Mô hình 9 Box Grid: Hướng dẫn thực hành

Mô hình 9 box grid là một công cụ nổi tiếng được sử dụng trong quản lý tài năng và kế hoạch kế thừa. Trong hướng dẫn thực hành này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách phân loại nhân viên trong mô hình 9 box grid, các bước hành động quản lý tài năng cho từng nhóm và cung cấp một mẫu Excel để báo cáo nhanh chóng. Hãy cùng tìm hiểu!

Mô hình 9 box grid là gì?

Mô hình 9 box grid là một công cụ quản lý tài năng phổ biến, trong đó nhân viên được chia thành chín nhóm dựa trên hai khía cạnh: hiệu suất và tiềm năng. Mục đích của ma trận này là liên kết chặt chẽ các sáng kiến ​​quản lý và phát triển tài năng đến nơi chúng mang lại giá trị cao nhất. Khi đưa ra quyết định quản lý tài năng, điều quan trọng là phải xem xét hai yếu tố sẽ tác động đến thành công của tổ chức. Đầu tiên là hiệu suất hiện tại của nhân viên, thứ hai là tiềm năng phát triển của họ trong tương lai, phù hợp với mục tiêu mà tổ chức muốn đạt được. Ví dụ, những nhân viên làm tốt vai trò của họ nhưng có ít tiềm năng phát triển có khả năng sẽ đóng góp ổn định ở vị trí hiện tại. Những nhân viên có hiệu suất cao và tiềm năng lớn được kỳ vọng sẽ đảm nhận những vai trò phức tạp hơn trong tương lai hoặc trở thành người kế nhiệm tiềm năng. Tuy nhiên, những nhân viên có hiệu suất thấp và tiềm năng thấp sẽ cần nhiều sự quan tâm quản lý và khó có khả năng được đưa vào kế hoạch kế thừa. Những nhóm nhân viên khác nhau này đòi hỏi những phương pháp quản lý tài năng khác nhau.

Lợi ích của mô hình 9 box grid

Mô hình 9 box grid là một công cụ rất phổ biến vì những lợi ích đáng kể mà nó mang lại cho tổ chức, chẳng hạn như:

• Đơn giản và dễ sử dụng để đưa ra quyết định: Mô hình 9 box grid là một công cụ có cấu trúc khá đơn giản và dễ hiểu. Trong quá trình đánh giá nhân viên, bạn chỉ cần sắp xếp họ vào đúng ô dựa trên hiệu suất và tiềm năng của họ. Cách thức trực quan của mô hình giúp dễ dàng nắm bắt, ngay cả đối với những người mới hoàn toàn.
• Giúp xác định nhân tài giá trị: Mô hình 9 box grid cho phép bạn phát hiện những người có hiệu suất cao trong tổ chức với tiềm năng lớn và xác định những gì họ cần cải thiện để phát triển hơn nữa. Bạn sẽ có dữ liệu để hỗ trợ quyết định của mình về nơi và cách phân bổ nguồn lực để thu hút và phát triển những nhân viên này. Ngoài ra, khi có các chương trình khuyến mãi nội bộ, bạn sẽ biết chính xác ai là người phù hợp để trao cơ hội.
• Tiếp cận toàn diện trong việc đánh giá tài năng: Công cụ này cung cấp cho bạn một cách tiếp cận toàn diện hơn để quản lý hiệu suất. Bạn sẽ không bị sa lầy vào một yếu tố duy nhất trong hiệu suất của nhân viên mà có thể đánh giá cả hiệu suất hiện tại và tiềm năng trong tương lai.
• Công cụ linh hoạt: Mô hình 9 box grid không chỉ hữu ích cho việc quản lý tài năng mà còn cho cả việc lập kế hoạch nhân lực. Công cụ này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tiềm năng của nhân viên và vị trí mà họ có thể phát triển mạnh trong tương lai. Nói cách khác, nó giúp lập kế hoạch kế thừa dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể sử dụng mô hình 9 box grid để xác định những nhân viên có tiềm năng lãnh đạo và đưa họ vào lộ trình quản lý.

Tất nhiên, mô hình 9 box grid không phải là một công cụ hoàn hảo. Chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn những hạn chế của mô hình 9 box grid ở phần sau của bài viết.

