Đánh giá công việc là gì?
Đánh giá công việc là quá trình có hệ thống sử dụng dữ liệu bên trong và bên ngoài để xác định giá trị tương đối mà công việc cụ thể mang lại cho tổ chức. Điều này đảm bảo rằng mức lương tương xứng với giá trị của từng vai trò và mỗi vai trò đều có các yêu cầu đầu vào và hiệu suất phù hợp. Mục tiêu của đánh giá công việc là so sánh các công việc với nhau để tạo ra cơ cấu trả lương công bằng, bình đẳng và nhất quán cho mọi người. Đánh giá công việc thường được sử dụng cho các mục đích như:- Thiết kế cơ cấu mức lương cạnh tranh và công bằng
- Xác định mức lương cho các vị trí mới được tạo
- Đảm bảo đãi ngộ công bằng cho các vị trí liên quan.
Đánh giá công việc và phân tích công việc
Đánh giá công việc và phân tích công việc , mặc dù có liên quan chặt chẽ với nhau, phục vụ các mục đích riêng biệt trong một tổ chức. Trong khi đánh giá công việc đánh giá giá trị tương đối của các vị trí trong một tổ chức thì phân tích công việc cung cấp thông tin cơ bản cần thiết cho việc đánh giá. Phân tích công việc xác định nhiệm vụ, trách nhiệm và môi trường của vị trí cũng như những kỹ năng, bằng cấp, công cụ và thiết bị nào cần thiết để thực hiện công việc. Về cơ bản, phân tích công việc phác thảo những yêu cầu của công việc và môi trường thực hiện công việc đó, đóng vai trò là đầu vào quan trọng để tạo ra các mô tả công việc chính xác. Ngược lại, những mô tả này là công cụ để đánh giá công việc vì chúng cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về từng vai trò, cho phép các tổ chức đánh giá và so sánh chính xác giá trị của công việc đối với công ty.Lợi ích của việc đánh giá công việc
Mặc dù phân tích công việc là một quá trình sử dụng nhiều nguồn lực nhưng vẫn đáng để đầu tư vì những lý do sau:- Đảm bảo lương thưởng công bằng và hợp lý: Đánh giá công việc giúp thiết lập một hệ thống lương thưởng công bằng và hợp lý, điều chỉnh mức lương phù hợp với giá trị tương đối của từng công việc trong tổ chức.
- Giúp tạo ra cơ cấu lương cạnh tranh: Bằng cách đánh giá giá trị của các vai trò khác nhau, tổ chức có thể thiết kế các mức lương cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân tài.
- Thúc đẩy tính minh bạch trong trả lương: Quy trình này góp phần nâng cao tính minh bạch trong trả lương , làm rõ cách xác định tiền lương và giảm nguy cơ tranh chấp về công bằng trong trả lương.
- Hợp lý hóa việc lập ngân sách tiền lương: Đánh giá công việc cho phép bạn thực hiện một cách tiếp cận có hệ thống để lập ngân sách tiền lương, tiền công, giúp quản lý chi phí tiền lương một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý: Nó giúp các tổ chức tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan đến trả lương công bằng và không phân biệt đối xử.
- Hỗ trợ quản lý nhân sự chiến lược: Đánh giá công việc phù hợp với các mục tiêu nhân sự chiến lược bằng cách đảm bảo rằng các biện pháp trả lương hỗ trợ các mục tiêu và văn hóa chung của tổ chức.
- Nâng cao sự hài lòng và tinh thần của nhân viên: Cơ cấu lương thưởng công bằng và minh bạch cải thiện sự hài lòng, tinh thần và niềm tin của nhân viên vào ban quản lý.
