Bạn cần có kỹ năng làm việc nhóm để thành công trong công việc, bất kể chức danh hoặc ngành nghề của bạn là gì. Làm việc tốt với đồng nghiệp, quản lý và khách hàng sẽ khiến môi trường làm việc của bạn trở nên thú vị và giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu quả. Nhà tuyển dụng đánh giá cao những nhân viên có tinh thần đồng đội vì họ đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Trong bài viết này, chúng tôi xác định các kỹ năng làm việc nhóm, xác định lý do tại sao chúng lại cần thiết, xem xét các ví dụ về kỹ năng làm việc nhóm và cung cấp các mẹo để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của bạn.
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm đề cập đến một loạt các khả năng liên quan đến nhau giúp bạn hợp tác với người khác trong các tình huống, cuộc họp và dự án khác nhau một cách có tổ chức và có sự đồng cảm. Những cá nhân trưởng thành và có kỹ năng giao tiếp thường có khả năng làm việc nhóm tốt vì nó cho phép họ làm việc với các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Tại sao kỹ năng làm việc nhóm lại quan trọng?
Hầu hết các tổ chức đều có các nhóm ở mọi phòng ban và bộ phận, có nghĩa là bạn hầu như sẽ luôn làm việc như một phần của nhóm bất kể ngành nghề hoặc cấp độ công việc của bạn là gì. Làm việc với các thành viên trong nhóm một cách đồng cảm và có trách nhiệm sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu nghề nghiệp, nâng cao CV và đạt được các mục tiêu của tổ chức.Làm việc nhóm hiệu quả cũng góp phần vào sự thành công, tinh thần của nhóm và giữ chân nhân viên. Kỹ năng làm việc nhóm giúp bạn xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và các bên liên quan khác, điều này có thể dẫn đến các mối quan hệ sâu sắc hơn, kết nối mạng lưới mới và thậm chí cả cơ hội nghề nghiệp mới. Làm việc nhóm còn góp phần tạo nên môi trường văn phòng hài hòa để các nhóm hoàn thành dự án và mục tiêu.
Các loại kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là những kỹ năng mềm mà bạn có thể phát triển và nâng cao dần dần. Dưới đây là ví dụ về các loại kỹ năng làm việc nhóm khác nhau:
Giao tiếp
Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là một kỹ năng làm việc nhóm cần thiết. Kỹ năng giao tiếp bao gồm kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và không lời nói. Kỹ năng giao tiếp có thể được sử dụng trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua email. Giao tiếp hiệu quả không phụ thuộc vào phương tiện truyền thông. Kỹ năng giao tiếp giúp bạn chia sẻ ý tưởng, thông tin và suy nghĩ của mình với đồng nghiệp và các bên liên quan khác một cách hiệu quả. Các nhóm có kỹ năng giao tiếp đặc biệt có văn hóa tin cậy và minh bạch.
Kỹ năng gây ảnh hưởng
Trưởng nhóm cần có khả năng truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm của mình để đạt được các mục tiêu và mục tiêu của nhóm. Bạn có thể học cách thuyết phục và gây ảnh hưởng đến mọi người bằng cách cải thiện các kỹ năng làm việc nhóm khác nhau. Để gây ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm, bạn cần xây dựng sự tin tưởng của nhóm với nhau và kết nối với từng thành viên trong nhóm để tận dụng thế mạnh của họ.
Kĩ năng nghe
Thật dễ dàng để xây dựng mối quan hệ khi bạn lắng nghe những gì người khác nói. Lắng nghe nhau cho phép các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn bằng cách thúc đẩy việc chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng và cảm xúc. Bạn có thể cho thấy rằng bạn lắng nghe bằng cách đặt câu hỏi, thể hiện sự quan tâm và sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ để thể hiện sự hiểu biết và quan tâm của mình.
Giải quyết vấn đề
Các tổ chức thành lập các nhóm để giải quyết các vấn đề cụ thể. Làm việc nhóm hiệu quả đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải có kỹ năng giải quyết vấn đề, qua đó họ xem xét vấn đề từ nhiều góc độ để xác định các giải pháp độc đáo và sáng tạo cho vấn đề đó.
