Giao tiếp là nền tảng ở nơi làm việc, vì vậy kỹ năng lắng nghe tích cực rất có giá trị đối với nhà tuyển dụng. Lắng nghe tích cực là một kỹ năng mềm đòi hỏi bạn phải tập trung hoàn toàn vào những gì người nói đang truyền đạt. Bằng cách phát triển khả năng này, bạn có thể trở thành một thành viên và lãnh đạo nhóm hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng ta thảo luận về ý nghĩa của việc lắng nghe tích cực và cách bạn có thể phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực của mình cũng như sử dụng chúng tại nơi làm việc.
Lắng nghe tích cực là gì?
Lắng nghe tích cực là một kỹ năng đòi hỏi bạn phải hoàn toàn chú ý đến người nói để hiểu thấu đáo thông điệp trước khi phản hồi một cách thích hợp. Trong khi thực hành lắng nghe tích cực, bạn tập trung vào suy nghĩ, nhu cầu, cảm xúc và ý tưởng của người nói mà không bị phân tâm và không có ý định phản hồi ngay lập tức.Kỹ năng này cũng cho phép bạn diễn giải hiệu quả cả dấu hiệu bằng lời nói và phi ngôn ngữ, bao gồm giọng nói, ngôn ngữ cơ thể và chuyển động của mắt để hiểu rõ hơn ý định của người nói trước khi trả lời. Bạn cũng có thể đặt câu hỏi làm rõ hoặc diễn giải lại những gì người nói đã nói để xác nhận rằng bạn hoàn toàn hiểu chúng.
Tại sao kỹ năng lắng nghe tích cực lại quan trọng?
Dưới đây là những lợi ích quan trọng nhất của việc cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn tại nơi làm việc:
- Lưu giữ thông tin và độ chính xác: Kỹ năng lắng nghe tích cực cho phép bạn ghi nhớ thông tin lâu hơn và chi tiết hơn nhiều so với khi bạn nghe thụ động, nghe mà không tập trung hoặc có ý định phản hồi ngay lập tức. Với các kỹ thuật như diễn giải hoặc lặp lại những gì đã được nói, bạn cũng có nhiều khả năng ghi nhớ các chi tiết cụ thể hơn của cuộc trò chuyện, điều này có thể giúp bạn truyền đạt thông tin chính xác một cách nhất quán hơn.
- Mối quan hệ làm việc bền chặt hơn: Khi bạn thực hành lắng nghe tích cực, bạn đang thể hiện sự tôn trọng với các thành viên trong nhóm, người giám sát và khách hàng. Bằng cách thể hiện sự gắn kết của bạn khi họ đang nói và ghi nhớ chính xác những ý tưởng họ đã bày tỏ, bạn có thể chứng minh rằng bạn tôn trọng ý tưởng và mối quan tâm của họ. Điều này có thể dẫn đến các cuộc trò chuyện và cộng tác tổng thể hiệu quả hơn, bên cạnh việc giành được sự tin tưởng từ đồng nghiệp của bạn.
- Giải quyết xung đột và ra quyết định hiệu quả hơn: Người lắng nghe tích cực có khả năng xoa dịu các tình huống hoặc xung đột tốt hơn đồng thời có thể mang lại sự thay đổi tích cực tại nơi làm việc. Kỹ năng này giúp bạn trở nên đồng cảm, xem xét quan điểm của người khác và khách quan hơn, nghĩa là bạn gạt bỏ cảm xúc hoặc thành kiến của mình để đưa ra những quyết định có tác động tích cực đến người khác nhiều nhất có thể.
- Tăng khả năng được tuyển dụng: Nhà tuyển dụng đánh giá cao việc lắng nghe tích cực vì nó có thể cải thiện hiệu suất làm việc. Nếu bạn có thể thêm kỹ năng này vào CV của mình và trình bày các ví dụ về thời điểm bạn đã thực hiện thành công việc lắng nghe tích cực với nhà tuyển dụng tiềm năng trong một cuộc phỏng vấn, thì bạn có thể có lợi thế hơn những ứng viên thiếu lĩnh vực này.
Điều gì tạo nên một người biết lắng nghe tích cực?
