10 kỹ năng mềm cần có để thành công trong sự nghiệp

Kỹ năng mềm cực kỳ có giá trị trong mọi ngành nghề, nơi làm việc và vai trò. Những kỹ năng và phẩm chất này cho phép bạn trở thành một thành viên nhóm có năng suất và giao tiếp tốt, đó là lý do tại sao các nhà tuyển dụng tìm kiếm những kỹ năng này thường xuyên như các kỹ năng cứng hoặc kỹ thuật. Hiểu kỹ năng mềm là gì có thể giúp bạn xác định và cải thiện kỹ năng của mình, giúp bạn trở thành một ứng viên và nhân viên toàn diện hơn. Trong bài viết này, chúng ta khám phá 10 kỹ năng mềm quan trọng mà bạn có thể đưa vào CV và cách thể hiện chúng trong quá trình tuyển dụng.

Các khóa học tại Greenstarct:

Kỹ năng mềm là gì?

Kỹ năng mềm là những kỹ năng phi kỹ thuật giúp thúc đẩy năng suất, hiệu suất và hiệu quả tại nơi làm việc. Một số kỹ năng mềm cũng có thể là một phần tính cách hoặc đạo đức làm việc của bạn. Những kỹ năng này thường được chuyển giao giữa các vai trò và ngành nghề và cần thiết ở mọi cấp độ nơi làm việc, từ những vai trò cấp thấp đến các giám đốc điều hành cấp cao nhất. Chúng còn được gọi là "kỹ năng thiết yếu " vì lý do này – chúng bao gồm tất cả các cấp độ và vai trò và bất kỳ ai cũng có thể phát triển và cải thiện chúng. Những kỹ năng có khả năng chuyển giao cao này có thể bao gồm các kỹ năng giao tiếp, giao tiếp, tự quản lý và sáng tạo.

Tại sao kỹ năng mềm lại quan trọng?

Kỹ năng mềm mang lại nhiều lợi ích cho bạn, các thành viên trong nhóm và tổ chức của bạn.

Những người có kỹ năng thiết yếu mạnh mẽ hơn đã được chứng minh là có mức độ hài lòng với cuộc sống cao hơn và có thể kiếm được nhiều hơn tới 12% so với những người cùng lứa tuổi.
92% mọi người tin rằng những kỹ năng thiết yếu là quan trọng để thành công trong sự nghiệp của họ. Tỷ lệ này ngang bằng với kỹ năng đọc viết và hơn cả kiến thức chuyên ngành (84%), kỹ năng kỹ thuật số (84%), kỹ năng tính toán (82%) hoặc kỹ năng kỹ thuật (65%)

Một số lợi ích khác bao gồm:

Tăng hiệu quả và năng suất
Mối quan hệ giữa các cá nhân và nghề nghiệp mạnh mẽ hơn
Nhiều giải pháp sáng tạo hơn
Tăng trưởng công ty
Hỗ trợ phát triển các kỹ năng khác

Nhà tuyển dụng đánh giá cao các kỹ năng mềm vì những kỹ năng này:

Thể hiện sự chủ động, chủ động và tự tin của bạn
Giúp họ hiểu tính cách chuyên nghiệp của bạn
Xác định xem bạn có phù hợp với nhóm và phù hợp với mục tiêu của tổ chức hay không
Thúc đẩy văn hóa công ty tốt hơn

Điều chỉnh kỹ năng của bạn và chuẩn bị cho thế giới công việc đang thay đổi. Trong video này, chúng tôi sẽ xem xét các kỹ năng hàng đầu phù hợp với công nghệ mới nổi. Chứng minh tương lai cho sơ yếu lý lịch của bạn và bản thân bạn.

Ví dụ về kỹ năng mềm

Nhiều kỹ năng mềm thiết yếu có giá trị ở nơi làm việc và đây là 10 kỹ năng mềm có tác động mạnh nhất mà bạn có thể có:

Giao tiếp
Làm việc theo nhóm
Giải quyết vấn đề
Độ tin cậy
Tư duy phản biện
Thái độ tích cực
Tổ chức
Sáng tạo
Khả năng thích ứng
Giải quyết xung đột

1. Giao tiếp

Giao tiếp là cách bạn bày tỏ suy nghĩ, ý tưởng và cảm xúc của mình với người khác cũng như hiểu và tiếp nhận thông tin từ những người bạn tương tác tại nơi làm việc. Kỹ năng nói và nghe bao gồm các bước như ngôn ngữ cơ thể, khả năng sử dụng các ví dụ và sự kiện khác nhau để hỗ trợ quan điểm của bạn hoặc sử dụng câu hỏi để đánh giá các quan điểm khác nhau. Có bốn loại kỹ năng giao tiếp quan trọng mà bạn có thể sử dụng trong cuộc sống công việc hàng ngày:

