Sự minh bạch tại nơi làm việc: Chiến lược để thành công !

86% các nhà lãnh đạo được khảo sát trong nghiên cứu Xu hướng Nguồn nhân lực Toàn cầu năm 2024 của Deloitte nói rằng tổ chức càng minh bạch thì lực lượng lao động càng tin tưởng hơn. Hóa ra đó chỉ là trường hợp khi tính minh bạch được thực hiện đúng đắn — và các ý kiến ​​khác nhau về việc điều đó trông như thế nào.

Sự minh bạch tại nơi làm việc liên quan đến hầu hết mọi khía cạnh trong vòng đời của nhân viên, từ thu hút và tuyển dụng đến giữ chân và phát triển.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tầm quan trọng của tính minh bạch tại nơi làm việc, hậu quả của việc thiếu tính minh bạch và chín hành động mà tổ chức có thể thực hiện để thúc đẩy tính minh bạch tại nơi làm việc.

Các khóa học tại Greenstarct:

• Khóa học CEO
• Khóa học quản trị nhân sự
• Khóa học hành chính nhân sự

Minh bạch tại nơi làm việc là gì?

Tính minh bạch tại nơi làm việc là khi một tổ chức và nhân viên của mình chia sẻ thông tin một cách cởi mở và tự do về các quy trình, quyết định, mục tiêu, kỳ vọng, v.v.

Tại nơi làm việc ngày nay, còn có yếu tố pháp lý về tính minh bạch mà các tổ chức và bộ phận nhân sự cần cân nhắc. Ví dụ, pháp luật về tính minh bạch trong trả lương nhằm mục đích đảm bảo nhân viên được trả lương như nhau cho công việc có giá trị như nhau.

4 trụ cột của sự minh bạch

Tại sao tính minh bạch tại nơi làm việc lại quan trọng

Có một số lý do tại sao tính minh bạch tại nơi làm việc là điều cần thiết:

• Xây dựng niềm tin: Khi được thực hiện tốt, tính minh bạch sẽ thúc đẩy cảm giác tin cậy giữa nhân viên và người quản lý.
• Thúc đẩy văn hóa cởi mở: Một môi trường nơi các câu hỏi, mối quan tâm và ý tưởng có thể được bày tỏ một cách tự do sẽ khuyến khích sự đổi mới và cải tiến liên tục — đồng thời thu hút các ứng viên. Theo nghiên cứu của Slack năm 2018 , 87% công nhân muốn công ty tương lai của họ minh bạch.
• Giảm tin đồn và thông tin sai lệch: Tính minh bạch giảm thiểu nguy cơ tin đồn và thông tin sai lệch lan truyền trong tổ chức.
• Cải thiện việc ra quyết định: Với quyền truy cập vào thông tin đầy đủ và chính xác hơn, nhân viên ở mọi cấp độ có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
• Tạo điều kiện quản lý thay đổi: Trong thời gian thay đổi, tính minh bạch có thể giúp giảm sự phản kháng và sợ hãi của nhân viên.
• Khuyến khích trách nhiệm giải trình: Khi các hành động và quyết định được thực hiện một cách minh bạch, nó sẽ tạo ra ý thức trách nhiệm giải trình giữa các nhân viên.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Có thể tìm thấy một ví dụ về điều này trong Đạo luật minh bạch tại nơi làm việc của Illinois . Mục đích của đạo luật này là chống lại hành vi quấy rối tình dục và các hình thức phân biệt đối xử khác. Nói một cách đơn giản, nó cấm người sử dụng lao động ký hợp đồng với nhân viên (nhà thầu, người làm việc tự do, v.v.) bao gồm điều khoản không tiết lộ bao gồm hành vi quấy rối hoặc phân biệt đối xử tại nơi làm việc.

Tác động của sự thiếu minh bạch tại nơi làm việc

Mặt khác, sự thiếu minh bạch tại nơi làm việc cũng gây ra hậu quả. Đây là những gì họ có thể trông giống như:

• Giảm sự đổi mới và sáng tạo: Tính minh bạch thúc đẩy một môi trường nơi các ý tưởng có thể được chia sẻ và tranh luận một cách tự do. Nếu không có nó, sự đổi mới và sáng tạo có thể bị cản trở vì nhân viên có thể cảm thấy không an toàn hoặc không có động lực để đóng góp ý tưởng của mình.
• Các tiêu chuẩn đạo đức bị tổn hại: Việc thiếu minh bạch tại nơi làm việc có thể dẫn đến những hành vi đáng ngờ không được kiểm soát. Tình huống này có thể làm tổn hại đến các tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức và dẫn đến rủi ro về mặt pháp lý hoặc danh tiếng.
• Sự cố trong giao tiếp: Sự thiếu minh bạch thường dẫn đến giao tiếp kém trong toàn tổ chức. Những hiểu lầm ngày càng phổ biến, dẫn đến công việc kém hiệu quả, sai sót.
• Mức độ gắn kết của nhân viên thấp hơn : Những nhân viên cảm thấy bị bỏ rơi có thể làm giảm mức độ gắn kết và động lực của họ. Sự thảnh thơi này ảnh hưởng đến năng suất, sự hài lòng trong công việc và tinh thần chung của lực lượng lao động.

