Trong môi trường kinh doanh luôn biến động và cạnh tranh khốc liệt ngày nay, kỹ năng cải tiến và đổi mới đóng vai trò then chốt giúp các doanh nghiệp không ngừng nâng cao năng lực, thích ứng với thay đổi để duy trì lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững. Bài viết này sẽ phân tích sâu hơn về tầm quan trọng của việc rèn luyện kỹ năng cải tiến và đổi mới, sự khác biệt giữa cải tiến và đổi mới, các bước triển khai và rào cản thường gặp.
-
Cải tiến và đổi mới – Hai mặt của một quá trình
Cải tiến (kaizen) và đổi mới (innovation) tuy có điểm chung là đều nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp, nhưng bản chất và cách thức thực hiện giữa chúng có sự khác biệt:
- Cải tiến là quá trình thay đổi, cải thiện dần dần, liên tục các vấn đề nhỏ trong quy trình, sản phẩm, dịch vụ hiện tại để nâng cao chất lượng và hiệu quả. Cải tiến thường do chính người trực tiếp thực hiện công việc đề xuất dựa trên kinh nghiệm và quan sát thực tế.
- Đổi mới là quá trình thay đổi căn bản, mang tính đột phá, tạo ra cái mới hoàn toàn khác biệt so với hiện tại như phát triển sản phẩm mới, áp dụng công nghệ mới, thay đổi mô hình kinh doanh… Đổi mới thường xuất phát từ tầm nhìn và chỉ đạo của lãnh đạo cấp cao.
Tuy nhiên, cải tiến và đổi mới không tách rời mà luôn song hành, bổ trợ cho nhau. Cải tiến liên tục giúp hình thành văn hóa đổi mới, tích lũy kiến thức và kinh nghiệm để đổi mới triệt để hơn. Ngược lại, đổi mới tạo bước đột phá mới, phá vỡ các rào cản, giới hạn mà cải tiến không thể vượt qua được. Sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa cải tiến và đổi mới chính là “chìa khóa vàng” cho các doanh nghiệp phát triển lâu dài.
-
Quy trình triển khai cải tiến và đổi mới
Các khóa học tại Greenstarct:
Để triển khai thành công các hoạt động cải tiến và đổi mới, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chung bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định vấn đề, cơ hội cải tiến
- Thu thập dữ liệu, phân tích hiện trạng quy trình, hệ thống
- Lắng nghe ý kiến khách hàng, nhân viên
- Nghiên cứu xu hướng thị trường, đối thủ cạnh tranh
- Đánh giá điểm mạnh, yếu, cơ hội, thách thức (SWOT)
Bước 2: Đề xuất giải pháp
- Tổ chức các cuộc họp động não (brainstorming)
- Khuyến khích nhân viên tích cực đóng góp ý tưởng
- Tham khảo ý kiến chuyên gia, đối tác
- Sàng lọc, lựa chọn phương án tối ưu
Bước 3: Lập kế hoạch hành động
- Xác định mục tiêu cụ thể
- Ước tính nguồn lực cần thiết (nhân sự, tài chính, thời gian…)
- Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận
- Thiết lập tiêu chí đánh giá
Bước 4: Thực hiện và giám sát
- Truyền đạt kế hoạch tới toàn thể nhân viên
- Triển khai thực hiện theo đúng tiến độ
- Theo dõi, giám sát, hỗ trợ kịp thời
- Ghi nhận và giải quyết các vấn đề phát sinh
Bước 5: Đánh giá kết quả
- Thu thập dữ liệu về các chỉ số hoạt động trước và sau cải tiến
- Tổ chức họp rút kinh nghiệm
- Khen thưởng, ghi nhận những đóng góp tích cực
- Cập nhật tài liệu, quy trình mới
Bước 6: Chuẩn hóa và cải tiến liên tục
- Đưa giải pháp mới vào áp dụng chính thức
- Xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình hoạt động mới
- Đào tạo, hướng dẫn nhân viên thực hiện
- Tiếp tục tìm kiếm cơ hội cải tiến
-
Các rào cản và giải pháp
Trong quá trình thực hiện cải tiến và đổi mới, doanh nghiệp thường gặp phải những rào cản sau:
- Tâm lý sợ thay đổi, né tránh rủi ro
- Thiếu nguồn lực, ngân sách
- Văn hóa doanh nghiệp bảo thủ, phân cấp quá mức
- Thiếu sự ủng hộ, quyết tâm từ lãnh đạo
- Mâu thuẫn lợi ích giữa các bộ phận
- Hệ thống đánh giá thiên về ngắn hạn
