PR là gì? Mọi điều cần biết về quan hệ công chúng trong Marketing

PR (viết tắt của “Public Relations” – quan hệ công chúng) là một lĩnh vực quan trọng trong Marketing giúp xây dựng và quản lý mối quan hệ tốt đẹp giữa tổ chức/doanh nghiệp với công chúng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm PR là gì, tầm quan trọng của PR, các hoạt động và loại hình PR phổ biến, quy trình triển khai PR hiệu quả, yêu cầu và kỹ năng cần có của người làm PR.

PR là gì?

PR (Public Relations) là tập hợp các hoạt động và chiến lược nhằm quản lý thông tin liên quan đến một cá nhân hay tổ chức và truyền tải thông tin đó tới công chúng, đặc biệt là giới truyền thông. Mục tiêu của PR là xây dựng, duy trì và bảo vệ hình ảnh, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trước công chúng. Thông qua PR, doanh nghiệp có thể tăng cường mối quan hệ tốt đẹp và sự tin tưởng với khách hàng, đối tác, nhân viên và cộng đồng.

Các hoạt động PR có thể bao gồm:

• Cung cấp thông tin, tạo dựng mối quan hệ với báo chí, truyền thông
• Tổ chức sự kiện, họp báo, triển lãm
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ
• Quan hệ với cộng đồng thông qua các hoạt động từ thiện, tài trợ
• Giải quyết khủng hoảng truyền thông
• Quản lý hình ảnh và danh tiếng của doanh nghiệp trên truyền thông, mạng xã hội…

Những hoạt động PR hiệu quả sẽ giúp tạo dựng hình ảnh và quảng bá thương hiệu một cách tích cực, nâng cao nhận diện và uy tín của doanh nghiệp trong mắt công chúng.

Tầm quan trọng của PR

PR đóng vai trò quan trọng trong hoạt động Marketing của doanh nghiệp. Một số lợi ích chính của PR bao gồm:

• Nâng cao hình ảnh và uy tín thương hiệu: Thông qua các hoạt động PR, doanh nghiệp xây dựng hình ảnh tích cực, chuyên nghiệp và đáng tin cậy trước công chúng. Điều này giúp tăng cường uy tín và danh tiếng của thương hiệu.
• Tạo sự đồng thuận và ủng hộ từ phía công chúng: Việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác, nhân viên thông qua PR giúp tạo ra sự đồng thuận, sự ủng hộ đối với doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng trong quá trình phát triển sản phẩm, giải quyết khủng hoảng.
• Tiếp cận hiệu quả tới khách hàng tiềm năng: Các hoạt động PR như tổ chức sự kiện, tham gia các chương trình cộng đồng giúp doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp và hiệu quả hơn đến các khách hàng mục tiêu.
• Tăng hiệu quả truyền thông với chi phí thấp: PR tận dụng các kênh truyền thông miễn phí như bài báo, phỏng vấn, truyền hình. Vì thế nó có thể giúp truyền tải thông điệp và tăng độ nhận diện thương hiệu với chi phí thấp hơn quảng cáo.
• Hạn chế rủi ro, giảm thiểu khủng hoảng: Sự chuẩn bị chu đáo về mặt thông tin và mối quan hệ với các bên liên quan của PR sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các tổn thất khi gặp khủng hoảng truyền thông.

Như vậy, có thể thấy hoạt động PR có vai trò không thể thiếu trong chiến lược Marketing và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp.

Công việc cụ thể của nhân viên PR

Nhân viên PR chịu trách nhiệm lên kế hoạch, triển khai và đánh giá các hoạt động PR giúp xây dựng, duy trì và bảo vệ hình ảnh tích cực của doanh nghiệp. Một số nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

• Lên chiến lược và triển khai các kế hoạch PR phù hợp để đạt mục tiêu đề ra của doanh nghiệp
• Viết thông cáo báo chí, bài phát biểu, dàn xếp các buổi phỏng vấn báo chí
• Xử lý những thắc mắc, phản hồi từ giới truyền thông một cách chuyên nghiệp
• Sản xuất các ấn phẩm truyền thông như brochure, video, hình ảnh…
• Tổ chức các sự kiện như họp báo, lễ kỷ niệm, triển lãm, hội thảo…
• Theo dõi và tương tác trên các nền tảng truyền thông, mạng xã hội
• Xây dựng mối quan hệ bền chặt với các bên liên quan như báo chí, đối tác, cơ quan chức năng
• Theo dõi và báo cáo hiệu quả các hoạt động PR

Để làm tốt công việc PR cần có kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, quản lý khủng hoảng và khả năng nắm bắt thông tin nhanh nhạy, chính xác.

