Yêu cầu tuyển dụng không chỉ là một nhiệm vụ hành chính để hoàn thành càng sớm càng tốt nhằm lấp đầy một vị trí tuyển dụng. Một quy trình yêu cầu tuyển dụng được sắp xếp hợp lý sẽ đặt nền móng cho sự hợp tác chặt chẽ và dễ chịu giữa các phòng ban khác nhau, dẫn đến một quy trình tuyển dụng hiệu quả.
Trong bài viết này, chúng tôi giải thích yêu cầu tuyển dụng là gì và các yếu tố chính của nó là gì. Chúng tôi cũng cung cấp hai ví dụ về yêu cầu tuyển dụng và một mẫu miễn phí mà bạn có thể sử dụng trong tổ chức của mình.
Yêu cầu tuyển dụng là gì?
Yêu cầu tuyển dụng là yêu cầu chính thức để tạo vị trí mới hoặc lấp đầy vị trí tuyển dụng trong công ty. Yêu cầu tuyển dụng, thường là một tài liệu hoặc một biểu mẫu trực tuyến, chứa thông tin về nhu cầu của vị trí mới, cho dù đó là toàn thời gian hay bán thời gian, và cho dù vị trí đó là tạm thời hay cố định.
Hoàn thành yêu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên trong quy trình thu hút nhân tài. Khi người quản lý tuyển dụng hoàn tất biểu mẫu yêu cầu tuyển dụng, nó đã sẵn sàng để được gửi đến bộ phận Nhân sự để xem xét và các bước tiếp theo. Ngay sau khi được phê duyệt, bộ phận Nhân sự sẽ hoàn thiện yêu cầu tuyển dụng và gán một số yêu cầu tuyển dụng cho tài liệu hoặc biểu mẫu trực tuyến. Sau đó, việc tiếp nhận công việc (cuộc họp ban đầu giữa bộ phận Nhân sự và người quản lý yêu cầu) diễn ra, sau đó quy trình tuyển dụng có thể nhìn thấy được bắt đầu.
Ví dụ: Minh là trưởng nhóm kế toán. Vì công ty đã phát triển rất nhiều, nhóm ba người hiện tại của anh ấy không thể đương đầu với công việc. Do đó, Minh nói chuyện với người quản lý của mình và được yêu cầu điền vào một biểu mẫu yêu cầu tuyển dụng.
Trong biểu mẫu, anh ấy nêu lý do mở rộng nhóm, rằng vị trí này sẽ là một vai trò cố định và toàn thời gian, và người đó lý tưởng nhất là bắt đầu trong vòng hai tháng. Sau đó, anh ấy chuyển tiếp biểu mẫu cho người giám sát của mình. Một tuần sau, chuyên viên nhân sự cho bộ phận của anh ấy chuyển tiếp phê duyệt chính thức, và cùng ngày, nhà tuyển dụng gọi điện để hẹn gặp mặt để bắt đầu quy trình tuyển dụng.
Yêu cầu tuyển dụng so với mô tả công việc so với đăng tuyển dụng
Yêu cầu tuyển dụng thường bị nhầm lẫn với mô tả công việc hoặc đăng tuyển dụng. Tuy nhiên, đây là những điều rất khác nhau.
- Yêu cầu tuyển dụng là một tài liệu nội bộ được sử dụng để xin phê duyệt cho một vị trí mới hoặc lấp đầy một vị trí tuyển dụng. Đó là một biểu mẫu tiêu chuẩn được điền bởi người quản lý tuyển dụng và gửi cho người giám sát hoặc bộ phận Nhân sự của họ. Yêu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng.
- Mô tả công việc là một tài liệu nội bộ chỉ định các yêu cầu cho một vị trí mới, bao gồm các kỹ năng cần thiết, vai trò trong nhóm, tính cách và năng lực của một ứng viên phù hợp. Mô tả công việc dựa trên việc tiếp nhận vị trí tuyển dụng, thường do nhà tuyển dụng viết và tạo thành cơ sở cho bài đăng tuyển dụng.
- Đăng tuyển dụng (hoặc quảng cáo việc làm) là thông báo công khai rằng công ty muốn lấp đầy một vị trí mới hoặc hiện có. Nó cũng là một công cụ tiếp thị thiết yếu để tuyển dụng. Mục tiêu của quảng cáo việc làm là hai mặt: i) cung cấp cho các ứng viên tiềm năng đủ thông tin để khiến họ ứng tuyển và ii) đặt ra những kỳ vọng thực tế về công việc. Trong các công ty khởi nghiệp và công ty nhỏ, bộ phận Nhân sự thường viết và phân phối các bài đăng tuyển dụng. Trong các tổ chức vừa và lớn, một nhóm chuyên gia chuyên trách có thể chịu trách nhiệm về tuyển dụng và thu hút nhân tài.