Ví dụ về tính minh bạch tại nơi làm việc

Tính minh bạch trong công việc trông như thế nào? Có rất nhiều ví dụ về các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của nhân viên .

Trong phần này, chúng tôi sẽ chia sẻ ba trong số đó:

1. Minh bạch trong tuyển dụng, tuyển chọn

DHL Aviation cung cấp một minh họa điển hình về các hoạt động tuyển dụng và tuyển chọn minh bạch. Họ lấp đầy 65% ​​vị trí tuyển dụng trong nội bộ, với hơn một nửa nhóm C bao gồm những cá nhân đã bắt đầu ở tuyến đầu.

Bằng cách chia sẻ những số liệu thống kê này với ứng viên, nhà tuyển dụng đặt ra những kỳ vọng thực tế và thể hiện cam kết của công ty đối với các cơ hội phát triển nội bộ.

2. Minh bạch trong lương thưởng và phúc lợi

MIMOSA Diagnostics đề cao tính minh bạch triệt để liên quan đến tiền lương, xung đột cũng như các vấn đề về tổ chức và kinh doanh. Họ chỉ hạn chế tiết lộ thông tin cá nhân mà nhân viên muốn giữ kín cũng như thông tin chi tiết về nhà đầu tư.

Ví dụ, về tính minh bạch trong trả lương tại MIMOSA, nhân viên được yêu cầu phải hiểu các tiêu chí xác định mức lương của họ trước khi số liệu trả lương cá nhân được tiết lộ, đảm bảo xác định mức lương công bằng. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này, công ty đã thiết lập một cách tiếp cận có cấu trúc để đưa ra quyết định trả lương.

3. Minh bạch về Đa dạng, Công bằng, Hòa nhập và Thuộc về (DEIB)

Tạo phần DEIB toàn diện trên trang web công ty là một chuyện; trở thành một nhà tuyển dụng thực sự đa dạng, công bằng và toàn diện lại là một vấn đề khác.

Nhiều tổ chức kỷ niệm cam kết của họ về sự đại diện của phụ nữ trong vai trò lãnh đạo vào Ngày Quốc tế Phụ nữ thông qua mạng xã hội. Một năm nọ, Francesca Lawsome và Ali Fensome đã phát triển một chatbot trả tiền theo giới tính để trích xuất dữ liệu có sẵn công khai từ các công ty này. Mục đích là để đánh giá cam kết của các công ty đối với bình đẳng giới tại nơi làm việc.

Những phát hiện này cho thấy sự khác biệt đáng kể giữa lời nói và hành động. Ví dụ: mặc dù Sân bay Heathrow nhấn mạnh “Phụ nữ tại Heathrow”, mức lương trung bình mỗi giờ của phụ nữ thấp hơn 14% so với nam giới trong tổ chức.

Một số công ty đang có những bước tiến trong việc đạt được sự minh bạch tại nơi làm việc. Ví dụ: Nike đã xuất bản ‘Mục tiêu mục đích năm 2025’, với nhiều báo cáo khác nhau để khách truy cập tải xuống, trong đó giải thích những gì công ty đang thực hiện xung quanh việc trả lương bình đẳng, đại diện, hòa nhập và hơn thế nữa trong tổ chức.

Có một số chiến lược mà bộ phận nhân sự có thể áp dụng để cải thiện và đảm bảo tính minh bạch tại nơi làm việc trong suốt vòng đời của nhân viên.

Chiến lược 1: Áp dụng tính minh bạch trong thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn

Thay vì bán (quá) những lợi ích khi làm việc cho tổ chức, hãy nghĩ đến việc truyền đạt tất cả các khía cạnh (ngay cả những khía cạnh kém hấp dẫn hơn) của công việc và ngành.

Ví dụ: giả sử bạn đang thuê người làm một vai trò có thể đòi hỏi nhiều về thể chất. Giải thích cho ứng viên những gì vai trò sẽ yêu cầu. Đưa vào trang web của bạn những lời chứng thực chưa được kiểm duyệt của nhân viên từ những người mới gia nhập công ty để vẽ nên một bức tranh chân thực về những gì cần có để thực hiện thành công vai trò này.

Chiến lược 2: Đặt kỳ vọng thực tế, dựa trên thực tế

Tính minh bạch trong tuyển dụng và lựa chọn bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau.

Đầu tiên, nó liên quan đến sự rõ ràng về quy trình nộp đơn: Người nộp đơn nên dự đoán điều gì? Họ có thể mong đợi phản hồi trong bao lâu? Dòng thời gian cho toàn bộ quá trình là gì? Họ nên liên hệ với ai để được giải đáp thắc mắc?

