Xây dựng và triển khai hệ thống quản trị tài sản và cơ sở hạ tầng

Hệ thống quản trị tài sản và cơ sở hạ tầng (Asset and Infrastructure Management System - AIMS) là một giải pháp tích hợp giúp tổ chức quản lý, giám sát và tối ưu hóa vòng đời của các tài sản và cơ sở hạ tầng. Hệ thống này bao gồm các công cụ, quy trình và phần mềm để thu thập, phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định liên quan đến việc quản lý tài sản.

 Khóahọc tại Greenstarct:

• Khóa học CEO
• Khóa học quản trị nhân sự
• Khóa học hành chính nhân sự

I. Tổng quan về hệ thống quản trị tài sản và cơ sở hạ tầng

1. Khái niệm Hệ thống quản trị tài sản và cơ sở hạ tầng (Asset and Infrastructure Management System - AIMS) là một giải pháp tích hợp giúp tổ chức quản lý, giám sát và tối ưu hóa vòng đời của các tài sản và cơ sở hạ tầng. Hệ thống này bao gồm các công cụ, quy trình và phần mềm để thu thập, phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định liên quan đến việc quản lý tài sản. Các tài sản và cơ sở hạ tầng được quản lý bởi AIMS bao gồm nhà xưởng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, hệ thống điện, nước, công nghệ thông tin... Mục tiêu của AIMS là tối đa hóa giá trị và hiệu quả sử dụng của các tài sản này đồng thời giảm thiểu chi phí vận hành và rủi ro hỏng hóc, sự cố. 2. Lợi ích của việc xây dựng và triển khai AIMS - Cải thiện tính hiệu quả và độ tin cậy: AIMS giúp tổ chức quản lý tài sản một cách chủ động, dự phòng được các nguy cơ hỏng hóc và lên kế hoạch bảo trì, thay thế kịp thời. Nhờ đó nâng cao hiệu năng và tuổi thọ của tài sản, giảm thiểu thời gian dừng hoạt động không mong muốn. - Tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực: Với việc đánh giá chính xác tình trạng và chu kỳ sống của từng tài sản, AIMS cho phép tổ chức sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân bổ nguồn lực hợp lý cho việc đầu tư, nâng cấp, bảo trì tài sản. - Giảm chi phí vận hành và bảo trì: Thông qua việc giám sát hiệu năng và lập kế hoạch bảo trì dự phòng, AIMS giúp giảm tần suất và mức độ nghiêm trọng của các sự cố, kéo dài tuổi thọ tài sản. Nhờ đó tiết kiệm đáng kể chi phí sửa chữa, thay thế. - Tăng cường tuân thủ và minh bạch: AIMS tạo ra hồ sơ số hóa đầy đủ, chính xác về lịch sử và tình trạng của từng tài sản. Điều này giúp việc kiểm toán, đánh giá và chứng minh sự tuân thủ các quy định pháp lý trở nên dễ dàng hơn. - Nâng cao năng lực cạnh tranh: Quản lý tốt tài sản và cơ sở hạ tầng giúp tổ chức gia tăng năng lực sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, đồng thời giảm chi phí, nâng cao tính linh hoạt và khả năng thích ứng. Nhờ đó củng cố vị thế cạnh tranh của tổ chức.

