Trong tuyển dụng, hành động cuối cùng trong quá trình phỏng vấn thường là nhạy cảm nhất: thư từ chối. Một thư từ chối tuyển dụng là một tài liệu đơn giản, thường ngắn gọn, mang tính chất dứt khoát, đó là lý do tại sao việc viết thư từ chối không chỉ là thông báo tin xấu. Đây là một hình thức nghệ thuật mà, khi được thực hiện với sự tế nhị và đồng cảm, có thể để lại ấn tượng tích cực lâu dài đối với các ứng viên.
Dù bạn là một chuyên gia nhân sự dày dặn kinh nghiệm hay mới tham gia vào lĩnh vực tuyển dụng, bài viết này và các mẫu miễn phí sẽ giúp bạn biến việc nói “không” thành cơ hội để thể hiện lòng tốt và trung thành với thương hiệu.
Có thể bạn quan tâm:Khóa học CEO Online
Thư từ chối ứng viên là gì?
Thư từ chối ứng viên là một thông báo chính thức, thường bằng văn bản, do một tổ chức hoặc chuyên gia nhân sự gửi cho ứng viên để thông báo rằng đơn ứng tuyển của họ không thành công. Giọng điệu của thư từ chối lý tưởng là lịch sự và chuyên nghiệp, và có thể có hoặc không có phản hồi hoặc lý do cho sự từ chối. Mục đích là để kết thúc quá trình cho người nhận và cho phép họ tiếp tục với các cơ hội khác.
Tại sao (và khi nào) bạn nên gửi thư từ chối ứng viên?
Bạn có tin không, thư từ chối có thể mang lại lợi thế cạnh tranh khi nói đến tuyển dụng và trở thành thương hiệu tuyển dụng được ưa chuộng?
Cách viết thư từ chối
Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các mẫu thư từ chối và những điều nên và không nên sau trong bài viết này. Bây giờ, chỉ cần giữ những điểm chính sau trong tâm trí:
- Cảm ơn
- Truyền đạt quyết định
- Đưa ra lý do chính
- Đưa ra hy vọng.
Mẹo nhân sự
Đưa ra hy vọng không có nghĩa là đưa ra hy vọng giả. Hy vọng đơn giản là một lời khuyên tốt mà họ có thể sử dụng tiếp theo. Đây là cách tinh tế để ngụ ý rằng có nhiều cơ hội ở phía trước.
Việc viết thư từ chối đòi hỏi sự cân bằng cẩn thận giữa sự rõ ràng, chân thiện và chuyên nghiệp. Đó là một kỹ năng quan trọng mà mọi nhà tuyển dụng và chuyên gia nhân sự cần phát triển để duy trì mối quan hệ tốt với các ứng viên, ngay cả khi họ không được chọn.
3 loại thư từ chối + mẫu miễn phí
- Thư từ chối sau khi xem sơ yếu lý lịch: Khi bạn nhận được nhiều hồ sơ ứng tuyển và một số không đáp ứng được yêu cầu cơ bản.
- Thư từ chối sau khi phỏng vấn: Khi ứng viên đã tham gia phỏng vấn nhưng không được chọn.
- Thư từ chối cuối cùng: Khi bạn đã quyết định chọn một ứng viên khác cho vị trí.
Các mẫu miễn phí sẽ được cung cấp để bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của mình.
Những điều nên và không nên khi viết thư từ chối ứng viên
- Nên:
- Luôn giữ thái độ lịch sự và tôn trọng.
- Cảm ơn ứng viên đã dành thời gian ứng tuyển và tham gia phỏng vấn.
- Đưa ra phản hồi cụ thể nếu có thể để giúp họ cải thiện trong tương lai.
- Không nên:
- Sử dụng ngôn từ mơ hồ hoặc quá chung chung.
- Đưa ra lời hứa không thể thực hiện được.
- Kéo dài nội dung thư, hãy giữ cho nó ngắn gọn và đến điểm.
Việc viết thư từ chối đòi hỏi sự khéo léo và cảm thông, nhưng nó cũng là cơ hội để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các ứng viên tiềm năng trong tương lai. Bằng cách cung cấp phản hồi chân thành và hữu ích, bạn không chỉ giúp họ phát triển mà còn duy trì hình ảnh tích cực của thương hiệu tuyển dụng của mình.
