Bạn có biết rằng 33% nhà tuyển dụng đưa ra quyết định về ứng viên trong 90 giây đầu tiên của buổi phỏng vấn xin việc không? Việc xây dựng các buổi phỏng vấn với các mẫu phù hợp sẽ giúp bạn hướng dẫn nhà tuyển dụng cách phỏng vấn ứng viên đúng đắn.
Sử dụng mẫu phỏng vấn trong quy trình tuyển dụng có thể giúp công ty bạn có lợi thế trong việc thu hút nhân tài hàng đầu và mang lại trải nghiệm tích cực cho ứng viên. Theo Harvard Business Review, các quyết định tuyển dụng tồi dẫn đến 80% tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và thiếu quy trình gây ra 45% tỷ lệ tuyển dụng tồi.
Một quy trình phỏng vấn được xác định rõ ràng với cấu trúc mẫu đã thống nhất giúp chuẩn hóa và mở rộng các cuộc phỏng vấn bằng cách cung cấp một cấu trúc nhất quán. Bài viết này thảo luận về tầm quan trọng của các mẫu phỏng vấn và cách bạn có thể sử dụng chúng. Bài viết cũng bao gồm một mẫu phỏng vấn xin việc có thể tải xuống miễn phí.
Mẫu phỏng vấn là gì?
Mẫu phỏng vấn cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc để tiến hành phỏng vấn trong quá trình tuyển dụng và thuê người. Nó phác thảo các câu hỏi thiết yếu và tiêu chí chấm điểm để sử dụng nhất quán trong tất cả các cuộc phỏng vấn cho một vị trí cụ thể.
Mẫu phỏng vấn hợp lý hóa quy trình phỏng vấn và giúp tạo sự nhất quán để đánh giá ứng viên một cách công bằng và bình đẳng. Bạn có thể và nên tùy chỉnh mẫu phỏng vấn để phù hợp với yêu cầu của nhiều vai trò công việc và loại phỏng vấn khác nhau, chẳng hạn như sàng lọc vòng đầu tiên và phỏng vấn vòng cuối cùng.
Tại sao mẫu phỏng vấn tốt lại quan trọng?
Một bản phác thảo phỏng vấn hoặc mẫu phỏng vấn xin việc có cấu trúc tốt là nền tảng của các hoạt động tuyển dụng nhân sự hiệu quả. Sử dụng cấu trúc phỏng vấn cho người tuyển dụng và quản lý tuyển dụng cung cấp lộ trình rõ ràng cho quá trình phỏng vấn và liệt kê tất cả các câu hỏi và chủ đề cần được đề cập.
Chống lại những thành kiến nhận thức trong các cuộc phỏng vấn cũng rất cần thiết. Nếu không được kiểm soát, những thành kiến này có thể dẫn đến quyết định tuyển dụng không công bằng và làm suy yếu các nỗ lực đa dạng hóa của công ty bạn.
Ví dụ, ‘hiệu ứng hào quang’ xảy ra khi ấn tượng đầu tiên tích cực dẫn đến đánh giá quá mức thuận lợi, trong khi ‘neo đậu’ xảy ra khi thông tin ban đầu ảnh hưởng mạnh đến các đánh giá tiếp theo. Trong khi đó, ‘lòng trung thành với bộ lạc’ có thể khiến người phỏng vấn thiên vị các ứng viên có xuất thân tương tự.
Các mẫu phỏng vấn chuẩn có thể giảm thiểu những thành kiến này và đảm bảo rằng các nhà tuyển dụng đánh giá tất cả ứng viên dựa trên trình độ và tiềm năng của họ thay vì dựa trên ấn tượng chủ quan hoặc thành kiến cá nhân.
Lợi ích của việc sử dụng mẫu phỏng vấn
Sau đây là một số lợi ích bổ sung của mẫu phỏng vấn tốt:
- Phạm vi bao quát toàn diện và nhất quán: Một mẫu chuẩn có thể giúp ngăn chặn các cuộc phỏng vấn đi chệch chủ đề và giảm khả năng bỏ qua các câu hỏi quan trọng hoặc tiêu chí đánh giá.
