Có quá nhiều chuyên gia trong dự án nhân sự của công ty bạn và điều đó có ảnh hưởng đến ngân sách, việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới cũng như cách bộ phận của bạn giao tiếp hiệu quả với nhân viên và các bên liên quan? Ma trận RACI là một công cụ tuyệt vời mà các chuyên gia nhân sự có thể tận dụng để giúp hợp lý hóa các dự án nhân sự quan trọng nhằm đạt được kết quả tốt hơn.
Ma trận RACI là gì?
Ma trận RACI, còn được gọi là biểu đồ RACI hoặc mô hình RACI, là một công cụ quản lý dự án được sử dụng rộng rãi, được thiết kế để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan trong dự án cùng nhau hướng tới cùng một mục tiêu.
Nó giữ cho dự án đi đúng hướng bằng cách loại bỏ sự nhầm lẫn và thông tin sai lệch. Khi được sử dụng đúng cách, nó đảm bảo mọi người đều biết vai trò của mình và có thể tránh lãng phí thời gian.
Để đạt được điều này, ma trận RACI xác định rõ ràng và truyền đạt vai trò cũng như trách nhiệm của các cá nhân và nhóm khác nhau tham gia vào một dự án bằng cách sử dụng các chữ cái R, A, C và I. Ma trận này đặc biệt hữu ích cho các dự án lớn và phức tạp có sự tham gia của nhiều bên liên quan và nhiều bên liên quan. ranh giới phòng ban.
Là một chuyên gia nhân sự, bạn có thể thúc đẩy việc quản lý và hoàn thành các dự án trong công ty của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách hoàn thành đơn giản ma trận RACI trước khi dự án bắt đầu.
Xem thêm tại:
Nguồn gốc mô hình RACI
Ma trận RACI (còn được gọi là Ma trận phân công trách nhiệm) đã có từ rất lâu nên rất khó để xác định nguồn gốc chính xác của nó. Khuôn khổ RACI đã được phát triển hơn nữa và được các cá nhân và tập đoàn áp dụng trong những năm qua.
Ví dụ, Edmond F. Sheehan, được biết đến với công trình nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và hệ thống quản lý, thường được coi là người sáng tạo ra mô hình RACI. Một nguồn gốc thường được trích dẫn khác của ma trận RACI là Tập đoàn DuPont, một tập đoàn của Mỹ. DuPont đã sử dụng một ma trận có tên là “Ma trận phân công trách nhiệm” để xác định vai trò và trách nhiệm trong tổ chức của họ.
Một nguồn gốc khác có thể là công ty tư vấn CNTT E&Y (Ernst & Young), đã sử dụng một mô hình tương tự được gọi là ma trận “RASCI” vào những năm 1970. RASCI là viết tắt của Chịu trách nhiệm, Chịu trách nhiệm, Hỗ trợ, Tư vấn và Thông báo.
Mẫu đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc và 4 lưu ý khi làm bảng đánh giá
Phương pháp lập kế hoạch đào tạo nhân viên mới hiệu quả nhất
Ma trận RACI dùng để làm gì?
Tổ chức nhóm hiệu quả là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ dự án nhân sự lớn nào . Ví dụ: nếu đội ngũ nhân sự chịu trách nhiệm lên kế hoạch cho một sự kiện xây dựng đội nhóm thì ai chịu trách nhiệm xác định mục tiêu cốt lõi của sự kiện? Ai sẽ quyết định nơi sự kiện diễn ra, những gì diễn ra trong ngày và cần những nhà cung cấp nào? Ai sẽ thực hiện từng nhiệm vụ?
Ai sẽ quản lý từng nhiệm vụ để đảm bảo chúng diễn ra chính xác? Bộ phận nhân sự cũng có vị trí đặc biệt để làm việc với và giữa các bộ phận khác nhau, điều này có thể dễ dàng tạo ra sự nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và đưa ra quyết định.
Khi mỗi thành viên trong nhóm hiểu rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của mình, dự án sẽ có nhiều khả năng được hoàn thành hiệu quả và hiệu quả hơn. Ngược lại, khi các thành viên trong nhóm có vai trò và trách nhiệm không rõ ràng, dự án có thể bị chậm trễ hoặc thậm chí không đạt được mục tiêu đề ra.