Để khắc phục những rào cản này, lãnh đạo doanh nghiệp cần:
- Xây dựng tầm nhìn và cam kết mạnh mẽ với đổi mới
- Truyền cảm hứng, tạo động lực cho nhân viên dám thay đổi- Đầu tư nguồn lực thích đáng cho các dự án cải tiến, đổi mới
– Xây dựng văn hóa cởi mở, khuyến khích sáng tạo và chấp nhận rủi ro
– Thiết lập cơ chế ghi nhận, khen thưởng xứng đáng
– Trao quyền, khuyến khích nhân viên chủ động đề xuất ý tưởng
– Tăng cường sự phối hợp, chia sẻ thông tin giữa các bộ phận
– Cân bằng giữa các chỉ tiêu ngắn hạn và dài hạnNgoài ra, việc trang bị kiến thức, kỹ năng về cải tiến và đổi mới cho đội ngũ nhân viên cũng hết sức quan trọng. Doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo về:
– Phương pháp luận và công cụ cải tiến như Kaizen, 5S, Lean, Six Sigma…
– Kỹ năng phát hiện và giải quyết vấn đề
– Tư duy sáng tạo và đổi mới
– Kỹ năng làm việc nhóm và giao tiếp hiệu quả
– Kỹ năng quản lý dự án và ra quyết định4. Một số ví dụ điển hình
Nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã gặt hái được thành công vang dội nhờ kỹ năng cải tiến và đổi mới xuất sắc, có thể kể đến như:
– Apple: Liên tục tạo ra các sản phẩm đột phá như iPod, iPhone, iPad, thay đổi cuộc sống con người.
– Toyota: Áp dụng triệt để hệ thống sản xuất tinh gọn (Lean), trở thành hãng ô tô hàng đầu và có chi phí sản xuất thấp nhất thế giới.
– 3M: Duy trì tỷ lệ 30% doanh thu đến từ các sản phẩm mới ra đời trong 5 năm gần nhất.
– IBM: Chuyển mình thành công từ một công ty sản xuất phần cứng sang nhà cung cấp các giải pháp và dịch vụ CNTT tổng thể.
– Walmart: Đổi mới mô hình bán hàng, tối ưu hóa chuỗi cung ứng để cung cấp sản phẩm với giá rẻ hơn hẳn so với đối thủ.Ở Việt Nam cũng có không ít doanh nghiệp tiêu biểu như Vinamilk với việc liên tục cải tiến quy trình và cho ra đời các dòng sản phẩm sữa mới đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng, hay Viettel với những sáng tạo mang tính đi trước đón đầu trong lĩnh vực viễn thông và công nghệ.
5. Kết luận
Tóm lại, trong bối cảnh hội nhập và cạnh tranh toàn cầu hiện nay, kỹ năng cải tiến và đổi mới ngày càng trở nên sống còn với sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Cải tiến và đổi mới không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng suất chất lượng, mà quan trọng hơn là tạo ra các giá trị mới, bứt phá và dẫn dắt thị trường.
Để thực hiện thành công, đòi hỏi doanh nghiệp phải có tầm nhìn và cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo, văn hóa cởi mở và coi trọng tri thức, nguồn lực và công cụ phù hợp, sự tham gia và cống hiến hết mình của tập thể nhân viên. Xây dựng năng lực cải tiến, đổi mới không phải một sớm một chiều, nhưng chắc chắn sẽ mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp trong dài hạn.
Con đường đi đến thành công không bao giờ dễ dàng, nhưng với kỹ năng cải tiến và đổi mới, các doanh nghiệp Việt Nam hoàn toàn có thể tự tin vượt qua mọi thử thách, nắm bắt mọi cơ hội để vươn ra biển lớn và khẳng định vị thế trên trường quốc tế. Chính phủ và các hiệp hội doanh nghiệp cũng cần có những chính sách và chương trình hành động thiết thực để hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực, phát huy tinh thần và nền tảng đổi mới sáng tạo của dân tộc.
Ms. Nguyễn Thị Hồng Vân – Chuyên gia nhân sự tinh gọn Greenstarct – Khóa học quản trị nhân sự chuyên nghiệp – Tăng năng suất, giảm lãng phíĐịa chỉ: 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà NộiHotline: 098.2211.195Hãy cùng chúng tôi khám phá và phân loại nhân sự, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển, hút giữ nhân tài nhé!