- Tuyển dụng hiệu quả và có thể mở rộng quy mô: Sử dụng mẫu phỏng vấn tùy chỉnh cho từng vị trí giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quy trình tuyển dụng chuẩn hóa trên toàn tổ chức.
- Tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro: Một mẫu được thiết kế tốt sẽ giúp giảm thiểu rủi ro về các vấn đề pháp lý bằng cách đảm bảo tất cả các câu hỏi đều có liên quan đến công việc và không phân biệt đối xử dựa trên các đặc điểm được bảo vệ.
- Đánh giá ứng viên một cách khách quan: Cung cấp một khuôn khổ rõ ràng để đánh giá ứng viên dựa trên các yêu cầu công việc cụ thể, giúp dễ dàng xác định những cá nhân phù hợp nhất cho từng vai trò.
- Giảm thiểu sự thiên vị: Bằng cách đặt cùng một câu hỏi và sử dụng cùng một tiêu chí đánh giá cho tất cả ứng viên, bạn có thể giảm thiểu nguy cơ thiên vị cá nhân ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng.
- Khắc phục khoảng cách kỹ năng : Ngay cả khi người phỏng vấn thiếu kinh nghiệm, mẫu phỏng vấn có thể hướng dẫn họ trong suốt quá trình và gợi ý những câu hỏi phù hợp để hỏi.
5 yếu tố chính của một mẫu phỏng vấn tốt
Sau đây là năm yếu tố cần thiết mà mọi mẫu phỏng vấn xin việc cần có:

- Mục tiêu giới thiệu và phỏng vấn rõ ràng: Mẫu phải nêu rõ mục đích và loại phỏng vấn, vị trí, người tham dự phỏng vấn và thời lượng dự kiến.
- Thông tin ứng viên: Phần này cần ghi lại các thông tin cơ bản về ứng viên, chẳng hạn như tên, thông tin liên lạc và vị trí ứng tuyển. Phần này cũng cần bao gồm trình độ, lịch sử làm việc và các thông tin thiết yếu khác mà hội đồng tuyển dụng của bạn có thể cần. Người quản lý tuyển dụng có thể trích xuất một số thông tin này từ sơ yếu lý lịch của ứng viên và điền trước vào phần này trước khi phỏng vấn.
- Câu hỏi cụ thể về công việc: Những câu hỏi này phải liên quan trực tiếp đến yêu cầu của công việc để giúp hội đồng tuyển dụng đánh giá kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên trong các lĩnh vực có liên quan.
- Sự kết hợp cân bằng các loại câu hỏi: Một mẫu phỏng vấn tốt nên bao gồm nhiều loại câu hỏi khác nhau để đánh giá toàn diện về ứng viên, chẳng hạn như:
- Câu hỏi kỹ thuật: Những câu hỏi này tập trung vào kiến thức và kỹ năng kỹ thuật có liên quan của ứng viên. Ví dụ, các câu hỏi kỹ thuật cho vị trí Quản lý phát triển kinh doanh có thể bao gồm: “Kinh nghiệm của bạn với phần mềm CRM là gì?” hoặc “Bạn tiếp cận dự báo bán hàng như thế nào?”
- Câu hỏi về hành vi: Những câu hỏi này khám phá hành vi trước đây của ứng viên trong những tình huống cụ thể để giúp cung cấp thông tin chi tiết về tính cách, khả năng giải quyết vấn đề và phong cách làm việc của họ. Ví dụ: “Mô tả khi bạn phải đối mặt với một thất bại cá nhân gần đây trong bối cảnh kinh doanh. Bạn đã xử lý tình huống đó như thế nào?”
- Câu hỏi dựa trên năng lực: Những câu hỏi này đánh giá năng lực hoặc kỹ năng cụ thể của ứng viên, những kỹ năng cần thiết cho công việc. Ví dụ: “Hãy kể cho tôi nghe về lần bạn phải thuyết trình trước một khách hàng đa quốc gia mới. Bạn đã khởi xướng những bước nào?”