Với ma trận RACI hoàn chỉnh trong tay, nhóm dự án của HR có thể làm việc cùng nhau tốt hơn, đặc biệt nếu các bộ phận khác có liên quan và vai trò cần được sắp xếp hợp lý.
Các khóa học tại Greenstarct:
RACI có nghĩa là gì?
RACI là viết tắt của Trách nhiệm, Chịu trách nhiệm, Được tư vấn và Thông báo.
Từ viết tắt RACI giải thích:
R: Chịu trách nhiệm
Điều này đề cập đến người hoặc vai trò thực hiện nhiệm vụ hoặc công việc. Họ là những người “làm việc”.
- Ai chịu trách nhiệm hoàn thành công việc?
- Đây là cá nhân thực hiện một công việc hay còn gọi là cá nhân “thực hành”
- Họ thường sẽ báo cáo cho người quản lý
A: Có trách nhiệm
Đây là vai trò sở hữu chất lượng và kết quả cuối cùng. Họ là người giao công việc cho những người có trách nhiệm và có thẩm quyền đưa ra quyết định cuối cùng.
- Ai giám sát nhiệm vụ?
- Đây là cá nhân đảm bảo công việc được thực hiện đúng cách.
- Họ không trực tiếp thực hiện mà chịu trách nhiệm quản lý những người đang thực hiện nhiệm vụ và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời gian và chất lượng yêu cầu.
C: Tư vấn
Đây là những người được tìm kiếm ý kiến đóng góp cho nhiệm vụ hoặc quyết định. Ý kiến của họ được coi trọng và góp phần hoàn thành công việc nhưng lại không thực hiện được nhiệm vụ.
- Ai cần hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ với thông tin hoặc hỗ trợ bổ sung?
- Cá nhân này không trực tiếp chịu trách nhiệm về một công việc
- Tuy nhiên, chúng cung cấp thông tin hỗ trợ người chịu trách nhiệm thực hiện một nhiệm vụ
- Họ thường được tư vấn về chuyên môn của họ trong một lĩnh vực cụ thể
Thông báo
- Ai cần được cập nhật về tiến độ của một nhiệm vụ hoặc sản phẩm được giao?
- Đây thường là một bên liên quan quản lý cấp cao hoặc có khả năng là một khách hàng
- Họ không có ý kiến đầu vào ngay lập tức về dự án nhưng có thể là chủ dự án
Mẹo chuyên nghiệp về nhân sự
Sự khác biệt giữa Chịu trách nhiệm và Chịu trách nhiệm trong ma trận RACI là Chịu trách nhiệm đề cập đến người hoặc nhóm hoàn thành công việc, trong khi Chịu trách nhiệm đề cập đến người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả và phải báo cáo và phê duyệt sản phẩm được giao. Cùng một người có thể đảm nhiệm cả hai vai trò nhưng đó là những trách nhiệm riêng biệt.
Khi nào nhân sự nên sử dụng ma trận RACI
Biểu đồ RACI có thể mang lại lợi ích cho nhiều dự án nhưng nó đặc biệt hữu ích khi các nhiệm vụ liên quan đến nhiều tài nguyên, chạy đồng thời hoặc phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác. Một số ví dụ khi ma trận RACI có thể hữu ích là:
- Có các sản phẩm chuyển giao quy mô lớn hoặc rõ ràng, chẳng hạn như đào tạo DEIB trên toàn công ty có sự tham gia của tất cả các phòng ban và nhiều bên liên quan
- Quá trình ra quyết định hoặc phê duyệt kéo dài có thể làm trì hoãn dự án, chẳng hạn như triển khai hệ thống quản lý hiệu suất mới
- Tồn tại xung đột về quyền sở hữu nhiệm vụ hoặc ra quyết định, chẳng hạn như nếu quy tắc ứng xử của công ty cần được sửa đổi
- Phân bổ khối lượng công việc dự án không đồng đều là một vấn đề đáng lo ngại, đặc biệt khi nhân sự làm việc với nhiều bộ phận
- Bạn đang hoạt động trong một ngành được quản lý chặt chẽ, chẳng hạn như hoàn thành khóa đào tạo để đáp ứng các quy định tuân thủ
- Dự án trải dài trên nhiều phòng ban
- Tỷ lệ luân chuyển nhóm cao và cần nhanh chóng đưa các thành viên mới vào các vai trò cụ thể.