Liên quan: Kỹ năng giải quyết xung đột
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức
Một nhóm phải phát triển một kế hoạch mà tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu, điều này cho phép nhóm giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và hiệu quả. Sau khi nhóm thống nhất về một kế hoạch, các thành viên trong nhóm cần sắp xếp nhiệm vụ của mình và đặt ra thời hạn để phối hợp nỗ lực nhằm đạt được mục tiêu cụ thể.
Quyết định
Việc ra quyết định có thể là một thách thức khi mọi người không đồng ý với kế hoạch hành động. Các thành viên trong nhóm phải đặt lợi ích cá nhân của mình sang một bên để quyết định điều gì là tốt nhất để nhóm đạt được mục tiêu của mình. Việc các thành viên trong nhóm tham gia vào việc ra quyết định cho phép nhóm xem xét các phương án thay thế và chọn ra phương án tốt nhất cho toàn nhóm.
Giải quyết xung đột
Hầu hết các nhóm sẽ trải qua xung đột vào một thời điểm nào đó. Điều quan trọng là các thành viên trong nhóm phải xử lý xung đột và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh. Các thành viên trong nhóm phải đóng vai trò là người hòa giải để đảm bảo xung đột không leo thang. Các nhóm có thể cải thiện khả năng giải quyết xung đột bằng cách thương lượng với nhau để giải quyết tranh chấp và đảm bảo mọi người đều hài lòng với quyết định của mình.
Độ tin cậy
Các thành viên trong nhóm dựa vào nhau trong các nhóm hoạt động tốt. Các thành viên trong nhóm phải tuân thủ thời hạn, hoàn thành trách nhiệm của mình theo tiêu chuẩn mong muốn và trao đổi về những thách thức có thể xảy ra với nhau, điều này đòi hỏi mỗi cá nhân phải có mức độ tin cậy cao.
Tôn trọng lẫn nhau
Dấu hiệu đầu tiên của sự tôn trọng là học tên và cách phát âm của ai đó. Bạn có thể tôn trọng các thành viên trong nhóm của mình ngay cả khi bạn không thích họ hoặc không đồng ý với quan điểm của họ. Bạn có thể làm điều này bằng cách lắng nghe họ và thể hiện rằng bạn không coi đó là điều hiển nhiên.
Sức chịu đựng
Các thành viên tổ cần bao dung lẫn nhau bằng cách cởi mở và sẵn lòng học hỏi lẫn nhau. Họ phải chấp nhận sự đa dạng bằng cách chấp nhận mọi người từ các tôn giáo, dân tộc thiểu số và sắc tộc khác nhau. Để thể hiện sự khoan dung, các thành viên trong nhóm cần cố gắng hiểu nền tảng, niềm tin và kinh nghiệm của nhau. Sự khoan dung trong nhóm cho phép các thành viên trong nhóm tận dụng sự khác biệt của họ trong việc phát triển các giải pháp sáng tạo để giải quyết các thách thức trong công việc.
Trung thực
Các thành viên trong nhóm có thể nâng cao tính minh bạch và tin cậy trong nhóm bằng cách trung thực với nhau. Ví dụ: nếu một thành viên trong nhóm không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn hoặc không đạt tiêu chuẩn yêu cầu thì thành viên đó phải trung thực khi truyền đạt điều này với các thành viên khác trong nhóm. Sự trung thực trong bối cảnh nhóm có thể cải thiện cơ hội của nhóm để đạt được mục tiêu và hoạt động hiệu quả hơn về lâu dài.
Đồng cảm
Đồng cảm là khả năng của bạn liên quan đến trải nghiệm, suy nghĩ và cảm xúc của các thành viên trong nhóm. Có sự đồng cảm với các thành viên trong nhóm cho phép bạn nâng cao hiểu biết về cảm xúc và động lực của họ. Việc lắng nghe các thành viên trong nhóm của bạn với sự đồng cảm sẽ giúp bạn giao tiếp với họ một cách hiệu quả. Sự đồng cảm thể hiện sự tôn trọng và quan tâm, điều này có thể có tác động tích cực đến tinh thần và năng suất của nhóm.
