu cầu công việc lớn hơn sẽ tiêu tốn đáng kể thời gian của bạn.
Tổ chức
Kỹ năng tổ chức tốt hỗ trợ lập kế hoạch tốt. Kỹ năng tổ chức bao gồm lên lịch các cuộc hẹn, cập nhật lịch thường xuyên, sắp xếp tài liệu hiệu quả và ghi chú chi tiết trong các cuộc họp. Việc tổ chức tốt sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy tài liệu hơn khi cần.
Giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ đề cập đến giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả có thể giúp bạn giải thích các mốc thời gian và những kỳ vọng khác cho đồng nghiệp. Điều này sẽ cho phép đồng nghiệp của bạn sắp xếp việc hoàn thành nhiệm vụ của họ để hỗ trợ tiến độ và kỳ vọng của bạn.
Phái đoàn
Việc có thể ủy thác những nhiệm vụ ít quan trọng hơn sẽ giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ cấp bách cần thiết để hoàn thành công việc của mình. Học cách ủy quyền cần có thời gian. Điều quan trọng là xác định đúng người để giao nhiệm vụ. Nếu bạn học tốt, bạn có thể giao nhiệm vụ cho những chuyên gia có thể thực hiện một nhiệm vụ cụ thể tốt hơn và nhanh hơn bạn có thể làm.
Kiểm soát căng thẳng
Khả năng quản lý mức độ căng thẳng có thể giúp bạn duy trì động lực và thực hiện ở mức cao. Nghỉ giải lao thường xuyên, tập thể dục và thiền định có thể giúp bạn thư giãn và tập trung vào việc duy trì sức khỏe thể chất và tinh thần trong giai đoạn căng thẳng.
Kỷ luật tự giác
Quản lý thời gian tốt đòi hỏi phải có kỷ luật tự giác. Kỷ luật tự giác giúp bạn đối phó với sự trì hoãn và phiền nhiễu. Khi đã lập kế hoạch làm việc với các nhiệm vụ ưu tiên, bạn cần đặt ra kỷ luật cho bản thân để tiếp tục tập trung vào những ưu tiên này cho đến khi chúng hoàn thành.
Tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng?
Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp bạn làm được nhiều việc hơn với ít thời gian hơn và ít nỗ lực hơn. Dành ít thời gian hơn cho một hoạt động cụ thể cho phép bạn giảm căng thẳng, học các kỹ năng mới và duy trì sự tập trung. Những kết quả của việc quản lý thời gian tốt có thể khuyến khích bạn đạt được nhiều mục tiêu nghề nghiệp và thành công hơn trong cuộc sống. Kỹ năng quản lý thời gian có thể khiến công việc của bạn trở nên trọn vẹn hơn và giúp bạn duy trì động lực và năng lượng trong công việc.Các tổ chức tìm kiếm những nhân viên có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả và hoàn thành trách nhiệm công việc trước thời hạn và đạt tiêu chuẩn mong muốn. Quản lý thời gian và đáp ứng các nghĩa vụ công việc của bạn có thể giúp bạn được ban quản lý của tổ chức chú ý và cải thiện cơ hội thăng tiến.
Liên quan: 10 kỹ năng mềm quý giá mà bạn cần để thành công trong sự nghiệp
Làm thế nào để tăng cường kỹ năng quản lý thời gian của bạn
Tăng cường kỹ năng quản lý thời gian sẽ cải thiện hiệu suất công việc của bạn và có thể mang lại lợi thế cho bạn khi bạn tìm kiếm cơ hội việc làm mới. Hãy sử dụng các bước sau để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của bạn:
1. Đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
Lập kế hoạch bao gồm việc thiết lập mục tiêu. Việc đặt mục tiêu giúp bạn hiểu những gì bạn cần hoàn thành để đạt được kết quả cụ thể. Khi bạn đặt mục tiêu dài hạn, hãy cố gắng xác định các cột mốc ngắn hạn và trung hạn hỗ trợ cho mục tiêu dài hạn của bạn. Ví dụ: giả sử mục tiêu của bạn là được thăng chức lên vị trí quản lý cấp cao. Trong trường hợp đó, bạn cần xác định các yêu cầu bạn cần đáp ứng để đủ điều kiện được thăng chức, chẳng hạn như hoàn thành chứng chỉ lãnh đạo hoặc cải thiện một kỹ năng cụ thể. Khi bạn đặt mục tiêu, hãy đảm bảo chúng cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và dựa trên thời gian (SMART).