Thứ hai, nó bao gồm sự minh bạch về công việc và kỳ vọng của tổ chức: Mức lương được đưa ra là bao nhiêu? Tổ chức cung cấp những triển vọng tăng trưởng nào và trong khung thời gian nào? Những tiêu chuẩn thực hiện nào được mong đợi từ nhân viên?

Cuối cùng, một khía cạnh quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về những điều không thể lường trước được. Ví dụ, trong một công ty có nhịp độ phát triển nhanh, điều quan trọng là phải nói với các ứng viên hoặc nhân viên mới rằng nhiều khía cạnh sẽ không có cấu trúc và đòi hỏi sự chủ động tự chủ.

Chiến lược 3: Khám phá các mức độ minh bạch khác nhau

Nhận thức rằng không phải tất cả thông tin đều có thể hoặc nên được chia sẻ công khai với mọi nhân viên (như chúng ta đã thấy trước đó trong ví dụ Chẩn đoán MIMOSA).

Phân loại thông tin và xác định mức độ minh bạch phù hợp cho từng cấp độ dựa trên các yếu tố như mức độ liên quan, độ nhạy cảm và tác động tiềm ẩn.

Chiến lược 4: Khuyến khích trò chuyện liên tục

Đào tạo các nhà quản lý về cách tiếp cận quản lý hiệu suất như một cuộc trò chuyện liên tục (còn được gọi là cuộc đối thoại liên tục) và trò chuyện liên tục với nhân viên của họ trong suốt cả năm thay vì hàng năm.

Làm như vậy sẽ tạo ra mối quan hệ bền chặt hơn giữa người quản lý và nhân viên, thường dẫn đến sự tin cậy và minh bạch cao hơn.

Chiến lược 5: Mở các kênh liên lạc

Thiết lập và duy trì nhiều kênh để giao tiếp cởi mở , chẳng hạn như các cuộc họp định kỳ (toàn công ty), tòa thị chính, hộp thư góp ý và nền tảng kỹ thuật số nơi nhân viên có thể nêu lên mối quan ngại, đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi.

Đảm bảo tất cả nhân viên đều có thể truy cập các kênh này và tích cực theo dõi các phản hồi và hành động.

Chiến lược 6: Cho nhân viên tham gia vào việc ra quyết định

Theo khảo sát của Visier , 52% số người được hỏi tin tưởng chủ lao động của họ làm như vậy vì họ minh bạch về các chính sách và thông lệ của công ty.

Việc tích cực thu hút nhân viên tham gia vào việc ra quyết định đóng một vai trò quan trọng trong việc này. Điều này có thể đạt được bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như bằng cách cho phép họ đặt ra các mục tiêu và KPI của riêng mình hoặc tổ chức những ngày động não về chiến lược.

Chiến lược 7: Cung cấp thông tin cập nhật và báo cáo thường xuyên

Cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về hiệu suất của công ty, bao gồm những thành công, thách thức và các lĩnh vực cần cải thiện. Điều này có thể được thực hiện thông qua các bản tin, email, kênh Slack hoặc các cuộc họp chuyên dụng.

Chiến lược 8: Xây dựng văn hóa phản hồi

Nuôi dưỡng văn hóa phản hồi trong đó việc cho và nhận phản hồi được khuyến khích và đánh giá cao. Điều này bao gồm cả sự củng cố tích cực và những lời chỉ trích mang tính xây dựng. Đào tạo nhân viên về cách đưa và nhận phản hồi hiệu quả có thể giúp xây dựng một nơi làm việc cởi mở và giao tiếp hơn

Điều quan trọng nữa là cả nhân viên và doanh nghiệp đều phải hành động dựa trên những hiểu biết sâu sắc mà họ nhận được. Theo khảo sát của Visier, một trong những lý do hàng đầu khiến nhân viên không tin tưởng vào người sử dụng lao động của họ là công ty đã không tuân theo phản hồi của nhân viên.

Chiến lược 9: Tạo sự rõ ràng về các quy tắc và kỳ vọng

Cung cấp sự rõ ràng về vai trò và kỳ vọng. Sử dụng các công cụ như kế hoạch 30-60-90 ngày, mẫu vai trò và trách nhiệm , kế hoạch phát triển nhân viên và số liệu hiệu suất để giúp nhân viên hiểu những gì được mong đợi ở họ.

• Một nơi làm việc minh bạch là một trong những nền tảng của sự tin tưởng và gắn kết của nhân viên. Đó là yếu tố then chốt để mọi người quyết định họ muốn làm việc cho công ty nào.
• Tính minh bạch đóng một vai trò trong mọi khía cạnh của vòng đời nhân viên. Để tạo ra sự minh bạch hơn ở nơi làm việc, chín điểm hành động được liệt kê trong bài viết này có thể là điểm khởi đầu tuyệt vời.