- Phần ghi chú phỏng vấn: Phần này sẽ cung cấp chỗ cho người phỏng vấn ghi lại những điểm chính trong buổi phỏng vấn, chẳng hạn như trình độ, điểm mạnh, điểm yếu, ấn tượng chung và điểm số của ứng viên.
Mẹo về HR
Khi tùy chỉnh các câu hỏi phỏng vấn để đánh giá hành vi trong quá khứ của ứng viên, hãy cân nhắc phương pháp STAR (Tình huống, Nhiệm vụ, Hành động và Kết quả). Phương pháp tiếp cận có cấu trúc này khuyến khích ứng viên mô tả các tình huống họ đã đối mặt, các nhiệm vụ liên quan, các hành động họ đã thực hiện và kết quả họ đạt được. Nó cung cấp thông tin chi tiết về cách ứng viên có thể xử lý các thách thức và áp dụng các kỹ năng của họ vào các tình huống thực tế.
Cách sử dụng mẫu phỏng vấn
Sau đây là cách sử dụng mẫu phỏng vấn hiệu quả:
Bước 1: Quyết định cấu trúc mẫu phỏng vấn
Bắt đầu bằng cách tìm kiếm một mẫu phỏng vấn tốt (bạn có thể tải xuống mẫu phỏng vấn xin việc miễn phí của chúng tôi). Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức cần thiết để phát triển mẫu phỏng vấn của riêng mình. Tiếp theo, hãy điều chỉnh thông tin ứng viên, trường câu hỏi và cách chấm điểm sao cho phù hợp với yêu cầu của tổ chức bạn.
Bước 2: Tùy chỉnh mẫu phỏng vấn theo vai trò
Tùy chỉnh từng mẫu bằng cách đưa vào các câu hỏi về yêu cầu công việc cụ thể để tìm hiểu sâu hơn về kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ của ứng viên. Điều này đảm bảo các câu hỏi phỏng vấn có liên quan đến các năng lực quan trọng cần thiết cho từng vị trí.
Các câu hỏi có mục tiêu cũng giúp bạn đánh giá tốt hơn mức độ phù hợp của ứng viên với mô tả công việc, xác định các lĩnh vực phát triển tiềm năng và đánh giá mức độ phù hợp của họ đối với vai trò cũng như toàn bộ tổ chức của bạn.
Một mô tả công việc phù hợp cũng rất cần thiết để hướng dẫn các câu hỏi phỏng vấn và làm cho quá trình hiệu quả hơn. Bạn thậm chí có thể sử dụng ChatGPT để tuyển dụng để giúp bạn viết mô tả công việc.
Phát triển kỹ năng phỏng vấn của bạn để thu hút những nhân tài hàng đầu
Việc điều hướng các loại phỏng vấn ứng viên khác nhau cho nhiều ứng viên là một thách thức nhưng lại rất cần thiết đối với các chuyên gia nhân sự trong tuyển dụng.
Trong Chương trình Chứng chỉ Tuyển dụng & Tìm nguồn ứng viên của AIHR , bạn sẽ học được các phương pháp hay nhất để sàng lọc và phỏng vấn tham khảo, cách từ chối ứng viên và cách tạo điều kiện cho buổi phỏng vấn với người quản lý tuyển dụng.
Chương trình cấp chứng chỉ trực tuyến, tự học này cũng sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và triển khai chiến lược xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng phù hợp với các ứng viên lý tưởng của bạn.
Bước 3: Kết hợp mẫu vào quy trình tuyển dụng
Hướng dẫn hội đồng tuyển dụng của bạn xem qua mẫu để họ có thể làm quen với mẫu, đặt câu hỏi và đề xuất thay đổi nếu cần. Điều này sẽ giúp họ duy trì cách tiếp cận nhất quán, có cấu trúc và hạn chế rủi ro bỏ sót thông tin quan trọng hoặc lạc đề.
Điều này cũng giúp đảm bảo hội đồng tuyển dụng đánh giá tất cả các ứng viên một cách bình đẳng, thúc đẩy tính công bằng và khách quan trong quá trình tuyển dụng.