Các loại hình PR phổ biến

Tùy thuộc vào đối tượng và mục tiêu, hoạt động PR có thể được chia thành các loại hình chính như:

• Quan hệ truyền thông: Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan truyền thông, báo chí nhằm tạo dựng hình ảnh tích cực và quảng bá thông điệp của doanh nghiệp.
• Quan hệ khách hàng: Xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng hiện tại và tiềm năng thông qua các hoạt động như chăm sóc khách hàng, tổ chức sự kiện tri ân, giải đáp thắc mắc…
• Quan hệ nội bộ: Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, nâng cao sự gắn kết và hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua các hoạt động đối nội như tổ chức sự kiện, đào tạo, truyền thông nội bộ.
• Quan hệ cộng đồng: Thực hiện trách nhiệm xã hội và tham gia đóng góp cho cộng đồng thông qua các hoạt động như từ thiện, tài trợ, bảo vệ môi trường. Điều này giúp nâng cao uy tín và hình ảnh tốt đẹp của doanh nghiệp.
• Tổ chức sự kiện: Lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện như họp báo, hội nghị, triển lãm nhằm quảng bá hình ảnh, sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp tới công chúng.
• Quản lý khủng hoảng: Xây dựng các kịch bản và phản ứng kịp thời trước các tình huống khủng hoảng có thể gây ảnh hưởng tiêu cực tới hình ảnh và hoạt động của doanh nghiệp.

Quy trình lên kế hoạch PR

Để triển khai hiệu quả một chiến dịch PR, cần thực hiện theo quy trình gồm các bước chính sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu PR

• Xác định rõ mục đích, kết quả mong muốn đạt được của chiến dịch
• Đảm bảo mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được

Bước 2: Phân tích đối tượng mục tiêu

• Xác định rõ đối tượng công chúng mà chiến dịch PR hướng đến
• Tìm hiểu sâu về đặc điểm, hành vi, sở thích của từng nhóm đối tượng

Bước 3: Xây dựng thông điệp truyền thông

• Xây dựng thông điệp và câu chuyện muốn truyền tải tới công chúng
• Đảm bảo thông điệp rõ ràng, thuyết phục và phù hợp với từng nhóm đối tượng

Bước 4: Lựa chọn kênh truyền thông và hình thức triển khai

• Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp như báo chí, truyền hình, mạng xã hội
• Xây dựng kế hoạch chi tiết về hình thức triển khai như viết bài, tổ chức sự kiện, tài trợ

Bước 5: Triển khai thực hiện chiến dịch

• Phân bổ nguồn lực và triển khai từng hạng mục công việc đúng kế hoạch
• Giám sát, điều phối và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện

Bước 6: Đánh giá hiệu quả

• Thu thập dữ liệu và đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu
• Rút ra bài học kinh nghiệm cho những chiến dịch PR tiếp theo

Phân biệt PR và quảng cáo

Mặc dù cùng là hoạt động truyền thông nhằm quảng bá hình ảnh và sản phẩm, nhưng PR và quảng cáo có một số điểm khác biệt chính như:

• Mục tiêu: PR tập trung xây dựng hình ảnh tích cực và mối quan hệ lâu dài với công chúng, trong khi quảng cáo nhằm mục tiêu bán hàng trực tiếp.
• Hình thức: PR sử dụng các bài viết, phóng sự, sự kiện để truyền tải thông điệp một cách tự nhiên. Quảng cáo truyền tải thông tin một chiều thông qua hình thức đăng tải quảng cáo trả phí.
• Tính kiểm soát: Trong quảng cáo, doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn nội dung và hình thức quảng cáo. Với PR, doanh nghiệp chỉ có thể gửi thông tin đến báo chí chứ không chắc chắn nội dung sẽ được truyền tải y nguyên.
• Chi phí: PR tận dụng các kênh truyền thông miễn phí như bài báo, phỏng vấn nên có thể tiết kiệm chi phí hơn so với mua quảng cáo.
• Hiệu quả: PR có tác động chậm và kéo dài, giúp xây dựng hình ảnh bền vững. Quảng cáo có tác dụng nhanh nhưng thường ngắn hạn để kích thích doanh số.