Như bạn có thể thấy, mỗi tài liệu có một vai trò khác nhau trong quy trình tuyển dụng. Điều này có nghĩa là yêu cầu tuyển dụng không nên đi sâu vào chi tiết về các kỹ năng và trình độ cần thiết cho công việc – đây là nội dung của mô tả công việc.
Các yếu tố chính của yêu cầu tuyển dụng
Một biểu mẫu yêu cầu tuyển dụng có một số yếu tố tiêu chuẩn nhằm mục đích tối đa hóa sự rõ ràng của thông tin chính và hợp lý hóa quy trình tuyển dụng. Hãy cùng xem qua những điều này:
- Chức danh công việc: Chức danh công việc là chức danh được đề xuất cho vai trò mới hoặc hiện có. Chức danh cuối cùng được xác định trong quá trình tiếp nhận công việc.
- Phòng ban: Tên của bộ phận hoặc nhóm mà vai trò sẽ là một phần của.
- Người quản lý tuyển dụng: Tên hoặc ID của người quản lý đưa ra yêu cầu.
- Lý do yêu cầu: Vai trò có thể là một vai trò mới được tạo hoặc người rời khỏi vai trò có thể được chuyển giao, nghỉ hưu, thăng chức, nghỉ phép không lương (ví dụ: nghỉ phép), nghỉ phép có con, v.v.
- Phạm vi lương và phúc lợi: Điều này bao gồm phạm vi lương và phúc lợi gần đúng cho vai trò và có liên quan đến mục đích lập ngân sách. Bất kỳ khoản tiền thưởng ký kết nào cũng nên được chỉ định ở đây.
- Ngày bắt đầu: Đây là ngày bắt đầu được đề xuất cho vai trò.
- FTE / Giờ hàng tuần: Trường này chỉ định vai trò là toàn thời gian hay bán thời gian. Trong trường hợp vai trò bán thời gian, số giờ hoặc Tương đương Toàn thời gian (FTE) được xác định (ví dụ: 20 giờ mỗi tuần hoặc 0,5 FTE cho vai trò 2,5 ngày mỗi tuần).
- Thời hạn: Thời hạn phân công là cố định hoặc tạm thời. Trong trường hợp hợp đồng tạm thời, ngày kết thúc nên được xác định.
- Loại hợp đồng: Loại hợp đồng là nhân viên hoặc người lao động hợp đồng. Trường hợp thứ hai thường chỉ có liên quan nếu thời hạn của công việc là tạm thời. Loại hợp đồng cũng sẽ ảnh hưởng đến ngân sách cần thiết, vì nhân viên thường đủ điều kiện hưởng các phúc lợi.
- Trình độ chuyên môn cần thiết: Một số tổ chức hỏi về trình độ chuyên môn (cấp cao) cần thiết của ứng viên mới, ví dụ: trình độ học vấn hoặc tối thiểu số năm kinh nghiệm làm việc.
- Ngân sách: Thông thường, câu hỏi cũng là liệu có sẵn kinh phí cần thiết cho vai trò hay không. Nếu có sẵn, yêu cầu tuyển dụng có thể được phê duyệt nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu ngân sách không có sẵn, sẽ có một phân tích nghiêm ngặt hơn về việc liệu có cần vai trò hay không.
- Địa điểm: Địa điểm làm việc và liệu vai trò có đi kèm với khả năng làm việc từ xa hay không.
