Kỹ năng giao việc cho nhân viên là một kỹ năng thiết yếu mà tất cả các nhà quản lý cần phát triển. Khi bạn học cách giao việc một cách hiệu quả, bạn sẽ thấy sự cải thiện về năng suất, hợp tác đồng đội và tinh thần làm việc. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về lợi ích của việc giao việc, cách giao việc hiệu quả và các mẹo để cải thiện kỹ năng giao việc của bạn.
Các khóa học cho CEO tại Greenstarct:
Tại sao kỹ năng giao việc cho nhân viên của nhà quản lý lại quan trọng?
Một trong những trách nhiệm chính của người quản lý là đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng. Giao việc là cách giúp bạn thực hiện điều đó. Khi làm đúng, sự ủy thác phân công nhiệm vụ sẽ:- Đem lại cho nhân viên tầm nhìn rõ ràng về những gì cần hoàn thành và cách họ đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.
- Giúp nhân viên xác định được những ưu tiên cấp bách và quản lý khối lượng công việc
- Giảm độ trì hoãn hoặc hiệu suất kém vì mọi người đều nắm rõ vai trò và trách nhiệm
- Tránh sự trùng lặp công việc hay nhầm lẫn vì các nhiệm vụ đã được giao rõ ràng
- Sử dụng sức mạnh của toàn đội để hoàn thành các mục tiêu một cách hiệu quả và đúng thời hạn
7 Kỹ năng Giao việc cho nhân viên Mà Mọi Nhà Quản Lý Cần Có
Là một người quản lý, một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của bạn là biết cách giao việc cho nhân viên một cách hiệu quả. Khi làm tốt điều này, toàn đội sẽ hoạt động năng suất hơn, hợp tác tốt hơn và hoàn thành mục tiêu chung. Ngược lại, khi không hiểu được nghệ thuật và khoa học phía sau việc giao nhiệm vụ, bạn có thể gây ra sự nhầm lẫn, căng thẳng không cần thiết và làm cản trở tiến độ. Tin tốt là giao việc là một kỹ năng có thể học hỏi và cải thiện được với thời gian. Bằng việc thực hành có chủ ý và luyện tập liên tục, bạn có thể trở thành bậc thầy trong việc giao cho đội của mình những nhiệm vụ phù hợp vào đúng thời điểm. Dưới đây là 7 kỹ năng quan trọng mà bạn cần trau dồi:Truyền đạt rõ ràng
Khi giao việc, điều quan trọng là phải nói rõ chính xác bạn muốn gì. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc chung chung như "làm hết sức có thể" hay "cải thiện". Thay vào đó, hãy đưa ra các hướng dẫn và mong đợi cụ thể. Ví dụ, thay vì nói "hãy viết một bản báo cáo", bạn có thể nói "hãy nộp cho tôi một bản tóm tắt dự án dài 2 trang vào thứ Sáu tuần này, bao gồm một tổng quan tài chính, các vấn đề chính và kế hoạch hành động". Ngoài ra, dành đủ thời gian để giải thích cặn kẽ từng nhiệm vụ. Đừng vội vàng chuyển sang việc tiếp theo trước khi chắc chắn rằng nhân viên hiểu và có thể làm được tất cả những gì bạn yêu cầu.Lắng nghe chủ động
Giao tiếp là đường hai chiều. Ngoài việc đưa ra chỉ dẫn, người quản lý giỏi còn phải biết lắng nghe nhân viên. Điều này có nghĩa là chủ động nghe những gì họ nói, hỏi những câu hỏi làm rõ ý và tìm hiểu quan điểm của họ. Lắng nghe tích cực sẽ giúp bạn đánh giá liệu nhân viên có hiểu yêu cầu hay không và liệu họ có thể hoàn thành được công việc không. Nó cũng giúp xác định sớm các rào cản tiềm tàng hoặc vấn đề mà họ có thể gặp phải. Cuối cùng, lắng nghe cho thấy sự tôn trọng, cởi mở và xây dựng lòng tin - những yếu tố then chốt để giao việc hiệu quả.Xác định ưu tiên
Là người lãnh đạo, bạn chịu trách nhiệm quyết định công việc nào là quan trọng nhất và cần tập trung vào trước. Khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, bạn cần truyền đạt đâu là những việc cần ưu tiên hàng đầu. Có ba yếu tố chính ảnh hưởng đến mức độ ưu tiên của một nhiệm vụ:- Tính cấp bách: Công việc có thời hạn chặt hoặc cần được hoàn thành ngay lập tức.