Phương pháp đánh giá công việc
Có nhiều phương pháp đánh giá công việc khác nhau và tất cả chúng đều liên quan đến sự so sánh bắt nguồn từ dữ liệu định tính hoặc định lượng. Phương pháp định tính đưa ra những so sánh dựa trên sự đánh giá chủ quan về đặc điểm của từng vị trí. Các phương pháp định lượng gán các giá trị số cho từng vị trí và mô tả sự so sánh bằng số. Dưới đây là cái nhìn về cách bốn phương pháp đánh giá công việc phổ biến được chia thành hai loại sau:Định tính | Định lượng | |
So sánh công việc với công việc | Phương pháp xếp hạng/xếp hạng so sánh cặp | Phương pháp so sánh nhân tố |
So sánh công việc với điểm được xác định trước | Xếp hạng công việc | Phương pháp hệ số điểm |
Phương pháp đánh giá | Sự miêu tả |
Phương pháp xếp hạng/ So sánh theo cặp | Phương pháp định tính đơn giản này tạo ra một hệ thống phân cấp các vị trí do lãnh đạo quyết định. Các công việc được ghép đôi và đối với mỗi cặp, công việc có tác động mạnh nhất sẽ được chọn. Điều này dẫn đến việc buộc phải xếp hạng các công việc khác nhau dựa trên tầm quan trọng và thâm niên của chúng. Cách tiếp cận này chỉ được khuyến nghị cho các tổ chức nhỏ hơn có ít hơn 100 việc làm. Do tính chủ quan của hệ thống này nên việc cải tiến nó bằng một phương pháp khác sẽ mang lại sự đánh giá kỹ lưỡng hơn. |
Xếp hạng công việc | Một phương pháp định tính khác là phân loại công việc , trong đó các công việc được xếp hạng dựa trên sự so sánh cấp bậc được xác định trước và được nhóm thành các cấp cấp khác nhau. Việc phân loại dựa trên các tiêu chí như phạm vi trách nhiệm, trình độ kỹ năng hoặc thâm niên. Các phân loại ví dụ bao gồm Giám đốc điều hành, phó chủ tịch, giám đốc, người quản lý và điều phối viên. Các cấp độ được tạo ra giữa các nhóm công việc (ví dụ: Tiếp thị, Nhân sự, Bán hàng). Việc xếp hạng được xác định trước này là phổ biến ở nhiều tổ chức có trụ sở tại Hoa Kỳ. |
Phương pháp so sánh nhân tố | Phương pháp so sánh yếu tố mang tính định lượng và xếp hạng công việc dựa trên một loạt các yếu tố có thể bù đắp được như kiến thức và kỹ năng, giao tiếp và liên hệ, ra quyết định, tác động, quản lý con người, tự do hành động, môi trường làm việc và trách nhiệm về nguồn tài chính. Mỗi yếu tố được gán điểm dựa trên giá trị tương đối của nó và tổng số điểm cho biết thứ hạng của công việc. Phương pháp này tạo điều kiện so sánh trực tiếp giữa các công việc. |
Phương pháp hệ số điểm | Phương pháp định lượng thường được sử dụng này đánh giá công việc dựa trên kiến thức cần thiết, khả năng giải quyết vấn đề và trách nhiệm giải trình. Nó liên quan đến việc gán điểm cho từng yếu tố dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Các công việc được đánh giá theo mức độ chúng đáp ứng các tiêu chí này và tổng số điểm cho biết điểm và thứ hạng của công việc trong hệ thống phân cấp và thang lương của tổ chức. |
Giá cả thị trường | Phương pháp định giá thị trường dựa trên dữ liệu định lượng bên ngoài. Nó đánh giá mức lương bằng cách tham khảo mức lương thị trường cho các công việc có thể so sánh được. Điều này dẫn đến việc định giá công việc dựa trên giá trị của nó trên thị trường nhưng không nhất thiết phải dựa trên giá trị của nó đối với tổ chức. Mặc dù cách tiếp cận này có thể giúp thiết lập mức lương cạnh tranh nhưng nó có thể đơn giản hóa quá trình đánh giá công việc. Nó không tính đến vốn chủ sở hữu nội bộ cũng như thực tế là giá trị nội bộ của một công việc có thể khác với giá trị thị trường của nó. Định giá thị trường có thể kéo dài sự bất bình đẳng trên thị trường, làm mất đi mục đích của việc đánh giá công việc. |
Hệ thống đánh giá công việc Hay | Edward N. Hay đã phát triển phương pháp đánh giá công việc dựa trên dữ liệu này và được triển khai rộng rãi trên khắp Bắc Mỹ và Châu Âu. Nó xem xét kiến thức, kỹ năng giải quyết vấn đề và trách nhiệm giải trình cần thiết cho từng công việc cũng như các điều kiện làm việc liên quan. Các yếu tố này được cân nhắc theo biểu đồ hướng dẫn và sau đó được chia thành các yếu tố được gán một giá trị bằng số. Mỗi yếu tố sẽ được tính điểm và cộng lại để tạo ra điểm tổng thể cho công việc. Điểm này chỉ định phạm vi công việc của nó trên thang lương. Hệ thống Hay rất kỹ lưỡng nhưng quản lý phức tạp và tốn thời gian. |
Tham khảo công việc | Một | b | c | d | e | f | Tổng điểm | Xếp hạng |
MỘT | – | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | 2 | 5= |
B | 2 | – | 2 | 2 | 2 | 0 | số 8 | 2 |
C | 1 | 0 | – | 1 | 1 | 0 | 3 | 4 |
D | 2 | 0 | 1 | – | 2 | 0 | 5 | 3 |
E | 1 | 0 | 1 | 0 | – | 0 | 2 | 5= |
F | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | – | 10 | 1 |
Phương pháp hệ số điểm chi tiết hơn
Phương pháp tính điểm có lẽ là phương pháp nổi tiếng nhất trong tất cả các phương pháp đánh giá công việc. Ở cấp độ cao hơn, các bước của phương pháp này như sau:- Liệt kê công việc.