Bước 4: Sử dụng mẫu ghi chú phỏng vấn để ghi lại phản hồi của ứng viên
Ghi chép chi tiết trong mỗi buổi phỏng vấn góp phần đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt. Bằng cách ghi lại phản hồi của ứng viên bằng mẫu ghi chú phỏng vấn , hội đồng tuyển dụng của bạn có thể tham khảo lại các điểm cụ thể khi đánh giá ứng viên và so sánh họ.
Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng quyết định tuyển dụng cuối cùng được đưa ra dựa trên các tiêu chí khách quan và hội đồng tuyển dụng không chỉ dựa vào trí nhớ hoặc trực giác.
Bước 5: Sử dụng mẫu đánh giá phỏng vấn để đánh giá hiệu suất một cách khách quan
Sau buổi phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng của bạn có thể sử dụng mẫu đánh giá phỏng vấn để đánh giá hiệu suất của ứng viên theo các tiêu chí cụ thể. Điều này sẽ giúp chuẩn hóa quy trình đánh giá và đảm bảo hội đồng đánh giá tất cả các ứng viên bằng cùng một số liệu, dẫn đến các quyết định tuyển dụng sáng suốt và nhất quán hơn.
Mẹo về HR
Đừng quên phát triển một bản phân tích công việc hoặc phạm vi vai trò được xác định rõ ràng trước khi tùy chỉnh mẫu phỏng vấn của bạn. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ về trách nhiệm, kỹ năng và trình độ cần thiết của từng công việc, cho phép bạn đặt ra các câu hỏi phỏng vấn phù hợp. Đánh giá ứng viên và quyết định tuyển dụng của bạn sẽ chính xác hơn và bạn có thể giảm thiểu rủi ro tuyển dụng một người có trình độ quá cao hoặc quá thấp cho vị trí này.
5 loại mẫu phỏng vấn
Mẫu phỏng vấn không chỉ cần thiết trong quá trình tuyển dụng. Chúng còn có thể giúp bạn thu thập thông tin có giá trị trong suốt vòng đời của nhân viên , từ khi tuyển dụng đến khi nghỉ việc.
Sau đây là năm loại hướng dẫn phỏng vấn chính mà bạn nên thêm vào bộ công cụ nhân sự của mình:
1. Mẫu phỏng vấn xin việc
Mẫu phỏng vấn xin việc nêu ra các câu hỏi chính, tiêu chí đánh giá và cấu trúc để phỏng vấn ứng viên xin việc. Nó giúp người phỏng vấn duy trì tính nhất quán thông qua một khuôn khổ cho các câu hỏi có liên quan về từng vai trò và các yêu cầu của vai trò đó. Ngoài ra, nó giúp tiết kiệm thời gian vì bạn không phải chuẩn bị cho mỗi cuộc phỏng vấn từ đầu.
Mẫu này cũng giúp thúc đẩy sự công bằng bằng cách đánh giá tất cả các ứng viên bằng cùng một tiêu chí, giảm sự thiên vị và đảm bảo tập trung vào các năng lực có liên quan. Đồng thời, nó có thể giúp bạn thu thập dữ liệu so sánh giữa nhiều ứng viên, cho phép bạn đưa ra quyết định khách quan hơn.
AIHR đã phát triển mẫu phỏng vấn xin việc có thể tùy chỉnh của riêng mình, bạn có thể tải xuống miễn phí bằng nút bên dưới.

2. Mẫu ghi chú phỏng vấn
Các cuộc phỏng vấn thường liên quan đến nhiều ứng viên trong nhiều phiên trong vài tuần. Mẫu ghi chú phỏng vấn cung cấp định dạng có cấu trúc để ghi lại thông tin chính trong mỗi lần tương tác.
Nó cũng đảm bảo hội đồng tuyển dụng của bạn có thể ghi lại các chi tiết cần thiết về từng ứng viên, chẳng hạn như phản hồi của họ đối với các câu hỏi, kỹ năng và kinh nghiệm của họ, và hiệu suất chung. Điều này sau đó giúp họ đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt hơn, ít thiên vị hơn.