II. Các bước xây dựng và triển khai AIMS

1. Xác định mục tiêu và phạm vi - Xác định rõ mục tiêu cụ thể mà tổ chức muốn đạt được thông qua việc xây dựng AIMS. Ví dụ: nâng cao độ tin cậy, tối ưu hóa việc bảo trì, tự động hóa quy trình, tiết kiệm chi phí... - Xác định phạm vi tài sản, cơ sở hạ tầng và quy trình sẽ được đưa vào AIMS. Ví dụ: máy móc, thiết bị quan trọng, hạ tầng then chốt... - Thiết lập các chỉ số đo lường KPI để theo dõi, đánh giá việc đạt mục tiêu đã đề ra. 2. Kiểm kê và đánh giá tình trạng tài sản - Thực hiện kiểm kê đầy đủ danh mục tài sản và cơ sở hạ tầng nằm trong phạm vi quản lý. - Thu thập, chuẩn hóa và số hóa dữ liệu về đặc tính, lịch sử vận hành, bảo trì của từng tài sản. - Đánh giá tình trạng hiện tại và chu kỳ sống còn lại của các tài sản dựa trên dữ liệu vận hành, kết quả kiểm tra. - Xác định mức độ quan trọng, tính chất rủi ro của từng tài sản đối với hoạt động chung của tổ chức. 3. Lựa chọn giải pháp công nghệ - Xác định các yêu cầu chức năng cần có của hệ thống AIMS dựa trên quy mô, tính chất tài sản và mục tiêu quản lý. - Khảo sát, đánh giá và lựa chọn các giải pháp AIMS phù hợp trên thị trường dựa trên tiêu chí về tính năng, khả năng tùy biến, tích hợp, độ bảo mật, chi phí... - Lựa chọn các công nghệ cảm biến, IoT để tự động hóa việc thu thập dữ liệu vận hành của tài sản. 4. Tích hợp và chuẩn hóa quy trình - Tích hợp các giải pháp AIMS và cảm biến đã chọn vào hệ thống CNTT và các quy trình vận hành, bảo trì hiện có của tổ chức. - Rà soát và chuẩn hóa các quy trình liên quan (mua sắm, kiểm kê, đánh giá, bảo trì, thanh lý tài sản...) để tương thích với AIMS. - Thiết lập các ngưỡng cảnh báo và quy tắc tự động xử lý dựa trên dữ liệu vận hành thời gian thực của tài sản. 5. Triển khai và đào tạo - Thử nghiệm AIMS trên quy mô nhỏ, tiến hành các điều chỉnh cần thiết trước khi triển khai trên diện rộng. - Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết, bao gồm thời gian biểu, phân công trách nhiệm và dự phòng về nhân lực, tài chính. - Tổ chức đào tạo, tập huấn cho người dùng về cách thức vận hành, khai thác AIMS và tuân thủ các quy trình mới. - Thực hiện chạy thử và chính thức vận hành AIMS, đồng thời ghi nhận và xử lý các phản hồi của người dùng. 6. Vận hành và cải tiến liên tục - Giám sát và đánh giá thường xuyên hiệu năng của AIMS thông qua các chỉ số KPI đã thiết lập. - Tổng hợp và phân tích dữ liệu từ AIMS để phát hiện các cơ hội cải thiện năng suất, chất lượng và an toàn. - Khuyến khích người dùng đóng góp ý tưởng, sáng kiến để tối ưu hóa việc vận hành AIMS và quản lý tài sản. - Cập nhật và nâng cấp AIMS để đáp ứng những thay đổi về công nghệ, quy định cũng như nhu cầu mới của tổ chức. Xây dựng và triển khai AIMS là một dự án chiến lược đòi hỏi sự đầu tư thích đáng về thời gian, nguồn lực và công nghệ. Để thực hiện thành công, tổ chức cần sự quyết tâm và hỗ trợ của lãnh đạo, cũng như sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan như kỹ thuật, vận hành, tài chính, IT... Đồng thời, tổ chức cũng cần thay đổi nhận thức và thói quen của người dùng, đặc biệt chú trọng đào tạo và hỗ trợ để giúp họ làm quen và tận dụng hiệu quả AIMS. Khi được triển khai bài bản, AIMS sẽ mang lại những lợi ích to lớn cho tổ chức như kéo dài tuổi thọ tài sản, tối ưu hóa việc bảo trì, giảm thiểu sự cố và chi phí vận hành. Từ đó, tổ chức có thể nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng năng suất lao động và củng cố năng lực cạnh tranh trên thị trường. Có thể nói, đầu tư xây dựng AIMS chính là đầu tư cho sự phát triển bền vững và thịnh vượng lâu dài của mỗi tổ chức trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt hiện nay.