“Nhân sự không phải là thứ chúng ta làm. Đó là thứ vận hành doanh nghiệp của chúng ta”, nhà phát triển bất động sản người Mỹ Steve Wynn đã nói. Vậy những quy trình này là gì và làm thế nào bạn có thể tối ưu hóa chúng để giúp lực lượng lao động và doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ?
Cốt lõi của nó, nhân sự là về việc chăm sóc nhân viên bằng cách hướng dẫn họ qua từng bước của hành trình nhân viên thông qua các quy trình nhân sự cốt lõi. Nó đảm bảo tổ chức giữ chân được những nhân tài hàng đầu để có thể đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
Vậy bạn nên tập trung vào những quy trình nhân sự cốt lõi nào trong tổ chức của mình và làm thế nào để tối đa hóa hiệu quả của chúng?
Quy trình nhân sự là gì?
Quy trình nhân sự là các chiến lược hợp lý hóa các chức năng nhân sự cốt lõi và hỗ trợ vòng đời nhân viên. Các quy trình nhân sự cốt lõi bao gồm tuyển dụng, onboarding nhân viên, đào tạo và phát triển, quản lý hiệu suất, đãi ngộ và phúc lợi, quan hệ nhân viên và tuân thủ.
Quy trình nhân sự có thể cải thiện hoạt động kinh doanh, làm rõ mục đích tổng thể và giúp nó phát triển. Việc làm cho các quy trình này hiệu quả nhất có thể có thể tạo ra trải nghiệm nhân viên tích cực và mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Các quy trình nhân sự phù hợp cũng có thể giúp HR có được một vị trí trong ban lãnh đạo nơi nó thuộc về và cho phép nó trở thành một tiếng nói chiến lược trong doanh nghiệp.
7 quy trình nhân sự cốt lõi
Các quy trình và thủ tục nhân sự sau đây quan trọng nhất đối với sự thành công của HR và tổ chức.
-
Tuyển dụng và lựa chọn
Để thu hút và tuyển dụng những ứng viên tốt nhất, bạn cần một quy trình tuyển dụng hiệu quả thu hút họ. Thống kê cho thấy 74% nhà tuyển dụng thừa nhận đã tuyển dụng sai ứng viên tại một thời điểm nào đó; điều này làm cho mỗi giai đoạn của quy trình tuyển dụng đều quan trọng như nhau.
Phần mềm theo dõi ứng viên (ATS) là một công cụ hữu ích cho mục đích này. Nó sẽ giúp bạn thu thập thông tin có giá trị và đẩy nhanh quá trình tuyển dụng của bạn.
Ví dụ về quy trình nhân sự: Quy trình ứng tuyển
HR phải liên lạc với các nhà quản lý tuyển dụng để xây dựng các mô tả công việc chính xác, hấp dẫn. Sau đó họ phải đăng những tin tuyển dụng này trên trang tuyển dụng của tổ chức, các trang tìm việc như Indeed và các kênh mạng xã hội như LinkedIn.
Bạn có thể hợp tác với các cơ quan tuyển dụng để khai thác nguồn nhân tài của họ khi tuyển dụng cho các vị trí khó tuyển hoặc chuyên môn, hoặc đến các trường đại học để tìm kiếm nhân tài tốt nhất.
Do tỷ lệ bỏ cuộc cao và cạnh tranh, bạn nên tạo điều kiện dễ dàng cho ứng viên nộp đơn xin việc. Sử dụng các biểu mẫu thân thiện với thiết bị di động với các câu hỏi quan trọng nhưng dễ trả lời để thu thập dữ liệu ứng viên.
-
Onboarding
Onboarding nhân viên bắt đầu từ thời điểm ứng viên ký hợp đồng lao động với công ty của bạn và thường kết thúc sau 90 ngày đầu tiên hoặc năm đầu tiên làm nhân viên của họ. Theo Gallup, chỉ có 29% nhân viên cảm thấy được chuẩn bị cho vai trò mới của họ và sẵn sàng phát triển mạnh mẽ sau khi onboarding.
Nhân sự chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới xung quanh văn phòng và trả lời các câu hỏi của họ. Những câu hỏi này bao gồm các thắc mắc về vai trò của họ, kỳ vọng về hiệu suất, thiết bị được cung cấp, phúc lợi nhân viên và các chính sách và thủ tục của công ty.