Cách tạo mô hình 9 box grid

Việc tạo mô hình 9 box grid bao gồm ba bước: đánh giá hiệu suất, đánh giá tiềm năng và kết hợp hai khía cạnh này lại với nhau. Bước 1: Đánh giá hiệu suất Mô hình 9 box grid bao gồm ba loại hiệu suất: thấp, trung bình và cao. Trong quá trình đánh giá hiệu suất, nhân viên thường được đánh giá trên thang điểm hiệu suất này (hoặc tương tự). Có nhiều cách để đánh giá hiệu suất và mỗi tổ chức sử dụng các phương pháp khác nhau. Ví dụ, chúng tôi đề xuất cách tiếp cận sau, bất kể bạn sử dụng thang điểm nào:

• Hiệu suất thấp: Nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc và không đạt được mục tiêu cá nhân.
• Hiệu suất trung bình: Nhân viên đáp ứng một phần yêu cầu công việc và mục tiêu cá nhân của họ.
• Hiệu suất cao: Nhân viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc và mục tiêu cá nhân của họ.

Ưu điểm của cách tiếp cận này là nó sử dụng các yêu cầu công việc khách quan được xác định trong cơ cấu công việc của tổ chức làm tiêu chí hiệu suất. Một số tổ chức có thể có cấu trúc công việc ít được xác định rõ ràng hơn và làm việc nhiều hơn với các mục tiêu cá nhân. Trong trường hợp đó, bạn có thể đặt trọng tâm hơn vào việc đánh giá mức độ đạt được mục tiêu cá nhân. Bước 2: Đánh giá tiềm năng Trục còn lại của mô hình 9 box grid xem xét tiềm năng của cá nhân. Tiềm năng cũng nên được đánh giá trong quá trình xem xét tài năng và thường rơi vào các loại sau.

• Tiềm năng thấp | Làm việc hết tiềm năng: Nhân viên đang làm việc hết tiềm năng và không được kỳ vọng sẽ cải thiện, hoặc là vì họ đã đạt đến giới hạn hoặc vì thiếu động lực.
• Tiềm năng trung bình | Phát triển trong vai trò hiện tại: Nhân viên có tiềm năng phát triển hơn nữa trong vai trò hiện tại của họ. Điều này có thể về hiệu suất hoặc chuyên môn.
• Tiềm năng cao | Sẵn sàng thăng tiến: Nhân viên thể hiện vượt xa mong đợi về vị trí và trách nhiệm hiện tại của họ. Họ có khả năng sẵn sàng đảm nhận các vai trò và trách nhiệm phức tạp hơn.

Việc truyền đạt đánh giá của bạn về tiềm năng phải dựa trên dữ liệu khách quan. Thông qua quá trình này, bạn muốn nhân viên có tư duy cầu tiến và liên kết nỗ lực bổ sung với sự cải thiện về hiệu suất. Do đó, việc truyền đạt điều này đòi hỏi một số kỹ năng khéo léo. Vì lý do này, một số công ty quyết định không thông báo điểm tiềm năng này cho nhân viên. Tương tự, bạn cũng nên cẩn thận khi nói với nhân viên rằng họ đủ điều kiện để được thăng chức. Có thể không có bất kỳ vị trí tuyển dụng nào vào lúc này để đáp ứng điều này. Bước 3. Kết hợp lại với nhau Bước tiếp theo là vẽ biểu đồ hiệu suất và tiềm năng trên lưới 3x3, tạo thành mô hình 9 box grid. Điểm đặc biệt của mô hình này là đối với mỗi ô trong lưới, các tổ chức có thể sử dụng các kỹ thuật quản lý tài năng khác nhau.

Giải thích Mô hình 9 box grid chi tiết

Chúng ta hãy xem xét các loại khác nhau trong mô hình 9 box grid và cách tiếp cận quản lý tài năng sẽ khác nhau cho từng phân khúc. Nhóm nhân viên có hiệu suất thấp (Underperformers) Ở góc dưới bên trái của mô hình 9 box grid, có những nhân viên đạt điểm thấp về cả hiệu suất và tiềm năng. Có nhiều tên gọi khác nhau cho nhóm này, bao gồm rủi ro tài năng, tuyển dụng kém, nhân viên kém hiệu quả và tảng băng chìm. Một số công ty thậm chí còn gán cho họ nhãn "nhân viên vô dụng" cần phải "bị sa thải ngay lập tức". Nói một cách đơn giản, nỗ lực quản lý tài năng của bạn nên tập trung vào những nhân viên có tiềm năng phát triển và đóng góp lớn hơn là vào những người kém hiệu quả này. Cách tiếp cận chiến lược này đảm bảo chất lượng công việc cao trong toàn bộ nhóm và ngăn chặn tình trạng các thành viên trong nhóm bù đắp cho hiệu suất kém của những người khác. Tốt nhất, tổ chức nên chủ động tìm kiếm vai trò phù hợp hơn cho những cá nhân này, phù hợp với kỹ năng của họ với nhu cầu của tổ chức và sự phát triển nghề nghiệp của họ. Kế hoạch hành động:

• Xác định những rào cản cá nhân có thể dẫn đến hiệu suất thấp và thiếu phát triển. Tuy nhiên, hãy cẩn thận để không đầu tư quá mức và biết khi nào nên chuyển họ đi hoặc cắt đứt quan hệ. Nói chuyện với cá nhân để xem có nhiệm vụ nào phù hợp hơn mà họ (và bạn) có thể sử dụng tốt hơn kỹ năng của họ hay không.
• Nếu hai lựa chọn đầu tiên không mang lại kết quả khả quan, bạn nên cùng nhau tạo ra một kế hoạch rời đi, trong đó bạn giúp người đó tìm được một vai trò phù hợp hơn với kỹ năng của họ bên ngoài tổ chức của bạn.

