Khả năng giao tiếp hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng nhất ở bất kỳ nơi làm việc nào. Biết cách trở thành một người giao tiếp tốt sẽ rất có lợi cho sự phát triển nghề nghiệp của bạn và cũng có thể hữu ích trong cuộc sống cá nhân của bạn. Điều quan trọng là bạn phải biết cách liên tục phát triển kỹ năng giao tiếp của mình để luôn tiến bộ. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp và cách trở thành một người giao tiếp tốt.
Các khóa học tại Greenstarct:
Làm thế nào để trở thành một người giao tiếp tốt
Khám phá cách trở thành người giao tiếp tốt bằng cách làm theo 16 bước sau:1. Nghe
Có thể cho rằng cách quan trọng nhất để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn là lắng nghe một cách tích cực và chăm chú. Nghe cải thiện khả năng giao tiếp của bạn giống như cách đọc có thể cải thiện kỹ năng viết của bạn. Khi bạn đang lắng nghe người khác, hãy cố gắng tập trung vào thông điệp mà họ đang cố gắng truyền tải hơn là cách bạn có thể xen vào hoặc phản hồi. Nhiều người gặp khó khăn trong việc bày tỏ suy nghĩ của mình một cách chính xác và những người biết lắng nghe rất giỏi trong việc giúp họ làm điều đó bằng cách chăm chú lắng nghe. Dành toàn bộ sự chú ý của bạn để hiểu những gì họ đang muốn nói và chỉ xem xét câu trả lời của bạn sau khi họ nói xong.2. Đặt câu hỏi
Khi bạn nghe người khác nói, họ có thể không phải lúc nào cũng rõ ràng. Nếu bạn không chắc chắn về những gì họ đang muốn nói, hãy đợi cho đến khi họ nói xong và hỏi họ một số câu hỏi ngắn gọn để làm rõ những gì họ nói. Điều này hầu như luôn tốt hơn là cố gắng giả định ý nghĩa của chúng. Điều này cũng đảm bảo rằng bạn chú ý và trấn an người khác rằng bạn thực sự muốn hiểu họ. Trong các trường hợp khác, bạn có thể yêu cầu chi tiết hơn, chẳng hạn như nếu bạn được yêu cầu hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.3. Diễn đạt lại những gì người khác nói
Thường thì bạn có thể diễn đạt lại những gì ai đó vừa nói với bạn. Điều này cho phép bạn xác nhận rằng bạn đã hiểu chúng một cách chính xác và cũng có thể được diễn đạt dưới dạng một câu hỏi. Hầu hết mọi người đều có những cách khác nhau để truyền tải cùng một thông tin. Việc có thể diễn đạt lại những gì ai đó đã nói theo cách mà cả hai bên đều có thể hiểu được sẽ trấn an họ rằng bạn đã chăm chú lắng nghe và hiểu những gì được nói.4. Thích ứng với khán giả của bạn
Khi giao tiếp với ai đó, bằng văn bản hoặc bằng lời nói, sẽ có ích nếu bạn thay đổi cách tiếp cận dựa trên mối quan hệ của bạn với họ. Ví dụ, nếu bạn đang nói chuyện với cấp trên, bạn nên cố gắng nói rõ ràng, ngắn gọn, súc tích và tôn trọng. Ngược lại, khi nói chuyện với một đồng nghiệp thân thiện, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thân mật hơn, gọi họ bằng tên và pha trò.Điều quan trọng là phải xem xét những gì khán giả của bạn biết. Nếu bạn đang cố gắng giải thích nhu cầu cụ thể của mình cho các cá nhân ở một bộ phận hoàn toàn riêng biệt, tốt hơn hết bạn nên tránh sử dụng các thuật ngữ quá kỹ thuật vì họ có thể không hiểu chúng. Nếu bạn có nghi ngờ, tốt nhất bạn nên nói càng đơn giản càng tốt và cho rằng khán giả của bạn cần thêm thông tin.5. Tương tác với các nhóm
Khi nói chuyện cùng lúc với nhiều người, tốt nhất bạn nên thử sử dụng giọng điệu trò chuyện. Điều này tốt hơn là cố gắng trình bày với họ vì nó thu hút người nghe của bạn và khuyến khích họ phản hồi và tương tác. Điều này cho phép bạn gắn kết với người nghe và phát triển các tương tác tích cực.6. Hãy rõ ràng và súc tích
Bất cứ khi nào có thể, sử dụng ít từ hơn sẽ tốt hơn là sử dụng nhiều từ hơn, miễn là bạn có thể truyền đạt cùng một thông tin. Nhiều người có thể ngần ngại đặt quá nhiều câu hỏi và nếu bạn nói ngắn gọn và rõ ràng, họ sẽ nhận được tất cả thông tin họ cần một cách dễ hiểu.7. Kết nối cảm xúc
Tùy thuộc vào đối tượng của bạn, bạn có thể thấy rằng việc hình thành kết nối cảm xúc là điều tốt để khuyến khích sự tương tác. Đó có thể là sự hài hước, lòng biết ơn, tình cảm hoặc bất kỳ cảm xúc thích hợp nào khác. Tập trung vào những cảm xúc mà bạn chia sẻ với người khác, vì điều này đảm bảo bạn kết nối với họ ở cấp độ cá nhân.8. Xem lại cuộc trò chuyện của riêng bạn
Học cách trở thành một người giao tiếp tốt hơn là một quá trình liên tục và bạn nên thường xuyên đánh giá hiệu suất của mình. Hãy tự hỏi liệu bạn có thể nói rõ ràng hơn không, liệu bạn có hỏi đúng câu hỏi hay không và bạn đã tương tác với khán giả tốt đến mức nào. Xem lại những tương tác này, tìm cách bạn có thể cải thiện và triển khai chúng.9. Yêu cầu phản hồi
Ngoài việc xem xét khả năng giao tiếp của chính mình, bạn luôn có thể hỏi người khác xem họ nghĩ gì. Hỏi họ xem bạn có thể giao tiếp tốt như thế nào, họ nghĩ bạn làm tốt điều gì và điều gì có thể cải thiện. Nếu bạn có thể xác định một số cá nhân là người giao tiếp xuất sắc thì phản hồi của họ có thể đặc biệt hữu ích cho bạn.10. Xác định mục đích của tin nhắn
Mọi giao tiếp tốt đều có mục đích rõ ràng được truyền tải tới người nhận. Một cách tốt để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn là xác định mục đích của thông điệp trước khi nói hoặc viết. Hãy xem xét các câu hỏi sau:- Bạn đang cố gắng thuyết phục ai đó có quan điểm khác?