- Xác định các yếu tố đánh giá và các phân nhóm yếu tố.
- Xác định mức độ chấm điểm trên các yếu tố này.
- Gán trọng số cho từng yếu tố.
- Phân bổ điểm cho mỗi công việc cho từng yếu tố.
- Xác định cơ cấu tiền lương mới.
- Điều chỉnh cơ cấu tiền lương hiện tại.
Đây là phương pháp đánh giá công việc theo yếu tố điểm mẫu có thể trông như thế nào đối với một vai trò cá nhân:
Sau khi thu thập dữ liệu cho từng công việc, bạn có thể tạo cái nhìn tổng quan về tất cả các công việc trong tổ chức của mình hoặc một bộ phận nhất định. Dựa vào đó, bạn có thể hình dung mức độ dàn trải của điểm và mức lương cho mỗi công việc, tương tự như hình ảnh bên dưới. Bất kỳ ngoại lệ nào cũng có thể được tính toán và cần được xử lý trên cơ sở riêng lẻ, như chúng ta sẽ thảo luận trong phần tiếp theo.Quy trình đánh giá công việc: 4 giai đoạn
Việc thực hiện đánh giá công việc đòi hỏi thời gian và kế hoạch đáng kể. Mặc dù mỗi phương pháp đều có quy trình riêng nhưng có một số giai đoạn chung liên quan đến mọi quy trình đánh giá công việc. Chúng tôi phác thảo bốn giai đoạn sau để hướng dẫn bạn thực hiện đánh giá công việc hiệu quả:Giai đoạn 1: Lập kế hoạch và chẩn đoán
Một dự án đánh giá công việc bắt đầu bằng một cuộc hội thảo ban đầu để quyết định phạm vi và cách tiếp cận. Về phạm vi, bạn cần đưa ra quyết định về những điều sau:- Đánh giá công việc sẽ được sử dụng như thế nào để hỗ trợ việc trả lương bình đẳng
- Chi phí/ngân sách
- Hạn chế thời gian
- Mức độ nghiêm ngặt được áp dụng
- Tất cả các bên liên quan là ai?
- Ai sẽ chịu trách nhiệm quản lý?
- Nguồn dữ liệu, công cụ và phần mềm
- Cần có sự trợ giúp từ bên ngoài
- Cách xây dựng trên các dự án trước đó
- Độc quyền . Đây là một khuôn khổ hiện có được tạo ra bởi các nhà tư vấn. Nó đã được thử và kiểm nghiệm, dễ thực hiện và đòi hỏi nỗ lực nội bộ thấp. Nhược điểm là nó có thể không phù hợp với mọi tổ chức và tạo ra sự phụ thuộc vào nhà cung cấp.
- Tùy chỉnh . Điều này được xây dựng dựa trên một khuôn khổ hiện có. Nó cung cấp một điểm khởi đầu tốt, dẫn đến việc triển khai nhanh hơn và giúp tạo ra sự đồng tình của nhân viên. Điều này có thể yêu cầu sửa đổi đầy đủ một khuôn khổ không hoàn toàn phù hợp với tổ chức.