Yêu cầu và kỹ năng cần có đối với nhân viên PR

Để thành công trong lĩnh vực PR, nhân viên cần hội tụ các yêu cầu và kỹ năng sau:

• Kỹ năng viết tốt: Viết thông cáo báo chí, bài phát biểu hấp dẫn, chuyên nghiệp
• Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục: Giao tiếp tự tin, thuyết phục với giới truyền thông
• Khả năng sáng tạo: Đưa ra các ý tưởng độc đáo cho chiến dịch PR, sự kiện
• Tư duy phân tích và xử lý vấn đề: Nắm bắt thông tin nhanh nhạy, phản ứng linh hoạt trước khủng hoảng
• Mối quan hệ tốt: Có mạng lưới quan hệ rộng rãi với báo chí, truyền thông
• Hiểu biết tốt về ngành, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
• Khả năng làm việc nhóm và quản lý thời gian hiệu quả
• Am hiểu văn hóa, đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử trong PR

Việc trang bị đầy đủ các kỹ năng trên sẽ giúp nhân viên PR hoàn thành tốt vai trò cầu nối giữa doanh nghiệp và công chúng, đóng góp vào thành công chung của tổ chức.

Ví dụ về chiến dịch PR thành công

Một số ví dụ điển hình về những chiến dịch PR thành công và để lại dấu ấn:

• Chiến dịch “Share a Coke” của Coca-Cola: Thay tên thương hiệu trên vỏ lon bằng những cái tên phổ biến, kèm thông điệp chia sẻ để lan tỏa niềm vui. Chiến dịch tạo hiệu ứng viral mạnh mẽ và gia tăng doanh số đáng kể cho Coca-Cola.
• Chiến dịch “Real Beauty” của Dove: Tập trung lan tỏa thông điệp về vẻ đẹp đích thực của phụ nữ, đi ngược lại với những tiêu chuẩn sắc đẹp thông thường. Chiến dịch giúp định vị thương hiệu Dove gần gũi và nhân văn hơn.
• Chiến dịch quảng bá du lịch “Inspired by Iceland”: Khi ngành du lịch Iceland gặp khó khăn vì núi lửa phun trào, chính phủ nước này đã mời gọi người dân chia sẻ những câu chuyện, hình ảnh tích cực về Iceland. Chiến dịch đã thu hút sự chú ý và cải thiện đáng kể hình ảnh du lịch của quốc gia này.

PR trong thời đại số

Sự phát triển của công nghệ và mạng xã hội đã mang đến nhiều cơ hội và thách thức mới cho ngành PR. Dưới đây là một số xu hướng của PR trong kỷ nguyên số:

• Tận dụng sức mạnh của mạng xã hội: Các nền tảng như Facebook, Instagram, TikTok trở thành kênh quan trọng để truyền tải thông điệp PR và tương tác với công chúng.
• Ứng dụng công nghệ vào hoạt động PR: Sử dụng công cụ phân tích dữ liệu để đo lường hiệu quả, tự động hóa một số tác vụ như đăng tải nội dung, trả lời bình luận.
• Chuyển hướng sang nội dung số: Đầu tư sản xuất các nội dung số hấp dẫn như video, hình ảnh, infographic thay vì chỉ tập trung vào thông cáo báo chí truyền thống.
• Quản trị khủng hoảng trên môi trường số: Mạng xã hội có thể khiến những khủng hoảng lan truyền với tốc độ chóng mặt. Vì thế, PR cần phản ứng nhanh chóng và đưa ra thông điệp phù hợp trên các kênh số.
• Hợp tác với KOLs và influencers: Thay vì chỉ tập trung vào truyền thông, việc hợp tác với những cá nhân có ảnh hưởng và lượng followers lớn mang lại hiệu quả cho chiến dịch PR.

Việc nắm bắt và ứng dụng linh hoạt những xu hướng trên sẽ giúp hoạt động PR đạt hiệu quả cao trong thời đại công nghệ số bùng nổ.

Kết luận

PR là một lĩnh vực quan trọng và không thể thiếu trong chiến lược phát triển của mọi tổ chức, doanh nghiệp. Thông qua việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công chúng, các hoạt động PR giúp nâng cao hình ảnh, uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Để triển khai hiệu quả, các chiến dịch PR cần được lên kế hoạch bài bản, dựa trên việc xác định rõ mục tiêu, thông điệp truyền thông và lựa chọn kênh phù hợp. Nhân viên PR cũng cần không ngừng trau dồi các kỹ năng cần thiết và nắm bắt những xu hướng mới để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường.

Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đọc đã có cái nhìn toàn diện về PR, từ khái niệm, vai trò, quy trình đến những yêu cầu đối với người làm PR. Việc áp dụng những kiến thức trên sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa sức mạnh của PR, xây dựng được hình ảnh tích cực và phát triển bền vững trong dài hạn.