2. Xác định các ưu tiên của bạn trong tuần
Để ưu tiên các nhiệm vụ, bạn cần biết ngày đến hạn và tác động của chúng đối với các bộ phận khác trong tổ chức của bạn. Việc ưu tiên trở nên dễ dàng hơn khi thực hành. Khi bạn đã xác định được các nhiệm vụ quan trọng, bạn có thể tạo danh sách nhiệm vụ hàng tuần và hàng ngày để đảm bảo rằng bạn tập trung vào các mục ưu tiên này cho đến khi hoàn thành chúng.
3. Tạo lịch trình
Tạo một lịch trình với các nhiệm vụ, trách nhiệm và các hoạt động khác mà bạn cần tập trung. Có một lịch trình là điều cần thiết, nhưng việc đảm bảo rằng bạn tuân thủ lịch trình của mình cũng vậy. Bạn có thể tạo lịch trình bằng cách sử dụng lịch của mình để phân bổ đủ thời gian cho từng nhiệm vụ, cuộc họp và các trách nhiệm khác của mình. Vào cuối mỗi ngày, bạn cần xem lại ngày đó để xác định xem liệu bạn có còn đi đúng lịch trình của mình hay không. Nếu xảy ra sai lệch so với kế hoạch, nó có thể ảnh hưởng đến mục tiêu và nhiệm vụ công việc của bạn và bạn cần đánh giá lại lịch trình của mình.
4. Giao phó những nhiệm vụ ít quan trọng hơn
Bạn có thể ủy thác các hoạt động không khẩn cấp cho các thành viên trong nhóm của mình. Việc ủy quyền đảm bảo rằng bạn sử dụng được kỹ năng và khả năng của họ. Nó làm cho họ cảm thấy như họ là một phần của đội. Nếu bạn ủy quyền các nhiệm vụ, bạn sẽ giảm được khối lượng công việc và có thể tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên của mình. Sau khi đã ủy thác một nhiệm vụ, bạn cũng cần theo dõi để đảm bảo rằng nhiệm vụ đó được hoàn thành đúng tiêu chuẩn yêu cầu.
Có thể bạn quan tâm:
5. Thực hành các kỹ thuật quản lý căng thẳng
Bạn phải nghỉ giải lao thường xuyên trong giờ làm việc để quản lý mức độ căng thẳng và tối đa hóa năng suất. Nghỉ giải lao thường xuyên sẽ nâng cao sức khỏe tinh thần và hiệu suất làm việc. Hãy đảm bảo bạn tập thể dục đầy đủ, ngủ đủ giấc và có thời gian thư giãn để có thể đạt hiệu quả tối ưu trong công việc.
6. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm
Việc tập trung vào nhiều nhiệm vụ có thể gây mất thời gian khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Tốt hơn là tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Công việc tập trung làm tăng năng suất và cải thiện sự tập trung. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm có thể giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn.
7. Hạn chế phiền nhiễu, gián đoạn
Để nâng cao sự tập trung của bạn vào một nhiệm vụ duy nhất, hãy phát triển các chiến lược để tránh phiền nhiễu và gián đoạn để bạn tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ đó. Tắt mọi thứ có thể khiến bạn mất tập trung, bao gồm thông báo từ điện thoại, email và mạng xã hội. Ví dụ: nếu bạn muốn dành 40 phút để viết tài liệu, đừng trả lời điện thoại hoặc đọc email trong thời gian này.
8. Khuyến khích bản thân
Hãy nghĩ đến những động lực mà bạn có thể sử dụng để tự thưởng cho mình khi hoàn thành những nhiệm vụ đầy thử thách. Ví dụ: bạn có thể cho phép mình dành chút thời gian trên mạng xã hội khi bạn nghỉ ngơi sau khi dành một giờ để soạn thảo tài liệu.
9. Sử dụng cuộc họp một cách hiệu quả
Thông thường, các cuộc họp chiếm rất nhiều thời gian của chúng ta. Để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn có thể đảm bảo các cuộc họp diễn ra hiệu quả bằng cách cộng tác với các đồng nghiệp trong chương trình họp và chỉ định trước người ghi chép và người chấm công. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo rằng phiên kết thúc với các mục hành động cụ thể.
10. Trở nên tự nhận thức
Một cách đơn giản để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn là trở nên tự nhận thức hơn. Biết khi nào bạn làm việc hiệu quả nhất có thể giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ vào đúng thời điểm trong ngày. Ví dụ, nếu bạn tập trung tốt hơn và sáng tạo hơn vào buổi sáng thì việc tập trung vào công việc viết vào buổi sáng có thể sẽ hiệu quả hơn. Nếu bạn biết mức năng lượng của mình thấp hơn vào buổi chiều, hãy cân nhắc những công việc đòi hỏi ít năng lượng, chẳng hạn như đọc tài liệu.