- Được thiết kế riêng. Đây là một chương trình tùy chỉnh hoàn toàn được phát triển nội bộ với sự trợ giúp của các cố vấn bên ngoài. Quá trình có sự tham gia dẫn đến sự đồng tình và cho phép gắn kết với khung năng lực. Mặc dù nó sẽ rất phù hợp với tổ chức nhưng quá trình này sẽ mất nhiều thời gian hơn và chi phí cao hơn.
Giai đoạn 2: Thiết kế & phát triển
Giai đoạn thứ hai liên quan đến việc xác định các yếu tố và cấp độ đánh giá nào sẽ được kết hợp làm điểm chuẩn. Điều này thường xảy ra thông qua một hội thảo để thảo luận về các vai trò khác nhau tác động đến tổ chức như thế nào. Điều quan trọng là phải xác định các yếu tố tương đối lâu dài vì sơ đồ công việc chỉ phù hợp miễn là các yếu tố mà nó dựa trên có liên quan. Khi quá trình này hoàn tất, đã đến lúc thu thập và phân tích dữ liệu về các vai trò khác nhau trong tổ chức, chẳng hạn như:- Sơ đồ tổ chức hoặc hệ thống phân cấp với phân loại cấp lớp
- Mức lương hiện tại
- Mô tả công việc
- Nhân khẩu học lực lượng lao động
Giai đoạn 3: Xác nhận và lập mô hình
Giai đoạn thứ ba bắt đầu bằng việc thảo luận về dữ liệu được thu thập và trọng số của các yếu tố khác nhau. Điều này có thể yêu cầu một số tinh chỉnh vì các định nghĩa ban đầu thường làm sai lệch kết quả. Tiếp theo là việc soạn thảo cơ cấu bậc lương và phân loại công việc. Có khả năng là một số công việc nhất định sẽ không hoàn toàn phù hợp với cơ cấu cấp bậc lương. Ví dụ: đây có thể là những vai trò chuyên gia về trí tuệ nhân tạo và học máy đang có nhu cầu và rất quan trọng cho tương lai của công ty. Những công việc này có thể phải được xếp hạng cao hơn trong thang lương so với chức danh tương ứng của chúng. Khi các ứng viên đủ điều kiện cho những vai trò này ngày càng nhiều trong tương lai, vị trí của họ trong thang lương có thể cần phải được sửa đổi.Giai đoạn 4: Truyền thông và triển khai
Giai đoạn cuối cùng của quá trình đánh giá công việc là lúc thực hiện cơ cấu trả lương mới. Điều quan trọng là phải giải thích cho mọi người bị ảnh hưởng tại sao mức lương của họ có thể thay đổi. Giai đoạn này diễn ra suôn sẻ hơn khi có sự đồng thuận trong toàn tổ chức. Cần tạo cơ hội cho nhân viên khiếu nại những quyết định mà họ cho là không công bằng. Việc điều tra những trường hợp này sẽ giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe, đảm bảo tính minh bạch và phát hiện ra những khác biệt tiềm ẩn trong hệ thống cần được khắc phục. Cần lưu ý rằng việc giảm lương của người lao động hiện tại là không nên. Điều này sẽ gây ra tình trạng bất ổn, tinh thần sa sút và khiến mọi người rời bỏ tổ chức. Hơn nữa, một số mức lương nhất định được bảo vệ theo luật lao động.Ví dụ đánh giá công việc
Có tất cả các loại tình huống mà việc tiến hành đánh giá công việc là một ý tưởng hay. Dưới đây là ba ví dụ đánh giá công việc minh họa cách áp dụng nó vào thực tế.1. Đánh giá công việc sáp nhập
Khi lực lượng cảnh sát khu vực và cảnh sát chuyên môn của Scotland sáp nhập, Cảnh sát Scotland/Cơ quan Cảnh sát Scotland (SPA) đã trở thành nhóm thực thi pháp luật lớn thứ hai ở Vương quốc Anh. Vì mỗi cơ quan đều có chương trình bồi thường riêng nên cần phải đánh giá công việc để tạo ra sự công bằng và hệ thống trả lương và phân loại nhất quán cho nhân viên kết hợp. Cảnh sát Scotland/SPA đã thuê một nhà tư vấn để tiến hành quy trình với sự trợ giúp của chương trình phần mềm đánh giá công việc dựa trên yếu tố . Sau khi đánh giá kỹ lưỡng hơn 800 vai trò của nhân viên, họ đã có thể tạo ra cơ cấu trả lương và phân loại phù hợp.2. Đánh giá công việc tuyển dụng
