Giao tiếp nhân sự rất quan trọng đối với việc quản lý thành công của bất kỳ tổ chức nào. Cho dù bạn đang cập nhật cho nhân viên về các chính sách mới, thu thập phản hồi về mức độ hài lòng của nhân viên hay cung cấp thông tin quan trọng về cách chuẩn bị cho hiện tượng thời tiết khắc nghiệt thì giao tiếp hiệu quả là nền tảng cho hoạt động kinh doanh.
Phát triển chiến lược truyền thông nhân sự hiệu quả sẽ cho phép bạn giao tiếp thành công với nhân viên và tất cả các bên liên quan trong nội bộ, liên kết hoạt động giao tiếp của bạn với kế hoạch chiến lược của tổ chức và nâng cao thương hiệu của tổ chức với tư cách là nhà tuyển dụng.
Giao tiếp là nền tảng của mọi mối quan hệ của con người. Tại nơi làm việc, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và kiến thức. Nó cần thiết cho sự thành công của cá nhân và nhóm, đồng thời cho phép người lao động phát triển các mối quan hệ bền chặt và tự khẳng định mình là thành viên nhóm hợp tác muốn giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình.
Bộ phận nhân sự có trách nhiệm không chỉ tuyển dụng đúng nhân viên mà còn đảm bảo họ được trang bị để thực hiện công việc của mình một cách phù hợp. Truyền thông nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện đúng điều này.
Các tổ chức dựa vào các chuyên gia nhân sự để truyền đạt những thông tin quan trọng và những thay đổi chính sách cho nhân viên. Giao tiếp hiệu quả có thể tăng năng suất, dẫn đến lực lượng lao động gắn kết và hiệu quả hơn.
Giao tiếp nhân sự là một quá trình hai chiều bao gồm thông tin được gửi từ nhân sự đến nhân viên và từ nhân viên đến nhân sự. Những nhân viên cảm thấy tiếng nói của mình được lắng nghe có khả năng được trao quyền để thực hiện công việc tốt nhất của họ gấp 4,6 lần ; mức độ gắn kết của nhân viên tăng 5% có thể dẫn đến doanh thu tăng 3%.
Tại sao giao tiếp nhân sự quan trọng đối với tổ chức?
Kỳ vọng của người dân đối với người sử dụng lao động đã thay đổi kể từ sau đại dịch. Ngày nay, các chuyên gia nhân sự đóng vai trò trung tâm trong trải nghiệm của nhân viên , cung cấp sự kết nối quan trọng giữa lãnh đạo và nhân viên. Giao tiếp nội bộ có tác động mạnh mẽ đến sự gắn kết của nhân viên, văn hóa tổ chức và năng suất. Nói một cách đơn giản, nhân viên muốn nghe ý kiến của bạn.
Chúng ta hãy xem xét một số lợi ích chính của giao tiếp nhân sự hiệu quả:
Cải thiện mức độ tương tác
Forbes định nghĩa sự gắn kết của nhân viên là sự cam kết về mặt cảm xúc của nhân viên đối với tổ chức và các mục tiêu của tổ chức. Nhân viên gắn bó quan tâm đến công việc và công ty của họ.
Báo cáo Tình hình Nơi làm việc Toàn cầu của Gallup tiết lộ rằng những người lao động thiếu gắn kết khiến nền kinh tế toàn cầu bị tổn thất năng suất đáng kinh ngạc là 7,8 nghìn tỷ USD, trong khi các nhóm gắn kết cho thấy tỷ lệ luân chuyển nhân viên ít hơn từ 24% đến 59%, lợi nhuận cao hơn 21%, năng suất cao hơn 17% và giảm 41% sự vắng mặt.
Tăng năng suất
Một nghiên cứu của McKinsey về tương lai của công việc từ xa báo cáo rằng những nhân viên cảm thấy hòa nhập hơn trong giao tiếp tại nơi làm việc có khả năng chứng minh năng suất tăng lên gần gấp 5 lần.
Tăng khả năng giữ chân
Một nghiên cứu khác của Gallup đã chỉ ra mối liên hệ giữa mức độ gắn kết thấp và hiệu suất của nhóm và nhận thấy rằng khi nhu cầu gắn kết không được đáp ứng, tỷ lệ luân chuyển nhân viên sẽ cao hơn. Chi phí thay thế một nhân viên có thể dao động từ một nửa đến hai lần mức lương hàng năm của họ. Mất đi người giỏi cũng dẫn đến mất đi chuyên môn và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần chung.