Ví dụ về quy trình nhân sự : Định hướng công việc ngày đầu tiên
Nhân sự chào đón những nhân viên mới và giúp họ hòa nhập vào tổ chức. Thực tế, nhiều bộ phận nhân sự giới thiệu với đội ngũ trong giai đoạn pre-boarding, trước ngày làm việc chính thức đầu tiên của mỗi nhân viên, để nuôi dưỡng cảm giác thân thuộc.
Vào ngày đầu tiên của nhân viên mới, chào đón họ tại cửa, đưa cho họ thẻ truy cập và thảo luận về lịch trình trong ngày. Sau đó, đưa họ đi tham quan văn phòng và giới thiệu họ với đội ngũ và quản lý của họ.
Một số doanh nghiệp (như Netflix) ghép cặp mỗi nhân viên mới với một người bạn onboarding để đóng vai trò là hệ thống hỗ trợ của họ. Nhân sự giúp các nhà quản lý phát triển một kế hoạch onboarding 30-60-90 ngày rõ ràng để đặt ra kỳ vọng.
-
Đào tạo và phát triển
Hiệp hội Phát triển Tài năng (ATD) phát hiện ra rằng các công ty có chương trình đào tạo chính thức đã chứng kiến sự gia tăng 218% về lợi nhuận trên mỗi nhân viên và biên lợi nhuận cao hơn. Chương trình đào tạo và phát triển phù hợp có thể thúc đẩy việc giữ chân nhân viên và giải quyết khoảng cách kỹ năng để giữ cho tổ chức của bạn có tính cạnh tranh.
HR chịu trách nhiệm:
- Đánh giá nhu cầu đào tạo
- Thiết kế và phát triển các chương trình đào tạo
- Tìm nguồn và lựa chọn nhà cung cấp đào tạo
- Tổ chức hậu cần đào tạo
- Tạo điều kiện hoặc điều phối việc thực hiện đào tạo
- Đánh giá hiệu quả đào tạo
- Giám sát việc tuân thủ đào tạo.
Các phương pháp đào tạo cũng đang tiến triển khi làm việc kết hợp/từ xa và những tiến bộ công nghệ nhanh chóng trở nên phổ biến hơn. Là một chuyên gia nhân sự, việc biết những công cụ mới nào cần sử dụng và cách sử dụng chúng có thể giúp bạn tạo điều kiện cho sự phát triển tài năng.
Ví dụ về quy trình nhân sự : Đánh giá nhu cầu đào tạo
Nhân sự đánh giá nhu cầu đào tạo hiện tại của lực lượng lao động bằng cách tiến hành đánh giá hiệu suất và phân tích khoảng cách kỹ năng. nhân sự cũng xem xét các mục tiêu của tổ chức cho sự phát triển trong tương lai và kiến thức, kỹ năng và năng lực mà nhân viên cần để đạt được điều đó.
Ví dụ, Heineken đã tạo ra một chương trình học tập và phát triển kéo dài sáu tháng. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hợp tác với những người điều hành buổi học để đảm bảo nội dung có thể áp dụng được trong bối cảnh của tổ chức. Công ty đã thiết kế chương trình với các trụ cột chiến lược học tập trong tâm trí.
-
Quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất liên quan đến việc các nhà quản lý thường xuyên gặp gỡ nhân viên để đặt mục tiêu, đánh giá tiến độ và đưa ra phản hồi để giúp họ tối đa hóa tiềm năng của mình.
Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp tiến hành đánh giá hiệu suất 6 đến 12 tháng một lần, nhưng ngày càng có nhiều doanh nghiệp chọn phản hồi 360 độ như một cách tiếp cận toàn diện hơn để đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Ví dụ về quy trình nhân sự: Đánh giá hiệu suất
Nhân sựlàm việc chặt chẽ với các nhà quản lý để thiết lập các tiêu chí và điểm chuẩn hiệu suất. Trong các cuộc đánh giá hiệu suất, các nhà quản lý đưa ra phản hồi về hiệu suất cá nhân của từng nhân viên. Điều này bao gồm điểm mạnh, thành tích, các lĩnh vực cần cải thiện và mục tiêu trong tương lai của họ.
