Kế hoạch Sản xuất – Chìa khóa Thành công cho mọi Doanh nghiệp Sản xuất

Trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào, kế hoạch sản xuất đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo đáp ứng được nhu cầu thị trường. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kế hoạch sản xuất và cách xây dựng một kế hoạch sản xuất hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Kế hoạch sản xuất là gì?

Kế hoạch sản xuất là bản thiết kế chi tiết mô tả quy trình sản xuất sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Nó bao gồm các mục tiêu cụ thể về sản lượng, chất lượng, thời gian giao hàng cũng như nguồn lực cần có để đạt được mục tiêu đó.

Một kế hoạch sản xuất hoàn chỉnh sẽ bao gồm:

• Danh mục sản phẩm cần sản xuất
• Số lượng sản xuất của từng sản phẩm
• Nguyên vật liệu đầu vào
• Nhân sự và máy móc thiết bị cần thiết
• Quy trình các công đoạn sản xuất
• Thời gian thực hiện và deadline của từng công đoạn
• Vị trí và phân bổ nhà xưởng sản xuất

Để lập được một kế hoạch sản xuất tối ưu, doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng nhu cầu thị trường, năng lực nội tại và các nguồn lực sẵn có. Từ đó, tìm ra phương án sản xuất tối ưu nhất về chi phí và hiệu quả hoạt động.

Tầm quan trọng của kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất là trái tim của mọi doanh nghiệp sản xuất. Nó giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực: Xác định rõ nhu cầu nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc thiết bị cho quá trình sản xuất. Tránh lãng phí do dư thừa hoặc thiếu hụt nguồn lực.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Kế hoạch sản xuất được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn chất lượng của doanh nghiệp, đảm bảo sản phẩm luôn ổn định và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
• Đáp ứng nhu cầu thị trường kịp thời: Nắm bắt xu hướng và dự báo nhu cầu khách hàng để điều chỉnh kế hoạch sản xuất hợp lý. Không để xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng khi cầu tăng hay tồn kho khi cầu giảm.
• Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn: Kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với các rủi ro có thể xảy ra như thiếu nguyên liệu đầu vào, sự cố máy móc hay đình công của công nhân.
• Cân đối cung – cầu thị trường: Duy trì được sự cân bằng giữa sản lượng cung ứng và nhu cầu tiêu thụ trên thị trường. Không để xảy ra tình trạng khan hiếm hàng hóa gây sốt giá hay dư thừa hàng tồn kho gây lãng phí.

5 bước xây dựng kế hoạch sản xuất

Bước 1: Dự báo nhu cầu thị trường

• Phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ và xu hướng ngành để dự báo mức tiêu thụ cho từng sản phẩm trong các giai đoạn tới.
• Tham khảo ý kiến khách hàng, đại lý phân phối, bộ phận bán hàng để có cái nhìn toàn diện.

Bước 2: Xác định quy trình và phương án sản xuất

• Chia nhỏ quy trình sản xuất thành các công đoạn và bước thực hiện cụ thể
• Xác định nguồn lực và thời gian cần thiết cho từng công đoạn
• Phân tích điểm mạnh yếu, cơ hội và thách thức của từng phương án
• Cân nhắc việc gia công thuê ngoài một số khâu để tối ưu chi phí

Bước 3: Lựa chọn phương án tối ưu

• So sánh và đánh giá các phương án về chi phí sản xuất, thời gian thực hiện và độ rủi ro
• Lựa chọn phương án sản xuất tối ưu với nguồn lực và điều kiện hiện có
• Phổ biến và phân công kế hoạch tới các bộ phận, cá nhân có liên quan

Bước 4: Triển khai giám sát

• Bố trí nguồn lực đúng người, đúng việc để triển khai kế hoạch sản xuất
• Thường xuyên theo dõi tiến độ và chất lượng sản xuất
• So sánh kết quả thực tế với mục tiêu đề ra để kịp thời phát hiện các vấn đề phát sinh

Bước 5: Điều chỉnh kế hoạch

• Linh hoạt điều chỉnh kế hoạch khi gặp các biến động khách quan như thay đổi đơn hàng, chất lượng nguyên liệu, sự cố thiết bị máy móc…
• Phản hồi ngược từ bộ phận kinh doanh và khách hàng để hoàn thiện kế hoạch sản xuất