- Tầm quan trọng: Công việc có tác động đáng kể đến bộ phận, tổ chức hoặc khách hàng của bạn.
- Tính phụ thuộc: Những công việc phải hoàn thành trước khi bắt đầu một việc khác.
Hiểu rõ sở trường của nhân viên
Mỗi người trong đội của bạn có một tập hợp các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm độc đáo. Khi giao việc, bạn nên khai thác những thế mạnh này. Giao cho mỗi cá nhân những nhiệm vụ phù hợp nhất với khả năng và chuyên môn của họ. Để làm được điều này, bạn cần nắm vững điểm mạnh điểm yếu của từng thành viên trong nhóm. Dành thời gian tìm hiểu nền tảng, kinh nghiệm làm việc và lĩnh vực chuyên môn của họ. Quan sát cách họ hoạt động và tiếp nhận phản hồi từ chính họ và những người khác. Khi đã có một bức tranh rõ ràng về sở trường của mỗi người, bạn sẽ có thể phân công công việc một cách chiến lược hơn.
Ví dụ, nếu bạn có một nhân viên tỏa sáng trong việc giao tiếp và thích gặp gỡ mọi người, hãy xem xét giao cho họ nhiệm vụ thuyết trình trước khách hàng hoặc các bên liên quan. Nếu ai đó có kỹ năng phân tích mạnh mẽ, hãy để họ đi sâu vào nghiên cứu dữ liệu và báo cáo xu hướng.
Khi nhân viên được giao những nhiệm vụ phù hợp với sở trường của họ, họ sẽ cảm thấy tự tin và hào hứng hơn trong công việc. Họ cũng có nhiều khả năng thành công và mang lại kết quả tốt nhất.
Trao quyền cho nhân viên
Giao việc không phải là ra lệnh hoặc độc tài. Đúng hơn, đó là cách bạn trao quyền và trách nhiệm cho nhân viên để tự quản lý công việc của chính họ. Thay vì chỉ đạo từng bước họ phải làm gì, hãy cho họ một mục tiêu rõ ràng, cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cần thiết, và để họ tự do tìm ra cách thức đạt được mục tiêu đó. Trao quyền cho nhân viên thể hiện sự tin tưởng vào khả năng của họ. Nó cũng khuyến khích sự chủ động trong việc giải quyết vấn đề, ra quyết định và chịu trách nhiệm với kết quả công việc. Khi mọi người cảm thấy có quyền kiểm soát công việc của mình, họ có động lực nội tại để làm việc chăm chỉ hơn và cam kết sâu sắc hơn vào thành công của cả đội. Tuy nhiên, trao quyền không có nghĩa là bạn hoàn toàn buông lỏng. Bạn vẫn cần theo dõi tiến độ, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ khi cần thiết. Nhưng thay vì kiểm soát nhân viên, hãy cho họ không gian để tự chủ, đồng thời luôn sẵn sàng hỗ trợ.Cung cấp bối cảnh và sự liên kết
Khi giao việc, điều quan trọng là phải đặt nó vào bối cảnh rộng hơn. Đừng chỉ nói với nhân viên phải làm gì, mà hãy giải thích lý do tại sao công việc lại quan trọng và nó phù hợp với mục tiêu của đội, bộ phận hoặc công ty như thế nào. Liên kết nhiệm vụ với tầm nhìn rộng lớn hơn. Ví dụ, giả sử bạn đang giao cho một nhân viên nhiệm vụ nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Thay vì chỉ nói "Hãy tạo một bảng so sánh các sản phẩm của đối thủ", hãy giải thích rằng thông tin này sẽ giúp công ty định vị lại sản phẩm của mình, xác định cơ hội thị trường mới và duy trì lợi thế cạnh tranh. Cho họ thấy công việc này hỗ trợ cho sự phát triển lâu dài và thành công của tổ chức như thế nào. Khi nhân viên hiểu được ý nghĩa và tác động của công việc họ đang làm, họ sẽ cảm thấy được hợp nhất với cả đội và có động lực để làm hết sức mình. Họ cũng có nhiều khả năng đưa ra quyết định phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.Theo dõi và cung cấp phản hồi