Mẹo chuyên nghiệp về nhân sự
Khung RACI là một công cụ hữu ích để quản lý các mối quan hệ và trách nhiệm trong suốt dự án. Đối với các dự án quy mô lớn, có thể có nhiều bên liên quan, bao gồm cơ quan quản lý chính phủ, giám đốc điều hành công ty và nhà đầu tư, có thể tham gia. Việc xác định và chia sẻ rõ ràng trách nhiệm của họ ngay từ đầu có thể giúp ngăn ngừa những sai lầm và thông tin sai lệch có thể gây tốn kém thời gian và tiền bạc. Ngoài ra, nó sẽ hỗ trợ các nỗ lực tham gia tổng thể của các bên liên quan.
Khi nào nhân sự không nên sử dụng biểu đồ RACI
Là một chuyên gia nhân sự, bạn có cái nhìn sâu sắc về nhân viên trong toàn công ty và bạn biết rằng không phải tất cả các nhóm và dự án đều được tạo ra như nhau.
Bỏ qua RACI nếu:
- Nhóm giao tiếp thực sự tốt.
- Tất cả các cá nhân luôn theo kịp công việc của mình.
- Dự án đủ nhỏ để có thể lãng phí thời gian khi thực hiện các bước được nêu trong mẫu ma trận RACI, chẳng hạn như thiết kế một trang tuyển dụng, có thể chỉ liên quan đến hai bộ phận và cần ít bên liên quan hơn để phê duyệt.
- Nhóm dự án sử dụng khung Agile, như Scrum
Ưu điểm của việc sử dụng mô hình RACI
Lợi ích của việc sử dụng mô hình RACI bao gồm:
- Sự rõ ràng: Nó xác định rõ ràng ai chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ và quyết định nào, giảm bớt sự nhầm lẫn và hiểu lầm.
- Trách nhiệm giải trình: Nó giao trách nhiệm giải trình cho các nhiệm vụ và quyết định cụ thể, giúp mọi người dễ dàng chịu trách nhiệm về hành động của mình hơn.
- Cải thiện giao tiếp: Nó tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp bằng cách xác định rõ ràng ai cần được tư vấn và thông báo về các nhiệm vụ và quyết định cụ thể.
- Ra quyết định tốt hơn: Nó giúp đảm bảo rằng có đúng người tham gia vào việc đưa ra quyết định, dẫn đến kết quả tốt hơn.
- Tăng hiệu quả: Nó có thể giúp hợp lý hóa các quy trình bằng cách xác định và loại bỏ các bước không cần thiết hoặc các nỗ lực trùng lặp.
- Phối hợp tốt hơn: Nó giúp điều phối công việc của các nhóm và cá nhân khác nhau, giảm nguy cơ chậm trễ hoặc trễ thời hạn.
Nhược điểm của việc sử dụng biểu đồ Mô hình RACI
Mặc dù biểu đồ RACI có thể là một công cụ hữu ích để làm rõ vai trò và trách nhiệm nhưng cũng có một số nhược điểm tiềm ẩn cần xem xét:
- Tốn thời gian: Tạo biểu đồ RACI có thể là một quá trình tốn thời gian, đặc biệt đối với các dự án hoặc tổ chức lớn hơn hoặc phức tạp hơn.
- Không linh hoạt: Sau khi tạo ma trận RACI, có thể khó thực hiện thay đổi, đặc biệt nếu vai trò và trách nhiệm đã được thiết lập.
- Hạn chế quá mức: Trong một số trường hợp, mô hình RACI có thể hạn chế quá mức, ngăn cản các thành viên trong nhóm đảm nhận thêm trách nhiệm hoặc đưa ra quyết định ngoài vai trò được giao của họ.
- Thiếu sự tham gia: Nếu các thành viên trong nhóm không tham gia vào việc tạo biểu đồ RACI, họ có thể ít tham gia vào các vai trò và trách nhiệm được giao cho họ.
- Phạm vi giới hạn: Ma trận RACI chỉ có thể tập trung vào các khía cạnh cụ thể của một dự án hoặc tổ chức và không tính đến toàn bộ phạm vi của dự án.
- Độ phức tạp: Đối với các dự án lớn và phức tạp, có thể khó lập bản đồ tất cả các mối phụ thuộc và rủi ro tiềm ẩn, dẫn đến việc đơn giản hóa biểu đồ quá mức
Điều quan trọng là phải nhận thức được những hạn chế tiềm ẩn này và sử dụng biểu đồ RACI theo cách phù hợp với dự án hoặc tổ chức cụ thể.
