Đối với các doanh nghiệp, bộ phận hỗ trợ Back Office là một phần thiết yếu để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ. Bộ phận hỗ trợ Back Office cung cấp sự hỗ trợ và nguồn lực cho bộ phận tiền sảnh làm việc trực tiếp với khách hàng. Các nhân viên làm việc ở bộ phận hỗ trợ cung cấp tất cả các hỗ trợ hành chính và hậu cần để bộ phận tiền tuyến thực hiện công việc của họ. Trong bài viết này, chúng ta thảo luận về back office là gì, hoạt động như thế nào, tại sao nó quan trọng và đưa ra một số ví dụ về công việc back office.
Các khóa học tại Greenstarct:
Back Office – Văn phòng hỗ trợ là gì?
Văn phòng hỗ trợ là một bộ phận của doanh nghiệp thực hiện tất cả các nhiệm vụ liên quan đến sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ và điều hành doanh nghiệp. Bộ phận hỗ trợ tồn tại để cung cấp sự hỗ trợ và nguồn lực mà bộ phận lễ tân cần để phục vụ khách hàng và bán hàng. Công việc của các chức năng hỗ trợ văn phòng bao gồm tất cả các chức năng mà khách hàng không nhìn thấy như sản xuất, nhân sự, hậu cần, kế toán và quản trị. Trong khi bộ phận lễ tân đối diện với khách hàng là nơi mà hầu hết mọi người nhìn thấy khi họ tương tác với một doanh nghiệp, thì bộ phận hỗ trợ là bộ phận cốt lõi của một doanh nghiệp giúp mọi thứ hoạt động trơn tru.
Tại sao Back Office – văn phòng hỗ trợ lại quan trọng?
Văn phòng hỗ trợ rất quan trọng vì nếu không có nó, doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động bình thường. Bộ phận tiền sảnh dựa vào sự hỗ trợ và nguồn lực do bộ phận hỗ trợ cung cấp để tiếp tục thực hiện công việc của mình. Nếu bộ phận lễ tân không thể phục vụ khách hàng hoặc không có sản phẩm để bán thì doanh nghiệp sẽ không kiếm được tiền và sẽ thất bại. Văn phòng phía sau và phía trước được tích hợp sâu sắc với nhau và sự thành công của doanh nghiệp. Cả front office và back office phải phối hợp với nhau ở trạng thái cân bằng để doanh nghiệp tồn tại và thành công.
Việc làm văn phòng hỗ trợ – Back Office
Công việc hỗ trợ văn phòng rất cần thiết vì chúng tạo nên xương sống của một doanh nghiệp. Các công việc ở văn phòng hỗ trợ sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại ngành mà công ty tham gia. Dưới đây là một số ví dụ về công việc hỗ trợ văn phòng có thể được tìm thấy trong bất kỳ ngành nào:
Người quản lý tài chính
Các nhà quản lý tài chính chịu trách nhiệm quản lý bộ phận tài chính của một doanh nghiệp. Vai trò của họ đòi hỏi họ phải giám sát các nhân viên của bộ phận tài chính như trợ lý tài chính, nhà phân tích tài chính và nhân viên tài chính. Họ đảm bảo rằng tổ chức có đủ kinh phí được phân bổ cho các phòng ban của mình, đảm bảo thủ tục giấy tờ được cập nhật, xử lý các khoản thanh toán, hóa đơn dịch vụ và tạo ngân sách. Các nhà quản lý tài chính thường báo cáo với giám đốc tài chính hoặc giám đốc tài chính tùy thuộc vào quy mô của công ty và hệ thống phân cấp của nó.
Điều phối viên nguồn nhân lực
Điều phối viên nhân sự làm việc như một phần của bộ phận nhân sự để đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu về nguồn nhân lực. Họ sẽ làm việc dưới sự chỉ đạo của người quản lý nhân sự hoặc giám đốc nhân sự. Là một phần vai trò của họ, điều phối viên nhân sự sẽ thực hiện quản trị nhân sự chung, trả lời các thắc mắc nhân sự nội bộ và bên ngoài, hỗ trợ tuyển dụng và phỏng vấn, viết và phân phối báo cáo nhân sự cũng như thực thi các chính sách nhân sự. Điều phối viên nhân sự cần phải làm quen với luật lao động trong ngành của họ và làm việc để hỗ trợ nhân viên vì lợi ích tốt nhất của doanh nghiệp.