- Bạn đang cố gắng truyền đạt thông tin?
- Bạn đang yêu cầu một cái gì đó?
- Thông điệp của bạn hướng đến ai ?
- Thông tin bạn muốn truyền tải là gì ? Nó có liên quan không?
- Cuộc trò chuyện này đang diễn ra ở đâu ? Đó là một môi trường chính thức hay không chính thức?
- Tại sao bạn lại giao tiếp cụ thể với người này? Lý do bạn liên hệ với họ là gì?
- Cuộc trò chuyện diễn ra khi nào ? Đây có phải là thời điểm thích hợp? Có khẩn cấp không, hay có thể đợi được?
- Bạn đang nói chuyện với họ như thế nào ? Họ là bạn bè hay cấp trên?
11. Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể
Sử dụng và hiểu ngôn ngữ cơ thể là một phần quan trọng trong giao tiếp mặt đối mặt. Cố gắng xác định xem khán giả của bạn có tham gia hoặc quan tâm hay không dựa trên ngôn ngữ cơ thể của họ. Nếu họ khoanh tay, liên tục nhìn đi nơi khác, liên tục kiểm tra đồng hồ, tránh giao tiếp bằng mắt hoặc nghịch điện thoại, thì bạn có thể cần phải thu hút họ nhiều hơn. Ngoài ra, hãy xem xét ngôn ngữ cơ thể của chính bạn, chẳng hạn như không khoanh tay, giao tiếp bằng mắt và mỉm cười thích hợp.12. Tạm dừng khi cần thiết
Nếu bạn đang cố gắng tích cực lắng nghe hoặc đang nghĩ đến các câu hỏi, bạn có thể cần phải tạm dừng để suy nghĩ. Đây hiếm khi là điều xấu và việc dừng lại vài giây để xem xét câu trả lời của bạn có thể dẫn đến một cuộc trò chuyện tốt hơn so với việc bạn trả lời một cách tự nhiên. Bạn luôn có thể nói với người đang nói chuyện với mình rằng bạn cần thời gian để suy nghĩ.13. Hãy cẩn thận với những lời sáo rỗng và biệt ngữ
Bất cứ khi nào bạn có thể, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu. Điều này phần lớn phụ thuộc vào khán giả của bạn, nhưng nhìn chung tốt nhất là bạn nên tránh những khuôn sáo và biệt ngữ. Điều này làm giảm nguy cơ mọi người hiểu lầm bạn.14. Hãy chuẩn bị
Nếu bạn đang mong đợi một cuộc trò chuyện quan trọng sẽ diễn ra hoặc nếu bạn định trình bày điều gì đó, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị cho phù hợp. Biết bạn sẽ nói gì, khán giả của bạn là ai và mục tiêu của sự tương tác.15. Luôn cởi mở
Việc tiếp cận một cuộc trò chuyện với những kỳ vọng nhất định là điều khá phổ biến. Mặc dù điều này có thể giúp bạn đi đúng chủ đề nhưng nó cũng có thể tạo ra sự thiếu linh hoạt nếu người đang nói chuyện với bạn có những ưu tiên khác. Cố gắng cởi mở nhất có thể và xem xét nhu cầu cũng như suy nghĩ của người khác ngoài nhu cầu của bạn.16. Tham gia một khóa học viết
Giao tiếp bằng văn bản thường hoạt động khác với các cuộc trò chuyện bằng lời nói. Tham gia một khóa học viết có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của mình. Điều này cũng giúp bạn tiếp xúc với các chuyên gia và cố vấn, những người có thể cung cấp cho bạn những phản hồi tuyệt vời và giúp bạn tiến bộ hơn nữa.Liên quan: Kỹ năng giao tiếp là gì?