Ví dụ về yêu cầu tuyển dụng
Yêu cầu tuyển dụng cho một vị trí hiện có
| Mô tả | Thông tin |
|---|---|
| Chức danh công việc | Kỹ sư Phần mềm Cao cấp |
| Phòng ban | Công nghệ |
| Người quản lý tuyển dụng | Mark Johnson |
| Lý do yêu cầu | Đức, người đảm nhiệm vai trò này, sẽ bắt đầu nghỉ phép có con vào ngày 1 tháng 10 năm 2024. Chúng tôi muốn đảm bảo quá trình chuyển giao suôn sẻ và muốn người thay thế cô ấy bắt đầu vào ngày 1 tháng 9 năm 2024. Bằng cách này, Đứccó thể đào tạo người thay thế của mình và bàn giao tất cả các nhiệm vụ liên tục. |
| Phạm vi lương và phúc lợi | 20.000.000đ – 30.000.000đ, đầy đủ phúc lợi |
| Ngày bắt đầu | 1 tháng 9 năm 2024 |
| FTE / Giờ hàng tuần | Toàn thời gian (40 giờ) |
| Thời hạn | Tạm thời (1 năm, có thể gia hạn) |
| Loại hợp đồng | Nhân viên |
| Trình độ chuyên môn cần thiết | Bằng Thạc sĩ Khoa học Máy tính hoặc lĩnh vực liên quan. Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp được chứng minh về phát triển phần mềm. Nắm vững Python, Java và/hoặc C++. Kinh nghiệm làm việc theo phương pháp Agile là bắt buộc. |
| Ngân sách | Có sẵn |
| Địa điểm | Trụ sở chính, Hà Nội. Làm việc từ xa toàn thời gian có thể. |
Các bước trong quy trình yêu cầu tuyển dụng
Mặc dù các quy trình yêu cầu tuyển dụng khác nhau giữa các tổ chức, nhưng quy trình chung thường như sau:
- Người quản lý tuyển dụng xác định nhu cầu về một vai trò mới hoặc hiện có. Điều này có thể là do mở rộng nhóm, nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc luân chuyển nội bộ.
- Người quản lý tuyển dụng điền vào biểu mẫu yêu cầu tuyển dụng. Điều này bao gồm tất cả thông tin cần thiết về vai trò, chẳng hạn như chức danh công việc, phòng ban, phạm vi lương và ngày bắt đầu mong muốn.
- Yêu cầu tuyển dụng được gửi đến người giám sát có liên quan và/hoặc bộ phận Nhân sự để phê duyệt. Tùy thuộc vào vai trò và tổ chức, một số bên liên quan có thể cần phải phê duyệt yêu cầu.
- Yêu cầu tuyển dụng được phê duyệt hoặc từ chối. Nếu yêu cầu tuyển dụng bị từ chối, lý do từ chối sẽ được thông báo cho người quản lý tuyển dụng. Điều này có thể là do thiếu ngân sách, thay đổi chiến lược của công ty hoặc đơn giản là thời điểm không phù hợp để tuyển dụng cho vai trò đó.
- Nếu yêu cầu tuyển dụng được phê duyệt, một số yêu cầu tuyển dụng sẽ được tạo. Sau đó, bộ phận Nhân sự sẽ bắt đầu quy trình tuyển dụng bằng cách tạo mô tả công việc và đăng tuyển dụng.
- Bộ phận Nhân sự và người quản lý tuyển dụng gặp nhau để thảo luận về các bước tiếp theo. Cuộc họp tiếp nhận này bao gồm thảo luận về các yêu cầu công việc, trách nhiệm và thời hạn.
Hợp lý hóa quy trình yêu cầu tuyển dụng của bạn
Bạn có thể thực hiện một số bước để hợp lý hóa quy trình yêu cầu tuyển dụng của mình và biến nó thành một quy trình hiệu quả và hiệu quả:
- Sử dụng biểu mẫu yêu cầu tuyển dụng được tiêu chuẩn hóa. Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả các thông tin cần thiết được thu thập từ người quản lý tuyển dụng và tất cả các yêu cầu tuyển dụng đều được xử lý theo cách nhất quán.
- Thực hiện quy trình phê duyệt rõ ràng. Nên rõ ràng ai cần phê duyệt yêu cầu tuyển dụng và khung thời gian cho việc phê duyệt là bao lâu.
- Tự động hóa quy trình yêu cầu tuyển dụng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm tuyển dụng hoặc ATS. Tự động hóa quy trình có thể giúp giảm thiểu các thủ tục giấy tờ và rút ngắn thời gian lấp đầy vị trí tuyển dụng.
- Đánh giá thường xuyên quy trình yêu cầu tuyển dụng của bạn. Đảm bảo rằng nó vẫn đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp của bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu tuyển dụng
Bạn có thể tải xuống mẫu biểu mẫu yêu cầu tuyển dụng miễn phí của chúng tôi tại đây. Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh mẫu này cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức mình.
Câu hỏi thường gặp
Yêu cầu tuyển dụng là gì?
Yêu cầu tuyển dụng là một tài liệu nội bộ được sử dụng để xin phê duyệt cho một vị trí mới hoặc lấp đầy một vị trí tuyển dụng. Đó là một biểu mẫu tiêu chuẩn được điền bởi người quản lý tuyển dụng và gửi cho người giám sát hoặc bộ phận Nhân sự của họ. Yêu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng.