Nói hoặc giao tiếp bằng lời nói: Điều này liên quan đến việc nói chuyện với bất kỳ ai bạn gặp ở nơi làm việc, bao gồm cả những người ở các cấp độ khác nhau của một tổ chức. Giao tiếp bằng lời nói hiệu quả bao gồm các cuộc trò chuyện giữa các cá nhân, nói chuyện qua điện thoại, nói trước công chúng và tương tác phù hợp với khách hàng, đồng nghiệp và người giám sát.
Giao tiếp phi ngôn ngữ: Loại này bao gồm khả năng hiểu ngôn ngữ cơ thể, duy trì giao tiếp bằng mắt thích hợp, quản lý giọng nói và từ vựng của bạn cũng như sử dụng cử chỉ để thể hiện sự gắn kết.
Giao tiếp bằng văn bản: Có nhiều hình thức giao tiếp bằng văn bản, bao gồm thư từ kinh doanh, email, báo cáo, hợp đồng và bản ghi nhớ.
Giao tiếp nghe nhìn: Những kỹ năng này rất quan trọng khi sử dụng các công cụ trực quan hóa kỹ thuật số như trình chiếu và video trong khi thuyết trình hoặc làm việc trong một số ngành nhất định, chẳng hạn như những ngành liên quan đến thiết kế.
Lắng nghe tích cực: Kỹ năng giao tiếp này cho phép bạn tập trung tốt hơn vào những gì người nói đang nói, ghi nhớ nhiều thông tin hơn và xác nhận bằng các câu hỏi tiếp theo rằng bạn hiểu ý tưởng, hướng dẫn và/hoặc nhu cầu và mong đợi của họ.
Giao tiếp kỹ thuật số: Điều này có thể liên quan đến nhiều hình thức giao tiếp khác nhau nhưng bao gồm việc sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình, phương tiện truyền thông xã hội và nhắn tin tức thời.

2. Làm việc theo nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm cho phép bạn làm việc tốt với người khác và bao gồm khả năng liên hệ, giao tiếp và cộng tác để đạt được mục tiêu. Điều này có thể thông qua việc giải quyết xung đột, hỗ trợ người khác hoặc đóng góp cho một nhóm, đó là một số bước trong Khung chung. Ngoài ra, kỹ năng mềm này còn phản ánh khả năng của bạn trong việc:

Hỗ trợ người khác thực hiện nhiệm vụ của họ
Đào tạo người khác về các nhiệm vụ và quy trình mà bạn thực hiện xuất sắc
Tham gia các cuộc họp, đóng góp vào việc ra quyết định của nhóm
Chịu trách nhiệm hoàn thành phần dự án của bạn một cách chính xác và đúng thời hạn
Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng cho đồng nghiệp của bạn
Thấu hiểu và tôn trọng ý kiến, quan điểm của mọi người

Kỹ năng này cực kỳ quan trọng đối với các công ty vì nó giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn với tư cách là một nhóm, quản lý xung đột và xây dựng các mối quan hệ để tạo ra một môi trường làm việc thú vị.

3. Giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề liên quan đến việc suy nghĩ sáng tạo để tìm ra một số giải pháp cho một trở ngại. Với kỹ năng giải quyết vấn đề, bạn có thể xác định vấn đề, nghiên cứu các giải pháp khả thi, sử dụng phương pháp thử và sai hợp lý cũng như thiết lập các cách để ngăn vấn đề xảy ra lần nữa. Một số thành phần được xác định trong Universal Framework bao gồm:

Tạo ra các giải pháp khả thi khác nhau
Đặt câu hỏi phù hợp để tìm thông tin
Đánh giá tác động của một giải pháp khả thi

Giống như nhiều kỹ năng mềm khác, kinh nghiệm và kiến thức có thể nâng cao hiệu quả công việc của bạn.Các công ty thường sẽ nảy sinh những vấn đề phức tạp, như quyết định chi phí dịch vụ, cách cơ cấu nhóm, cách thu hút nhiều khách hàng hơn hoặc cách tốt nhất để tạo ra sản phẩm. Những cá nhân có kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ có thể làm việc sáng tạo để nghĩ ra và đánh giá nhiều giải pháp khả thi.