Kế toán viên
Kế toán là một phần thiết yếu của bất kỳ bộ phận tài chính nào. Là một phần vai trò của họ, họ thực hiện nhiệm vụ kế toán cho công ty của họ. Họ có thể phải phân tích thông tin kế toán, lập báo cáo kế toán, thực hiện kiểm toán tài khoản công ty, chuẩn bị ngân sách, giám sát chi tiêu, quản lý dòng tiền và đảm bảo rằng tài chính của tổ chức đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Họ thường báo cáo cho người đứng đầu bộ phận tài chính hoặc giám đốc tài chính. Vai trò kế toán có thể khác nhau và một số tài khoản cấp cao có thể giám sát công việc của kế toán cấp dưới và nhân viên bộ phận tài chính khác.
Nhân viên an ninh
Nhân viên an ninh là những nhân viên văn phòng hỗ trợ cần thiết vì họ đảm bảo an ninh thích hợp cho cơ sở và tài sản kinh doanh. Nhân viên an ninh thực hiện một số nhiệm vụ bao gồm tuần tra tài sản, giám sát camera an ninh, kiểm soát ra vào tòa nhà, phát ra âm thanh cảnh báo nếu có vấn đề, viết báo cáo về sự cố an ninh và gắn cờ bất kỳ điểm yếu bảo mật nào mà họ xác định được. Một số nhân viên an ninh có thể làm việc theo giờ hành chính bình thường, nhưng những người khác có thể phải làm việc vào cuối tuần hoặc ban đêm với mô hình làm việc theo ca. Nhân viên an ninh báo cáo cho người quản lý an ninh hoặc người quản lý tòa nhà.
Trợ lý hành chính
Trợ lý hành chính cung cấp hỗ trợ về tất cả các khía cạnh của quản trị kinh doanh. Họ thực hiện nhiều vai trò khác nhau trong văn phòng hỗ trợ, bao gồm trả lời và chỉ đạo các cuộc gọi điện thoại, ghi biên bản trong các cuộc họp, sắp xếp các cuộc họp và cuộc hẹn, đặt lịch đi lại cho nhân viên và xử lý thư đến. Trợ lý hành chính có thể được tìm thấy ở mọi bộ phận của doanh nghiệp và là nhân tố cốt lõi giúp bộ phận của họ hoạt động trơn tru. Họ thường báo cáo cho người quản lý bộ phận hoặc người quản lý hành chính. Đôi khi các trợ lý hành chính sẽ hỗ trợ trực tiếp cho một thành viên quản lý cấp cao, đảm nhận nhiệm vụ thư ký.
Kỹ sự mạng
Các kỹ sư mạng làm việc trong một doanh nghiệp để duy trì mạng nội bộ của nó. Điều này có thể bao gồm thiết lập và bảo trì máy chủ, cài đặt thiết bị mạng, khắc phục sự cố mạng, trợ giúp người dùng giải quyết các sự cố mạng và thực hiện các biện pháp an ninh mạng . Nếu không có các kỹ sư mạng để duy trì mạng máy tính của doanh nghiệp, cả bộ phận tiền tuyến và bộ phận hỗ trợ đều không thể thực hiện công việc của mình một cách chính xác. Các kỹ sư mạng thường báo cáo cho nhân viên CNTT cấp cao hoặc giám đốc công nghệ. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, một số kỹ sư mạng có thể là nhà thầu hoặc những người khác có thể là nhân viên toàn thời gian.