Việc tạo ra quản lý hiệu suất nhất quán cho nhân viên và quản lý là điều cần thiết đối với đội ngũ HR tại công ty Linktree có trụ sở tại Melbourne. Họ biết một số nhà quản lý đang tiến hành đánh giá hiệu suất nhưng không có thông tin về tần suất hoặc cơ cấu của các đánh giá.
Sau đó, nhân sựđã triển khai các đánh giá 360 độ hai lần một năm, các cuộc trò chuyện về sự nghiệp và phát triển hàng quý và các cuộc họp 1-1 hai tuần một lần trong toàn tổ chức để giúp xây dựng tính nhất quán trong quy trình đánh giá. Điều này, đến lượt nó, đã giúp thiết lập kỳ vọng về quản lý hiệu suất cho nhân viên và quản lý.
-
Lương thưởng và phúc lợi
Nhân sự chịu trách nhiệm đề xuất và xử lý các gói lương thưởng và phúc lợi. Điều này bao gồm quản lý bảng lương, tiền lương, phúc lợi và tiền thưởng, những thứ cần được quản lý cẩn thận.
Mặc dù người tìm việc xem xét nhiều yếu tố khác khi cân nhắc các đề nghị công việc, nhưng gói đãi ngộ phù hợp vẫn là yếu tố cần thiết để thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu.
Ví dụ về quy trình nhân sự: Tạo gói lương thưởng và phúc lợi
Những người khác nhau ưu tiên các lợi ích khác nhau – với tư cách là một chuyên gia nhân sự, bạn nên tìm hiểu những gì mỗi ứng viên trong danh sách ngắn muốn và cách đề xuất điều đó cho họ. Người tìm việc thường quan tâm hơn đến tổng gói đãi ngộ của họ hơn là chỉ riêng phần đãi ngộ.
Các quyền lợi như bảo hiểm y tế, nghỉ phép có lương, kế hoạch hưu trí và thậm chí cả bảo hiểm cho thú cưng đã trở nên ngày càng quan trọng. Ví dụ, một cuộc khảo sát của Harvard Business Review cho thấy 88% số người được hỏi coi bảo hiểm y tế tư nhân là một yếu tố quan trọng khi cân nhắc các đề nghị việc làm.
Ví dụ, Netflix cung cấp cho nhân viên của mình các gói đãi ngộ được thiết kế riêng để phù hợp với sở thích cá nhân của họ. Điều này bao gồm chính sách nghỉ phép độc đáo, các lựa chọn cổ phiếu cạnh tranh và chương trình 401(k) với 4% lương phù hợp.
-
Quan hệ nhân viên
Quan hệ nhân viên liên quan đến việc HR giải quyết các mối quan tâm, quản lý xung đột và thúc đẩy môi trường làm việc tích cực. Điều này bao gồm quản lý văn hóa nơi làm việc, đảm bảo sức khỏe và an toàn của nhân viên, và hỗ trợ cân bằng công việc-cuộc sống, điều này giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc.
Ví dụ về quy trình nhân sự: Giải quyết xung đột
HR là bộ phận chính để báo cáo và xử lý xung đột nơi làm việc. Ví dụ, nếu một nhân viên nêu khiếu nại về việc bị một người quản lý bắt nạt, bạn có trách nhiệm ghi lại và nộp báo cáo chính thức và điều tra kỹ lưỡng khiếu nại.
Trách nhiệm của HR là giải quyết vấn đề này càng nhanh, bình tĩnh và khách quan càng tốt. Nếu bạn gặp bất kỳ hành vi nào vi phạm quy tắc ứng xử nơi làm việc, điều cần thiết là phải xử lý nhanh chóng và thích hợp.
-
Tuân thủ
HR phải đảm bảo tổ chức tuân thủ tất cả các luật và quy định lao động có liên quan. Những điều này thay đổi tùy thuộc vào ngành, địa điểm và loại hình công việc được thực hiện.
Là một phần của đội ngũ HR của công ty, bạn sẽ tham gia vào việc phát triển và thực hiện các thủ tục để đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ pháp luật để tránh các hình phạt nghiêm trọng.
Ví dụ về quy trình nhân sự: Tuân thủ luật định ở các khu vực pháp lý khác nhau
Tuân thủ luật định trong một khu vực là một chuyện. Khi một tổ chức hoạt động ở nhiều khu vực pháp lý, HR phải đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn tuân thủ trên nhiều địa điểm.