4. Độ tin cậy

Sự tin cậy là khả năng làm theo những gì được mong đợi ở bạn. Điều này có thể bao gồm một cách nhất quán:

Làm công việc có chất lượng cao
Thời hạn họp
Đi làm và họp đúng giờ
Giúp đỡ người khác khi bạn có thời gian

Các công ty cần những nhân viên mà họ có thể tin cậy, vì vậy bằng cách phát triển sự đáng tin cậy của mình, bạn sẽ cho các nhà tuyển dụng tiềm năng thấy rằng bạn là một thành viên nhóm có trách nhiệm và đáng tin cậy. Kỹ năng này trùng lặp với kỹ năng lãnh đạo và làm việc nhóm, cũng như kỹ năng đặt mục tiêu cao . Nhà tuyển dụng muốn những người làm việc với sự quan tâm, chú ý và có cách tiếp cận tích cực trước các thử thách.

5. Tư duy phản biện

Tư duy phê phán là khả năng phân tích sự thật để đưa ra quyết định. Mặc dù nó trùng lặp với việc giải quyết vấn đề nhưng các khía cạnh chính của tư duy phản biện bao gồm:

Nghiên cứu và phân tích dữ liệu
Xem xét tất cả các lựa chọn và kết quả có thể
Quản lý và giảm thiểu rủi ro và phần thưởng

Kỹ năng này đặc biệt hữu ích trong việc đưa ra các quyết định quan trọng và giải quyết các vấn đề phức tạp hơn, vì vậy nhà tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng này để thúc đẩy tăng trưởng và cải thiện các quy trình trên toàn công ty.

6. Thái độ tích cực

Sống tích cực có nghĩa là lạc quan và vui vẻ trong công việc, bất kể nhiệm vụ là gì. Những người có thái độ tích cực sẽ háo hức làm việc hơn, thể hiện động lực bản thân và có thể tương tác tốt với người khác. Họ cũng tìm kiếm cơ hội trong những tình huống thử thách và có thể hỗ trợ người khác duy trì thái độ tích cực. Các doanh nghiệp làm việc chăm chỉ để giữ những nhân viên kiên cường và có động lực, vì họ có thể giúp cải thiện tinh thần cho toàn bộ nhóm hoặc công ty, đồng thời định hình văn hóa và giá trị của công ty.

7. Tổ chức

Kỹ năng này đề cập đến các quy trình hiệu quả và hiệu quả mà bạn tuân thủ khi làm việc. Nó bao gồm các kỹ năng và phẩm chất khác như quản lý thời gian và đúng giờ. Một số ví dụ về việc tổ chức tại nơi làm việc bao gồm:

Giữ một cuốn lịch hoặc nhật ký
Tạo hệ thống tập tin cho tài liệu
Ưu tiên các công việc hàng ngày
Quản lý thời hạn
Xây dựng quy trình hoàn thành nhiệm vụ
Xây dựng kế hoạch và chiến lược

Tổ chức rất quan trọng vì nó thúc đẩy hiệu quả và năng suất của cá nhân cũng như của nhóm và công ty. Nhân viên có thể cần phải thực hiện một chiến lược hoặc dự án dài hạn hoặc lập kế hoạch cho ngày và tuần của họ. Một phần của kỹ năng này là khả năng đặt mục tiêu cao để ngay cả khi tình huống thay đổi, chúng ta có thể quyết định điều gì cần ưu tiên.

8. Sáng tạo

Sự sáng tạo bổ sung cho việc giải quyết vấn đề và là việc đưa ra những ý tưởng hoặc đổi mới mà sau đó có thể được mài giũa thông qua quá trình giải quyết vấn đề. Bạn có thể sử dụng tính sáng tạo cho nhiều tình huống khác nhau tại nơi làm việc, bao gồm:

Trong một số ngành nhất định, như thiết kế, tiếp thị và kỹ thuật
Khi tìm giải pháp hoặc kiểm tra giả thuyết
Động não cùng đồng nghiệp, hỗ trợ họ cũng đổi mới

Thông thường, tính sáng tạo được sử dụng cùng với nhiều kỹ năng mềm khác, bao gồm làm việc nhóm, giao tiếp và giải quyết vấn đề. Nó cũng có thể được sử dụng với các kỹ năng cứng, chẳng hạn như sử dụng phần mềm cụ thể trong thiết kế hoặc đề cập đến kiến thức kỹ thuật như cơ khí hoặc khoa học sức khỏe. Tất cả các công ty và vai trò trong đó đều cần phải đưa ra hoặc khám phá những ý tưởng mới, điều này khiến ý tưởng này trở nên có giá trị đối với nhà tuyển dụng.