Sự hợp tác
Để hợp tác hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần chia sẻ ý tưởng và hỗ trợ lẫn nhau để tăng cường hợp tác. Tăng cường hợp tác không chỉ góp phần đạt được mục tiêu của nhóm mà còn làm tăng sự hài lòng của nhân viên, khuyến khích sự đổi mới và nâng cao hiệu quả của nhóm. Khi nhân viên học hỏi lẫn nhau bằng cách tổng hợp sức mạnh và tài năng của họ, điều đó sẽ mở rộng bộ kỹ năng và nâng cao kiến thức của họ. Sự hợp tác cũng tăng cường mối quan hệ giữa các bộ phận. Nhân viên mới học nhanh hơn khi họ là thành viên của một nhóm cộng tác.
Nhận thức
Để làm việc nhóm hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần trau dồi nhận thức về sự năng động của nhóm. Ví dụ: một thành viên trong nhóm có thể chi phối các cuộc họp, ngăn cản các thành viên khác trong nhóm đóng góp vào các cuộc thảo luận. Trong trường hợp như vậy, trưởng nhóm cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể đóng góp. Các thành viên trong nhóm cũng phải tự nhận thức được khi nào họ đang thống trị các cuộc họp hoặc hành động theo cách không góp phần tạo nên tinh thần đồng đội mạnh mẽ.
Mẹo để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của bạn
Dưới đây là những lời khuyên bạn có thể làm theo để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của mình:
- Yêu cầu và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Phản hồi mang tính xây dựng có thể giúp bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình. Một khi bạn biết điểm yếu của mình, bạn có thể phát triển một kế hoạch hành động để cải thiện những điểm yếu của mình.
- Thúc đẩy sự tin tưởng lẫn nhau. Việc để các thành viên trong nhóm của bạn biết rằng bạn tin tưởng họ và đang trông cậy vào họ sẽ thúc đẩy sự tin tưởng lẫn nhau.
- Giải quyết xung đột nhanh chóng. Xung đột có thể gây tổn hại đến năng suất và tinh thần của một nhóm. Tốt nhất là phát hiện và giải quyết tranh chấp nhanh chóng để duy trì tinh thần và động lực tập thể.
- Hãy là một người chơi trong đội. Nếu nhóm thành công thì tất cả các thành viên trong nhóm đều thành công. Ghi công khi đến hạn và ăn mừng chiến thắng của đội. Nếu thử thách xảy ra, hãy vượt qua chúng với tư cách là một đội.
- Xác định trách nhiệm và vai trò riêng biệt. Làm rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm sẽ giúp mỗi thành viên trong nhóm biết sản phẩm của họ là gì. Việc phân phối rõ ràng giúp các thành viên trong nhóm tập trung và có thể thúc đẩy họ thực hiện tốt.
- Học hỏi từ những người khác có kỹ năng làm việc nhóm mạnh mẽ. Học hỏi từ các nhóm khác là một cách hiệu quả để cải thiện kỹ năng của bạn. Khi bạn thấy những ví dụ về tinh thần đồng đội xuất sắc ở các nhóm khác, hãy lưu ý đến đạo đức làm việc của họ và xem xét cách bạn có thể áp dụng các mô hình tương tự trong nhóm của mình.
- Xác định mục tiêu cho nhóm. Trưởng nhóm phải xác định mục tiêu của nhóm. Nếu các thành viên trong nhóm biết các mục tiêu chung và sự đóng góp của họ đối với các mục tiêu này, họ sẽ dễ dàng lập kế hoạch công việc hơn và xác định tác động của hành động của mình đối với việc đạt được các mục tiêu của nhóm.
- Tiến hành các cuộc họp thường xuyên. Các nhóm cần gặp nhau thường xuyên để thảo luận về tiến độ, thách thức và hành động trong tương lai của họ. Các cuộc họp thường xuyên đảm bảo rằng nhóm luôn đi đúng hướng với sản phẩm của họ. Đảm bảo rằng các cuộc họp có chương trình nghị sự cụ thể để tập trung thảo luận về các vấn đề hiện tại.
- Có một không gian văn phòng thuận lợi cho việc làm việc nhóm . Bạn cần đảm bảo rằng không gian văn phòng thực tế của nhóm bạn đáp ứng nhu cầu của họ và khuyến khích sự hợp tác. Đảm bảo có phòng hội nghị với trang thiết bị hội nghị từ xa, bàn làm việc tiện dụng để họ có thể ngồi và làm việc hiệu quả cũng như không gian thông tin nơi các thành viên trong nhóm có thể cộng tác.