Nếu những người kém hiệu quả này là một hiện tượng phổ biến trong tổ chức của bạn, hãy xem xét lại quy trình mua và lựa chọn nhân tài của bạn. Nhóm nhân viên cần cải thiện hoặc rời đi (Up or out) Loại tiếp theo trong mô hình 9 box grid là loại cần cải thiện hoặc rời đi. Nó bao gồm những người có hiệu suất trung bình với tiềm năng thấp (nhân viên hiệu quả) và những người có tiềm năng trung bình với hiệu suất thấp (nhân viên khó xử). Những người có hiệu suất hiệu quả hoặc chuyên gia là những người có hiệu suất trung bình, nhưng họ đã hoàn thành tốt công việc. Điều này khiến họ trở thành một nhóm đầy thách thức. Đầu tư thời gian và tiền bạc vào việc đào tạo họ có thể sẽ không được đền đáp. Cách tiếp cận tốt nhất là tạo ra một kế hoạch cải thiện hiệu suất. Với việc tạo ra kế hoạch này, bạn giúp họ hiểu điểm cần cải thiện của họ ở đâu và bạn cho họ cơ hội để khắc phục chúng. Nếu điều này không mang lại kết quả và họ không chuyển sang nhóm có hiệu suất cao, bạn sẽ phải đưa ra một quyết định khó khăn, do đó: cải thiện hoặc rời đi. Những người khó xử hoặc người có hiệu suất không nhất quán có tiềm năng để trở nên tuyệt vời, nhưng họ không thể hiện được. Ở đây, câu hỏi đặt ra là tại sao họ không thể hiện được. Bạn cần phải trải qua quy trình tương tự như trước và cố gắng xác định nguyên nhân dẫn đến hiệu suất trung bình của họ. Liệu họ có phải là nhân viên mới, và họ đã có trải nghiệm hòa nhập kém, hay có thể họ không hiểu bạn mong đợi gì ở họ? Là một biện pháp can thiệp, bạn có thể đăng ký cho họ tham gia huấn luyện đồng đẳng hoặc các chương trình cố vấn khác. Nếu điều này không hiệu quả và họ không tiến bộ lên nhóm có hiệu suất cao hơn, bạn sẽ phải đưa ra một quyết định khó khăn. Kế hoạch hành động:

• Tạo kế hoạch cải thiện hiệu suất bằng cách xem xét các rào cản cá nhân và kỹ năng cần thiết cho vai trò mà nhân viên cần phải thực hiện. Cung cấp những kỳ vọng có thể đo lường được và xác định rõ ràng hiệu suất tốt sẽ như thế nào. Người lao động cần biết rõ những gì được mong đợi ở họ.
• Kiểm tra hàng tháng và đánh giá tiến độ của kế hoạch. Luôn ghi chép lại những cuộc họp này một cách cẩn thận, vì điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn. Người lao động cũng sẽ được hưởng lợi từ một kế hoạch và phản hồi có cấu trúc.
• Nếu hiệu suất không được cải thiện trong vòng sáu tháng đến một năm, bạn nên cùng nhau tạo ra một kế hoạch rời đi, trong đó bạn giúp người đó tìm được một vai trò phù hợp hơn với nhu cầu của họ bên ngoài tổ chức của bạn.

Nhóm nhân tài chưa được khai thác và chuyên gia đáng tin cậy (Untapped talent and trusted professionals) Ở góc dưới bên phải và góc trên bên trái, chúng ta tìm thấy những người chỉ xuất sắc ở một yếu tố của mô hình 9 box grid. Các chuyên gia đáng tin cậy đạt điểm cao về hiệu suất nhưng thấp về tiềm năng phát triển. Họ là những người mà bạn nên giữ gìn trong tổ chức của mình. Họ thể hiện tốt và có tinh thần làm việc tốt. Tuy nhiên, họ có thể không có nhiều tiềm năng phát triển. Điều này có nghĩa là bạn nên giữ cho họ gắn bó và khen thưởng họ vì những đóng góp của họ. Tuy nhiên, hãy cẩn thận đừng khen thưởng quá mức những nhân viên này đến mức họ có tham vọng và cơ hội thăng tiến và phát triển hạn chế. Kế hoạch hành động:

• Đảm bảo rằng những nhân viên này có động lực và gắn bó để tạo ra đóng góp có ý nghĩa.
• Phân tích xem công việc của họ sẽ thay đổi như thế nào trong tương lai và giúp họ chuẩn bị càng nhiều càng tốt.
• Tăng lương danh nghĩa nhưng hãy cẩn thận với việc tăng lương và thưởng đáng kể. Không thăng chức vượt quá tiềm năng của họ.