Lắng nghe tích cực là một quá trình kết hợp nhiều kỹ năng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ khác nhau để ghi nhớ thông tin, bao gồm:
- Tính kiên nhẫn
- Độ tin cậy
- Sự khích lệ
- đồng cảm
- Diễn giải
Tính kiên nhẫn
Kiên nhẫn là dành thời gian để chăm chỉ tiếp thu thông tin mà người nói đang cung cấp mà không thúc giục họ suy nghĩ hoặc làm gián đoạn họ. Khi bạn kiên nhẫn, bạn cho phép diễn giả giao tiếp theo tốc độ riêng của họ, trong thời gian riêng của họ, đồng thời duy trì sự tập trung và tập trung vào thông tin họ đang truyền tải.Kiên nhẫn là một kỹ năng quan trọng mà người nghe tích cực phải thành thạo vì nó khuyến khích người nói truyền đạt thêm chi tiết và thông tin theo cách rõ ràng nhất có thể. Nó cũng cho phép bạn thể hiện sự tôn trọng với người khác khi họ đang nói bằng cách cho phép họ nói theo tốc độ của riêng họ và biết rằng bạn đang lắng nghe và hiểu họ.
Độ tin cậy
Sự đáng tin cậy là khả năng tin rằng người khác đang làm những gì họ nói rằng họ sẽ làm hoặc được yêu cầu làm. Khi bạn đáng tin cậy, người nói sẽ tin tưởng bạn với tư cách là người lắng nghe, điều này cho phép họ chia sẻ thông tin một cách cởi mở với bạn, biết rằng bạn sẽ phản hồi và hành động phù hợp.Xây dựng lòng tin và được coi là người đáng tin cậy đặc biệt quan trọng khi bạn đang xây dựng các mối quan hệ mới. Đó có thể là với đồng nghiệp ở nơi làm việc hoặc với một khách hàng mới tiềm năng trong một cuộc họp kinh doanh.
Sự khích lệ
Sự khích lệ là phẩm chất mang lại cho người nói những lý do tích cực để tiếp tục nói. Việc thể hiện phẩm chất này chứng tỏ cho diễn giả thấy rằng bạn quan tâm đến những gì họ nói và hiểu tầm quan trọng của những gì diễn giả đang truyền đạt. Cho họ thấy bạn quan tâm đến những gì đang được nói bằng cách nhắc lại những thông tin quan trọng, đặt những câu hỏi thích hợp và đưa ra những lời khẳng định tích cực.Khẳng định bằng lời nói hoặc không bằng lời nói là hai phương pháp khuyến khích quan trọng nhất:
- Khẳng định bằng lời nói: Trong cuộc trò chuyện, người nghe tích cực nên khẳng định bằng lời nói rằng họ đang lắng nghe và/hoặc đồng ý với người nói. Đây có thể là một câu ‘Có’ đơn giản hoặc các cụm từ tích cực khác, chẳng hạn như ‘Tôi hiểu’.
- Khẳng định phi ngôn ngữ: Một người lắng nghe tích cực hiệu quả cũng có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực để chứng minh rằng họ hiểu và đang theo dõi cuộc trò chuyện. Ví dụ về những lời khẳng định không lời bao gồm gật đầu nhẹ nhàng hoặc giao tiếp bằng mắt thân thiện trong suốt cuộc trò chuyện.
Đồng cảm
Đồng cảm là khả năng hiểu và liên hệ với suy nghĩ, cảm xúc hoặc hành động của người khác. Trong cuộc trò chuyện, bạn có thể thể hiện sự đồng cảm bằng cách nói những câu như “Tôi hiểu quan điểm của bạn về…” hoặc “Cảm ơn bạn đã chia sẻ suy nghĩ của mình”. Việc thể hiện rằng bạn đồng cảm với người nói sẽ cho thấy rằng bạn với tư cách là người nghe có mức độ hiểu biết sâu sắc hơn và cuối cùng là sự kết nối sâu sắc hơn có thể thúc đẩy mối quan hệ làm việc bền chặt hơn.
Diễn giải
Diễn giải là một kỹ năng lắng nghe tích cực quan trọng trong đó bạn lặp lại nội dung cuộc trò chuyện bằng lời nói của mình. Làm như vậy chứng tỏ rằng bạn đã hiểu những gì được nói và bạn đã chú ý trong suốt cuộc trò chuyện.Việc diễn giải cũng cho phép bạn làm rõ thêm chủ đề. Bằng cách nhắc lại cho người nói thông điệp họ đang truyền tải, bạn cho họ cơ hội sửa lại cách diễn đạt của bạn và cung cấp thêm bất kỳ thông tin nào mà họ có thể đã quên nói với bạn.