3. Mẫu đánh giá phỏng vấn
Mẫu đánh giá phỏng vấn là một tài liệu có cấu trúc được sử dụng để chấm điểm và đánh giá hiệu suất của ứng viên trong buổi phỏng vấn. Nó giúp chuẩn hóa quy trình đánh giá, đảm bảo hội đồng tuyển dụng đánh giá tất cả các ứng viên theo cùng một tiêu chí, thúc đẩy tính khách quan và giảm thiểu sự thiên vị.
Mẫu này giúp thu thập phản hồi toàn diện từ người phỏng vấn bằng cách phác thảo các lĩnh vực quan trọng để đánh giá, chẳng hạn như kỹ năng, kinh nghiệm, sự phù hợp với vai trò và sự phù hợp về mặt văn hóa . Sau đó, bạn có thể sử dụng thông tin này để lựa chọn ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt.
4. Mẫu phỏng vấn ở lại
Ngoài việc tuyển dụng những nhân tài hàng đầu, bạn cũng muốn họ gắn bó với công ty lâu nhất có thể. Phỏng vấn gắn bó là một cách tốt để làm như vậy. Đây là những cuộc trò chuyện chủ động với nhân viên hiện tại để giúp bạn hiểu mức độ hài lòng với công việc của họ và xác định các yếu tố tiềm ẩn có thể khiến họ từ chức.
Mẫu phỏng vấn lưu trú cung cấp phương pháp tiếp cận có cấu trúc cho những cuộc trò chuyện này, đảm bảo bạn hỏi tất cả nhân viên cùng những câu hỏi cốt lõi. Nó cung cấp hướng dẫn phỏng vấn có thể mở rộng mà bạn có thể dễ dàng điều chỉnh cho các vai trò hoặc phòng ban khác nhau và cho phép bạn xác định các vấn đề chung giữa các vai trò, phòng ban hoặc tổ chức.
5. Mẫu phỏng vấn khi nghỉ việc
Phỏng vấn khi nghỉ việc là cuộc trò chuyện giữa HR với nhân viên sắp nghỉ việc để hiểu lý do họ nghỉ việc. Mẫu phỏng vấn khi nghỉ việc có thể giúp thu thập thông tin chuẩn hóa mà bạn có thể sử dụng để cải thiện chiến lược giữ chân nhân tài của công ty .
Mẫu này giúp hợp lý hóa quy trình sa thải bằng cách thu thập dữ liệu theo định dạng nhất quán để xác định xu hướng trong số những nhân viên nghỉ việc. Theo cách này, tổ chức có ý tưởng rõ ràng về những lĩnh vực nào cần cải thiện, chẳng hạn như chế độ bồi thường, phúc lợi hoặc văn hóa làm việc.
Mẹo về HR
Một cuộc phỏng vấn có cấu trúc với các câu hỏi được xác định trước là lý tưởng cho việc so sánh khách quan và đánh giá kỹ năng. Tuy nhiên, một cuộc phỏng vấn không có cấu trúc có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị về tính cách và quá trình suy nghĩ của ứng viên. Khi tùy chỉnh mẫu phỏng vấn của bạn, hãy đảm bảo đưa vào cả các yếu tố có cấu trúc và không có cấu trúc để bạn có thể hiểu toàn diện về từng ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng tốt nhất có thể.
Tóm lại
Các mẫu phỏng vấn được cấu trúc tốt và tùy chỉnh chu đáo có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách hợp lý hóa quy trình tuyển dụng. Đồng thời, sử dụng một khuôn khổ nhất quán đảm bảo đánh giá công bằng tất cả các ứng viên, giúp hội đồng tuyển dụng đưa ra quyết định tuyển dụng khách quan.
Mẫu phỏng vấn cũng giúp giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy tính đa dạng. Cho dù bạn đang tuyển dụng nhân tài mới hay tiến hành phỏng vấn ở lại hoặc rời đi, việc kết hợp các mẫu tùy chỉnh trong suốt vòng đời nhân viên cho phép thu thập dữ liệu tốt hơn và đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Cuối cùng, điều này sẽ cải thiện kết quả tuyển dụng của tổ chức bạn.