Niềm tin được cải thiện
Giao tiếp là nền tảng để phát triển niềm tin giữa người sử dụng lao động và người lao động; 63% nhân viên và lãnh đạo doanh nghiệp trên toàn cầu cho rằng phải tạo dựng được niềm tin. Niềm tin là chìa khóa để thu hút nhân tài hàng đầu, với 74% nhân viên thích làm việc cho một công ty được coi là đáng tin cậy.
4 loại giao tiếp
Thông tin được truyền theo 4 hướng: hướng xuống, hướng lên, chiều ngang và đường chéo. Phương hướng thường được xác định bởi quy mô, tính chất và cơ cấu của tổ chức.
1. Giao tiếp hướng lên
Nhân viên liên lạc với quản lý cấp trên để đưa ra phản hồi, khiếu nại hoặc đề xuất. Giao tiếp hướng lên trên ngày càng trở nên phổ biến vì nó khuyến khích một môi trường làm việc có sự tham gia.
Sử dụng giao tiếp cấp trên để tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên bằng các công cụ khảo sát trực tuyến như Survey Monkey . Ví dụ, các cuộc khảo sát về tỷ lệ giữ chân và thôi việc bao gồm các câu hỏi liên quan đến kế hoạch ở lại với tổ chức trong tương lai gần hoặc rời đi. Dựa trên kết quả, bạn có thể sử dụng thông tin này để xây dựng một nơi làm việc tốt hơn.
2. Giao tiếp hướng xuống
Trong giao tiếp đi xuống, thông tin và thông điệp được truyền từ trên xuống thông qua cơ cấu phân cấp của tổ chức.
Như một ví dụ về giao tiếp hướng xuống, Người hành nghề nhân sự có thể gửi email giải thích chính sách làm việc mới hoặc chương trình đào tạo mới được bộ phận nhân sự thông báo cho nhóm bán hàng.
3. Giao tiếp chéo
Giao tiếp chéo xảy ra giữa các phòng ban với những người ở các cấp độ khác nhau của tổ chức. Đây là cuộc đối thoại giữa các nhân viên thuộc các cấp bậc và chức năng khác nhau, những người không thuộc cùng một chuỗi chỉ huy.
Nếu bạn nói chuyện với người đứng đầu bộ phận nghiên cứu và phát triển về việc thuê một nhân viên mới cho nhóm của cô ấy, đó được coi là giao tiếp chéo. Bởi vì một nhân viên cấp dưới có thể tương tác với một nhân viên cấp cao từ bộ phận khác nên việc giao tiếp chéo sẽ nhanh chóng và hiệu quả.
4. Truyền thông theo chiều ngang
Đây là khi những người cùng cấp trong một tổ chức giao tiếp, thường là để điều phối công việc giữa các phòng ban. Luồng liên lạc này được sử dụng để điều hành các phòng ban khi cần thu thập thông tin giữa các thành viên trong cùng một nhóm làm việc hoặc cùng cấp độ trong tổ chức.
Nếu người quản lý nhân sự gặp người quản lý kế toán để xem xét ngân sách, đó là giao tiếp theo chiều ngang. Khi mọi người ở cùng cấp độ trao đổi trực tiếp, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết vấn đề và cho phép chia sẻ thông tin giữa các nhóm làm việc khác nhau.
Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích các phương pháp và kênh giao tiếp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để xây dựng khung mô hình giao tiếp nhân sự – một công cụ giúp bạn đo lường và đánh giá chiến lược và thực tiễn giao tiếp nội bộ của mình.
Cách xây dựng chiến lược giao tiếp hiệu quả với HR CMC
Canvas mô hình truyền thông nhân sự (HR CMC), dựa trên Business Model Canvas của Alex Osterwalder , đã được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của các chuyên gia truyền thông nội bộ. Nó được thiết kế để giúp bạn thông báo cho nhân viên về chiến lược và mục tiêu của tổ chức, chính sách và kế hoạch của nhân viên cũng như thành tích.