Tại sao yêu cầu tuyển dụng lại quan trọng?
Yêu cầu tuyển dụng rất quan trọng vì một số lý do:
- Chúng giúp đảm bảo rằng tất cả các vị trí tuyển dụng đều cần thiết và đã được phê duyệt trước khi bắt đầu tuyển dụng.
- Chúng cung cấp một hồ sơ rõ ràng về vị trí tuyển dụng, có thể được sử dụng để tạo mô tả công việc và đăng tuyển dụng.
- Chúng giúp hợp lý hóa quy trình tuyển dụng và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều biết về vị trí tuyển dụng.
Ai chịu trách nhiệm về yêu cầu tuyển dụng?
Người quản lý tuyển dụng thường chịu trách nhiệm tạo yêu cầu tuyển dụng. Tuy nhiên, những người khác, chẳng hạn như người giám sát của người quản lý tuyển dụng hoặc bộ phận Nhân sự, có thể tham gia vào quy trình phê duyệt.
Làm cách nào để viết yêu cầu tuyển dụng hiệu quả?
Khi viết yêu cầu tuyển dụng, điều quan trọng là phải rõ ràng, súc tích và cung cấp tất cả các thông tin cần thiết. Bạn cũng nên sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan.
Tôi có thể tìm mẫu yêu cầu tuyển dụng ở đâu?
Bạn có thể tìm thấy một số mẫu yêu cầu tuyển dụng trực tuyến, bao gồm cả mẫu được cung cấp ở trên.
Tôi nên làm gì sau khi yêu cầu tuyển dụng của tôi được phê duyệt?
Sau khi yêu cầu tuyển dụng của bạn được phê duyệt, bạn có thể bắt đầu quy trình tuyển dụng. Điều này bao gồm việc tạo mô tả công việc, đăng tuyển dụng và sàng lọc ứng viên.
Bạn có thêm mẹo nào để tạo yêu cầu tuyển dụng hiệu quả không?
Dưới đây là một số mẹo bổ sung để tạo yêu cầu tuyển dụng hiệu quả:
- Sử dụng ngôn ngữ hành động để mô tả các trách nhiệm của công việc.
- Cụ thể về các kỹ năng và trình độ cần thiết cho vai trò này.
- Nêu rõ phạm vi lương và phúc lợi cho vai trò này.
- Đánh giá và cập nhật yêu cầu tuyển dụng của bạn thường xuyên để đảm bảo rằng chúng vẫn còn phù hợp.
Bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể tạo yêu cầu tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp bạn tìm được ứng viên tốt nhất cho vị trí tuyển dụng.
Mẹo cho người quản lý tuyển dụng
Dưới đây là một số mẹo bổ sung dành cho người quản lý tuyển dụng để tạo và quản lý yêu cầu tuyển dụng:
- Hãy chủ động. Đừng đợi đến khi bạn tuyệt vọng mới bắt đầu quá trình yêu cầu tuyển dụng. Bắt đầu lên kế hoạch cho nhu cầu tuyển dụng của bạn sớm và gửi yêu cầu tuyển dụng của bạn ngay khi bạn biết rằng mình cần lấp đầy một vị trí.
- Hãy rõ ràng và súc tích. Khi bạn điền vào biểu mẫu yêu cầu tuyển dụng, hãy đảm bảo rằng bạn rõ ràng và súc tích về những gì bạn đang tìm kiếm ở một ứng viên. Điều này sẽ giúp bộ phận Nhân sự tìm được ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng.
- Hãy thực tế về yêu cầu của bạn. Điều quan trọng là phải thực tế về các kỹ năng và trình độ cần thiết cho vai trò này. Nếu bạn đặt yêu cầu quá cao, bạn có thể bỏ lỡ những ứng viên tiềm năng.
- Hãy linh hoạt. Trong thị trường việc làm ngày nay, điều quan trọng là phải linh hoạt về các yêu cầu của bạn. Ví dụ: bạn có thể cân nhắc tuyển dụng những ứng viên có kinh nghiệm ít hơn nhưng có thái độ và kỹ năng phù hợp.
- Hãy sẵn sàng cung cấp thêm thông tin. Bộ phận Nhân sự có thể có những câu hỏi về yêu cầu tuyển dụng của bạn, vì vậy hãy sẵn sàng cung cấp thêm thông tin khi được yêu cầu.
Bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể đảm bảo rằng quy trình yêu cầu tuyển dụng của mình hiệu quả và hiệu quả, đồng thời giúp bạn tìm được ứng viên tốt nhất cho vị trí tuyển dụng.