Nhóm nhân tài chưa được khai thác, còn được gọi là ẩn số hoặc viên ngọc thô, nằm ở đầu bên kia của phổ. Họ đạt điểm cao về tiềm năng nhưng thấp về hiệu suất. Một ví dụ có thể là một thực tập sinh quản lý từ một trường đại học danh tiếng. Họ vẫn chưa học hỏi được kinh nghiệm, nhưng họ rất muốn học hỏi. Điều quan trọng ở đây là liên tục theo dõi hiệu suất của họ - họ nên phát triển và nâng cao hiệu suất của mình một cách nhanh chóng. Kế hoạch hành động:

• Cho những nhân viên này thời gian để phát triển nhưng hãy theo dõi hiệu suất của họ. Bạn không chỉ tìm kiếm sự cải thiện mà còn tìm kiếm hiệu suất ổn định, vững chắc. Hãy nhớ rằng rất dễ dàng để cải thiện nếu hiệu suất kém; nếu họ có tiềm năng cao, họ sẽ có thể thực hiện ở mức trung bình đến cao trong vòng sáu đến mười hai tháng.
• Truyền đạt rõ ràng những kỳ vọng đối với vai trò hiện tại của họ để họ biết những gì được mong đợi ở họ.
• Truyền đạt rằng bạn tin tưởng vào tiềm năng của họ nhưng họ cũng nên cải thiện hiệu suất hiện tại của mình.
• Nếu họ vẫn đạt điểm thấp về hiệu suất sau một năm, bạn nên cùng nhau tạo ra một kế hoạch rời đi, trong đó bạn giúp người đó tìm được một vai trò phù hợp hơn với kỹ năng của họ bên ngoài tổ chức của bạn.

Nhóm ngôi sao tương lai (Future stars) Chúng tôi đã gắn nhãn ba phân khúc 9 box grid tiếp theo là "ngôi sao tương lai". Họ đã tạo nên nòng cốt trong lực lượng lao động của bạn đồng thời có tiềm năng phát triển thành những vai trò cao cấp hơn. Nhóm tiềm năng cao của bạn hoặc những người đóng góp mới nổi cho thấy tiềm năng cao nhưng hiệu suất trung bình. Thông thường, điều này là do họ chưa có thời gian để phát triển đầy đủ trong vai trò. Ưu tiên ở đây là đưa họ đến đúng vị trí trong mô hình 9 box grid, để họ nằm ở góc trên cùng bên phải. Cách tiếp cận và kế hoạch hành động tương tự như đối với những người đồng đội đáng tin cậy của bạn. Những người đồng đội đáng tin cậy của bạn là những người có hiệu suất ổn định, đồng thời có tiềm năng phát triển hơn nữa trong vai trò hiện tại của họ. Ưu tiên chính của bạn là đưa những người này sang bên phải của mô hình 9 box grid, nơi họ đạt điểm cao về hiệu suất. Các bước ở đây tương tự như đối với nhóm tiềm năng cao của bạn. Các bước hành động:

• Đảm bảo rằng các kỳ vọng và yêu cầu vai trò là rõ ràng.
• Cho nhân viên mới trong vai trò của họ thời gian để phát triển hiệu suất của họ lên mức cao nhất.
• Liên tục khen ngợi những thành tích, hiệu suất tốt và sáng kiến ​​giúp thúc đẩy mục tiêu của tổ chức. Ngoài ra, hãy theo dõi hiệu suất của họ và tổ chức các buổi trò chuyện thường xuyên để đảm bảo rằng họ vẫn hài lòng với vai trò của mình.
• Cho họ tiếp xúc với các chương trình luân chuyển công việc ngắn hạn để cho họ tiếp xúc với những kinh nghiệm khác sẽ giúp họ thể hiện tốt hơn hoặc mở rộng công việc bằng cách thêm các hoạt động phù hợp với nhân viên.
• Cho phép họ tham gia huấn luyện đồng đẳng bởi một nhân viên có hiệu suất cao hoặc huấn luyện chuyên nghiệp để giải quyết bất kỳ vấn đề cá nhân hoặc nghề nghiệp nào cản trở người đó. Nói cách khác, hãy giúp họ vượt qua rào cản hiệu suất.