HR CMC là một công cụ giao tiếp chiến lược cho phép bạn hình dung và đánh giá các ý tưởng và khái niệm của mình. Vì là máy nhắn tin một trang nên nó cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng về mô hình truyền thông và không bao gồm các chi tiết không cần thiết. Thật dễ dàng để tham khảo và hiểu. Việc chỉnh sửa cũng dễ dàng hơn và có thể dễ dàng chia sẻ với nhân viên và các bên liên quan.
Khi hoàn thành từng yếu tố của khung mô hình giao tiếp nhân sự, bạn và nhóm của bạn sẽ động não và tiến hành nghiên cứu về từng yếu tố trong số đó, sử dụng kết quả cho từng phần có liên quan của khung vẽ.
Xây dựng chiến lược truyền thông nhân sự toàn diện
1. Xác định phân khúc nhân viên của doanh nghiệp
Phân khúc nhân viên cho phép bạn xác định các nhóm nhân viên khác nhau trong tổ chức – dựa trên những điểm tương đồng như vai trò, khu vực địa lý, giới tính, độ tuổi, hành vi và sở thích – để bạn có thể thiết kế các chính sách và thực tiễn tùy chỉnh dựa trên đặc điểm và nhu cầu chung của từng nhóm để tăng mức độ liên quan của giao tiếp của bạn.
Phân khúc nhân viên sẽ khác nhau ở các công ty khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực họ hoạt động, năng lực họ yêu cầu và cách họ xác định sự thành công của nhân viên.
Ngoài ra, mỗi nhân viên đều có những tham vọng và động lực cụ thể trong tổ chức. Phân khúc giúp bạn nhắm mục tiêu các mục tiêu riêng lẻ và tích hợp chúng vào chiến lược nhân sự của bạn. Điều này bao gồm tất cả các nhóm bên liên quan có liên quan trong tổ chức mà bộ phận nhân sự đang (hoặc phải) tạo ra giá trị.
2. Đề xuất giá trị và mục tiêu truyền thông
Việc xác định tuyên bố giá trị và mục tiêu truyền thông bắt đầu bằng việc xác định tổng thể các lợi ích mà nó hứa hẹn mang lại cho tất cả khách hàng nội bộ của bạn. Điều này đòi hỏi bạn phải suy nghĩ về chiến lược tổ chức và vai trò của truyền thông nội bộ trong việc giúp đạt được điều đó.
Đối với mỗi phân khúc nhân viên, bạn sẽ phải đưa ra các mục tiêu và đề xuất giá trị chính.
Các loại đề xuất giá trị truyền thông nhân sự
Hiệu suất: Cải thiện giao tiếp nhân sự để nhanh hơn, dễ tiếp cận hơn
Tùy chỉnh: Điều chỉnh các dịch vụ truyền thông theo nhu cầu cụ thể của các phân khúc khách hàng nội bộ
' Hoàn thành công việc: Tạo ra giá trị bằng cách cho phép nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn và hiệu quả hơn.
Thuận tiện: Làm cho mọi thứ trở nên thuận tiện hơn hoặc dễ sử dụng hơn có thể tạo ra giá trị đáng kể cho nhân viên.
3. Xác định các kênh liên lạc nhân sự của bạn
Chọn các kênh liên lạc phù hợp cho tổ chức của bạn là chìa khóa để giữ cho nhân viên làm việc hiệu quả, gắn kết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Ngày nay, các kênh liên lạc kỹ thuật số – email, nền tảng liên lạc nội bộ, phần mềm cộng tác với nhân viên, mạng nội bộ, podcast nội bộ, blog nội bộ của công ty – là những kênh phổ biến nhất tại nơi làm việc.
Để xác định kênh nào phù hợp nhất cho các phân khúc nhân viên khác nhau của bạn, hãy suy nghĩ về những gì bạn đang truyền đạt và hướng truyền thông đang diễn ra.
Ví dụ, giao tiếp cấp trên là giúp ban quản lý biết được cảm nhận của nhân viên về công việc, chính sách và thủ tục của họ cũng như công việc kinh doanh. Bạn có thể chọn sử dụng các cuộc khảo sát trực tuyến ẩn danh về mức độ hài lòng của nhân viên hoặc thực hiện các cuộc khảo sát xung, các bộ câu hỏi ngắn gọn và thường xuyên được gửi cho nhân viên.
Thông tin liên lạc từ dưới lên, chẳng hạn như hướng dẫn, tuyên bố chính sách, thủ tục, sổ tay và ấn phẩm của công ty có thể được lưu hành qua email, bản tin, bản ghi nhớ, sổ tay và các cuộc họp nhân viên.