9. Khả năng thích ứng

Khả năng thích ứng là khả năng thay đổi cách suy nghĩ và hành động của bạn để thích ứng với một tình huống mới. Bạn có thể sử dụng khả năng thích ứng để thay đổi cách bạn giao tiếp với khách hàng hơn là cách bạn giao tiếp với thành viên trong nhóm. Bạn có thể thích nghi khi tổ chức của bạn thực hiện thay đổi chính sách và bạn phải tuân thủ các quy tắc hoặc thủ tục mới để có hiệu quả. Bạn thậm chí có thể thích nghi bằng cách học các kỹ năng mới, chẳng hạn như các kỹ năng thiết yếu, theo đuổi học vấn hoặc đào tạo thêm hoặc chỉ đơn giản là cập nhật các xu hướng trong ngành của mình. Nhà tuyển dụng đánh giá cao kỹ năng này vì nó cho thấy bạn luôn tận tâm để luôn tiến bộ.

10. Giải quyết xung đột

Giải quyết xung đột liên quan đến khả năng giải quyết vấn đề một cách tôn trọng và hiệu quả giữa hai hoặc nhiều bên có các giải pháp khác nhau và kỹ năng này bao gồm các khía cạnh của tinh thần đồng đội và lãnh đạo. Kỹ năng này có thể bao gồm:

Hòa giải giữa hai hoặc nhiều bên để giúp họ đạt được thỏa hiệp
Giúp làm rõ sự nhầm lẫn hoặc khác biệt trong quan điểm và phong cách giao tiếp bằng cách nhận ra cảm giác của mọi người hoặc quan điểm của họ có thể đến từ đâu
Nghiên cứu lập luận của mỗi bên
Biết khi nào nên yêu cầu lãnh đạo nhóm cấp cao hỗ trợ giải quyết xung đột
Thúc đẩy sự hợp tác và tôn trọng trong và sau hòa giải

Giải quyết xung đột giúp nhân viên hiểu nhau hơn, phát triển sự tôn trọng lẫn nhau và hiểu rõ hơn về những mong đợi và nhu cầu của họ. Khả năng giải quyết xung đột một cách hiệu quả có thể củng cố mối quan hệ và năng suất của nhóm bạn.

Làm thế nào để làm nổi bật các kỹ năng mềm của bạn

Để quảng bá bản thân như một ứng viên chất lượng cao, hãy nhớ nhấn mạnh các kỹ năng mềm của bạn trong thư xin việc, trong CV và trong suốt cuộc phỏng vấn.

Làm nổi bật các kỹ năng mềm trong thư xin việc của bạn

Trong khi viết thư xin việc, bạn có thể bao gồm một đoạn nêu bật những thành tựu của bạn bằng cách sử dụng các kỹ năng mềm trong kinh nghiệm làm việc trước đây của bạn. Bạn cũng có thể đề cập đến những kỹ năng mềm mạnh nhất của mình khi lần đầu tiên giới thiệu bản thân.Ví dụ: 'Tôi là một nhà quản lý tiếp thị năng động và sáng tạo với các kỹ năng giao tiếp kỹ thuật số cập nhật và 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Trong vai trò cuối cùng của tôi là Trợ lý Giám đốc Tiếp thị, tôi đã điều phối các cuộc họp hàng tuần của bộ phận tiếp thị, viết chương trình nghị sự và bản ghi nhớ, đồng thời tạo các bài thuyết trình chào hàng cho nhiều khách hàng.Để xây dựng dựa trên điều này, bạn có thể sử dụng các ví dụ cụ thể sử dụng ngôn ngữ của các kỹ năng thiết yếu để tăng thêm tính cụ thể cho việc thể hiện các kỹ năng mềm của bạn.

Làm nổi bật các kỹ năng mềm trong CV của bạn

Trong CV của mình, bạn có thể đưa các kỹ năng mềm vào phần 'Kỹ năng' và thậm chí bạn có thể đưa các động từ mạnh mẽ, tích cực thể hiện các kỹ năng mềm của bạn trong hành động tại nơi làm việc.Ví dụ:

Quản lý lịch sự kiện và nhật ký của tám giám đốc điều hành.
Đã viết tất cả các thư từ liên văn phòng
Tạo một hệ thống lưu trữ kỹ thuật số để sắp xếp các đơn đặt hàng của khách hàng, nâng cao hiệu quả lên 15%.

