Tổ chức một sự kiện đòi hỏi rất nhiều công sức, thời gian và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết sẽ giúp bạn chủ động trong mọi tình huống và đảm bảo cho sự kiện thành công tốt đẹp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 12 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách hiệu quả nhất.
Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện
Bước đầu tiên và quan trọng nhất khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện đó là xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện. Bạn cần trả lời câu hỏi “Tổ chức sự kiện này để làm gì?”. Các mục tiêu có thể là:
- Tăng cường nhận diện thương hiệu
- Giới thiệu một sản phẩm/dịch vụ mới
- Tạo cơ hội gặp gỡ, kết nối khách hàng
- Trao đổi thông tin, tri thức trong ngành
- Gây quỹ cho tổ chức từ thiện
…
Mục tiêu phải được xác định rõ ràng, cụ thể, đo lường được và phù hợp theo nguyên tắc SMART. Dựa trên mục tiêu đó, bạn sẽ lựa chọn loại hình sự kiện thích hợp như hội thảo, triển lãm, lễ ra mắt, đêm nhạc,… Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô và định dạng của sự kiện.dự0dự0
Từ mục tiêu của sự kiện, hãy xác định đối tượng khách mời mà bạn muốn tập trung. Có thể là:
- Khách hàng tiềm năng
- Khách hàng hiện tại
- Đối tác kinh doanh
- Các nhóm cộng đồng hoặc đoàn thể
- Giới chuyên môn trong ngành
Hãy tạo một bản mô tả thông tin chi tiết (profile) về từng nhóm khách mời mục tiêu như: độ tuổi, nghề nghiệp, sở thích, nhu cầu, mong muốn,… điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về đối tượng và lên chương trình phù hợp hơn. Xác định số lượng khách mời dự kiến để chuẩn bị sức chứa địa điểm và dự toán ngân sách.
Xây dựng chủ đề và thông điệp
Chủ đề là ý tưởng xuyên suốt của cả sự kiện, xác định nội dung chính sẽ được đề cập đến. Chủ đề cần ngắn gọn, ấn tượng, dễ hiểu và gắn liền với mục tiêu của sự kiện. Từ chủ đề, hãy xây dựng thông điệp cốt lõi mà bạn muốn truyền tải đến khách mời. Thông điệp này cần rõ ràng, có tính thuyết phục và gợi nhớ cao.
Chọn thời điểm và địa điểm
Sau khi đã xác định được quy mô, đối tượng của sự kiện, bạn cần cân nhắc thời gian và địa điểm tổ chức. Một số yếu tố cần xem xét khi chọn thời gian:
- Mục tiêu sự kiện: Nếu là giới thiệu sản phẩm mới thì nên chọn thời điểm đông người, dịp lễ. Nếu là đào tạo, hội thảo thì chọn thời gian thuận tiện cho đối tượng tham gia.
- Lịch làm việc, học tập của khách mời
- Quy mô sự kiện: Nếu cần nhiều thời gian chuẩn bị thì tránh trùng với các sự kiện lớn khác.
Còn về địa điểm, cần chú ý các tiêu chí:
- Diện tích đủ lớn, sức chứa phù hợp
- Vị trí thuận tiện đi lại, di chuyển
- Trang thiết bị, cơ sở vật chất đầy đủ
- Phù hợp với tính chất và chủ đề của sự kiện
Dự trù ngân sách
Lập một danh mục liệt kê tất cả các chi phí dự kiến như:
- Thuê mướn địa điểm, trang thiết bị
- Trang trí, âm thanh, ánh sáng
- Dịch vụ ăn uống, đồ uống
- Quà tặng, ấn phẩm
- Chi phí cho khách mời, diễn giả
- Vận chuyển, đi lại
- Marketing, quảng bá
…
Từ đó, nghiên cứu đề xuất từ các nhà cung cấp, so sánh để có ước tính chi phí chính xác nhất. Ngoài ra, dự trù thêm 5-10% cho các khoản phát sinh ngoài kế hoạch. Đối chiếu tổng chi phí dự trù với nguồn ngân sách hiện có và có phương án điều chỉnh cho phù hợp.
Tìm kiếm nhà tài trợ và đối tác
Các sự kiện lớn thường cần nguồn kinh phí và hỗ trợ từ các nhà tài trợ và đối tác. Hãy tìm các doanh nghiệp, tổ chức có chung đối tượng và mục tiêu với sự kiện của bạn. Tiến hành nghiên cứu về họ, lên kế hoạch đề xuất hợp tác win-win và các gói tài trợ hấp dẫn. Ngoài hỗ trợ tài chính, các nhà tài trợ cũng có thể đóng góp nguồn lực như nhân sự, trang thiết bị, mặt bằng,… Đây s
ẽ là một nguồn hỗ trợ đắc lực cho sự kiện của bạn.
Lập timeline chi tiết
Từ thời điểm sự kiện diễn ra, lập một timeline ngược dần chi tiết các công việc cần làm. Ví dụ:
- 3 tháng trước: Ký kết với địa điểm, nhà tài trợ, đối tác. Thiết kế, in ấn tài liệu quảng bá.