4. Xác định mối quan hệ khách hàng nội bộ của bạn
Mỗi phân khúc khách hàng nội bộ của bạn mong đợi loại mối quan hệ nào từ bộ phận nhân sự? Bạn cần làm rõ loại mối quan hệ bạn muốn có với từng phân khúc nhân viên.
Các mối quan hệ được thiết lập và nuôi dưỡng thông qua các kênh giao tiếp khác nhau của bạn.
Kỳ vọng của nhân viên về mặt giao tiếp là gì? Chúng tôi biết rằng nhân viên muốn những thứ khác nhau ở những giai đoạn khác nhau trong cuộc đời làm việc của họ. Bạn cần hiểu quan điểm của các nhân viên khác nhau và biết họ coi trọng điều gì. Điều quan trọng là tạo các thông điệp được nhắm mục tiêu, tập trung và phù hợp cho từng phân khúc đối tượng của bạn.
5. Xác định hoạt động giao tiếp nhân sự của bạn
Hãy xem xét những hoạt động nào là tốt nhất để truyền tải những thông điệp quan trọng đến khách hàng nội bộ của bạn. Các hoạt động chính nên tập trung vào việc thực hiện đề xuất giá trị, tiếp cận các phân khúc khách hàng nội bộ và duy trì mối quan hệ khách hàng nội bộ.
Apple nổi tiếng với việc che giấu việc ra mắt sản phẩm một cách bí mật khiến giới truyền thông phát cuồng. Sự cường điệu chắc chắn là có hiệu quả. Việc đưa chiến dịch giới thiệu vào kế hoạch truyền thông nội bộ của bạn có thể rất hấp dẫn và hiệu quả khi thu hút được sự ủng hộ của nhân viên.
Hãy xem xét sức mạnh của mọi người khi nói đến đánh giá trực tuyến. Nếu bạn sắp triển khai một chính sách hoặc tập hợp lợi ích mới, hãy cân nhắc việc cung cấp cho những nhân viên được chọn 'bản xem trước' và yêu cầu họ đưa ra đánh giá.
Khía cạnh con người luôn mang lại sự giao tiếp trong cuộc sống và làm cho nó trở nên dễ hiểu. Dù bạn đang giao tiếp gì, hãy cố gắng tập trung vào tác động của nó đối với những người mà nó sẽ ảnh hưởng và nó có ý nghĩa gì đối với họ.
Việc giới thiệu một yếu tố của gamification có thể tạo ra nhiều sự tương tác. Cuộc săn lùng người nhặt rác Kobe 11 của Nike đã phát hiện 20 đôi giày thể thao có chữ ký của ngôi sao NBA Kobe Bryant được giấu ở 20 thành phố trên toàn thế giới. Đưa loại khái niệm này vào kế hoạch giao tiếp nội bộ của bạn như một bài tập xây dựng nhóm có thể khiến nhân viên hào hứng với việc giải quyết các manh mối và giành được giải thưởng.
6. Xác định nguồn lực cần thiết
Xác định những nguồn lực bạn cần để truyền tải thông điệp của bạn một cách tốt nhất. Thu hút khách hàng là một thế mạnh của hoạt động tiếp thị, vì vậy nhóm tiếp thị của bạn có thể hỗ trợ bạn tạo các chương trình gắn kết tại nơi làm việc.
Khi nói đến giao tiếp tại nơi làm việc, công nghệ có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp rõ ràng và hiệu quả cao thông qua phương thức giao tiếp tốt nhất có thể. Hãy xem xét cách thức mà thông điệp của bạn sẽ rõ ràng nhất và có nhiều khả năng được diễn giải chính xác nhất.
Công nghệ tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp tại nơi làm việc, vì vậy hãy cân nhắc xem bạn có thể cần đầu tư vào những công cụ giao tiếp kỹ thuật số mới nào, chẳng hạn như các trung tâm đào tạo hoặc công cụ trải nghiệm nhân viên.
7. Xác định chi phí truyền thông
Xác định chi phí liên quan đến chiến lược truyền thông nhân sự và lập ngân sách . Ngân sách truyền thông nội bộ được xác định hợp lý sẽ giúp biến luồng truyền thông xuyên suốt doanh nghiệp thành tài sản kinh doanh có giá trị và có thể đo lường được.