Trong ví dụ giả định này, một công ty thương mại điện tử cỡ trung bình đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng các vị trí dịch vụ khách hàng cấp thấp vốn rất quan trọng cho hoạt động kinh doanh đang phát triển của công ty. Các nhà quản lý tuyển dụng lưu ý rằng người nộp đơn thường mong muốn mức lương khởi điểm cao hơn mức được đưa ra. Giám đốc nhân sự đã sử dụng phương pháp đánh giá công việc theo giá thị trường để thu thập dữ liệu thị trường bên ngoài và so sánh mức lương của mình với mức lương của các tổ chức có quy mô tương tự. So sánh cho thấy mức lương khởi điểm của họ thấp hơn mức trung bình khoảng 15%. Thông tin này đã khuyến khích đội ngũ lãnh đạo phê duyệt mức tăng lương khởi điểm và mở rộng mức lương cho những vai trò này.3. Đánh giá công việc theo cơ cấu trả lương ban đầu
Trong một ví dụ suy đoán khác, một doanh nghiệp kinh doanh cảnh quan thuộc sở hữu của địa phương đã cung cấp một loạt các dịch vụ từ bảo trì bãi cỏ đến chặt bỏ cây xanh. Công ty đang mở rộng và cần chính thức hóa cách trả lương cho nhân viên. Mặc dù đảm nhiệm những trách nhiệm khác nhau nhưng hầu hết đều có mức lương theo giờ như nhau. Người chủ đã nghĩ ra cơ cấu lương thưởng cơ bản bằng cách xem xét các nhiệm vụ điển hình được thực hiện bởi nhiều nhân viên khác nhau và phân loại chúng thành bốn chức danh sau:- Trưởng nhóm chuyên trách
- Trưởng nhóm
- Người làm cảnh đặc biệt
- Phong cảnh
Đến với bạn
Đánh giá công việc là cơ sở để đưa ra quyết định sáng suốt về việc phân bổ tiền lương một cách hiệu quả và đạt được mức lương công bằng cho người lao động. Quá trình này đòi hỏi sự cam kết đáng kể về thời gian và nguồn lực. Tuy nhiên, việc hiểu từng vai trò và đánh giá giá trị bù đắp của nó là rất đáng nỗ lực. Cơ cấu trả lương minh bạch và mạch lạc sẽ thúc đẩy sự hài lòng về lương bằng cách cho nhân viên thấy họ được trả lương như thế nào cho những gì họ làm. Nó cũng có thể tăng động lực làm việc hiệu quả và cải thiện kỹ năng của họ để đạt được sự phát triển nghề nghiệp. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về đánh giá công việc, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Sổ tay đánh giá công việc Hay và cuốn sách Đánh giá công việc của Armstrong và các đồng nghiệp mà chúng tôi đã sử dụng làm một trong những tài nguyên cho bài viết này.Câu hỏi thường gặp
Đánh giá công việc là quá trình có hệ thống nhằm xác định giá trị tương đối của các công việc khác nhau bằng cách so sánh chúng với nhau. Mục tiêu của đánh giá công việc là tạo ra một cơ cấu trả lương nhất quán và công bằng.
Bốn phương pháp đánh giá công việc phổ biến là phương pháp xếp hạng, phân loại công việc, phương pháp so sánh yếu tố và phương pháp điểm yếu tố. Các phương pháp nổi tiếng khác bao gồm định giá thị trường và hệ thống đánh giá công việc Hay.
Phương pháp phân loại công việc xếp hạng công việc dựa trên sự so sánh cấp bậc được xác định trước. Phân loại ví dụ sẽ là Giám đốc điều hành, phó chủ tịch, giám đốc, người quản lý và người điều hành.
Một ví dụ về đánh giá công việc là khi một tổ chức thực hiện quá trình so sánh các công việc và chính thức hóa mức lương để giải quyết sự chênh lệch về lương giữa các vị trí tương tự.