Kỹ thuật viên hỗ trợ IT
Kỹ thuật viên hỗ trợ IT làm việc tại văn phòng hỗ trợ của một doanh nghiệp để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho bất kỳ và tất cả các vấn đề liên quan đến IT phát sinh. Họ cung cấp hỗ trợ IT cho doanh nghiệp thông qua kiến thức kỹ thuật về hệ thống máy tính và công nghệ. Nhiệm vụ của họ bao gồm cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, sửa chữa và thay thế phần cứng, khắc phục sự cố kỹ thuật, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho nhân viên, quản lý phiếu hỗ trợ và tích hợp hệ thống IT mới nếu cần. Các kỹ thuật viên hỗ trợ IT báo cáo cho nhân viên IT cấp cao như trưởng bộ phận IT và có thể phải cung cấp hỗ trợ theo yêu cầu ngoài giờ trong một số ngành.
Liên quan: Dịch vụ IT doanh nghiệp
Quản lý vận chuyển
Các nhà quản lý hậu cần chịu trách nhiệm quản lý việc vận chuyển, phân phối và lưu trữ vật tư, nguyên liệu trong một doanh nghiệp. Họ được yêu cầu giám sát đội ngũ hậu cần và lên kế hoạch cho các tuyến đường, phân tích ngân sách và xử lý các chuyến hàng. Người quản lý hậu cần là bộ phận quan trọng trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp, vì họ đảm bảo rằng các nguyên liệu và sản phẩm cần thiết sẽ đến đúng nơi đúng lúc. Họ thường báo cáo cho người đứng đầu bộ phận hậu cần hoặc giám đốc sản xuất .
Nhà phân tích rủi ro
Các nhà phân tích rủi ro cung cấp cho doanh nghiệp một bản phân tích chi tiết về các loại rủi ro mà họ gặp phải. Có nhiều loại nhà phân tích rủi ro khác nhau như nhà phân tích rủi ro tài chính và nhà phân tích rủi ro hoạt động có thể làm việc trong nhiều ngành khác nhau. Là một phần vai trò của họ, các nhà phân tích rủi ro phân tích rủi ro, đánh giá các giải pháp tiềm năng hoặc giải pháp thay thế cho những rủi ro đó và đưa ra ước tính chi phí cho các lựa chọn khác nhau. Họ thường báo cáo cho người đứng đầu bộ phận tài chính hoặc giám đốc tài chính. Họ có thể được thuê làm chuyên gia tư vấn hoặc nhân viên toàn thời gian tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của tổ chức tuyển dụng.
Viên chức
Tại văn phòng hỗ trợ, nhân viên tuân thủ làm việc để đảm bảo rằng tổ chức của họ tuân thủ tất cả các luật và quy định có liên quan. Là một phần công việc của mình, Cán bộ Tuân thủ phải hiểu biết chi tiết về luật pháp và quy định áp dụng cho doanh nghiệp, thực hiện kiểm toán để đánh giá xem các quy định có được đáp ứng hay không, viết báo cáo cho quản lý cấp cao về việc tuân thủ và theo dõi các thay đổi của luật pháp và quy định . Các cán bộ tuân thủ báo cáo cho ban quản lý và giám đốc điều hành cấp cao để thông báo cho họ về tình trạng tuân thủ hiện tại của tổ chức.
Quản lý dự án
Người quản lý dự án làm việc tại văn phòng hỗ trợ để lập kế hoạch và quản lý các dự án của công ty. Họ có thể được tìm thấy ở hầu hết mọi ngành, nhưng một số ngành nhất định sẽ có những người quản lý dự án chuyên biệt như người quản lý dự án xây dựng hoặc người quản lý dự án chăm sóc sức khỏe. Họ được yêu cầu phải có kỹ năng lãnh đạo và quản lý dự án xuất sắc để giám sát các dự án và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn. Là một phần vai trò của mình, họ có thể giám sát cả nhân viên văn phòng và nhân viên văn phòng trong việc thực hiện một dự án. Người quản lý dự án có nhiều nhiệm vụ bao gồm quản lý dự án từ khi hình thành đến khi hoàn thành, lãnh đạo các nhóm dự án, tuyển dụng thành viên nhóm mới và viết báo cáo về dự án cho quản lý cấp cao. Người quản lý dự án thường báo cáo với quản lý cấp cao của dự án hoặc giám đốc điều hành của công ty tùy thuộc vào loại dự án mà họ đang quản lý.