Chi phí cần xem xét bao gồm đăng ký phần mềm, cũng như nguồn nhân lực và nguồn lực nội bộ cần thiết để phát triển chiến lược truyền thông nội bộ.
8. Xác định các yếu tố thúc đẩy giá trị truyền thông nhân sự
Các tổ chức dựa vào các chuyên gia nhân sự để chuyển tiếp những thông tin quan trọng và những thay đổi chính sách cho nhân viên. Giao tiếp hiệu quả không chỉ đảm bảo rằng mọi người đều được cập nhật thông tin mà còn có thể giúp doanh nghiệp tuân thủ và tránh những thách thức không cần thiết. Có lẽ còn quan trọng hơn nữa, nó giúp tăng cường sự tin tưởng, gắn kết và hài lòng của nhân viên.
Giao tiếp tốt có thể cải thiện khả năng sáng tạo của nhân viên lên tới 93%, từ đó có thể góp phần nâng cao năng suất . Những nhân viên cảm thấy được lắng nghe có khả năng được trao quyền để thực hiện công việc tốt nhất của họ cao gấp 4,6 lần và mức độ gắn kết của nhân viên tăng 5% có thể khiến doanh thu của công ty tăng 3%.
Điều quan trọng là bạn cũng phải đo lường các nỗ lực giao tiếp nhân sự của mình để có thể hiểu mức độ hiệu quả của chúng và cho phép bạn điều chỉnh khi cần thiết.
Dưới đây là 10 thước đo truyền thông nội bộ được sử dụng thường xuyên:1. Tỷ lệ tương tác của nhân viên : Mạng nội bộ của công ty có thể giúp đo lường mức độ tương tác của nhân viên bằng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như lượng độc giả, mức độ tham gia và các số liệu xã hội như số lượt thích, lượt chia sẻ và nhận xét mà một phần nội dung tạo ra.
2. Tỷ lệ mở hoặc biên nhận đọc mạng nội bộ: Đọc biên nhận trên mạng nội bộ của công ty đo lường xem nhân viên có thực sự xác nhận đã nhận và đọc các bản cập nhật quan trọng hay không.
3. Lượt truy cập trang và thông tin đăng nhập: Nắm bắt số lượt xem trang duy nhất và các số liệu có thể quan sát khác để tối ưu hóa hàng ngày.
4. Tỷ lệ chấp nhận ứng dụng mới: Khi giới thiệu một ứng dụng mới dành cho nhân viên, việc theo dõi tỷ lệ chấp nhận là rất quan trọng.
5. Phản hồi của nhân viên : Khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi và đưa ra ý kiến về những gì đang diễn ra trong công ty.
6. Tỷ lệ luân chuyển nhân viên : Những nhân viên cảm thấy gắn bó với công việc sẽ không có khả năng rời bỏ công việc của mình. Vì lý do này, một KPI truyền thông nội bộ quan trọng cần đo lường là tỷ lệ luân chuyển nhân viên.
Bài học chính
Tại sao phải giao tiếp nhân sự: Giao tiếp nhân sự hiệu quả là một phần quan trọng trong sự gắn kết của nhân viên, từ đó thúc đẩy hiệu suất tốt hơn, giữ chân nhân viên và phúc lợi.
Yêu cầu về niềm tin: Giao tiếp nội bộ có tác động mạnh mẽ đến niềm tin. Nhân viên có nhiều khả năng tham gia và đóng góp hơn khi có văn hóa tổ chức cởi mở, dựa trên niềm tin.
Giữ chân nhân viên tài năng: Chi phí thay thế một nhân viên có thể dao động từ một nửa đến hai lần mức lương hàng năm của họ. Mất đi người giỏi cũng dẫn đến mất đi chuyên môn và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần chung.
Tạo mô hình truyền thông: Canvas mô hình truyền thông nhân sự được thiết kế để giúp bạn cập nhật thông tin cho nhân viên. Nó cho phép bạn hình dung và đánh giá các ý tưởng cũng như khái niệm của mình và dễ dàng chia sẻ chúng.
Chị đã truyền cảm hứng tới rất nhiều chủ doanh nghiệp và các học viên viên về kiến thức nhân sự và xây dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp thông qua các chương trình tư vấn, đào tạo tại doanh nghiệp và hội thảo do chị tổ chức.
