Lập kế hoạch là một kỹ năng quan trọng mà mỗi cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp cần phải có để đạt được mục tiêu của mình. Vậy kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm sao để nâng cao và áp dụng kỹ năng này một cách hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.
Lập kế hoạch đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của mỗi cá nhân và tổ chức. Sau đây là một số lợi ích chính khi áp dụng tốt kỹ năng lập kế hoạch:
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch (Planning skills) là khả năng xây dựng chiến lược, quy trình và phương pháp để quản lý các nguồn lực nhằm đạt được một mục tiêu đã được xác định trước trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất mà bất kỳ ai cũng cần phải có. Một người có kỹ năng lập kế hoạch tốt sẽ thể hiện qua:- Xác định mục tiêu rõ ràng và thời hạn cụ thể
- Đề ra các chiến lược, giải pháp sáng tạo để thực hiện mục tiêu
- Xác định các nguồn lực cần thiết cho từng giai đoạn
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc
- Truyền đạt kế hoạch rõ ràng và phối hợp làm việc hiệu quả với người khác
Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch
Lập kế hoạch đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của mỗi cá nhân và tổ chức. Sau đây là một số lợi ích chính khi áp dụng tốt kỹ năng lập kế hoạch:
- Xác định rõ được các mục tiêu quan trọng cần phải đạt được
- Có cái nhìn toàn cảnh về các nguồn lực sẵn có và cần bổ sung
- Phân tích, đánh giá và đưa ra các quyết định hợp lý
- Tối ưu hóa việc sử dụng thời gian, ngân sách, con người
- Biết rõ các hạng mục công việc cần làm và thứ tự ưu tiên
- Sắp xếp các đầu mục công việc một cách hợp lý, khoa học
- Theo dõi được tiến độ thực hiện so với kế hoạch đề ra
- Biết điều chỉnh linh hoạt khi có thay đổi phát sinh
- Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện
- Tạo nên sự thống nhất, phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên
- Tăng cường khả năng hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn
8 bước để xây dựng một kế hoạch chi tiết và hiệu quả
Để xây dựng được một kế hoạch hoàn chỉnh và đạt hiệu quả cao, chúng ta cần trải qua 8 bước quan trọng sau:Bước 1: Xác định mục tiêu cụ thể
- Mục tiêu cần rõ ràng, có thể đo lường được
- Nêu bật tầm quan trọng và lý do phải đạt được mục tiêu
- Đặt ra thời hạn hoàn thành mục tiêu
- Đảm bảo mục tiêu thực tế, khả thi trong điều kiện hiện tại
Bước 2: Phân tích hiện trạng
- Thu thập và phân tích dữ liệu, thông tin liên quan
- Đánh giá điểm mạnh, yếu, cơ hội, thách thức (SWOT)
- Xác định các yếu tố tác động đến việc thực hiện mục tiêu
- Rút ra các kết luận khách quan làm căn cứ lập kế hoạch
Bước 3: Xác định chiến lược thực hiện
- Đưa ra các giải pháp tiềm năng để đạt mục tiêu
- Cân nhắc ưu nhược điểm của từng phương án
- Lựa chọn phương án tối ưu dựa trên điều kiện thực tế
- Xây dựng chiến lược và lộ trình thực hiện cụ thể
Bước 4: Chia nhỏ thành các hoạt động chi tiết
- Phân tích các công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn
- Sắp xếp trình tự thực hiện của từng nhiệm vụ
- Xác định các cột mốc quan trọng trong lộ trình
- Chú ý tới mối tương quan giữa các nhiệm vụ
Bước 5: Phân công trách nhiệm rõ ràng
- Xác định người chịu trách nhiệm chính và hỗ trợ cho từng nhiệm vụ
- Giao việc theo năng lực, sở trường của mỗi người
- Thống nhất khối lượng công việc và deadline với từng cá nhân
- Đảm bảo sự cân bằng về trách nhiệm và quyền lợi
- Trao quyền chủ động, sáng tạo trong cách thực hiện
- Tạo cơ chế phối hợp, hỗ trợ giữa các bên liên quan
- Thường xuyên động viên, ghi nhận và phản hồi kết quả
Bước 6: Lập kế hoạch thời gian
- Ước tính thời gian cần thiết cho từng công việc
- Xây dựng timeline chi tiết với các mốc quan trọng
- Dự phòng thời gian cho các tình huống bất ngờ
- Theo dõi, cập nhật tiến độ thường xuyên
Bước 7: Lập kế hoạch nguồn lực
- Xác định rõ nguồn lực cần thiết (tài chính, nhân lực, vật liệu,...)