Giao việc không phải là một sự kiện một lần. Nó đòi hỏi sự tương tác, theo dõi và phản hồi liên tục. Sau khi giao một nhiệm vụ, hãy kiểm tra thường xuyên với nhân viên để xem tiến độ của họ, trả lời bất kỳ câu hỏi nào và giải quyết các vấn đề khi chúng nảy sinh. Đặt ra một lịch trình cho các cuộc họp cập nhật hoặc báo cáo tiến độ để bạn luôn nắm bắt được mọi việc. Đừng chần chừ trong việc cung cấp phản hồi, cả tích cực và xây dựng. Khen ngợi nhân viên khi họ đạt được các cột mốc quan trọng hoặc khi họ làm việc hiệu quả. Nếu bạn nhận thấy họ đi chệch hướng hoặc có vấn đề với hiệu suất, hãy đưa ra lời khuyên hoặc gợi ý cụ thể để cải thiện. Phản hồi thường xuyên cho phép bạn sớm giải quyết các vấn đề và giúp đội ngũ đi đúng hướng. Cuối cùng, khi dự án hoàn thành, hãy dành thời gian phản ánh về quá trình và kết quả. Tổ chức một cuộc họp sau hành động với nhóm để thảo luận về những gì hiệu quả, những gì không và bài học rút ra cho tương lai. Sử dụng phản hồi này để liên tục cải thiện cách bạn giao việc và lãnh đạo đội.Kết luận
Giao việc là một kỹ năng mà mọi nhà quản lý đều cần thành thạo. Khi thực hiện đúng cách, nó có thể cải thiện năng suất, hợp tác đồng đội và sự gắn kết, đồng thời cho phép bạn đạt được các mục tiêu quan trọng. Ngược lại, giao việc không hiệu quả có thể dẫn đến sự bối rối, nhầm lẫn và hiệu suất kém.
Bằng cách trau dồi 7 kỹ năng quan trọng này - truyền đạt rõ ràng, lắng nghe chủ động, xác định ưu tiên, tận dụng sở trường của nhân viên, trao quyền, cung cấp bối cảnh, theo dõi và phản hồi - bạn có thể nâng cao đáng kể khả năng giao việc của mình. Hãy dành thời gian để thực hành và cải thiện từng kỹ năng này.
Tuy nhiên, cũng đừng quá áp lực cho bản thân phải hoàn hảo ngay lập tức. Trở thành một bậc thầy về giao việc là một hành trình đòi hỏi thời gian, nỗ lực và sự kiên trì. Cho phép bản thân mắc sai lầm, học hỏi từ chúng và không ngừng phát triển.
Hãy nhớ rằng mỗi tình huống và từng cá nhân là duy nhất. Hãy linh hoạt trong cách tiếp cận của bạn và sẵn sàng điều chỉnh phong cách giao việc cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm và công việc. Với sự chuẩn bị, luyện tập và cảm thông, bạn có thể truyền cảm hứng và hướng dẫn nhân viên của mình đạt được những kết quả phi thường.
Vậy bạn sẽ bắt đầu từ đâu? Chọn một hoặc hai kỹ năng từ danh sách ở trên mà bạn muốn tập trung cải thiện trước. Có thể bạn muốn chú ý đến sở trường và điểm yếu trong phong cách lãnh đạo hiện tại của mình, hoặc xem xét phản hồi gần đây từ các thành viên trong nhóm. Xác định các hành động cụ thể bạn có thể thực hiện để phát triển những kỹ năng này và cam kết thực hành chúng trong các tương tác sắp tới với nhân viên.
Hãy nhớ rằng, giao việc hiệu quả không chỉ quan trọng để thành công trong kinh doanh - nó còn là yếu tố cốt lõi để xây dựng các mối quan hệ tích cực và tin tưởng lẫn nhau tại nơi làm việc. Khi bạn đầu tư vào việc cải thiện khả năng giao việc của mình, bạn không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc của nhóm mà còn thúc đẩy văn hóa hợp tác, sự hỗ trợ và phát triển chung.
Chúc bạn may mắn trong hành trình trở thành một nhà quản lý giao việc xuất sắc. Hãy nhớ rằng thành công của nhóm và mỗi cá nhân phụ thuộc vào khả năng lãnh đạo của bạn. Với sự tập trung, cố gắng và tận tâm, bạn có thể mở khóa tiềm năng và dẫn dắt đội của mình đến những thành tích to lớn.