- 2 tháng trước: Gửi thư mời, chạy quảng cáo. Chuẩn bị nội dung chương trình.
- 1 tháng trước: Chuẩn bị hậu cần, trang trí. Xác nhận lại với khách mời, diễn giả.
- 2 tuần trước: Chạy thử chương trình, kiểm tra trang thiết bị. Họp rà soát công tác.
- 1 tuần trước: Hoàn tất mọi khâu. Chốt lại số lượng khách tham gia.
Đồng thời, xây dựng kịch bản chi tiết cho từng hoạt động diễn ra trong ngày sự kiện với thời gian cụ thể. Phân công rõ ràng cho từng thành viên trong êkip.
Lập kế hoạch truyền thông
Truyền thông là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện. Lập kế hoạch truyền thông bao gồm:
- Xây dựng thông điệp chính và hình ảnh chủ đạo của chiến dịch
- Thiết kế các ấn phẩm quảng bá như poster, tờ rơi, standee, backdrop,…
- Lên kế hoạch quảng cáo trên các kênh: báo chí, truyền hình, mạng xã hội, Google, Youtube,…
- Tạo sự hiện diện của sự kiện trên website, fanpage, landing page,…
- Kêu gọi sự ủng hộ, chia sẻ từ cộng đồng, những người có tầm ảnh hưởng.
Điều chỉnh linh hoạt kế hoạch truyền thông theo tình hình thực tế và phản hồi của đối tượng mục tiêu.
Phân công nhân sự
Để vận hành trơn tru, cần có sự phân chia công việc và phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong êkip tổ chức. Phân bổ nhân sự cho các bộ phận:
- Nội dung, chương trình
- Hậu cần, sản xuất
- Truyền thông, quảng bá
- Tài chính, kế toán
- Lễ tân, đón tiếp
Đảm bảo mỗi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình, có tinh thần trách nhiệm và phối hợp ăn ý với đồng đội. Thường xuyên họp êkip để cập nhật tiến độ công việc.
Thiết kế hình ảnh và ấn phẩm
Xây dựng hình ảnh chủ đạo với logo, màu sắc, font chữ thống nhất cho sự kiện. Sáng tạo các ấn phẩm truyền thông ấn tượng, độc đáo như:
- Thư mời, thiệp mời
- Poster, tờ rơi, brochure
- Phông sân khấu, banner, standee
- Quà tặng, phiếu trúng thưởng
- Video giới thiệu, hình ảnh sự kiện
Các ấn phẩm phải đảm bảo tính thẩm mỹ, chuyên nghiệp, giàu tính ứng dụng và truyền tải đúng thông điệp của sự kiện.
Quản lý rủi ro và dự phòng
Trong quá trình tổ chức sự kiện, rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Vì thế cần dự liệu và có phương án ứng phó cho các tình huống khẩn cấp như:
- Thay đổi thời tiết đột ngột nếu tổ chức ngoài trời
- Trục trặc về âm thanh, ánh sáng, máy chiếu
- Vấn đề về thực phẩm, vệ sinh an toàn
- Diễn giả hoặc khách VIP đột ngột hủy tham gia
- Ùn tắc giao thông, đường xá…
Hãy chuẩn bị trước các phương án dự phòng, danh sách liên lạc khẩn cấp và kế hoạch hành động nhanh chóng cho từng trường hợp. Luôn trong tâm thế chủ động, linh hoạt ứng biến trước mọi tình huống.
Đánh giá sau sự kiện
Công việc chưa thể dừng lại sau khi sự kiện kết thúc. Hãy thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá hiệu quả sự kiện đạt được so với mục tiêu đề ra:
- Tổng số người tham dự, tương tác
- Lượt tiếp cận, chia sẻ trên truyền thông
- Doanh số bán hàng, hợp đồng ký kết
- Các phản hồi tích cực và tiêu cực
- Những bài học kinh nghiệm trong quá trình tổ chức
Đồng thời gửi lời cảm ơn, báo cáo kết quả cho nhà tài trợ, đối tác. Chăm sóc, duy trì mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng sau sự kiện.
Kết luận
Trên đây là 12 bước cần thiết để lập kế hoạch tổ chức một sự kiện thành công. Từ việc xác định mục tiêu, đối tượng, chủ đề, chọn địa điểm thời gian, lập ngân sách, tìm nhà tài trợ, lên kế hoạch truyền thông, phân công nhân sự, thiết kế, dự phòng rủi ro đến đánh giá sau sự kiện.
Một kế hoạch càng chi tiết, cẩn thận bao nhiêu thì khả năng thành công của sự kiện càng cao bấy nhiêu. Bên cạnh đó, ban tổ chức cũng cần linh hoạt điều chỉnh, sáng tạo trong quá trình thực hiện để mang đến những trải nghiệm thú vị, ấn tượng cho người tham dự.
