Trưởng phòng Hành chính Nhân sự là một trong những vị trí quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Họ là người đảm nhiệm việc quản lý mọi hoạt động liên quan đến nhân sự, hành chính và góp phần tạo dựng, duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp cho tổ chức. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về công việc của một Trưởng phòng Hành chính Nhân sự, những kỹ năng, kiến thức cần thiết cũng như cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp này.
Trưởng phòng Hành chính Nhân sự là gì?
Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Admin Manager) là người đứng đầu bộ phận nhân sự và hành chính trong một công ty. Họ chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề liên quan tới nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, chính sách lương thưởng, phúc lợi, văn hóa doanh nghiệp, quan hệ lao động, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội... Ngoài ra, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự còn quản lý các hoạt động về mặt hành chính như: hậu cần, văn phòng phẩm, điều phối xe cộ, tổ chức sự kiện, hội nghị, lưu trữ hồ sơ, tài liệu...Họ là cánh tay đắc lực hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược nhân sự, tối ưu hóa nguồn lực con người và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Trưởng phòng Hành chính Nhân sự có vai trò như một cầu nối, một sợi dây gắn kết các bộ phận, phòng ban trong công ty lại với nhau. Họ không chỉ giúp công ty tuyển dụng và quản lý nhân viên mà còn đảm bảo phát triển đội ngũ nhân sự chất lượng, tạo ra môi trường làm việc hài hòa, thúc đẩy động lực và sự gắn bó của nhân viên.Có thể bạn quan tâm: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội
Trưởng phòng Hành chính Nhân sự làm những gì?
Mô tả công việc của một Trưởng phòng Hành chính Nhân sự khá đa dạng và phong phú, tùy thuộc vào quy mô, loại hình của từng doanh nghiệp. Dưới đây là những nhiệm vụ chính mà họ phải đảm nhận:1. Tham mưu chiến lược nhân sự
- Tham gia xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực ngắn hạn và dài hạn của công ty.
- Đề xuất các chính sách, quy trình liên quan tới tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, phúc lợi sao cho phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
- Đưa ra các giải pháp để tối ưu hóa cơ cấu nhân sự, sắp xếp nhân viên đúng người đúng việc.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, hình ảnh nhà tuyển dụng hấp dẫn để thu hút nhân tài.
2. Triển khai công tác tuyển dụng
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm dựa trên nhu cầu nhân sự của các phòng ban.
- Phối hợp với trưởng các bộ phận xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chí tuyển dụng cho từng vị trí.
- Lựa chọn phương thức tuyển dụng phù hợp: đăng tin tuyển dụng, tổ chức ngày hội việc làm, hợp tác với các trường đại học, sử dụng dịch vụ headhunting...
- Sàng lọc hồ sơ ứng viên, phỏng vấn, đánh giá năng lực và tham gia quyết định tuyển dụng cuối cùng.
- Thực hiện các thủ tục tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự cho nhân viên mới.
3. Xây dựng chính sách đãi ngộ, lương thưởng
- Nghiên cứu, khảo sát thị trường lao động để đưa ra mức lương, chế độ đãi ngộ cạnh tranh.
- Thiết kế hệ thống thang bảng lương, cơ chế tăng lương, chính sách khen thưởng công bằng, minh bạch và có tính khuyến khích cao.
- Xây dựng các chương trình phúc lợi hấp dẫn cho nhân viên: bảo hiểm sức khỏe, du lịch, teambuilding, quà tặng các dịp lễ tết...
- Đảm bảo tuân thủ quy định của luật lao động trong chi trả lương, thưởng, trợ cấp, bảo hiểm.
4. Tổ chức đào tạo và phát triển nhân viên
- Khảo sát nhu cầu đào tạo của từng nhân viên và đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp.
- Tổ chức các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài nhằm nâng cao năng lực, kỹ năng nghề nghiệp cho nhân viên.