Mỗi kỹ năng có một định nghĩa và các bước cung cấp ngôn ngữ để nói và viết về các kỹ năng của riêng bạn. Ngoài ra còn có những ví dụ thực tế mà bạn có thể rút ra để giúp giải thích các kỹ năng chuyển giao của mình một cách chính xác.Ví dụ:

Tính sáng tạo: Phát triển một bộ tiêu chí thành công để đánh giá một quy trình mới.
Làm việc theo nhóm: Đóng góp vào việc ra quyết định nhóm, khuyến khích sự tham gia của người khác để có được quan điểm, kinh nghiệm và thông tin đầy đủ nhất có thể.
Nói: Đàm phán giảm giá với nhà cung cấp bằng cách sử dụng dữ kiện và ví dụ để hỗ trợ quan điểm của tôi.

Làm nổi bật các kỹ năng mềm trong cuộc phỏng vấn

Trong cuộc phỏng vấn , hãy sử dụng những giai thoại độc đáo từ kinh nghiệm trước đây của bạn để giới thiệu thêm về cách bạn sử dụng các kỹ năng mềm trong công việc. Sử dụng phương pháp STAR để giải thích tình huống , mô tả nhiệm vụ bạn đã thực hiện, phác thảo những hành động bạn đã thực hiện và tiết lộ kết quả nỗ lực của bạn.Ví dụ: Trong vai trò trợ lý kế toán gần đây nhất của tôi, văn phòng của tôi muốn cắt giảm chi tiêu. Tôi phải xem lại dữ liệu kế toán để tìm kiếm những chi phí không cần thiết, chẳng hạn như các khoản đăng ký chưa sử dụng hoặc đặt hàng quá nhiều vật tư. Tôi đã thu thập tất cả dữ liệu từ quý vừa qua, xác định các lĩnh vực quan tâm, tính toán số tiền mà công ty sẽ tiết kiệm được bằng cách loại bỏ các chi phí này, sau đó tổng hợp những phát hiện và đề xuất của mình thành một bản trình chiếu và báo cáo bổ sung mà tôi đã trình bày với các giám đốc điều hành. Họ rất ấn tượng với những phát hiện của tôi và cho phép tôi lãnh đạo một dự án nhằm loại bỏ những khoản chi tiêu không mong muốn và thiết lập các chính sách chi tiêu lành mạnh hơn.

Làm thế nào để tiếp tục phát triển các kỹ năng thiết yếu của bạn

Hơn bao giờ hết, các công ty đang tìm kiếm những ứng viên có trình độ kỹ năng mềm tốt. Vì bản chất những kỹ năng này có thể chuyển giao được nên chúng có thể áp dụng cho hầu hết mọi tình huống và có thể thích ứng với những thay đổi về công nghệ hoặc các yếu tố bên ngoài khác. Họ cũng làm cho những kiến thức và kỹ năng kỹ thuật cụ thể trở nên hiệu quả.Mặc dù mọi người có thể coi mình là người giải quyết vấn đề hoặc người có tinh thần đồng đội giỏi, nhưng điều quan trọng về kỹ năng là chúng không cố định. Trên thực tế, bất kỳ ai ở bất kỳ giai đoạn nào trong sự nghiệp đều có thể học và phát triển các kỹ năng mềm thiết yếu.

Dành thời gian để đánh giá điểm mạnh và lĩnh vực kỹ năng của riêng bạn để phát triển
Tích cực làm việc trên cả kỹ năng mạnh và yếu hơn. Có rất nhiều cơ hội ngoài công việc để phát triển các kỹ năng như tính sáng tạo hoặc khả năng diễn thuyết. Bạn có thể nghĩ ra một công thức mới bằng cách kết hợp các hương vị khác nhau hoặc cố gắng thương lượng giảm giá ở chợ. Cam kết thực hiện một vài hoạt động mỗi tuần để giúp bạn thực hiện được điều này.
Ghi lại sự phát triển kỹ năng của bạn. Điều này sẽ cung cấp cho bạn điều gì đó để tham khảo khi bạn cần nguồn cảm hứng cho đơn xin việc hoặc cuộc phỏng vấn tiếp theo của mình. Các công ty thường rất ấn tượng khi một ứng viên có thể cho thấy họ tích cực làm việc để phát triển bản thân.
Đặt cho mình một mục tiêu. Bạn có thể sử dụng Khung chung cho các kỹ năng thiết yếu để xác định mục tiêu của mình và thực hiện các bước bằng cách sử dụng các hoạt động trên.