Các nhân tố ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất

• Biến động nhu cầu thị trường: Sự thay đổi xu hướng, thị hiếu của người tiêu dùng và tình hình cạnh tranh trên thị trường có thể ảnh hưởng lớn tới kế hoạch sản xuất.
• Năng lực sản xuất nội tại: Quy mô nhà máy, trình độ công nghệ, tay nghề nhân công và các nguồn lực tài chính sẽ quyết định năng lực sản xuất tối đa doanh nghiệp có thể đáp ứng.
• Chính sách và quy định pháp lý: Các chính sách ưu đãi, hạn chế nhập khẩu, quy định về tiêu chuẩn chất lượng, môi trường… của Chính phủ tác động trực tiếp lên hoạt động sản xuất.
• Thời tiết và mùa vụ: Đối với ngành nông nghiệp, thực phẩm, may mặc… thời tiết và mùa vụ là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn do sự phụ thuộc nguồn nguyên liệu, nhu cầu tiêu dùng.
• Diễn biến phức tạp của dịch bệnh, khủng hoảng kinh tế, thảm họa thiên nhiên… cũng có thể gây đứt gãy chuỗi cung ứng, khan hiếm lao động gây khó khăn cho sản xuất.

Các loại hình kế hoạch sản xuất

• Kế hoạch sản xuất gộp: Tập trung sản xuất một khối lượng lớn sản phẩm cùng loại rồi mới chuyển sang sản xuất mã hàng khác. Thích hợp với sản xuất hàng loạt, quy mô lớn.
• Kế hoạch sản xuất liên tục: Duy trì sản xuất một sản phẩm xuyên suốt thời gian dài, ít có sự thay đổi. Phù hợp với sản xuất hàng tiêu dùng thiết yếu như thực phẩm, xăng dầu…
• Kế hoạch sản xuất theo dự án: Xây dựng riêng cho từng đơn hàng, dự án khác nhau. Phổ biến trong các ngành như xây dựng, cơ khí…
• Kế hoạch sản xuất hàng loạt nhỏ: Mỗi lần chỉ sản xuất một lượng nhỏ hàng hóa cho một dòng sản phẩm. Thích hợp với các mặt hàng thời trang, điện tử có sự thay đổi liên tục.
• Kế hoạch sản xuất Just-in-time (JIT): Sản xuất đúng sản phẩm với số lượng và thời điểm cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Giúp giảm thiểu chi phí lưu kho nhưng đòi hỏi kế hoạch chuẩn xác cao.

Các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất

• Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning): Giúp tích hợp và tự động hóa quy trình lập kế hoạch và quản lý sản xuất. VD: SAP, Oracle.
• Phần mềm MES (Manufacturing Execution System): Chuyên dùng để theo dõi và kiểm soát hoạt động sản xuất tại nhà máy. VD: Rockwell Software.
• Phần mềm APS (Advanced Planning and Scheduling): Tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên và lên lịch sản xuất với các ràng buộc phức tạp. VD: Siemens Opcenter APS.
• Bảng tính Excel: Công cụ đơn giản nhưng khá hiệu quả trong việc lập các bảng kế hoạch, tính toán và so sánh các dữ liệu.
• Các công cụ quản lý dự án như MS Project, Gantt Chart cũng được ứng dụng để sắp xếp thứ tự các công việc, phân bổ tài nguyên và theo dõi tiến độ sản xuất.

Một số sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch sản xuất

• Không dựa trên dữ liệu thực tế và bài toán kinh tế mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân.
• Không cân đối giữa nhu cầu và năng lực, dẫn đến kế hoạch quá tải hoặc dưới tải so với thực tế.
• Thiếu sự tham gia của các phòng ban có liên quan như bán hàng, dự trù vật tư, bảo trì sản xuất…
• Không dự phòng để xử lý các tình huống bất ngờ phát sinh.
• Không phổ biến và giao nhiệm vụ cụ thể nên kế hoạch sẽ khó triển khai.
• Thiếu sự giám sát và điều chỉnh liên tục để cập nhật với biến động thị trường.

Một số lưu ý để có kế hoạch sản xuất hiệu quả

• Dựa trên dữ liệu và bài toán kinh tế cụ thể để tránh chủ quan và cảm tính.
• Đảm bảo kế hoạch có tính khả thi cao, phù hợp năng lực doanh nghiệp và điều kiện thị trường.
• Huy động sự tham gia của tất cả bộ phận liên quan như kinh doanh, dự trù, sản xuất, kho vận…để có kế hoạch đồng bộ và thống nhất.
• Chủ động xây dựng phương án dự phòng để ứng biến kịp thời khi cần.
• Phổ biến kế hoạch đến từng cá nhân, giao KPI cụ thể để làm cơ sở triển khai và đánh giá.
• Thường xuyên theo dõi, đối chiếu thực tế với kế hoạch để điều chỉnh linh hoạt nhằm đạt hiệu quả tốt nhất.

Kết luận

Lập kế hoạch sản xuất là công việc vô cùng quan trọng, là xương sống của mọi hoạt động trong nhà máy. Một kế hoạch sản xuất tối ưu sẽ đem lại rất nhiều lợi ích như tăng năng suất, giảm chi phí, tối ưu hóa.