Ví dụ về biểu đồ RACI
Ma trận RACI phải là một tài liệu dễ sử dụng, cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án cũng như vai trò và trách nhiệm của mọi người liên quan.
Trong ví dụ này, vai trò và trách nhiệm liên quan đến việc triển khai hệ thống quản lý hiệu suất mới đã được vạch ra. Lưu ý rằng đó là tài liệu cấp cao nêu rõ nhiệm vụ, kết quả có thể bàn giao và ai chịu trách nhiệm, chịu trách nhiệm, sẽ tham khảo ý kiến hoặc cần được thông báo. Nó không phải là một lộ trình dự án.
Tải mẫu ma trận Excel phiên bản miễn phí:
Cách tạo ma trận RACI: 4 bước xây dựng và triển khai
Tóm lại, mục tiêu của ma trận RACI là đảm bảo bạn phác thảo rõ ràng ai sẽ hoàn thành, đánh giá, được tư vấn và ký thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
Để xây dựng biểu đồ RACI, hãy làm theo 4 bước sau:
Bước 1: Liệt kê các nhiệm vụ và sản phẩm của dự án
Tạo danh sách tất cả các nhiệm vụ, cột mốc quan trọng và quyết định cần hoàn thành cho dự án của bạn.
Làm cái này:
- Sắp xếp các nhiệm vụ theo giai đoạn dự án để làm cho ma trận RACI dễ đọc và dễ quét.
- Nếu muốn, bạn cũng có thể tạo một danh sách lớn các nhiệm vụ mà không cần phân loại chúng thành các giai đoạn.
Bước 2: Liệt kê các thành viên trong nhóm và vai trò của dự án
Thêm tên hoặc chức danh/vai trò công việc của tất cả các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và chuyên gia về chủ đề liên quan đến dự án.
Làm cái này:
- Bao gồm bất kỳ thành viên nào trong nhóm sẽ không làm việc trực tiếp trong dự án nhưng có thể cần tư vấn, quản lý hoặc đưa ra các quyết định quan trọng cuối cùng.
- Hàng 1 đóng vai trò là tiêu đề cột cho ma trận RACI.
- Để làm cho biểu đồ dễ hiểu đối với người khác, bạn nên sử dụng chức danh hoặc vai trò công việc thay vì tên nếu bạn không quen với tên của mọi người, đặc biệt nếu đó là một dự án lớn.
Mẹo chuyên nghiệp về nhân sự
Khi điền vào hàng 1, hãy bắt đầu từ cột B và tiếp tục di chuyển sang bên phải. Dự án càng lớn thì bạn sẽ điền vào càng nhiều cột.
Bước 3: Phân công trách nhiệm RACI cho từng nhiệm vụ
Chỉ định R, A, C và I cho từng nhiệm vụ được liệt kê trong cột A. Bắt đầu với nhiệm vụ đầu tiên, di chuyển qua ma trận bên phải và quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm (R) thực hiện công việc, chịu trách nhiệm (A) để đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện đúng cách và đúng thời hạn, được tư vấn (C) để được giúp đỡ hoặc tư vấn và được thông báo (I) về tiến độ.
Hãy nhớ rằng, người được chỉ định là R sẽ thực hiện công việc, trong khi A chịu trách nhiệm giám sát, C cung cấp thông tin đầu vào và lời khuyên, còn tôi nhận được thông tin cập nhật nhưng không cung cấp phản hồi cho R hoặc A.
Làm cái này:
- Chỉ nên có một người chịu trách nhiệm và một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ
- Mục tiêu của ma trận RACI là tránh nhầm lẫn chứ không phải thêm vào, vì vậy hãy giữ mọi thứ rõ ràng và đơn giản
- Khuyến khích giao tiếp và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan luôn được thông báo về những gì đang diễn ra trong dự án
Mẹo chuyên nghiệp về nhân sự
Các vai trò chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm được yêu cầu cho mọi nhiệm vụ, nhưng không phải tất cả các nhiệm vụ đều yêu cầu đầu vào từ bên ngoài hoặc nhu cầu thông báo cho người khác. Vai trò được tư vấn và cung cấp thông tin có thể không cần thiết đối với một số nhiệm vụ ít phức tạp hơn.