Luật lao động: Các khu vực khác nhau có luật khác nhau về tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng, giờ làm việc và quyền của nhân viên. HR phải đảm bảo rằng các hợp đồng và thông lệ tuân thủ luật pháp địa phương.
Quy định thuế: Thuế lương, đóng góp an sinh xã hội và các nghĩa vụ thuế khác có thể khác nhau đáng kể. HR cần quản lý những điều này để tránh các vấn đề pháp lý.
Tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe: Tuân thủ các quy định về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong từng khu vực pháp lý là rất quan trọng để bảo vệ nhân viên và tránh các hình phạt.
Bảo vệ và quyền riêng tư dữ liệu: Với các luật như GDPR ở Châu Âu, HR phải đảm bảo rằng dữ liệu của nhân viên được xử lý theo các quy định về quyền riêng tư của địa phương.
Quan hệ lao động: Hiểu rõ vai trò của công đoàn và các thỏa ước thương lượng tập thể ở các khu vực khác nhau là điều cần thiết để duy trì mối quan hệ lao động tốt.
Lập sơ đồ quy trình nhân sự
Lập sơ đồ quy trình nhân sự là gì?
Lập sơ đồ quy trình nhân sựbao gồm việc trực quan hóa các bước liên quan đến các chức năng nhân sự, bao gồm vai trò, trách nhiệm, tương tác và quy trình làm việc. Bản thiết kế hoặc bản đồ trực quan này nhằm mục đích giúp bạn xác định sự thiếu hiệu quả và các lĩnh vực cần cải thiện trong bộ phận nhân sựcủa bạn.
Tài liệu tham khảo trực quan rõ ràng này có thể cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và đảm bảo tuân thủ bằng cách ghi lại các quy trình hoạt động.
Mẹo nhân sự
Phỏng vấn, khảo sát và báo cáo đều là những mỏ vàng dữ liệu sẽ giúp bạn phân tích các quy trình HR hiện tại của mình, giải quyết các vấn đề và mối quan tâm tiềm ẩn, đồng thời xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Cách tạo bản đồ quy trình HR
- Đặt mục tiêu: Bước đầu tiên là biết bạn muốn đạt được điều gì và cách bạn xác định thành công. Ví dụ: bạn nên lập sơ đồ các quy trình HR cụ thể nào và phải theo dõi những số liệu nào? Hãy nhớ điều chỉnh mục tiêu của bạn với các mục tiêu rộng hơn của tổ chức.
- Thu thập dữ liệu: Tiếp theo, hãy thu thập dữ liệu bạn cần để lập sơ đồ quy trình HR của mình. Điều quan trọng là phải thu thập một loạt dữ liệu bao gồm toàn bộ phạm vi của từng quy trình.
- Tạo bản đồ của bạn: Với dữ liệu này, bạn có thể bắt đầu lập bản đồ. Chọn một công cụ hoặc phần mềm và tuân theo một định dạng tiêu chuẩn. Tạo tổng quan về từng quy trình HR cốt lõi, sau đó đi sâu vào các quy trình, hành động và trách nhiệm nhỏ hơn trong mỗi quy trình.
- Tối ưu hóa quy trình HR của bạn: Giờ đây, bạn có thể phân tích các quy trình HR hiện có của mình. Làm thế nào bạn có thể hiệu quả hơn, triển khai tự động hóa và tăng giá trị? Lập danh sách các cơ hội cải thiện, viết ra các bước liên quan và ưu tiên chúng.
- Thực hiện các thay đổi: Bây giờ, bạn có thể thực hiện các thay đổi được đề xuất. Một kế hoạch hành động chi tiết, cùng với các nhiệm vụ cụ thể, những người tham gia, nguồn lực cần thiết và ngày giao hàng, sẽ giúp mọi người luôn theo đúng kế hoạch.
- Theo dõi tiến độ: Bước cuối cùng là theo dõi tác động của những thay đổi đối với quy trình nhân sự của bạn. Các số liệu bạn đặt ra từ đầu sẽ giúp bạn đo lường thành công của mình. Nếu có điều gì đó không hiệu quả, đây là lúc xác định lý do tại sao và thực hiện điều chỉnh. Đừng quên chia sẻ những gì đã hiệu quả và ăn mừng nó.
