Mô tả công việc kế toán công nợ là một vị trí quan trọng trong bộ phận kế toán của doanh nghiệp, đóng vai trò thiết yếu trong việc theo dõi, quản lý các khoản nợ phải thu và phải trả. Họ góp phần đảm bảo dòng tiền lưu chuyển ổn định, tránh tình trạng chiếm dụng vốn hay công nợ quá hạn. Để làm tốt công việc này, kế toán công nợ cần phải nắm vững nghiệp vụ chuyên môn, quy trình cũng như đòi hỏi những kỹ năng nhất định. Bài viết dưới đây sẽ mô tả chi tiết công việc của kế toán công nợ trong doanh nghiệp.
-
Tổng quan về kế toán công nợ
BÍ QUYẾT XÂY DỰNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN CÔNG NỢ
- Công nợ là gì?
Công nợ là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả cho các đối tác như nhà cung cấp (nợ phải trả) hoặc các khoản tiền khách hàng nợ doanh nghiệp khi mua hàng hóa dịch vụ (nợ phải thu). Công nợ phát sinh do chưa thanh toán ngay hoặc chỉ thanh toán một phần khi giao dịch. - Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến nợ phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc cân đối dòng tiền, đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
-
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN CÔNG NỢ
- Tiếp nhận, kiểm tra hợp đồng bán hàng, các thông tin về khách hàng, điều khoản thanh toán.
- Lập hóa đơn bán hàng, tạo mã khách hàng mới trên hệ thống (nếu có).
- Theo dõi, ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm công nợ phải thu theo thời gian.
- Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà khách hàng được hưởng theo hợp đồng.
- Đối chiếu công nợ với từng khách hàng, lập biên bản xác nhận công nợ.
- Báo cáo tình hình công nợ phải thu theo yêu cầu của cấp trên.
- Lập kế hoạch thu hồi công nợ đến hạn, đề xuất giải pháp xử lý nợ khó đòi.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh thu hồi công nợ từ khách hàng.
-
Công việc cụ thể của kế toán công nợ phải trả
- Tiếp nhận và kiểm tra hợp đồng mua hàng, các điều khoản thanh toán với nhà cung cấp.
- Lập phiếu nhập kho, tạo mã nhà cung cấp mới trên hệ thống nếu cần.
- Kiểm tra tính chính xác của các giao dịch mua hàng, ghi nhận các nghiệp vụ tăng giảm công nợ phải trả.
- Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ phải trả theo các ưu đãi, khuyến mãi của nhà cung cấp.
- Đối chiếu công nợ với từng nhà cung cấp, xác nhận công nợ thông qua biên bản.
- Lập báo cáo công nợ phải trả định kỳ theo yêu cầu của cấp trên.
- Xây dựng kế hoạch thanh toán cho các nhà cung cấp khi đến hạn.
- Thực hiện thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp theo đúng kế hoạch.
Yêu cầu kỹ năng cần có của kế toán công nợ
Để thực hiện tốt vai trò của mình, kế toán công nợ cần hội tụ những phẩm chất và kỹ năng như:
- Nắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
- Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm kế toán.
- Khả năng tổng hợp, phân tích số liệu.
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề.
- Cẩn trọng, tỉ mỉ, trung thực và có trách nhiệm trong công việc.
- Khả năng làm việc độc lập và phối hợp tốt với các bộ phận khác.
-
Phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp
- Làm việc với bộ phận kinh doanh: Kế toán công nợ cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh để nắm bắt thông tin về khách hàng, hợp đồng, điều khoản thanh toán. Đồng thời, họ cũng cần thông báo tình hình công nợ, nhắc nhở việc thu hồi nợ đến hạn.
- Hợp tác với bộ phận mua hàng: Kế toán công nợ làm việc với bộ phận mua hàng để kiểm tra hợp đồng, điều kiện thanh toán với nhà cung cấp. Họ cũng cần thông tin cho bộ phận mua hàng về tình hình thanh toán tiền hàng.
- Trao đổi với bộ phận kho: Kế toán công nợ cần đối chiếu số liệu hàng hóa nhập xuất với bộ phận kho để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của các nghiệp vụ.
- Tuân thủ các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán
- Thực hiện công việc theo đúng quy định của pháp luật như Luật Kế toán, Luật Thuế,…
- Áp dụng đúng các chuẩn mực kế toán Việt Nam hoặc chuẩn mực kế toán quốc tế (tùy doanh nghiệp).
- Tuân thủ quy trình, quy chế của doanh nghiệp về quản lý công nợ và thanh toán.
- Đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin khách hàng, nhà cung cấp.
- Ứng dụng công nghệ vào công việc
- Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán như Fast, SAP, Misa,…
- Khai thác hiệu quả các tính năng của phần mềm để theo dõi công nợ chi tiết theo từng đối tượng, khoản mục, thời gian.
- Ứng dụng các công cụ văn phòng như Word, Excel để lập báo cáo, trình bày số liệu.
- Sử dụng email, điện thoại, phần mềm giao tiếp nội bộ để trao đổi công việc.
- Nâng cao trình độ chuyên môn
Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc, kế toán công nợ cần chủ động học hỏi, trau dồi kiến thức qua nhiều hình thức:
- Tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán do doanh nghiệp tổ chức.
- Học tập qua sách vở, tài liệu chuyên ngành kế toán tài chính.
- Trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm với đồng nghiệp.
- Tham gia các hiệp hội, câu lạc bộ kế toán để mở rộng mối quan hệ.
-
Kết luận:
Kế toán công nợ là một vị trí đòi hỏi sự tỉ mỉ, trách nhiệm cao và khả năng phân tích, dự báo tốt. Họ là người trực tiếp theo dõi, xử lý các nghiệp vụ công nợ, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp. Việc nắm rõ mô tả công việc, nhiệm vụ cụ thể và không ngừng trau dồi kiến thức, kỹ năng cần thiết sẽ giúp kế toán công nợ hoàn thành tốt công việc được giao, đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.
-
Ms. Nguyễn Thị Hồng Vân – Chuyên gia nhân sự tinh gọn Greenstarct – Khóa học quản trị nhân sự chuyên nghiệp tại Hà Nội – Tăng năng suất, giảm lãng phí