- Cân đối phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng hạng mục
- Tìm cách thu hút, bổ sung thêm các nguồn lực còn thiếu
- Tính toán, quản lý chi phí và ngân sách hiệu quả
Bước 8: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh
- Thường xuyên rà soát, so sánh kết quả thực tế với kế hoạch
- Phát hiện sớm các vấn đề phát sinh và tìm cách xử lý
- Linh hoạt điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết
- Tổng kết, đánh giá hiệu quả của việc lập và thực hiện kế hoạch
Áp dụng mô hình 5W1H trong lập kế hoạch
Để nâng cao hiệu quả của việc lập kế hoạch, chúng ta có thể kết hợp sử dụng với một số công cụ, kỹ thuật phổ biến như 5W1H. Đây là phương pháp đặt câu hỏi để làm rõ các khía cạnh của vấn đề, bao gồm:- What - Cần làm gì? Mục tiêu, kết quả mong muốn là gì?
- Why - Tại sao phải làm? Lý do, mục đích của việc thực hiện?
- Where - Việc đó sẽ được thực hiện ở đâu?
- When - Khi nào thì bắt đầu và kết thúc? Thời hạn cho từng việc?
- Who - Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện từng phần việc?
- How - Sẽ thực hiện công việc đó như thế nào? Phương pháp, cách thức cụ thể?
Làm thế nào để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch?
Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, chúng ta có thể áp dụng một số cách sau:- Thường xuyên thực hành việc lập kế hoạch trong công việc và cuộc sống
- Tham khảo, học hỏi cách lập kế hoạch từ những người có kinh nghiệm
- Tận dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch như Trello, Asana, Gantt chart,...
- Phát triển tư duy phân tích, dự báo và giải quyết vấn đề
- Rèn luyện kỷ luật và thái độ kiên trì, bền bỉ trong thực hiện kế hoạch
- Chủ động trao đổi, lắng nghe ý kiến đóng góp để cải thiện kế hoạch
- Kết hợp phương pháp lập kế hoạch với các kỹ năng quản lý thời gian, giao tiếp...
- Sẵn sàng thay đổi, điều chỉnh kế hoạch một cách hợp lý khi cần thiết
Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch
Để lập kế hoạch một cách thực sự hiệu quả, chúng ta cũng cần lưu ý tránh mắc phải những sai lầm sau:- Đặt ra mục tiêu quá tham vọng, thiếu thực tế với nguồn lực hiện có
- Không xác định rõ ràng trách nhiệm và tiêu chuẩn đánh giá kết quả
- Thiếu sự gắn kết, đồng bộ giữa các hoạt động và bộ phận tham gia
- Lập kế hoạch quá chi tiết hay quá sơ sài đều khiến việc triển khai khó khăn
- Không dự phòng các rủi ro tiềm ẩn và phương án xử lý
- Cứng nhắc, thiếu linh hoạt khi tình hình thay đổi so với dự tính ban đầu
- Không thực hiện đúng hoặc bỏ dở giữa chừng kế hoạch đã đề ra
- Tập trung quá nhiều vào kế hoạch mà quên mất mục đích thực sự
Kết luận
Kỹ năng lập kế hoạch đóng vai trò nền tảng để mỗi cá nhân và tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. Một kế hoạch toàn diện cần trải qua 8 bước từ xác định mục tiêu cho đến đánh giá kết quả. Tận dụng các công cụ như mô hình 5W1H và thường xuyên rèn luyện sẽ giúp chúng ta cải thiện kỹ năng này mỗi ngày. Đồng thời, tránh mắc phải các sai lầm thường gặp để kế hoạchMs. Nguyễn Thị Hồng Vân - Chuyên gia nhân sự tinh gọn Greenstarct - Khóa học quản trị nhân sự chuyên nghiệp tại Hà Nội - Tăng năng suất, giảm lãng phí