Làm thế nào để trở thành một người lắng nghe tích cực tốt hơn
Trở thành một người lắng nghe tích cực cần phải thực hành, nhưng đó là một kỹ năng mà hầu hết mọi người có thể học và phát triển qua các bước sau:
1. Loại bỏ phiền nhiễu
Loại bỏ những phiền nhiễu có thể cho phép bạn chú ý hơn trong các cuộc trò chuyện và chủ đề đang nói, có thể là nghe đồng nghiệp nói hoặc đọc email. Sắp xếp tổ chức các cuộc họp hoặc trò chuyện tại nơi làm việc trong môi trường yên tĩnh, tĩnh lặng. Tắt điện thoại hoặc đóng màn hình máy tính khi bạn đang nói chuyện với đồng nghiệp. Tất cả những lời khuyên này đều có thể mang lại một môi trường nghe hấp dẫn hơn và giúp cải thiện kỹ năng nghe tích cực của bạn, vì bạn sẽ tập trung hơn để thu thập thông tin và chi tiết hơn.
2. Đặt đúng loại câu hỏi
Có hai loại câu hỏi chính mà bạn có thể tập trung hỏi trong cuộc trò chuyện:
- Câu hỏi mở: Những câu hỏi này cho phép người nói có nhiều câu trả lời có hoặc không và cung cấp câu trả lời được cá nhân hóa hơn. Đây là một loại câu hỏi hay để hỏi đồng nghiệp mà bạn đang thảo luận về ý tưởng và quan điểm. Ví dụ: ‘Bạn sẽ cân nhắc thực hiện những thay đổi nào để duy trì tiến độ dự án này’?
- Câu hỏi trực tiếp: Những câu hỏi này giúp bạn khám phá thông tin cụ thể hơn khi bạn cần. Ví dụ: ‘Bạn mất bao lâu để hoàn thành dự án này’? Những câu hỏi này cũng có thể có câu trả lời có hoặc không để giải thích một lượng nhỏ.
Việc đặt câu hỏi có thể chứng minh cho người nói thấy rằng bạn đang lắng nghe những gì họ đang nói. Nó cũng cho phép bạn tiến triển cuộc trò chuyện, khám phá thêm các chi tiết có thể chưa được nói ra cũng như khám phá ý nghĩa và mục đích đằng sau cuộc trò chuyện. Khi nói chuyện nhiều hơn với đồng nghiệp tại nơi làm việc, bạn có thể sẽ biết nên hỏi những câu hỏi nào để tiếp tục cuộc trò chuyện và thu thập thêm thông tin.
3. Học cách chia sẻ kinh nghiệm
Học cách chia sẻ trải nghiệm cá nhân của bạn với diễn giả có thể giúp họ cởi mở với bạn trong cuộc trò chuyện và xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy. Nếu người nói chia sẻ mối lo ngại hoặc vấn đề họ đang gặp phải, bạn có thể thảo luận về tình huống tương tự mà bạn đã xử lý trước đây, điều này có thể thể hiện sự đồng cảm với những gì họ đang trải qua. Ngay cả việc chia sẻ những trải nghiệm tương tự khác, chẳng hạn như tình yêu với một loại cà phê cụ thể, cũng có thể giúp bạn kết nối ở cấp độ cá nhân hơn với các diễn giả.
Cách làm nổi bật kỹ năng lắng nghe tích cực
Bạn có thể thể hiện kỹ năng lắng nghe tích cực của mình ở nhiều phần khác nhau của quá trình nộp đơn và tuyển dụng, bao gồm trong CV, trên thư xin việc và trong cuộc phỏng vấn .
Trong CV và thư xin việc của bạn
Có một số cách hiệu quả để làm nổi bật kỹ năng lắng nghe tích cực trong CV và thư xin việc của bạn. Bạn có thể liệt kê khả năng lắng nghe tích cực trong phần kỹ năng hoặc đề cập đến khả năng đó trong phần mô tả công việc ở phần kinh nghiệm chuyên môn trong CV. Đối với thư xin việc, bạn có thể thảo luận về những thời điểm cụ thể khi bạn sử dụng khả năng lắng nghe tích cực để cộng tác với đồng nghiệp, hoàn thành chính xác một dự án hoặc giúp giải quyết xung đột.
Trong cuộc phỏng vấn của bạn
Bạn có thể thể hiện kỹ năng lắng nghe tích cực của mình khi trả lời các câu hỏi và tìm hiểu thêm về vai trò và tổ chức. Bằng cách diễn giải câu hỏi ở đầu câu trả lời, bạn cho thấy bạn hiểu câu hỏi họ hỏi như thế nào. Việc đặt các câu hỏi tiếp theo mở thể hiện sự tham gia và quan tâm của bạn đến cuộc trò chuyện. Cuối cùng, gật đầu và giữ ánh mắt khi họ nói cho thấy bạn cũng đang chăm chú lắng nghe.