Bước 4: Chia sẻ tài liệu
Sau khi hoàn thành biểu đồ RACI, điều quan trọng là phải chia sẻ nó với tất cả các thành viên trong nhóm dự án. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm cụ thể của mình trong suốt dự án, giúp tối đa hóa hiệu quả của ma trận RACI.
- Chỉ ấn định một mức trách nhiệm duy nhất cho mỗi nhóm hoạt động hoặc sản phẩm được giao.
- Lập bản đồ các sản phẩm và nhóm hoạt động trước khi phân công trách nhiệm cá nhân.
- Tập trung vào các nhiệm vụ, cột mốc và quyết định cụ thể của dự án thay vì các nhiệm vụ chung chung hoặc hành chính như họp nhóm hoặc báo cáo trạng thái.
- Chuẩn hóa cách tiếp cận giữa các phòng ban và địa điểm để mọi người đều có cùng quan điểm.
- Để tránh nhầm lẫn về chi tiết và thời hạn, hãy đảm bảo rằng các nhiệm vụ được liệt kê trong biểu đồ RACI phù hợp với kế hoạch dự án của bạn.
- Liên tục cập nhật và sửa đổi ma trận RACI để phản ánh những gì đang diễn ra trong dự án.
Đừng:
- Hãy sợ khoảng trắng – sẽ có một số khối không có I hoặc C.
- Đừng ngại giao trách nhiệm cho những nhân viên cấp cao hơn – những nhân viên cấp cao nên giữ vai trò chịu trách nhiệm và giám sát các dự án. Khi họ giữ vai trò chịu trách nhiệm, cuối cùng họ có thể trở thành nút thắt cổ chai
Câu hỏi thường gặp
RACI là gì?
RACI là viết tắt của Trách nhiệm, Chịu trách nhiệm, Được tư vấn và Thông báo. Đó là một cách để tổ chức các nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao trong một dự án và liệt kê những người trong dự án chịu trách nhiệm cho từng vai trò.
Biểu đồ RACI là gì?
Ma trận RACI, còn được gọi là biểu đồ RACI, là một công cụ quản lý dự án được sử dụng rộng rãi, được thiết kế để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan trong dự án cùng nhau hướng tới cùng một mục tiêu.
Ma trận RACI là gì?
Ma trận RACI và biểu đồ RACI là các thuật ngữ được sử dụng thay thế cho công cụ quản lý dự án này nhằm xác định và truyền đạt vai trò cũng như trách nhiệm của các cá nhân và nhóm khác nhau tham gia vào dự án bằng cách sử dụng các chữ cái R, A, C và I. Nó đặc biệt hữu ích cho các tổ chức lớn và phức tạp. các dự án có sự tham gia của nhiều bên liên quan và vượt qua ranh giới các phòng ban.
Lợi ích chính của việc lập biểu đồ chủng tộc là gì?
Ma trận RACI chủ yếu có lợi cho việc quản lý dự án khi các nhiệm vụ liên quan đến nhiều tài nguyên, chạy đồng thời hoặc phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác.
Các quy tắc RACI là gì?
Khung RACI là một công cụ hữu ích để quản lý các mối quan hệ và trách nhiệm trong suốt dự án. Đối với các dự án quy mô lớn, có thể có nhiều bên liên quan, bao gồm cơ quan quản lý chính phủ, giám đốc điều hành công ty và nhà đầu tư tham gia. Việc xác định và chia sẻ rõ ràng trách nhiệm của họ ngay từ đầu có thể giúp ngăn ngừa những sai lầm và thông tin sai lệch có thể gây tốn kém thời gian và tiền bạc. Ngoài ra, nó sẽ hỗ trợ các nỗ lực tham gia tổng thể của các bên liên quan.
Sự khác biệt giữa RACI và RASCI là gì?
RACI và RASCI đều là những mô hình được sử dụng để phân công và làm rõ vai trò và trách nhiệm trong một dự án. Sự khác biệt chính là RASCI bao gồm một vai trò bổ sung – “S” dành cho Người hỗ trợ, đề cập đến những người hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ
RACI có lỗi thời không?
Dù là mẫu xe truyền thống nhưng RACI không hề lỗi thời. Nó vẫn là một công cụ hiệu quả cao để quản lý dự án, đặc biệt là trong các dự án phức tạp có sự tham gia của nhiều bên liên quan.