- Triển khai các chương trình đào tạo cho nhân viên mới, giúp họ hòa nhập nhanh với môi trường làm
- Xây dựng lộ trình thăng tiến, phát triển nghề nghiệp cho từng cá nhân dựa trên năng lực và nguyện vọng của họ.
- Tổ chức đánh giá hiệu quả công việc định kỳ, ghi nhận những đóng góp của nhân viên và đưa ra phản hồi, định hướng phát triển.
5. Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho nhân viên
- Tổ chức các hoạt động, sự kiện nội bộ nhằm tăng cường giao lưu, đoàn kết giữa các thành viên trong công ty như: văn nghệ, thể thao, du lịch, teambuilding...
- Quan tâm, lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của nhân viên, tư vấn, hỗ trợ khi họ gặp khó khăn trong cuộc sống và công việc.
- Thực hiện các chính sách hỗ trợ cho lao động nữ, lao động có hoàn cảnh khó khăn.
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ, các hoạt động nâng cao sức khỏe thể chất và tinh thần cho người lao động.
6. Quản lý hành chính, nhân sự
- Xây dựng nội quy lao động, quy chế, quy trình làm việc của công ty và giám sát việc tuân thủ.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu, dữ liệu nhân sự, đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin.
- Theo dõi chấm công, tính lương, quản lý bảo hiểm và các chế độ cho người lao động.
- Làm các thủ tục liên quan tới thay đổi nhân sự: tuyển dụng, thôi việc, chuyển công tác, thay đổi lương...
- Giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, xử lý kỷ luật lao động theo đúng quy định.
- Báo cáo định kỳ tình hình nhân sự lên Ban Giám đốc và các cơ quan quản lý nhà nước.
7. Quản lý công tác hành chính, văn phòng
- Xây dựng và quản lý ngân sách hoạt động của bộ phận hành chính nhân sự.
- Lập kế hoạch mua sắm, cung ứng và quản lý trang thiết bị, đồ dùng văn phòng.
- Sắp xếp, bố trí không gian làm việc khoa học, đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên.
- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất của công ty.
- Tổ chức công tác lễ tân, đón tiếp khách, sắp xếp phòng họp, hội trường.
- Quản lý hệ thống thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài.
Trưởng phòng Hành chính Nhân sự cần có những kỹ năng và kiến thức gì?
Để hoàn thành tốt những nhiệm vụ đầy thử thách, một Trưởng phòng Hành chính Nhân sự cần trang bị cho mình những kỹ năng và kiến thức cơ bản sau:1. Kiến thức chuyên môn
- Am hiểu sâu rộng về quản trị nhân sự, các lĩnh vực tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, quan hệ lao động...
- Nắm vững luật lao động, bảo hiểm xã hội và các chính sách liên quan.
- Hiểu biết về tâm lý học, xã hội học, hành vi tổ chức.
- Có kiến thức về xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng, marketing nhân sự.
- Biết sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự, văn phòng.
2. Kỹ năng quản lý
- Kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả.
- Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề linh hoạt, sáng tạo.
- Khả năng lãnh đạo, truyền lửa và tạo động lực cho nhân viên.
- Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán thuyết phục.
3. Kỹ năng mềm
- Khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm hiệu quả.
- Tư duy phản biện, tầm nhìn chiến lược.
- Kỹ năng quan sát, lắng nghe và thấu hiểu người khác.
- Sự kiên nhẫn, bình tĩnh khi xử lý các tình huống khó.
- Đạo đức nghề nghiệp, sự công bằng và cái tâm trong công việc.
Cơ hội nghề nghiệp của Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
Với những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm tích lũy được, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự có nhiều cơ hội để thăng tiến lên các vị trí quản lý cấp cao hơn trong lĩnh vực nhân sự như:- Giám đốc nhân sự
- Giám đốc điều hành
- Trưởng ban chiến lược nguồn nhân lực
- Giám đốc bộ phận đào tạo và phát triển nhân viên
- Chuyên gia tư vấn nhân sự cao cấp
